Polityka Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska/Draft COI Policy Guide (pl)

Projekt wytycznych dotyczących konfliktu interesów dla Wikimedia Polska

Założenie
Wikimedia Polska jest afiliantem ruchu Wikimedia. Oczekuje się, że będzie przestrzegać ogólnych zasad przewodnich Fundacji Wikimedia i całego ruchu.

Obecna polityka
Polityka Wikimedia Polska dotycząca konfliktu interesów

Co Wikimedia Polska już dobrze uregulowała:

Jasne definicje i zakres konfliktu interesów (COI).
Skupienie się na organach statutowych (zarząd i komisja rewizyjna).
Pisemne oświadczenia o braku konfliktu przy zawieraniu odpowiednich umów.
Obowiązki natychmiastowego ujawniania informacji.
Zasady wyłączenia z procesu decyzyjnego w przypadku konfliktu interesów.
Określone sankcje (np. skierowanie sprawy do sądu koleżeńskiego).
Publiczna dostępność polityki i obowiązek jej przestrzegania przez członków.

Przykłady z innych podmiotów stowarzyszonych:

Sugestie dotyczące ulepszenia polityki dotyczącej konfliktu interesów (COI)

Lp.	Aspekt	Obecna polityka Wikimedia Polska	Sugerowane ulepszenia
1	2	3	4
1	Zakres	Dotyczy wyłącznie organów statutowych (zarządu i komisji rewizyjnej)	Rozszerzenie zakresu na pracowników, wolontariuszy, wykonawców, beneficjentów dotacji oraz wszelkie osoby otrzymujące zasoby lub fundusze od Wikimedia Polska lub jej podmiotów powiązanych.
2	Rodzaje konfliktów	Skupienie się na umowach o wartości powyżej 20 000 PLN w ciągu 12 miesięcy	Rozszerzenie zakresu o: pośrednie interesy finansowe, relacje rodzinne lub miłosne, stanowiska w innych organizacjach, prezenty oraz powiązania osobiste/zawodowe.
3	Roczne/okresowe oświadczenia ogólne	Brak przepisów dotyczących deklaracji okresowych; wymagane są jedynie ujawnienia związane z umowami	Wprowadzenie obowiązkowych rocznych deklaracji interesów dla wszystkich objętych nimi osób, niezależnie od działalności kontraktowej. Zapewnia to stałą przejrzystość i jest zgodne z najlepszymi międzynarodowymi praktykami.
4	Wyznaczona rola lub organ nadzorczy	Brak wyznaczonego urzędnika lub komisji do spraw nadzoru	Przydzielenie odpowiedzialności wyznaczonemu urzędnikowi (np. sekretarzowi lub przewodniczącemu) lub specjalnej komisji ds. konfliktu interesów za gromadzenie ujawnionych informacji, prowadzenie rejestru, zarządzanie ocenami i doradzanie w zakresie środków ograniczających ryzyko.
5	Dokumentacja i prowadzenie rejestrów	Brak wymogu prowadzenia rejestru interesów	Należy utworzyć i prowadzić formalny, aktualizowany rejestr interesów, dostępny dla odpowiednich organów nadzorczych. Ujawnione informacje powinny być również podsumowane w protokołach z posiedzeń, na których podejmowane są odpowiednie decyzje.
6	Przejrzystość publiczna	Polityka jest publicznie dostępna; brak publicznego rejestru interesów	Rozważyć coroczne publikowanie podsumowania interesów członków zarządu i komisji rewizyjnej w celu budowania zaufania i odpowiedzialności.
7	Sankcje i mechanizmy egzekwowania	Wspomina się jedynie o zgłaszaniu spraw do sądu koleżeńskiego	Wprowadzenie stopniowanych sankcji, takich jak ostrzeżenia, tymczasowe wykluczenie, zawieszenie lub usunięcie z funkcji/stanowiska, wraz z wewnętrznymi procedurami dochodzeniowymi przed skierowaniem sprawy do sądu koleżeńskiego.
8	Prezenty i gościnność	Nie poruszono	Włączenie szczegółowych przepisów dotyczących prezentów i gościnności, wraz z określonymi progami dla deklaracji i zgłaszania. Wyjaśnienie, jakie prezenty są dozwolone, a jakie nie, aby zapobiec wywieraniu niepożądanego wpływu.
9	Zakres definicji (podmioty powiązane)	Używa się wyłącznie szerokiego terminu „interesy osobiste”	Rozszerzyć definicje, aby wyraźnie uwzględnić osoby powiązane, takie jak małżonkowie, partnerzy, osoby pozostające na utrzymaniu i bliscy współpracownicy, których interesy mogą powodować konflikt interesów.
10	Szkolenia i świadomość	Członkowie powinni „zapoznać się” z polityką	Wprowadzenie obowiązkowych szkoleń lub sesji wprowadzających dla nowych członków zarządu, pracowników i wolontariuszy. Należy organizować okresowe kursy odświeżające, zwłaszcza po aktualizacji polityki.
11	Procedury podejmowania decyzji i wyłączenia	Dotyczy wyłącznie decyzji dotyczących konkretnych umów	Sformalizowanie procesów wyłączenia się z udziału w posiedzeniach, ocenie wniosków o dotacje lub wszelkich sytuacjach decyzyjnych związanych z rzeczywistym lub postrzeganym konfliktem interesów.
12	Przegląd i aktualizacja polityki	Brak wzmianki o przeglądzie	Wprowadzenie regularnego cyklu przeglądów (np. co 2 lata) z uwzględnieniem opinii zainteresowanych stron i zgodnością z wytycznymi obowiązującymi w całym ruchu.
13	Dokument określający zakres polityki	Koncentruje się na stosunkach umownych	Opracowanie kompleksowego dokumentu lub podręcznika dotyczącego konfliktu interesów, zawierającego aktualną politykę umowną jako jedną z sekcji, mającą zastosowanie do wszystkich działań Wikimedia Polska.