Rzecznik prasowy/Sprawozdania Natalii/Podsumowanie półroczne

Poniższy raport podsumowujący pierwsze 6 miesięcy pracy Biura Prasowego, został przygotowany na zlecenie Zarządu i przekazany Stowarzyszeniu 27 marca 2015 roku. Zawiera ogólne omówienie osiągnięć, potrzeb i dalszych celów Kierowniczki Biura Prasowego.

Organizacja działań Biura Prasowego

Rewolucja - tak należałoby nazwać przejście od jednoosobowego działania wolontariackiego do dwuosobowego zespołu płatnych pracowników. Dlatego naszą działalność otwierała - być może mało spektakularna, ale niezbędna i ważna - praca nad przebudową funkcji rzecznika i Biura Prasowego w Wikimediach oraz zorganizowaniem sobie warsztatu pracy tak, by z jednej strony ułatwiał współpracę dwuosobową, z drugiej - by zgromadzone przez nas zasoby i kontakty pozostały do dyspozycji nawet, gdyby SWMPL zdecydowało się nie kontynuować z nami współpracy po zakończeniu umowy. Dawny, nieaktualizowany system przedstawicieli regionalnych zastąpiłam aktualną listą kontaktową wikimedian, z różnych dziedzin i różnych regionów, których można w razie potrzeby kontaktować z mediami. Uporządkowałam sytuację profili społecznościowych i kont Stowarzyszenia w różnych serwisach oraz kanału na YouTube, tak, żeby dostęp miało, oprócz innych chętnych, także Biuro Prasowe i przedstawiciel zarządu. Wraz z nowym rzecznikiem, Krzysztofem Machockim stworzyliśmy sprawny system narzędzi, komunikacji i konsultacji (także, dzięki grupie konsultacyjnej dla osób zajmujących się promowaniem Wikimediów i outreachem, wykraczających poza zespół PR), dzięki któremu mogliśmy wspierać i uzupełniać nasze działania. Podział pracy ustalił się płynnie, po linii uzupełniajacych się kompetencji, udało nam się stworzyć zgraną drużynę i działać spójnie, sprawnie i bezkonfliktowo. Bardzo szybko okazało się też, że decyzja o zatrudnieniu dwóch osób była słuszna - jedna osoba nie byłaby w stanie wykonywać wszystkich zadań, a w sytuacjach potencjalnego kryzysu wizerunkowego (np. sprawa Gamer Gate), kiedy ważne jest jednocześnie sprawne i przemyślane działanie, możliwość przedyskutowania strategii jest ogromną wartością. Od początku postawiliśmy na zespół PR działający w bliskim kontakcie ze społecznością, podjęliśmy szereg działań (maile, informacje w kawiarence, kontakt na priv), mający nauczyć społeczność śmiałego wykorzystywania naszej pomocy.

Promocja wydarzeń i reakcja na wydarzenia medialne

Podczas odsłonięcia pomnika Wikipedii w Słubicach

Pracę dla Stowarzyszenia rozpoczęłam 1 października, trzy tygodnie później odsłonięto pomnik Wikipedii w Słubicach. Ta sytuacja była z jednej strony chrztem bojowym dla zespołu PR, z drugiej – potwierdziła zasadność powołania płatnych stanowisk. Jako reprezentantka Stowarzyszenia w Słubicach, utrzymywałam kontakt z Collegium Polonicum i z zespołem komunikacji Wikimedia Foundation, często pośrednicząc w ich wzajemnym kontakcie (również po odsłonięciu). Reagowałam na zainteresowanie mediów, przygotowałam książkę z podziękowaniami dla twórców pomnika, reprezentowałam SWMPL na miejscu, przemawiałam na odsłonięciu i brałam udział w poprzedzającej je debacie oraz utrzymałam stały życzliwy kontakt z Collegium Polonicum aż do teraz, we współpracy z Wojtkiem Pędzichem napisałam notkę na bloga Fundacji o tym wydarzeniu. To był intensywny czas, z ogromną ilością korespondencji, telefonów, działań, z koniecznością udania się na miejsce itp. – taki poziom zaangażowania byłby trudny dla wolontariusza mającego swoje zobowiązania zawodowe.

Na co dzień regularną komunikacją z dziennikarzami zajmuje się przede wszystkim rzecznik, Krzysztof Machocki, który przygotowuje i wysyła materiały prasowe. Ja pełnię w tym zakresie w razie potrzeby rolę konsultantki. Sama reaguję i promuję wykorzystując media społecznościowe, bloga i listy dyskusyjne. Czasem sensowne i twórcze wypromowanie jakiegoś wydarzenia wymaga pomysłów bardziej interesujących, nie mieszczących się w oficjalnym zakresie obowiązków – tak było w przypadku CEE Spring, kiedy to kierowałam do kół naukowych i wydziałów slawistycznych różnych uczelni w Polsce zaproszenia do udziału, tak będzie, miejmy nadzieję, w przypadku Wiki Lubi Przyrodę, które chcę promować poprzez organizację warsztatów fotograficznych. Jedną z ogromnych zalet Wikimediów jest ich różnorodność, wymagająca od zespołu PR kreatywnego poszukiwania pomysłów na budowanie pozytywnego wizerunku i promowanie naszych projektów.

Komunikacja wewnętrzna

Nie jesteśmy już tym samym Stowarzyszeniem, co 10 lat temu - z kameralnej organizacji, w której wszyscy się znają, wyrośliśmy na prężnego NGO-sa, podejmującego liczne, równoległe projekty i wspierającego wiele inicjatyw wolontariackich. Dla organizacji działającej dzięki entuzjazmowi i pracy wolontariuszy, mającej w dodatku silne nastawienie otwartościowe, dobra komunikacja wewnętrzna jest niezwykle istotna - członkowie muszą być dobrze poinformowani o naszych działaniach, żeby mogli włączać się w nie, inspirować nimi, zgłaszać uwagi.

Do swoich zadań włączyłam informowanie członków o tym, co się dzieje, w formie zwięzłych, cotygodniowych raportów, na tyle krótkich, żeby dało się je przeczytać w parę minut i na tyle treściwych, żeby dawały pełen obraz projektów, prac Zarządu i inicjatyw GLAM. Archiwizowane na wiki Stowarzyszenia raporty tworzą jednocześnie kronikę, tego, co się działo. Wielu członków SWMPL dawało mi znać, jak bardzo brakowało im takich podsumowań i jak bardzo są zaskoczeni mnogością naszych działań.

Również ilość informacji dotyczących Wikimediów znacząco przyrosła - codzienne śledzenie list dyskusyjnych, artykułów prasowych i wydarzeń w projektach to wielogodzinna praca. Z tego strumienia informacyjnego wyławiam na bieżąco rzeczy ciekawe, ważne lub inspirujące i (jeśli nie nadają się na profile SWMPL w mediach społecznościowych) podrzucam je do grupy plwikipedia na FB lub na listy dyskusyjne. Co zaskakujące, stałam się też kimś w rodzaju ambasadora zarządu w społeczności - członkowie zwracali się do mnie po informacje związane z procedurą zgłaszania się po finansowanie projektów, po informacje o działaniach, z prośbami o weryfikację pomysłów.

Informacja to jednak nie wszystko – ważnym celem jest też inspirowanie i dowartościowywanie wolontariuszy. Naszym najcenniejszym zasobem są właśnie oni, ich pasja, energia, ich pomysły. Dlatego ważnym zadaniem jest zabezpieczenie wolontariuszy przed wypaleniem. Samo istnienie płatnych pracowników, którzy ściągają z wikimedian część zadań - czasem pracochłonnych, czasami niewdzięcznych, zawsze potrzebnych – pomaga. Ale to nie wystarczy. Stąd pomysł na wyjście poza standardowy zakres obowiązków w poszukiwaniu sposobów na utrzymanie aktywności wolontariuszy i docenienie ich pracy. Pierwszym takim pomysłem jest realizowana obecnie nagroda ProWikimedia. Na pewno przyszłość przyniesie kolejne.

Kurs na siostrzane

Już od etapu rekrutacji zaznaczałam, jak ważne jest dla mnie objęcie działaniami promocyjnymi również projektów siostrzanych. Nie chodzi tylko o ich wartość edukacyjną (choć również o nią), ale także o to, żeby zaprosić do współtworzenia projektów Wikimedia także osoby, dla których Wikipedia ma zbyt wysokie bariery wejścia lub które mają zainteresowania i kompetencje lepiej pasujące do innych projektów. Zanim to się jednak stanie należy rozpoznać potrzeby tych społeczności i ich oczekiwania wobec Stowarzyszenia. Na zlecenie Zarządu, po rozmowach z edytorami siostrzanych i przyglądaniu się pracy projektu, przygotowałam raporty dotyczące tych projektów, dzięki czemu w przyszłości będziemy mogli skutecznie wykorzystać ich potencjał i promować całą rodzinę Wikimedia.

Media społecznościowe

Zanim zaczęłam pracę w październiku sytuacja przedstawiała się następująco: profil Wikipedii na Facebooku prowadzony błyskotliwie przez Powerka, profil Wiki Lubi Zabytki był aktualizowany z doskoku, pozostałe profile nieaktywne. Profil Wikipedii na Twitterze połączony z profilem na Facebooku. Hasło do konta na YouTube utracone. Blog nieaktualizowany od wielu miesięcy. Pół roku później sytuacja jest zupełnie inna: blog aktualizowany regularnie, wiadomości, informacje o projektach, komunikaty, wypowiedzi wikimedian. Profile na Facebooku i G+: aktualizowane, zaliczające wzrost lajkujących (w tym np. aż 10% więcej fanów profilu Stowarzyszenia na FB), więcej osób włączonych w ich współtworzenie, nowe profile (Wikicytaty, Wiki Lubi Przyrodę, Wikimedia CEE Spring). Nawet trudna sytuacja profilu Wikiźródeł i związane z tym kontrowersje wyszły nam na dobre – w jego prowadzenie włączyła się społeczność, dzięki czemu stał się dużo bardziej ciekawy niż w czasach, kiedy prowadził go w izolacji TommyJantarek. Twitter: aktualizowany profil Stowarzyszenia, profil Wikipedii działający w nowej formule – po odłączeniu od FB Stowarzyszenia. Nadal pozostaje jeszcze trochę do zrobienia – nadal potrzeba nowego pomysłu na profile Wikinews czy Wikipodróży, dobrze byłoby włączyć więcej wolontariuszy w tworzenie bloga.

Pozostałe działania

Jako zespół PR wykraczaliśmy często poza swoje umowne obowiązki, angażując się chętnie we wszystkie potrzeby SWMPL. Czy chodziło o zredagowanie nowej treści broszury, czy zamówienie lub wycena gadżetów, czy też zaangażowanie się w organizację konferencji – byliśmy na posterunku. Czasem należało wejść w rolę wikiprzewodnika, zdarzało mi się pomagać mailowo lub telefonicznie instytucjom lub osobom, które poszukiwały w biurze prasowym pomocy w edycji.

Podsumowanie

Ostatnie 6 miesięcy było formą eksperymentu – Stowarzyszenie sprawdzało czy potrzebuje płatnego zespołu PR, zespół PR budował fundamenty, testował różne sposoby pracy nad wizerunkiem SWMPL, badał potrzeby Stowarzyszenia i społeczności. Wiemy już, jak wiele jest do zrobienia. Przed nami Wiki Lubi Przyrodę, konferencja Wikimedia Polska, intensyfikacja kampanii OPP, ProWikimedia. Ale też – konieczność zbudowania jeszcze lepszej współpracy ze społecznością (nadal wiele osób nie wie, że może nas po prostu i bez krygowania się zaprzęgać do pomocy przy swoich projektach), kontynuacja pracy przy promocji projektów siostrzanych, bardziej precyzyjne kampanie informacyjne (czyli np. skierowane do naukowców, do ekspertów, do kobiet, do seniorów, a nawet do PR-owców, którzy próbują poprawiać hasła o swoich klientach bez znajomości zasad Wikipedii, co zawsze kończy się źle). Budowanie przestrzeni do spotkań z różnymi grupami (w tym wymarzona, polsko-niemiecka konferencja akademicka w Słubicach).