Biuro prasowe/Sprawozdania Natalii/Podsumowanie półroczne

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Skocz do: nawigacja, szukaj
Biuletyn Informacji Publicznej

Poniższy raport podsumowujący pierwsze 6 miesięcy pracy Biura Prasowego, został przygotowany na zlecenie Zarządu i przekazany Stowarzyszeniu 27 marca 2015 roku. Zawiera ogólne omówienie osiągnięć, potrzeb i dalszych celów Kierowniczki Biura Prasowego.

Organizacja działań Biura Prasowego[edytuj]

Rewolucja - tak należałoby nazwać przejście od jednoosobowego działania wolontariackiego do dwuosobowego zespołu płatnych pracowników. Dlatego naszą działalność otwierała - być może mało spektakularna, ale niezbędna i ważna - praca nad przebudową funkcji rzecznika i Biura Prasowego w Wikimediach oraz zorganizowaniem sobie warsztatu pracy tak, by z jednej strony ułatwiał współpracę dwuosobową, z drugiej - by zgromadzone przez nas zasoby i kontakty pozostały do dyspozycji nawet, gdyby SWMPL zdecydowało się nie kontynuować z nami współpracy po zakończeniu umowy. Dawny, nieaktualizowany system przedstawicieli regionalnych zastąpiłam aktualną listą kontaktową wikimedian, z różnych dziedzin i różnych regionów, których można w razie potrzeby kontaktować z mediami. Uporządkowałam sytuację profili społecznościowych i kont Stowarzyszenia w różnych serwisach oraz kanału na YouTube, tak, żeby dostęp miało, oprócz innych chętnych, także Biuro Prasowe i przedstawiciel zarządu. Wraz z nowym rzecznikiem, Krzysztofem Machockim stworzyliśmy sprawny system narzędzi, komunikacji i konsultacji (także, dzięki grupie konsultacyjnej dla osób zajmujących się promowaniem Wikimediów i outreachem, wykraczających poza zespół PR), dzięki któremu mogliśmy wspierać i uzupełniać nasze działania. Podział pracy ustalił się płynnie, po linii uzupełniajacych się kompetencji, udało nam się stworzyć zgraną drużynę i działać spójnie, sprawnie i bezkonfliktowo. Bardzo szybko okazało się też, że decyzja o zatrudnieniu dwóch osób była słuszna - jedna osoba nie byłaby w stanie wykonywać wszystkich zadań, a w sytuacjach potencjalnego kryzysu wizerunkowego (np. sprawa Gamer Gate), kiedy ważne jest jednocześnie sprawne i przemyślane działanie, możliwość przedyskutowania strategii jest ogromną wartością. Od początku postawiliśmy na zespół PR działający w bliskim kontakcie ze społecznością, podjęliśmy szereg działań (maile, informacje w kawiarence, kontakt na priv), mający nauczyć społeczność śmiałego wykorzystywania naszej pomocy.

Promocja wydarzeń i reakcja na wydarzenia medialne[edytuj]

Podczas odsłonięcia pomnika Wikipedii w Słubicach

Pracę dla Stowarzyszenia rozpoczęłam 1 października, trzy tygodnie później odsłonięto pomnik Wikipedii w Słubicach. Ta sytuacja była z jednej strony chrztem bojowym dla zespołu PR, z drugiej – potwierdziła zasadność powołania płatnych stanowisk. Jako reprezentantka Stowarzyszenia w Słubicach, utrzymywałam kontakt z Collegium Polonicum i z zespołem komunikacji Wikimedia Foundation, często pośrednicząc w ich wzajemnym kontakcie (również po odsłonięciu). Reagowałam na zainteresowanie mediów, przygotowałam książkę z podziękowaniami dla twórców pomnika, reprezentowałam SWMPL na miejscu, przemawiałam na odsłonięciu i brałam udział w poprzedzającej je debacie oraz utrzymałam stały życzliwy kontakt z Collegium Polonicum aż do teraz, we współpracy z Wojtkiem Pędzichem napisałam notkę na bloga Fundacji o tym wydarzeniu. To był intensywny czas, z ogromną ilością korespondencji, telefonów, działań, z koniecznością udania się na miejsce itp. – taki poziom zaangażowania byłby trudny dla wolontariusza mającego swoje zobowiązania zawodowe.

Na co dzień regularną komunikacją z dziennikarzami zajmuje się przede wszystkim rzecznik, Krzysztof Machocki, który przygotowuje i wysyła materiały prasowe. Ja pełnię w tym zakresie w razie potrzeby rolę konsultantki. Sama reaguję i promuję wykorzystując media społecznościowe, bloga i listy dyskusyjne. Czasem sensowne i twórcze wypromowanie jakiegoś wydarzenia wymaga pomysłów bardziej interesujących, nie mieszczących się w oficjalnym zakresie obowiązków – tak było w przypadku CEE Spring, kiedy to kierowałam do kół naukowych i wydziałów slawistycznych różnych uczelni w Polsce zaproszenia do udziału, tak będzie, miejmy nadzieję, w przypadku Wiki Lubi Przyrodę, które chcę promować poprzez organizację warsztatów fotograficznych. Jedną z ogromnych zalet Wikimediów jest ich różnorodność, wymagająca od zespołu PR kreatywnego poszukiwania pomysłów na budowanie pozytywnego wizerunku i promowanie naszych projektów.

Komunikacja wewnętrzna[edytuj]

Nie jesteśmy już tym samym Stowarzyszeniem, co 10 lat temu - z kameralnej organizacji, w której wszyscy się znają, wyrośliśmy na prężnego NGO-sa, podejmującego liczne, równoległe projekty i wspierającego wiele inicjatyw wolontariackich. Dla organizacji działającej dzięki entuzjazmowi i pracy wolontariuszy, mającej w dodatku silne nastawienie otwartościowe, dobra komunikacja wewnętrzna jest niezwykle istotna - członkowie muszą być dobrze poinformowani o naszych działaniach, żeby mogli włączać się w nie, inspirować nimi, zgłaszać uwagi.

Do swoich zadań włączyłam informowanie członków o tym, co się dzieje, w formie zwięzłych, cotygodniowych raportów, na tyle krótkich, żeby dało się je przeczytać w parę minut i na tyle treściwych, żeby dawały pełen obraz projektów, prac Zarządu i inicjatyw GLAM. Archiwizowane na wiki Stowarzyszenia raporty tworzą jednocześnie kronikę, tego, co się działo. Wielu członków SWMPL dawało mi znać, jak bardzo brakowało im takich podsumowań i jak bardzo są zaskoczeni mnogością naszych działań.

Również ilość informacji dotyczących Wikimediów znacząco przyrosła - codzienne śledzenie list dyskusyjnych, artykułów prasowych i wydarzeń w projektach to wielogodzinna praca. Z tego strumienia informacyjnego wyławiam na bieżąco rzeczy ciekawe, ważne lub inspirujące i (jeśli nie nadają się na profile SWMPL w mediach społecznościowych) podrzucam je do grupy plwikipedia na FB lub na listy dyskusyjne. Co zaskakujące, stałam się też kimś w rodzaju ambasadora zarządu w społeczności - członkowie zwracali się do mnie po informacje związane z procedurą zgłaszania się po finansowanie projektów, po informacje o działaniach, z prośbami o weryfikację pomysłów.

Informacja to jednak nie wszystko – ważnym celem jest też inspirowanie i dowartościowywanie wolontariuszy. Naszym najcenniejszym zasobem są właśnie oni, ich pasja, energia, ich pomysły. Dlatego ważnym zadaniem jest zabezpieczenie wolontariuszy przed wypaleniem. Samo istnienie płatnych pracowników, którzy ściągają z wikimedian część zadań - czasem pracochłonnych, czasami niewdzięcznych, zawsze potrzebnych – pomaga. Ale to nie wystarczy. Stąd pomysł na wyjście poza standardowy zakres obowiązków w poszukiwaniu sposobów na utrzymanie aktywności wolontariuszy i docenienie ich pracy. Pierwszym takim pomysłem jest realizowana obecnie nagroda ProWikimedia. Na pewno przyszłość przyniesie kolejne.

Kurs na siostrzane[edytuj]

Już od etapu rekrutacji zaznaczałam, jak ważne jest dla mnie objęcie działaniami promocyjnymi również projektów siostrzanych. Nie chodzi tylko o ich wartość edukacyjną (choć również o nią), ale także o to, żeby zaprosić do współtworzenia projektów Wikimedia także osoby, dla których Wikipedia ma zbyt wysokie bariery wejścia lub które mają zainteresowania i kompetencje lepiej pasujące do innych projektów. Zanim to się jednak stanie należy rozpoznać potrzeby tych społeczności i ich oczekiwania wobec Stowarzyszenia. Na zlecenie Zarządu, po rozmowach z edytorami siostrzanych i przyglądaniu się pracy projektu, przygotowałam raporty dotyczące tych projektów, dzięki czemu w przyszłości będziemy mogli skutecznie wykorzystać ich potencjał i promować całą rodzinę Wikimedia.

Media społecznościowe[edytuj]

Zanim zaczęłam pracę w październiku sytuacja przedstawiała się następująco: profil Wikipedii na Facebooku prowadzony błyskotliwie przez Powerka, profil Wiki Lubi Zabytki był aktualizowany z doskoku, pozostałe profile nieaktywne. Profil Wikipedii na Twitterze połączony z profilem na Facebooku. Hasło do konta na YouTube utracone. Blog nieaktualizowany od wielu miesięcy. Pół roku później sytuacja jest zupełnie inna: blog aktualizowany regularnie, wiadomości, informacje o projektach, komunikaty, wypowiedzi wikimedian. Profile na Facebooku i G+: aktualizowane, zaliczające wzrost lajkujących (w tym np. aż 10% więcej fanów profilu Stowarzyszenia na FB), więcej osób włączonych w ich współtworzenie, nowe profile (Wikicytaty, Wiki Lubi Przyrodę, Wikimedia CEE Spring). Nawet trudna sytuacja profilu Wikiźródeł i związane z tym kontrowersje wyszły nam na dobre – w jego prowadzenie włączyła się społeczność, dzięki czemu stał się dużo bardziej ciekawy niż w czasach, kiedy prowadził go w izolacji TommyJantarek. Twitter: aktualizowany profil Stowarzyszenia, profil Wikipedii działający w nowej formule – po odłączeniu od FB Stowarzyszenia. Nadal pozostaje jeszcze trochę do zrobienia – nadal potrzeba nowego pomysłu na profile Wikinews czy Wikipodróży, dobrze byłoby włączyć więcej wolontariuszy w tworzenie bloga.

Pozostałe działania[edytuj]

Jako zespół PR wykraczaliśmy często poza swoje umowne obowiązki, angażując się chętnie we wszystkie potrzeby SWMPL. Czy chodziło o zredagowanie nowej treści broszury, czy zamówienie lub wycena gadżetów, czy też zaangażowanie się w organizację konferencji – byliśmy na posterunku. Czasem należało wejść w rolę wikiprzewodnika, zdarzało mi się pomagać mailowo lub telefonicznie instytucjom lub osobom, które poszukiwały w biurze prasowym pomocy w edycji.

Podsumowanie[edytuj]

Ostatnie 6 miesięcy było formą eksperymentu – Stowarzyszenie sprawdzało czy potrzebuje płatnego zespołu PR, zespół PR budował fundamenty, testował różne sposoby pracy nad wizerunkiem SWMPL, badał potrzeby Stowarzyszenia i społeczności. Wiemy już, jak wiele jest do zrobienia. Przed nami Wiki Lubi Przyrodę, konferencja Wikimedia Polska, intensyfikacja kampanii OPP, ProWikimedia. Ale też – konieczność zbudowania jeszcze lepszej współpracy ze społecznością (nadal wiele osób nie wie, że może nas po prostu i bez krygowania się zaprzęgać do pomocy przy swoich projektach), kontynuacja pracy przy promocji projektów siostrzanych, bardziej precyzyjne kampanie informacyjne (czyli np. skierowane do naukowców, do ekspertów, do kobiet, do seniorów, a nawet do PR-owców, którzy próbują poprawiać hasła o swoich klientach bez znajomości zasad Wikipedii, co zawsze kończy się źle). Budowanie przestrzeni do spotkań z różnymi grupami (w tym wymarzona, polsko-niemiecka konferencja akademicka w Słubicach).