Spotkania Zarządu/2018-II

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Skocz do: nawigacja, szukaj
Biuletyn Informacji Publicznej

10 kwietnia 2018[edytuj]

Data
10 kwietnia 2018
Obecni
Masti, Polimerek, Maire, Elfhelm, Wpedzich, Aegis, Powerek38
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:10 – 23:54
  1. Przyjęcie w poczet członków Stowarzyszenia użytkownika Szoltys
    Bez głębszej dyskusji przystąpiono do głosowania, użytkownik został przyjęty stosunkiem głosów 7/0/0.
  2. Wsparcie konferencji State of the Map
    Openstreetmap Polska przesłało Wpedzichowi umowę z niewielkimi zmianami w stosunku do tekstu proponowanego przez WMPL. Z uwagi na potencjalny konflikt interesów zdecydowano o podpisaniu umowy przez Wpedzicha i Aegisa (fizycznie podczas rozmów z kandydatami na rzecznika prasowego w najbliższą sobotę) – umowę dostarczyć ma Magalia po samej konferencji SOTM. Uchwałę UZ 2018-29 przyjęto stosunkiem głosów 6/0/0, przy jednej osobie wyłaczającej się z głosowania.
  3. Wikimania 2018
    Podjęto dyskusję na temat faktycznych korzyści z uruchamiania programu stypendialnego dla poszczególnych grup i funkcji, po czym odłożono sprawę na kolejne spotkanie.
  4. Big Fat Brussels Meeting
    • Opis tematu: Już niedługo, w ostatni weekend kwietnia (27-29), odbędzie się Big Fat Brussels Meeting. Jest to doroczne spotkanie w Brukseli w sprawie unijnego prawa autorskiego. Polimerek (który w ostatnich latach reprezentował WMPL na tych spotkaniach) jak dotąd nie zgłosił chęci wyjazdu. Czas leci i warto podjąć decyzję, czy mamy być reprezentowani w tym roku, czy nie. Zgłaszam się jako chętny.
      Szacuję, że budżet wyniesie powyżej 1600 PLN (dieta zagraniczna: 3*48 EUR [ok. 600 PLN], bilety lotnicze z Warszawy od ok. 500 PLN [ale ceny szybko rosną], nocleg w Brukseli ok. 400 PLN, dojazdy w Polsce ok. 50-70 PLN. Nie doliczyłem tu komunikacji miejskiej w Warszawie i Brukseli. To wszystko przy założeniu, że dostanę się na taki lot, żeby w Polsce nie nocować poza domem). Tar Lócesilion (queta) 18:38, 10 kwi 2018 (CEST)
    • Zgłaszający: Tar Lócesilion (queta) 18:43, 6 kwi 2018 (CEST)
    • Odpowiedzialny za rozliczenie: Tar Lócesilion (queta) 18:38, 10 kwi 2018 (CEST)
    Polimerek potwierdził, że nie czuje potrzeby uczestniczenia w spotkaniu – o raport z postępów można poprosić Annę Mazgal, z drugiej strony TarLocesilion nie przedstawił przekonującej wizji swojego wyjazdu, więc temat zamknięto brz rozstrzygnięcia.
  5. Powerek poinformował o pozyskaniu za darmo miejsca do sobotnich rozmów rekrutacyjnych od Centrum Cyfrowego.

17 kwietnia 2018[edytuj]

Data
17 kwietnia 2018
Obecni
Masti, Polimerek, Maire, Elfhelm, Wpedzich, Aegis
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:16 – 23:29
  1. Przyjęcie w poczet członków Stowarzyszenia użytkowników user:Celstrzel oraz user:Mathieu Mars
    Oboje użytkowników przyjęto jednomyślnie, stosunkiem głosów 6/0/0.
  2. Wikimania 2018
    Aegis zapytał, czy są jakieś uwagi do stworzonego przez niego dokumentu. Sondażowo, Zarząd przychylił się do uruchomienia programu stypendialnego. Dłuższy czas zabrało stworzenie w regulaminie kryteriów, które mają spełniać wnioski, ocenione przez Komisję w sposób merytoryczny i wynikający z kryteriów. Uchwała UZ 2018-30 wraz z załącznikiem została przyjęta stosunkiem głosów 6/0/0,
  3. Wpedzich zobowiazał się przekazać Zarządowi rekomendacje komisji rekrutacyjnej na stanowisko rzecznika prasowego.

24 kwietnia 2018[edytuj]

Data
24 kwietnia 2018
Obecni
Masti, Polimerek, Maire, Elfhelm, Wpedzich, Aegis, Powerek38
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:17 – 00:06, 25 kwietnia
  1. Dyskusja nad włączeniem się w program Simple APG. Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:36, 23 kwi 2018 (CEST)
    Sprawa została przedstawiona zarządowi mailowo i wynika z rozmów przeprowadzonych w czasie WMCON przez Magalię i Wpedzicha. Samo wejscie w program Simple APG, choćby dla pozostawienia zaZarządkowi w kolejnej kadencji otwartej możliwości o ubieganie się o kolejne srodki (W obliczy tymczasowego wstrzymania naboru nowych wniosków) wydał się uczestnikom spotkania sensowny. Wniosek jednak należy złożyć do 15 maja, jesli mamy uniknąć okresu zamrożenia i jest to termin narzucony momi ogólnie pozytywnego (w odczuciu delegowanych na WMCON) podejscia WMF do naszego uczestnictwa w programach grantowych. Jeśli chodzi o skonsumowanie środków (wnioskowana kwota to 10 000 USD) to zasugerowano sfinansowanie z nich naszego procesu strategicznego - który jakiś czas temu powstał pod postacią dokumentu Misja lecz nie ruszył w stronę konkretniejszych działań, mimo aktywnych działań Polimerka - jak też wpięcie tegoż procesu strategii i poukładania działań stwaorzyszenia w globalną strategię ruchu Wikimedia. Profesjonalne wsparcie nowego składu Zarządu również byłoby przydatne, coo zasugerował Powerek38. Magaliza zadeklarowała gotowość prac nad wnioskiem, przy wsparciu Aegisa i Wpedzicha plus danych o GLAM od Marty. Na marginesie powyższego przy dyskusji o aktualnej dokumentacji, Powerek zadeklarował zaopiekowanie się rocznym planem Zarządu dla Walnego. Przedyskutowano poziom szczegółowości dokumentacji, która ma być przygotowana, kwestie metryk, itd. Padło pytanie o to, czyu do Walnego organizować już nabór na koordynatora i dawać mu wstępną możliwość zapoznania się ze stanem WMPL. Przygotowując wniosek nie możemy jednak zapomnieć o bieżącej potrzebnej dokumentacji, która gwarantować będzie status OPP.
  2. Dyskusja nad ustaleniami komisji rekrutacyjnej na stanowisko rzecznika prasowego. Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:30, 23 kwi 2018 (CEST)
  3. Zarząd otrzymał rekomendacje komisji rekrutacyjnej i po przedyskutowaniu wraz z Magalią (uczestniczącą w komisji) kwestii na kanale niepublicznym zaakceptował jedną z rekomendowanych osób. Wpedzich poinformuje wszystkich uczestników rozmowy rekrutacyjnej o wynikach. Dalszą częścią zajmie sie Powerek38 z pozycji Zarządu i Magalia jako pracownik, z którą nowa osoba będzie współpracowała najblizej.
  4. Dyskusja nad delegacją Zarządu na konferencję Wikimania 2018. Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:38, 23 kwi 2018 (CEST)
    Odłożono.

1 maja 2018[edytuj]

Data
1 maja 2018
Obecni
Masti, Polimerek (większość czasu), Maire, Wpedzich, Aegis, Powerek38
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:08 – 23:05
  1. Sprawozdanie komisji stypendialnej Wikimania 2018. Wojciech Pędzich (dyskusja) 18:21, 29 kwi 2018 (CEST)
    Agis przekazał rekomendacje stypendialne Zarządowi. Rekomendacje przegłosowano jednomyślnie (przy wstrzymujących się Maire i Aegisie) - przyznając dwa stypendia.
  2. Wikimania 2018, delegacja Zarządu. Wojciech Pędzich (dyskusja) 18:21, 29 kwi 2018 (CEST)
    Pojawił się pomysł wydelegowania Aegisa jako niebiorącego udziału w WMCON z powodów niezaleznych od niego a jednocześnie osoby mogącej dokonać wielu ustaleń, rozmów. Dobrym pomysłem byłoby wysłanie na WIkimanię kogoś z nowego składu Zarządu celem aklimatyzacji w Zarządzie i wdrozenia, acz ten skład nie bedize znany do 9 czerwca, a po tym czasie koszty znacznie wzrosną (szkolenie dla członków Zarządu w trakcie konferencji byłoby atrakcyjne). Masti powtórzył również swoją wcześniejszą deklarację uczestnictwa w WIkimanii i jej aspektach finansowych oraz technicznych. Przedyskutowano kompetencje i obszary tematyczne które delegaci mieliby "pokryć", lecz ostatecznie nie zdecydowano o kształcie delegacji, częściowo również z uwagi na niewiadome aspekty finansowe uczestnictwa na dzień dzisiejszy. Podniesiono kilkakrotnie kwestię raportowania uczestnictwa w zeszłorocznej konferencji, które pozostawiało nieco do życzenia.
  3. Kwestie wynagradzania wolontariuszy i pracowników Stowarzyszenia za prowadzone szkolenia u partnerów. Wojciech Pędzich (dyskusja) 18:21, 29 kwi 2018 (CEST)
    Kwestie poruszono poza kanałem IRC, jest do przemyslenia. Należy ustalić konkretne zasady w tej materii.
  4. Wpedzich przygotowuje się do ostatecznego ustalenia listy członków, którzy nie zapłacili składeki za rok 2018.

8 maja 2018[edytuj]

Data
8 maja 2018
Obecni
Masti, Polimerek, Maire, Wpedzich, Aegis, Powerek38, Elfhelm
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:18 – 22:23
  1. Delegacja Stowarzyszenia na konferencję Wikimania 2018. Wojciech Pędzich (dyskusja) 18:52, 7 maj 2018 (CEST)
    W poprzednim tygodniu nie podjęto ustaleń w związku zmało precyzyjnym budżetem. Niestety, nadal nie ma kompletnych informacji o kosztach uczestnictwa, co utrudniło przygotowanie wyliczeń. Przyjęto kwotę 17 000 PLN dla dwóch uczestników - Masti i Aegis. Uchwałę UZ 2018-31 przyjęto stosunkiem głosów 4/1/2 - Polimerek był przeciw, zaś delegowani wstrzymali się od głosu.
  2. Podjęcie uchwały na temat opłacenia serwera narzędziowego. Wojciech Pędzich (dyskusja) 18:52, 7 maj 2018 (CEST)
    Masti przedstawił aktualną konfigurację naszych serwerów narzędziowych i popozycje. Zasugerował, by przedłużyć na sześć miesięcy aktualną usługę i przenieść się potem do SoYouStart. Za takim rozwiązaniem przemawiają kwestie RODO (dodatkowa przestrzeń na kopie zapasowe). Poli i Wpedzich poprosili Mastiego o dopięcie kwestii migracji jak najszybciej bo to juz kolejne podejscie do sprawy. Masti podejmie kontakt z właścicielami poszczególnych ont użytkownika, dokończy inwentaryzację i "odśmiecanie" serwera w najbliższym czasie. Po dyskusji przyjęto uchwałe UZ 2018-32 stosunkiem głosów 7/0/0. Pod kątem RODO należy też przejrzeć np. regulamin kont na serwerze, czy zobowiązać aktywnych użytkowników do działań typu informowanie użytkowników o zbieraniu / przetwarzaniu danych.
  3. Umowa z nowym rzecznikiem prasowym. Wojciech Pędzich (dyskusja) 21:42, 8 maj 2018 (CEST)
    Punkt pojawił sie tego samego dnia, gdyż 8 maja Wpedzich odbył jeszcze ostatnią potwierdzającą warunki rozmowę z p. Agnieszką Marszal, co zwieńczyło kilka tygodni rozmów prowadzonych przez Magalię i Powerka. Uchwała UZ 2018-33 stanowiąca wyraz rzeczy uzgodnionych już wewnątrz Zarządu jak też zaakceptowanych przez p. Agnieszkę. Powerek poprosił, by zarząd w nowej kadencji podjął nierozwiązaną w aktualnej rekrutacji kwestię edukacji. Uchwała UZ 2018-33 została przyjęta stosunkiem głosów 6/0/0 (Elfhelm nie głosował).
  4. Masti w ramach wolnych wniosków przedstawił dokumenty które należy ogarnąć w ramach RODO. Konkretne rzeczy które muszą wejsć na agendę zgłosi z odpowiednim wyprzedzeniem.
  5. Wpedzich zamierza za tydzień przedstawic listę użytkowników do skreślenia za niepłacenie składek: chwilowo na tej liście jest 19 osób, z których wiekszość najprawdopodobniej zapłaci. Wpedzich i Masti kontaktują się z możliwie wszystkimi z tej listy możliwie wszystkimi kanałami komunikacji.

15 maja 2018[edytuj]

Data
15 maja 2018
Obecni
Masti, Maire, Wpedzich, Aegis, Powerek38
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:15 – 21:50
  1. Uchwała w sprawie skreślenia członków którzy nie zapłacili składki członkowskiej. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:58, 14 maj 2018 (CEST)
    Wpedzich i Masti podejmowali próby kontaktu z osobami, które nie zapłaciuły składki 2018 i wyczerpali już raczej środki dotarcia do nich. Uchwałe UZ 2018-34 przyjęto stosunkiem głosów 5/0/0. Wpedzich wysłał aktualną listę członków do biura.
  2. Uchwała w sprawie dodatkowego wynagradzania pracowników i wolontariuszy za prowadzone warsztaty. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:58, 14 maj 2018 (CEST)
    Z uwagi na nieobecność Polimerka, który nadzoruje kilkoro pracowników, temat odłożono.
  3. Wolne wnioski:
    Aegis na początku spotkania zapytał o to, czy mimo noeobecności w Berlinie ma wysłać rozliczenie zakupionych biletów; Masti potwierdził. Wpedzich zauważył też, że podczas porządków na toolserverze poznikały polinkowane formatki do druków rozliczenia delegacji. Masti stwierdził, że linki już działają.
    Pojawiły się informacje i rejestracji i zakwaterowaniu na Wikimanię 2018 - zakwaterowanie jest tańsze niz zakładaliśmy w budżecie. Jeśli chodzi o rejestracje, warto by każdy uczestnik (z Zarządu i stypendysta) zarejestrowali się z włąsnych kont, Masti ogarnie opłatę rejestracyjną zbiorczo.
    TarLocesilion zapytał o nową rzeczniczkę, którą zatrudniono; Powerek stwierdził, że zostanie przedstawiona społecznosci i światu zewnętrznemu niebawem, będzie też na konferencji.
    RODO: dane w piwiku są zanonimizowane, więc wyłaczone spod działania RODO. Masti pracuje nad polityką prywatności.
    Pokazano wniosek złożony o srodki w rapach Simple APG oraz pytanie, ogólnie przedyskutowano.

22 maja 2018[edytuj]

Data
22 maja 2018
Obecni
Masti, Maire, Wpedzich, Aegis, Powerek38, Polimerek, Elfhelm
Prowadzący
Wpedzich
Czas trwania
21:12 – 21:50
  1. Konferencja WIkimedia Polska 2018, uchwała w sprawie terminu i programu Walnego. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:27, 21 maj 2018 (CEST)
    Po przedyskutowaniu dodanego przez Polimerka punktu o przyjęciu uchwały o sporządzaniu spraw. finansowego wg. zał. 6 do ustawy o rachunkowości oraz o odpowiednim miejscu w programie Walnego na to właśnie głosowanie przyjęto uchwałe UZ 2018-35 stosunkiem głosów 7/0/0. W międzyczasie odbyła się rozmowa o dokumentach które nalezy przygotować na Walne. Sprawozdanie finansowe jest zależne od wyniku audytu i wbiciu sprawozdania OPP do rządowego systemu, sprawozdanie merytoryczne można dokończyć po powstaniu sprawozdania finansowego, acz zaczątki można edytować juz teraz. W sprawozdaniu merytorycznym można wykorzystać styczniowe sprawozdanie dla WMF i aktualne materiały z wniosku o simple APG; w pisaniu sprawozdania zadeklarowała pomoc Magalia, Aegis, Powerek38 i Maire. Uzgodniono też, ze sprawozdanie OPP za 2017 powinien przedstawić Poli jako prezes kadencji 2016-2018, zaś finansowe - Masti; plany na przyszły rok powinien zaś przedstawić ktoś kto wyraża wolę pozostania w następnej kadencji zarządu - zgłosił się Wpedzich. Elfhelm podniósł kwestie tego, czy Walne, odbywajace się jednak blisko połowy roku kalendarzowego, gdzie sprawy na ten rok są już w toku - nie powinno aprobować planów już na rok kolejny.
  2. Projekt uchwały o dodatkowych wynagrodzeniach wolontariuszy i pracowników za szkolenia i warsztaty. Wojciech Pędzich (dyskusja) 19:33, 21 maj 2018 (CEST)
    Odbyła sie ogólna dyskusja o stopniu ingerowania w działalność wolontariuszy. Ogólnie uchwała nie jest dobrym pomysłem, acz w przyszłosci trzeba zastanowić się nad ogólnym kodeksem etycznym dla pracowników i wolontariuszy. Warto popatrzeć, jak inne organizacje WIkimedia rozwiazuja ten problem - uwaga Poliego.
  3. W ramach wolnych wniosków Masti pokazał aktualna wersję polityki prywatnosci dla serwera narzędziowego. Po przygotowaniu ostatecznej wersji ma ona być zatwierdzona przez Zarząd.
  4. Rzeczniczka prasowa pod okiem Magalii pisze pierwsze notki, przygotowuje się też do obecności na Konferencji.