Polityka Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń Stowarzyszenia Wikimedia Polska

Polityka Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń Stowarzyszenia Wikimedia Polska (UWZC 9/2026)

Cel polityki

1. Celem polityki jest zapewnienie transparentności i unikanie konfliktu interesów w działaniach członków i członkiń Stowarzyszenia Wikimedia Polska (zwanego dalej Stowarzyszeniem). Polityka chroni Stowarzyszenie przed sytuacją, w której interesy prywatne członków i członkiń Stowarzyszenia mogłyby kolidować z interesami Stowarzyszenia i wpływać na jego działania.

Zakres polityki

1. Niniejszy dokument zawiera zapisy dotyczące członków i członkiń Stowarzyszenia, których nie ma w Statucie Stowarzyszenia. Niniejsza polityka jest więc uzupełnieniem Statutu o dodatkowe zapisy obejmujące wszystkich członków i członkinie Stowarzyszenia.
2. Zapisy dotyczące pracowników i pracownic Stowarzyszenia znajdują się w regulaminie pracy, natomiast różnych grup beneficjentów, wolontariuszy i wolontariuszek Stowarzyszenia (w tym niebędących jego członkami i członkiniami) w osobnych szczegółowych dokumentach, takich jak zasady wolontariatu, regulamin wikigrantów czy regulaminy konkursów organizowanych przez Stowarzyszenie.

Definicje konfliktu interesów i potencjalnego konfliktu interesów

1. Konflikt interesów to sytuacja, w której osobiste interesy członka lub członkini Stowarzyszenia, a także ich osób bliskich (definicja osoby bliskiej zgodnie z art. 39 Statutu Stowarzyszenia), mogą wpłynąć na obiektywne i niezależne wykonywanie jego lub jej ról i funkcji w Stowarzyszeniu.
2. Potencjalny konflikt interesów to sytuacja, gdy działalność lub umocowanie członka lub członkini Stowarzyszenia, a także ich osób bliskich, może wpłynąć w przyszłości niewłaściwie na jego lub jej bezinteresowność lub bezstronność.

Zasady ogólne

1. Członkowie i członkinie Stowarzyszenia powinni/-y unikać sytuacji, w których ich osobiste interesy mogą kolidować z interesem Stowarzyszenia, a w przypadku, gdy nie da się uniknąć konfliktu interesów mającego wpływ na działalność Stowarzyszenia, zgłosić go zgodnie z procedurą opisaną w niniejszym dokumencie
2. Członkowie i członkinie organów statutowych Stowarzyszenia mają obowiązek zgłaszania konfliktów interesów dotyczących wszelkich zawieranych umów i porozumień, niezależnie od ich wartości, natomiast w określonych w niniejszym dokumencie przypadkach mają ponadto obowiązek składania pisemnych oświadczeń o braku konfliktu interesów.
3. Na odpowiedniej stronie wiki Stowarzyszenia (https://pl.wikimedia.org/wiki/Rejestr_umów) prowadzony jest przez Dyrektora Stowarzyszenia rejestr umów, dostępny publicznie, którego zasady tworzenia określone są uchwałą Zarządu.

Polityka dotycząca składania pisemnych oświadczeń o braku konfliktu interesów

1. Dotyczy umów i porozumień, zawartych w formie pisemnej dokumentowo, elektronicznie lub innej formie, w tym: umowy o dzieło, zlecenie, o pracę, wolontariat, o prowadzenie praktyk, umowy patronackie, użyczenia, najmu, deklaracje współpracy partnerskiej, umowy grantowe, zakupu oraz aneksy do zawartych wcześniej umów.
2. Nie obejmuje wszystkich transakcji i zakupów dokonanych przez Stowarzyszenie, a jedynie te, które zostały wykonane na podstawie umów z danym podmiotem, podpisanych przez członków i członkinie organów statutowych Stowarzyszenia, na kwotę przekraczającą 5000 PLN łącznie w okresie 12 miesięcy.
3. Przy zawieraniu każdej umowy w imieniu Stowarzyszenia, a spełniającej warunki pkt. 2 ppkt. 3, członkowie i członkinie organów statutowych podpisujący tę umowę zobowiązani są do złożenia pisemnego oświadczenia o braku konfliktu interesów.

Postępowanie przy zgłoszeniu konfliktu interesów

1. W przypadku pojawienia się konfliktu interesów (w tym potencjalnego) mającego wpływ na działalność Stowarzyszenia członkowie i członkinie Stowarzyszenia zobowiązani są do niezwłocznego ujawnienia tej sytuacji członkom i członkiniom organów: Zarządu, Komisji Rewizyjnej, a także w uzasadnionych przypadkach Dyrekcji. Informacje o zgłaszanych konfliktach są chronione jako informacja poufna.
2. Komisja Rewizyjna prowadzi na bieżąco niepubliczny formalny rejestr zgłoszonych konfliktów interesu, do którego mają dostęp aktualni członkowie i członkinie Komisji Rewizyjnej i Zarządu.
3. Osoby w konflikcie interesów nie mogą uczestniczyć w procesie decyzyjnym dotyczącym danej umowy lub danego działania ani służyć głosem doradczym.
4. W przypadku potwierdzenia konfliktu interesów zostają podjęte odpowiednie kroki mające na celu eliminację wpływu tego konfliktu na działania Stowarzyszenia. Komisja Rewizyjna doradza w zakresie środków ograniczających zidentyfikowane ryzyka.

Sankcje

1. W przypadku podejrzenia niestosowania się do niniejszych zasad Komisja Rewizyjna może zbadać, czy nie doszło do zatajenia konfliktu interesów.
2. Naruszenie zasad zawartych w niniejszej polityce skutkuje zgłoszeniem do Sądu Koleżeńskiego.
3. Sąd Koleżeński ma prawo do zażądania od Komisji Rewizyjnej przekazania tych zapisów rejestru zgłoszonych konfliktów interesu, które dotyczą przyjętej przez niego sprawy.

Przejrzystość i dostępność polityki

1. Niniejsza polityka jest publicznie dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej Stowarzyszenia.
2. Wszyscy członkowie i członkinie Stowarzyszenia zobowiązani są do zapoznania się z polityką i działania zgodnie z jej zasadami.

Wejście w życie

1. Polityka wchodzi w życie z dniem przyjęcia przez Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia. Uchyla ona dotychczasową Politykę Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska, przyjętą przez Walne Zebranie Członków 15 czerwca 2024 roku (UWZC 8/2024).