Rozliczenie kosztów wyjazdu/cs

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Na základě: Vyúčtování cestovních náhrad

Vyúčtování cestovních náhrad se týká situace, kdy se vedení Sdružení Wikimedia Polska rozhodlo uhradit někomu náklady na cestu a pobyt v souvislosti s poskytnutým stipendiem jako součást wikigrantu nebo v souvislosti s realizací jiného úkolu v rámci zákonných činností Sdružení, jako jsou školení nebo přednášky o projektech Wikimedia na nějaké konferenci.

Hrazeny jsou náklady na dopravu a ubytování. Jiné náklady (na akreditaci, vstupenky atd). pouze na základě povolení v usnesení správní rady.

Náklady musí být doloženy fakturami nebo účtenkami vystavenými na Sdružení. Fakturační údaje:

Stowarzyszenie Wikimedia Polska
ul. Tuwima 95, pok. 15
90-031 Łódź, Polska
DIČ: 728-25-97-388

Osoba odpovědná za vyúčtování se se Sdružením je ten, kdo využívá refundaci, pokud příslušné usnesení správní rady neurčí jinak.

Odpovědná osoba je povinna uhradit náhrady do jednoho měsíce od uskutečnění zájezdu. Ve vyúčtování musí uvést své osobní údaje, pseudonym užívaný v projektech Wikimedia a číslo rozhodnutí správní rady nebo výboru Wikigrantů, na jejichž základě mu byla poskytnuta refundace. Dokumenty bez těchto údajů nebudou přijaty.  

Úhrada za ubytování, cestovné a stravu přísluší pouze tehdy, když organizátoři akce, která je cílem cesty, neposkytují tyto služby v rámci všeobecného poplatku. Náklady na stravu mohou být vypořádány buďto účtenkami (ve výši nepřesahující denní příspěvek na osobu), nebo ve formě diety. Upřednostňovanou formou vypořádání je dieta.

Výdaje spojené s cestováním (delegací) mohou být uhrazeny, pokud delegovaným je člen Sdružení nebo byla podepsána smlouva o dobrovolnické činnosti.

Způsob vyúčtování cestovních náhrad závisí na tom, zda se jedná o zahraniční nebo tuzemskou cestu.

Pokyny pro vyúčtování tuzemských cestovních náhrad[edytuj]

Základem pro vyúčtování je předložení originálních dokladů a vyplněného tuzemského vyúčtování.

Potřebné doklady[edytuj]

  • Faktury za ubytování.
  • Jízdenky veřejné dopravy: letadlo, železnice, autobus.
  • Jiné faktury.

Všechny doklady musí být popsány na zadní straně. Popis musí obsahovat:  

  • Čeho se týkají náklady: město a účel, např. konference, kongres atd.
  • Koho se týkají: jméno a příjmení osoby uplatňující nárok. Pokud se jedná o kolektivní účtenku, měly by být vypsány všechny osoby, kterých se dokument týká.
  • Datum vyúčtování
  • Podpis
  • Pokud dochází k vyúčtování nákladů více než jednoho účastníka cesty a doklad (jízdenka nebo faktura) jsou společné, jeden z účastníků přiloží originály a další účastníci kopie s poznámkou: Originál je připojený k úhradě cestovních náhrad u [zde: příjmení a jméno].

Diety a paušály[edytuj]

Diety pro národní jídla (platná od 1.03.2013):

  • 8-12 hodin: 15,00 PLN;
  • více než 12 hodin: 30,00 PLN;
  • více než 24 hodin: za každý započatý den do 8 hodin 15,00 PLN, více než 8 hodin: 30,00 PLN;
  • paušál za noc je: 45,00 PLN (150 % denní příspěvek);
  • úhrada cestovních náhrad veřejnou dopravou na základě jízdenek nebo účtenek, nebo paušálně ve výši 20 % denní diety: 6,00 PLN.

Pokud organizátor zajišťuje stravování nebo v ceně ubytování je snídaně, od diety je odečteno:

  • snídaně – 25 % diety
  • oběd – 50 % diety
  • večeře – 25 % diety

Pokud máte v plánu ubytování účtovat paušálně, je potřeba:

  1. před zahájením cesty o této skutečnosti informovat pokladníka Sdružení a získat jeho souhlas s touto formou vyúčtování ubytování,
  2. podrobně vysvětlit, proč nelze ubytování uhradit fakturou/účtenkou,
  3. uvést podrobné informace o místě ubytování (adresa a doba pobytu), aby bylo možné ověřit, zda k ubytování skutečně došlo.  

Pokud máte v plánu dopravné veřejnou dopravou účtovat paušálně, je potřeba:

  1. Před zahájením cesty o této skutečnosti informovat pokladníka Sdružení a získat jeho souhlas s touto formou vyúčtování.
  2. Předložit přesné informace o uskutečněných cestách (odkud, kam, kdy a proč).
  3. Paušální uhrazení cesty v rámci jednoho města se týká pouze veřejné dopravy, nezahrnuje cestování taxíkem, pěšky nebo soukromými komunikačními prostředky.

Vyúčtování cesty vlastním autem[edytuj]

Vyúčtování cesty vlastním autem nebo motocyklem je možné pouze po získání souhlasu pokladníka Sdružení. Vyúčtování probíhá podle kilometrové sazby pro daný rok (v současné době je to 0,74 PLN za km v souladu s Usnesením č. 17 z 2011). Chcete-li správně vyúčtovat cestu vlastním autem, je potřeba zapsat si stav měřidla před a po cestě. Pokladník si vyhrazuje právo zpochybnit vyúčtování kilometrů, které se bude výrazně lišit od vypočtených km na základě elektronických map. Pokud jedním autem cestuje několik lidí, cestovní náhrady přísluší osobě, která má auto – přednostně majiteli vozu. Ostatní v tomto případě neobdrží vrácení nákladů na cestu.

Tisk vyúčtování[edytuj]

K dokladům k úhradě je potřeba přiložit vyplněný a podepsaný výtisk Vyúčtování cestovních náhrad. Elektronická verze je dostupná tady: formát odt (Open Office a jeho další verze) (polsky), formát MS doc (pl), pdf pro ruční vyplňování (pl).

Ve vyúčtování se musí nacházet pouze ty položky, které mají pokrytí v přiložených dokumentech – jízdenky, účtenky, faktury – a také částky vynikající z výpočtu diet a paušálních částek.  Je potřeba uvést jméno a příjmení, číslo bankovního účtu, adresu a jméno majitele, kterému budou cestovní výdaje uhrazeny. Vyúčtování je potřeba podepsat. Pokud byla zaplacena záloha, je potřeba to ve vyúčtování zmínit. Pokud bylo vyúčtováno více, rozdíl je potřeba vrátit na účet Sdružení, ze kterého byla záloha zaplacena. Pokud bylo vyúčtováno méně, Sdružení rozdíl doplatí na účet, který uvedete.

Doručení[edytuj]

Originál souboru dokumentů, které je potřeba proplatit, musí být zaslán na adresu Sdružení:

Stowarzyszenie Wikimedia Polska,
ul. Tuwima 95, pok. 15,
90-031 Łódź, Polska

Pokyny pro vyúčtování zahraničních cestovních náhrad[edytuj]

Základem pro vypořádání je předložení originálních dokumentů a vyplněného zahraničního výtisku vyúčtování.

Vyúčtování a úhrada nebo zálohové platby se provádějí v polských zlotých (PLN).

V případě zahraniční cesty jsou náklady na jídlo pokryty pouze dietami.

Diety a paušály[edytuj]

Diety na stravu se vyplácí vy výši stanovené Vyhláškou ministra práce a sociálních věcí ze dne 29. ledna 2013 o pohledávkách z titulu zaměstnance zaměstnaného ve státní nebo územní samosprávné jednotce rozpočtové sféry na služební cesty (Sbírka zákonů 2013 č. 0 bod 167)

  • 8-12 hodin: 50 %;
  • více než 12 hodin: 100 %;
  • více než 24 hodin: za každý započatý den do 8 hodin 50 %, více než 8 hodin: 100 %;
  • paušál za noc je: 150 % denního příspěvku;
  • úhrada cestovních nákladů veřejnou dopravou na základě jízdenek nebo účtenek, nebo ve výši 10 % denní diety.

Pokud organizátor zajišťuje stravování nebo v ceně ubytování je snídaně, od diety je odečteno:

  • snídaně – 15 % diety
  • oběd – 30 % diety
  • večeře – 30 % diety

Pokud máte v plánu ubytování vyúčtovat paušálně, je potřeba:

  1. před zahájením cesty o této skutečnosti informovat pokladníka Sdružení a získat jeho souhlas s touto formou vyúčtování ubytování,
  2. podrobně vysvětlit, proč nelze ubytování uhradit fakturou/účtenkou,
  3. uvést podrobné informace o místě ubytování (adresa a doba pobytu), aby bylo možné ověřit, zda k ubytování skutečně došlo.  

Pokud máte v plánu dopravné veřejnou dopravou účtovat paušálně, je potřeba:

  1. před zahájením cesty o této skutečnosti informovat pokladníka Sdružení a získat jeho souhlas s touto formou vyúčtování,
  2. předložit přesné informace o uskutečněných cestách (odkud, kam, kdy a proč),
  3. paušální uhrazení cesty v rámci jednoho města se týká pouze veřejné dopravy, nezahrnuje cestování taxíkem, pěšky nebo soukromými komunikačními prostředky.

Dokumenty[edytuj]

  1. Náklady vynaložené na ubytování, cestování vlakem, autobusem nebo letadlem, parkování nebo dálniční poplatky, musí být doloženy fakturami, účtenkami nebo jízdenkami.
  2. Cesta vlastním autem není vyúčtována na základě účtenek za benzín, ale na základě ujetých kilometrů podle sazby 0,74 PLN za km. V takovém případě je potřeba si zapsat stav měřidla před a po cestě, nebo vypočítat vzdálenost na základě jakékoliv elektronické mapy, např. Google Maps. Pokud v jednom autě jede několik osob, náklady na cestu jsou určeny pouze pro jednu osobu, ideálně pro vlastníka automobilu.
  3. Konferenční poplatky jsou doloženy dokladem o úhradě, který je opatřený jménem a příjmením nebo je vydán pro Sdružení Wikimedia Polska.
  4. Vyúčtování se provádí pouze na základě originálních dokladů. Pokud se faktura nebo jízdenka týká několika osob, je možné k vyúčtování připojit kopie. V tomto případě je potřeba označit, ke kterému vyúčtování je připojený originál.
  5. Všechny dokumenty je třeba připojit sešívačkou k papíru formátu A4. Na té stránce je pečlivě popíšeme. Pokud je faktura nebo jízdenka vytištěna z internetu jako A4, můžeme ji, pokud je tam místo, popsat na této stránce nebo na zadní straně.

Převod měny[edytuj]

Převod na PLN nákladů v cizích měnách by měl být proveden následujícím způsobem:
  1. Na základě směnného kurzu na účtence ze směnárny musí být výměna provedena před odjezdem.
  2. Na základě směnného kurzu na bankovním dokladu výměny např. výpis z karetních operací.
  3. Pokud nemáme dokumenty uvedené v bodě 1 a 2, vyúčtování se provádí podle průměrného směnného kurzu Polské národní banky v den, kdy výdaje vznikly. V tomto případě předpokládáme, že se jedná o poslední den cesty strávený vcelku nebo částečně v zahraničí. Průměrné kurzy Polské národní banky jsou k dispozici na stránce: NBP (tabulka kurzů A nebo B).
  4. Pokud někdo není schopen převézt měnu, vyplní příslušné položky v měnách, ve kterých byly výdaje vynaloženy a během ověřování bude provedena výměna na zlotý a dojde k vyúčtování cestovních nákladů.

Tisk vyúčtování[edytuj]

K dokumentům je potřeba přiložit vyplněný výtisk: Vyúčtování cestovních výdajů v zahraničí. Vzor je k dispozici zde: formát odt (OpenOffice a jeho verze), formát MS dokument, formát pdf. Ve vyúčtování se musí nacházet pouze ty položky, které mají pokrytí v přiložených dokumentech, tj. v jízdenkách, účtenkách, fakturách, a částky vyplývající z výpočtu diet. Je potřeba uvést také své jméno a příjmení, číslo bankovního účtu, adresu a jméno majitele, kterému budou cestovní výdaje uhrazeny. Vyúčtování je potřeba podepsat. Pokud byla zaplacena záloha, je potřeba to ve vyúčtování zmínit. Pokud bylo vyúčtováno více, rozdíl je potřeba vrátit na účet Sdružení, ze kterého byla záloha zaplacena. Pokud bylo vyúčtování méně, Sdružení doplatí rozdíl na účet, který uvedete.

Doručení[edytuj]

Vše by mělo být naskenováno a zasláno e-mailem na adresu pokladníka Sdružení a zároveň formou běžného dopisu na adresu Sdružení:
Stowarzyszenie Wikimedia Polska,
ul. Tuwima 95, pok. 15,
90-031 Łódź, Polska