Stowarzyszenie Wikimedia Polska ogłasza konkurs ofert na organizację Konferencji Wikimedia Polska 2013.

Sugerowane jest miejsce, do którego łatwo dotrzeć różnymi środkami transportu oraz oferujące dogodne warunki konferencyjne (w tym dostępność do sieci Internet). Wstępnie ustalonym terminem organizacji konferencji jest 3-5 maja 2013.

Termin składania ofert mija 5 marca 2013 o godzinie 20:00. Decyzja o wyborze oferty zostanie podjęta przez Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska.

Do oceny będą brane pod uwagę następujące kryteria:

łatwość dojazdu,
liczba osób gotowych pomóc przy organizacji,
warunki konferencyjne i lokalizacji miejsca noclegu.

Uwaga - jeśli nie jesteś w stanie podać wszystkich szczegółów sugerowanych w poniższym wzorze oferty, ale jesteś zainteresowany/-a zorganizowaniem konferencji, to proszę wpisać poniżej deklarację oraz przydatne informacje.

Wszelkie pytania można zadawać na stronie dyskusji.

Szczegóły na czym polega konferencja można znaleźć na stronie Konferencja Wikimedia Polska.

Oferty

Tu zgłaszać oferty wg wzoru:

== Nazwa oferty ==
Ogólny, krótki opis miejsca
=== Miejsce ===
detale o miejscowości - gdzie, kiedy, jak jest z dojazdem środkami komunikacji publicznej
=== Obrady ===
Opis sal obrad - ich cena wynajęcia, liczba miejsc, dostęp do internetu
=== Nocleg ====
Cena i miejsce noclegu - ile miejsc, w jakim standardzie, jak daleko od miejsca obrad
=== Wyżywienie ===
Ceny, opcje, gdzie
=== Koszt łączny ==
Koszt łączny i w przeliczeniu na osobę za całość.
=== Organizatorzy ===
Kto na miejscu to będzie organizował

Lublin - Campanile

Miejsce

Hotel Campanile - ok 15 min. od centrum Lublina. ul. Lubomelska 14. [1] - dojazd z dworca kolejowego paroma trolejbusami/autobusami - 8 przystanków, ok 20 minut.

Obrady

Sala "Warszawska+" - 100 miejsc w układzie kinowym, 80 w podkowie. Sala w pełni wyposażona (wifi, flipchart, rzutnik itd). Trochę ciasnawa, dobra przy założeniu, że na pewno nie będzie więcej niż 100 osób. - W pakiecie z noclegiem, cateringiem w czasie obrad - sala za symboliczne 100 PLN na cały dzień. Catering 2400 PLN za dzień - ciągły w przeliczeniu na 80 osób.

Nocleg

Standard jak we wszystkich hotelach tej sieci. Formalnie lubelski Campanille ma dwie gwiazdki. Pokoje jedno i dwuosobowe ze śniadaniem. 84 miejsca noclegowe. W pokojach TV i wifi. Pokoje 155 PLN dwójka, 135 PLN - jedynka - ze śniadaniem.

Wyżywienie

Lunche, kolacje i catering zapewnia hotel na miejscu. Lunch i kolacja po 35 PLN od osoby. Śniadanie w cenie pokoju hotelowego.

Koszt

Łączny koszt - policzony na 84 osoby: 19 087 PLN (235 PLN/os)

Organizatorzy

Tar i Agnieszka Jarmuł. Wstępnie też współpracę deklarują Pablo000, Cynko i Karolus (ten ostatni - o ile Poli napisze mu pisemko, żeby mógł sobie wstawić w CV -.-)

Lublin - Victoria

Miejsce

Hotel trzygwiazdkowy ul. Narutowicza, w ścisłym centrum Lublina. Klimaty z lat '70. Dwa przystanki trolejbusem/autobusem od dworca kolejowego. [2]

Obrady

Sala 900 PLN za dzień - z pełnym wyposażeniem i wifi - miejsca w układzie kinowym (da się też ustawić stoły, ale od razu poprosiłem o kinowe - TL). Hotel ma też inne sale w tzw. "centrum konferencyjnym".

Nocleg

Pokoje ze śniadaniem (za dobę): 1-osobowy 139 PLN, 2-osobowy 190 PLN, 3-osobowy 280 PLN (z możliwością dostawienia czwartych łóżek).

Wyżywienie

Lunche, kolacje i catering zapewnia hotel na miejscu. Lunch i kolacja po 40 PLN od osoby. Śniadanie w cenie pokoju hotelowego. Przerwy kawowe z opcjami za 8, 10, 15, 16, 17, 18 i 19 PLN.

Koszt łączny

Liczony na 84 osoby - 25988 (320/osoba + 900 za salę):

Pokoje - dwa noclegi; tu przypuśćmy, że same "trójki" (część z nich zostanie de facto "czwórkami", na pewno weźmiemy też "dwójki") - 2*(84/3)*280=15680
Lunche - sobota x1 i niedziela x1 - 6720
Sala - 900
Przerwy kawowe - dwie po 16 PLN - 2688

Organizatorzy

Tar i Agnieszka Jarmuł. Wstępnie też współpracę deklarują Pablo000, Cynko i Karolus (ten ostatni - o ile Poli napisze mu pisemko, żeby mógł sobie wstawić w CV -.-)

Kraków - Hotel Chopin

Miejsce

Hotel Chopin, ul. Przy Rondzie 2. [3]; ok. 5-10 min. od ścisłego centrum Krakowa (mnóstwo tramwajów, np. 4, 10, 52) - dojazd z dworca kolejowego - jeden przystanek tramwajem nr 5 lub 50 (jeżdżą bardzo często) - ok 5. minut.

Obrady

Sala "Polonez + Mazurek" - 150 m², 80-90 miejsc w układzie kinowym. Sala w pełni wyposażona: rzutnik multimedialny (dodatkowo płatne 100 zł/dzień), ekran, flipchart, nagłośnienie + 2 mikrofony bezprzewodowe (dodatkowo płatne 150 zł/dzień), obsługa techniczna na życzenie.

Nocleg

Standard OK, hotel ma trzy gwiazdki. Pokoje jedno- i dwuosobowe. Wstępną rezerwację mamy na 50 pokojów dwuosobowych. Ceny pokojów: 286 PLN - dwójka, 244 PLN - jedynka, ze śniadaniem w formie bufetu, cena zawiera też wstęp do hotelowego fitness klubu oraz VAT. W pokojach TV i wi-fi itp.

Wyżywienie

Lunche, kolacje i catering zapewnia hotel na miejscu. Lunch i kolacja w zależności od wybranego menu (związanego z liczbą dań) odpowiednio 27/40/55 zł za menu jedno-/dwu-/trzydaniowe serwowane; menu bufetowe - 55/65 i więcej zł od osoby w zależności od wybranego zestawu). Śniadanie w cenie pokoju hotelowego.

Catering na miejscu (ceny od osoby):

Serwis kawowy serwowany raz: od 14,00 PLN
Serwis kawowy całodzienny: od 27,00 PLN
Lunch/kolacja serwowana z wodą min: od 27,00 PLN
Lunch/kolacja w formie bufetu z wodą min.: od 55,00 PLN

Koszt

Łączny koszt (liczony na 100 uczestników): 28600 (2 noclegi) + 2400 (sala) + 500 (dodatkowe opłaty za sprzęt) + 5400 (przerwy kawowe w opcji całodziennej) + 16000 (2xlunch i 2xkolacja w opcji zasiadanej po 40 zł) = 52 900 zł (529 zł na osobę)

Łączny koszt (liczony na 84 uczestników): 24024 (2 noclegi) + 2400 (sala) + 500 (dodatkowe opłaty za sprzęt) + 4536 (przerwy kawowe w opcji całodziennej) + 13440 (2xlunch i 2xkolacja w opcji zasiadanej 40 zł) = 44 900 zł (449 zł na osobę)

Organizatorzy

Maire, Karol007; wstępnie deklarowały też pomoc Jadwiga i Cancre

Kraków - Hotel Campanile

Miejsce

Hotel Campanile **: ul. Tomasza 34 (ścisłe centrum, hotel położony przy samych Plantach, wejście od ul. Westerplatte): strona hotelu, lokalizacja na Google maps. Dojście z Dworca Głównego na piechotę ok. 10 minut, można ewentualnie podjechać jeden przystanek tramwajem i cofnąć się kawałek na piechotę (minuta marszu).

Obrady

Sala konferencyjna o powierzchni ok. 144 m2, w ustawieniu kinowym na 100 osób. Cena wynajmu sali wynosi 1800 zł brutto/3 dni. W cenę wliczony jest sprzęt audiowizualny (ekran, flipchart + markery, rzutnik multimedialny, stolik pod rzutnik, TV, DVD, nagłośnienie + 2 mikrofony). Internet bezprzewodowy (konkretne parametry mają mi dosłać, w rozmowie podczas oglądania sali wspomniano, że łącze mogą na życzenie usprawnić, można będzie najprawdopodobniej też dostawić własny hotspot w razie potrzeby).

Nocleg

Standard dobry, hotel ma dwie gwiazdki. Pokoje jedno- i dwuosobowe. Wstępną rezerwację mamy na 50 pokojów dwuosobowych. Cena pokoju 1-osobowego ze śniadaniem - 209 zł brutto za dobę. Cena pokoju dwuosobowego ze śniadaniem - 229 zł brutto za dobę.

We wszystkich pokojach znajduje się klimatyzacja, łazienka z prysznicem lub wanną, duże biurko do pracy, dodatkowe krzesła, telefon, zestaw gościnny (kawa, herbata, czajnik, woda, słodkie herbatniki), TV z Canal+, Internet Wi-Fi. Udogodnienia dla osób niepełnosprawnych.

Wyżywienie

Lunche, kolacje i catering zapewnia hotel na miejscu. Śniadanie w cenie pokoju hotelowego.

Ceny:

Przerwa kawowa: od 15 zł (kawa ,herbata, woda, sok, cytryna, mleczko do kawy, kruche ciasteczka).
Lunch lub kolacja: od 30 zł brutto/1 os. (lunch lub kolacja 2-daniowa, woda mineralna lub sok).
Lunch lub kolacja: od 45, 55 zł brutto/1 os. (lunch lub kolacja 3-daniowa z wodą mineralną lub sokiem).

Koszt

Łączny koszt (liczony na 100 uczestników): 22900 (2 noclegi) + 1800 (sala) + 3000 (2 przerwy kawowe) + 12000 (2x lunch i 2x kolacja, liczone po 30 zł) = 39 700 zł (397 zł na osobę).

Łączny koszt (liczony na 84 osoby): 19236 + 1800 + 2520 + 10080 = 33 636 zł (400,43 zł na osobę).

Organizatorzy

Maire, Karol007; wstępnie deklarowały też pomoc Jadwiga i Cancre