Zasady wykonywania płatności, używania kart płatniczych i korzystania z dostępu do płatnych usług w Stowarzyszeniu Wikimedia Polska
| ◄ Uchwały Zarządu | UZ 2025-10 ► |
ZARZĄDU STOWARZYSZENIA WIKIMEDIA POLSKA
z dnia 19 maja 2025 roku
w sprawie przyjęcia Zasad wykonywania płatności, używania kart płatniczych i korzystania z dostępu do płatnych usług w Stowarzyszeniu Wikimedia Polska
Stowarzyszenie Wikimedia Polska może wydawać osobom z zespołu pracowniczego i osobom działającym wolontariacko (w tym Zarządowi) karty płatnicze, w tym karty przedpłacone i doładowania do wykorzystania w aplikacji, a także przydziela dostęp do form płatności elektronicznych. Stowarzyszenie nie używa kart kredytowych.
Podstawowym celem wydania kart jest umożliwienie opłacania bieżących zakupów towarów i usług na rzecz Stowarzyszenia.
Wszelkie formy płatności są wykorzystywane wyłącznie na wydatki związane z działalnością Stowarzyszenia.
- Dostęp do systemu bankowego udzielany jest przez Zarząd, wybranym osobom z zespołu pracowniczego i Zarządu, z różnym zakresem uprawnień.
- Przelewy bankowe wykonuje Skarbnik na podstawie zleceń dostarczanych przez osoby z zespołu pracowniczego.
- Weryfikacją zleceń płatności, ich zasadnością i przyporządkowaniem budżetowym, zajmuje się Dyrekcja.
- Ewentualne zastępstwa dla Skarbnika i Dyrekcji ustalane są na bieżąco.
- Wszelkie płatności wykonywane są elektronicznie. Stowarzyszenie co do zasady nie używa gotówki. W sytuacji nadzwyczajnej dopuszcza się możliwość wypłaty gotówki za pomocą karty płatniczej Stowarzyszenia. Taka wypłata jest niezwłocznie zgłaszana Dyrekcji lub Skarbnikowi i rozliczana na podstawie potwierdzenia wypłaty, paragonu zakupu i oświadczenia osoby z zespołu pracowniczego dokonującej wypłaty.
- Zakupami zajmują się osoba z zespołu pracowniczego odpowiedzialna za organizację wydarzeń oraz Dyrekcja lub Skarbnik, ewentualnie wskazane przez nich osoby z zespołu pracowniczego lub osoby działające wolontariacko.
- Podstawową formą opłacania kosztów spotkań i podróży jest przedpłata dokonywana przez Stowarzyszenie. Zasady wydatków podczas podróży służbowych zawiera Regulamin rozliczania wyjazdów służbowych.
- W przypadku gdy podróż lub spotkanie nie są opłacone z góry, osoba z zespołu pracowniczego lub osoba działająca wolontariacko opłaca koszty, używając karty płatniczej Stowarzyszenia lub doładowań wykonanych przez Stowarzyszenie.
- W sytuacji, gdy osoba z zespołu pracowniczego lub osoba działająca wolontariacko takiej karty nie posiada lub nie może z niej albo innej formy doładowań skorzystać, zgłasza zapotrzebowanie zakupu Dyrekcji lub Skarbnikowi i po otrzymaniu akceptacji opłaca koszty z własnych środków. Po rozliczeniu kosztów Stowarzyszenie zwraca jej tej osobie.
- Gdy nie ma możliwości opłacenia kosztów służbowych z góry i osoba z zespołu pracowniczego lub osoba działająca wolontariacko nie posiada karty płatniczej lub nie może z niej skorzystać, Stowarzyszenie może wypłacić zaliczkę.
- Organizator spotkania szacuje jego koszty z osobą z zespołu pracowniczego odpowiedzialną za organizację wydarzeń w Stowarzyszeniu w odniesieniu do środków z budżetu przeznaczonego na daną aktywność i po jego akceptacji dokonuje zakupu.
- Osoba używająca karty lub dokonująca zakupu poprzez doładowania rozlicza się z wydatków na podstawie dokumentów zakupu.
- Odpowiedzialność za bezpieczeństwo karty, kodów do niej przypisanych oraz dostępu do innych form elektronicznych płatności ciąży na osobie używającej karty i korzystającej z dostępu do usług płatniczych.
- Niedopuszczalne jest udostępnianie osobom nieuprawnionym kart i przypisanych do nich kodów.
- Dokonywanie płatności kartą nie zwalnia osoby jej używającej z konieczności pozyskania faktury lub paragonu za dokonany zakup.
- W przypadku utraty bądź zniszczenia służbowej karty płatniczej osoba jej używająca niezwłocznie informuje o tym fakcie bank celem blokady karty, a następnie Dyrekcję lub Skarbnika Stowarzyszenia. Jeśli karta została skradziona, osoba z zespołu pracowniczego informuje o tym fakcie także policję.
- Osoba używająca karty ponosi odpowiedzialność za transakcje dokonane za jej pośrednictwem.