Spotkanie prezesów organizacji afiliowanych Praga 2018

Spotkanie prezesów organizacji afiliowanych, które odbyło się w siedzibie Wikimedia Česká republika w Pradze 24-25 listopada 2018 r.: strona na meta

Organizacja

• Wyjazd User:Aegis Maelstrom w ramach UZ 2018-58: zakładany kosztorys, koszty poniesione poniżej założeń m.in. dzięki tańszemu zakwaterowaniu.

  Środek transportu: PKP Eurocity

• Organizatorzy: grupa chapterów, w tym Frans (WMNL), Itzik (WMIL), Vojtech (WMCZ)
• Z powodu braku wsparcia przez WMF opłata wpisowa 150 EUR + koszty własne
• Uczestnicy: po jednym przedstawicielu organizacji afiliowanych, głównie średnich i większych chapterów europejskich: WMCZ, WMAM, WMAT, WMBE, WMDE, WMES, WMFR, WMID, WMIL, WMIT, WMNL, WMNO, WMUA, WMUK, WMSE oraz oczywiście WMPL. Obecna była też Natalia Tymkiv (Antatana) z Rady Powierniczej WMF.

Harmonogram

Piątek 23 listopada

Przyjazd, zakwaterowanie, spotkanie z innymi przyjeżdżającymi, kolacja z członkami zarządu Wikimedia Czechy

Sobota 24 listopada

• 9:00 - ok. 18:00 Sesje treningowe z przerwą na lunch na miejscu
• Wspólna kolacja: "Winogradzki parlament"

Niedziela 25 listopada

• 9:30 - ok. 13:00 Sesja treningowa i warsztatowa
• ok. 13:30 - ok. 18:00 Spotkanie robocze prezesów: sprawy bieżące oraz plany na przyszłość
• Wieczór: wspólny spacer i kolacja

Program

• Oficjalne notatki z spotkania

Część warsztatowo-szkoleniowa - sobota

• Efektywne przewodzenie zarządowi:
  • Czym jest efektywność, przykłady
  • Budowa atmosfery pracy
  • Odpowiedzialność (moralna, prawna)
  • Funkcjonalny i odpowiedzialny zarząd jako całość
  • Proces samooceny (zarządu, osobistej)
  • Dobre praktyki
• Przywództwo wewnętrzne.
  • Ćwiczenie: role w zespole Belbina
• Rozpoznanie i zarządzanie stylami komunikacji
• Zespoły dysfunkcyjne
  • 5 typowych dysfunkcji
  • 5 częstych toksyczności w związkach
• Narzędzie: gradients of agreement
• Informacja zwrotna i zasady komunikacji bez przemocy
• Słuchanie
• Zapewnianie słuchania przez innych
• Informacja zwrotna raz jeszcze. Typowe błędy

Część warsztatowo-szkoleniowa - niedziela

• Odświeżenie dnia poprzedniego: komunikacja bez przemocy, feedback, techniki moderacji/facylitacji
  • Kwestionariusz samooceny dla zarządów
• Konflikt grupowy: instrumenty i techniki
  • Ćwiczenia: 5 styli konfliktu Thomasa-Kilmana - samoocena.
  • Zarządzanie konfliktem - dobór stylu konfliktowania się (Kraybill)
• Skuteczne zarządy, skuteczne spotkania
• Porażka - i jak ją obsługiwać? Zarządzanie ryzykiem.
• Warsztaty:
• 1 Nauka na porażkach
• 2 Rozwój / profesjonalizacja organizacji

Spotkanie przewodniczących

• Zamknięcie agendy i informacja o sprawach bieżących
• Finansowanie ruchu (oficjalne notatki)
• Sprawy szkolenia dla nowych członków zarządu - podobna formuła - po Wikimedia Summit 2019 w Berlinie (strona)
• Rozwiązywanie problemów między chapterami (konflikty, reakcja na inne problemy): potrzeba wypracowania tu nowej formy
• Sprawy różne
  • Kwestie współprac transgranicznych. Przykład inicjatyw LGBTQ i potrzeby ich obsługi.
  • Przywództwo: kształcenie nowych liderów, zapewnienie sukcesji.
  • Inicjatywa poszerzenia grupy chairpersons - przyjęta
• Strategia Wikimedia 2030. W tym przedstawienie statusu, informacji z kilku grup oraz pytanie o wkład i możliwości wsparcia ww.
  • Głównie Revenue streams oraz Resource allocation. Także community health, roles and responsibilities...

Ocena spotkania

Większość sesji dotyczyła rozwoju umiejętności pracy w ciele kolegialnym (zarząd lub rada) na przykładzie zarządu średniej lub dużej organizacji Wikimedia. Praca odbywała się pod kierunkiem zapewnionego profesjonalnego facylitatora, którego umiejętności zawodowe (jako niedoszły zawodowy facylitator po licznych treningach) oceniam bardzo wysoko. Zajęcia pozwoliły mi popatrzeć na siebie na nowo, przyjrzeć się swoim mocnym i słabszym stronom i przyjąć szkicowy plan dalszej pracy nad swoim stylem oraz w zarządzie. Co najmniej część prezentowanych technik i zagadnień chciałbym przedstawić na spotkaniach zarządu na żywo, inne wymagać będą pracy zarządu z facylitatorem, jeszcze inne po prostu muszę wdrażać jako przewodzący pracom Zarządu. Tutaj nota bene WMPL będzie musiało dalej i konsekwentnie rewidować swoją praktykę w zakresie spotkań (ich przygotowanie, dążenie do interakcji na żywo, rola prezesa, facylitacja).

Inne zagadnienia są bardzo ważne w średnim i długim terminie, m.in. z punktu widzenia kompozycji zarządu i zapewnienia sukcesji oraz pracy nad zapewnieniem dopływu liderów. Podsumowując, jestem z tego spotkania zadowolony, uważam je za dobrą inwestycję i wierzę, że podobne treningi powinni przechodzić wszyscy członkowie zarządu - co motywuje mnie do zaproponowania zarządowi odpowiednich warsztatów facylitowanych w I połowie 2019 r. i wdrożenia przynajmniej 1 dużej zmiany (np. tzw. gradients of agreement).

Klasyczne "spotkanie prezesów" było bardzo merytoryczne, być może dzięki zmniejszonemu zróżnicowaniu i wielkości grupy względem typowych spotkań na Wikimaniach czy WMCON, a może także dzięki agendzie oraz wpajanym wcześniej technikom facylitacji (w tym tzw. autofacylitacji). Spotkanie służyło istotnemu wyrównaniu stanu wiedzy oraz przypisało szeregu osobom (np. nie związanym bezpośrednio w grupę roboczą - a więc mniej obciążonych czasowo) zadań / celów.

Część socjalna ponownie pomogła w wymianie wiedzy oraz poprawie relacji. Podsumowując: spotkanie bardzo udane, bez słabych punktów, należy starać się o podtrzymanie tej inicjatywy i dalszą wymianę w bliskiej przyszłości - co może wymagać m.in. ode mnie dodatkowego wkładu. Co ważne, istnienie tej grupy jest pozytywne i całkiem istotne dla całego WMPL (m.in. z powodu kwestii omawianych na warsztatach strategicznych WMPL).

Do zrobienia

• Techniki facylitacyjne i rozwojowe na spotkaniu na żywo
• Przyszłość inicjatyw chairpersons, w tym szkolenia dla nowych członków zarzadu