Zlot Zimowy 2018/Raport

Zlot Zimowy 2018

Zloty Zimowe to coroczne spotkania wikimedian, mające na celu wymianę doświadczeń, poszerzenie wiedzy i praktyczną pracę nad problemami projektów Wikimedia.

O wydarzeniu

• 
• 
• 
• 

Zlot Zimowy odbył się w dniach 14-16 stycznia w Hotelu nad Mrogą w Rochnie pod Koluszkami. Podobnie jak w przypadku poprzednich zlotów, miejsce było nieco oddalone od większych ośrodków, aby zapewnić skupienie na pracy. Aby nie było to utrudnienie dla uczestników, Stowarzyszenie organizowało dojazdy busikiem z dworca w Koluszkach. To, co różniło to wydarzenie od poprzednich była jego długość - zlot wydłużyliśmy o dodatkowy dzień, aby podczas niego przeprowadzić warsztaty z edytowania Wikidanych.

W Zlocie uczestniczyło 52 osoby, z czego 17 zgłosiło się na warsztaty z Wikidanych. Według ankiety pokonferencyjnej, którą wypełniły 32 osoby (a więc 61% uczestników) zdecydowana większość (93%) brała już wcześniej udział w ogólnopolskich wydarzeniach Wikimedia. Wśród osób uczestniczących dominowali wikipedyści i wikipedystki (87,5%). Obecna była też reprezentacja Wikimedia Commons (53%), Wikidanych (25%), Wikisłownika i Wikiźródeł (oba 9%), po jednej osobie z Wikibooks i Wikipodróży

Zespół

• noclegi, wyżywienie, logistyka - Anna Matusiak
• zabawy integracyjne, ewaluacja konferencji, organizacja sal - Natalia Szafran-Kozakowska
• przygotowanie programu - Gdarin, Natalia Szafran-Kozakowska
• komisja oceniająca wykłady - Wulfstan, Gdarin, Ludmiła Pilecka
• moderatorzy - WTM, Aegis Maelstrom, Wojciech Pędzich, Maikking, Elfhelm
• gadżety druku 3D - Polimerek
• projektowanie graficzne - Nostrix

Program

Warsztat z Wikidanych

Autorzy najlepszych prezentacji i warsztatów otrzymali w podziękowaniu specjalne wiki-puchary

Przed zwykłym programem odbył się dla chętnych warsztat z Wikidanych, przeprowadzony przez Mastiego i PMG. Aby ocenić skuteczność warsztatu, porównaliśmy liczbę wykonanych przez osoby uczestniczące edycji w ciągu 10 tygodni przed warsztatem i 10 tygodni po warsztacie. Przed warsztatem wykonali oni łącznie 313 edycji w Wikidanych (średnio 19,5 edycji na uczestnika), po warsztacie liczba edycji wzrosła do 3067 (średnio 191 na uczestnika). Choć u 9 uczestników liczba edycji w Wikidanych nie wzrosła wcale lub wzrosła minimalnie, to u pozostałych zaszła wyraźny wzrost aktywności. Wystąpił on u 7 osób, przy czym dwie z nich przed warsztatem nie wykonały ani jednej edycji w projekcie. Tak więc efekty warsztatu były widoczne w praktyce u 43% osób przeszkolonych. Pozostali jednak mogli skorzystać w zakresie lepszego rozumienia i znajomości tego projektu.

Program ogólny

Program Zlotu Zimowego w założeniu ma mieć charakter bardzo konkretny i praktyczny i pozwolić na zwiekszenie konkretnych umiejętności, przepracowanie i przedyskutowanie określonych problemów projektów.

Łącznie program obejmował 18 punktów, przygotowanych przez 16 prelegentów i prelegentek. Zgodnie z ideą Zlotu w programie pojawiły się praktyczne warsztaty (związane m.in. z modelowaniem 3D, SPARQL i nagraniami audio). Odbyły się też dyskusje, wśród których warto zwrócić uwagę na dyskusję strategiczną oraz dyskusję problemową dotyczącą Wikidanych i Wikisłownika (dyskusję tę przeprowadził przedstawiciel WMDE).

96% osób zaznaczyło w ankiecie, że poziom Zlotu odpowiadał ich poziomowi wiedzy i doświadczenia. Większość stwierdziła, że dzięki wydarzeniu lepiej rozumieją problemy projektów Wikimedia (87%) i ma większą wiedzę o projektach siostrzanych (59%). A 84% deklaruje, że zdobytą na Zlocie wiedzę wykorzysta w praktyce w pracy w projektach Wikimedia. 62% deklaruje, że zwiększyła się też ich wiedza o Stowarzyszeniu.

Nagroda za najlepszy punkt programu

Aby podziękować uczestnikom za ich wkład w program merytoryczny, przyznaliśmy nagrodę za najlepsze wykłady i warsztaty, w formie wiki-pucharów. Wyboru zwycięzców dokonała trójka wolontariuszy.

Część integracyjna

W ramach Zlotu Zimowego jak zawsze duży nacisk kładziemy na zapewnienie uczesntikom możliwości lepszego poznania się i integracji. W sobotni wieczór wikimedianie mogli wziąć udział w zimowym ognisku. Przez pozostałe dni dostępna była specjalnie zaprojektowana gra planszowa wzorowana na popularnym Eurobiznesie (z planszą i kartami szans dopasowanymi do Wikipedii). W piątek zorganizowaliśmy też zabawę integracyjną dla chętnych.

• 
• 
• 
• 

Co się udało?

Natrafiłeś na hasła zaliczeniowe studentów prawa. Poprawiając je, tracisz kolejkę - planszowa gra z Wikipedią w tle pomogła w integracji uczestników i przywołała wspomnienia niedawnych wydarzeń w projekcie

• Goście międzynarodowi poszerzyli naszą perspektywę o perspektywę innych projektów językowych i organizacji - w tegorocznym zlocie udział wzięło dwóch przedstawicieli społeczności międzynarodowych - członek społeczności czeskiej oraz przedstawiciel Wikimedia Deutschland. Dzięki temu mogliśmy poznać projekty, które organizują nasi koledzy i koleżanki z Czech oraz włączyć swój głos do ważnej dyskusji o relacji Wikidanych i Wikisłownika.
• Gry planszowe związane z Wikimediami są zabawnym i angażującym sposobem na zintegrowanie uczestników i budowanie więzi z projektami. Mogą też być dostępne przez cały czas wydarzenia dla wszystkich, którzy mieliby ochotę z nich skorzystać pomiędzy sesjami.
• Spójna, wyjątkowa oprawa graficzna konferencji uzyskana dzięki zaangażowaniu wolontariusza-grafika, sprawiła, że programy i identyfikatory wyraźnie odróżniały się od programów i identyfikatorów z innych konferencji. Dzięki temu, kiedy przestały być już użyteczne podczas wydarzenia, stały się estetycznymi pamiątkami, a nie po prostu kolejnymi identyfikatorami. Opieka grafika pozwoliła też na wykonanie wszystkich materiałów w sposób czytelny i praktyczny.
• Powierzenie moderacji wolontariuszom sprawiło, że przebiegały one sprawnie i były dobrze moderowane, mówcy wiedzieli do kogo zwrócić się z problemem, a w salach panował ład. Jednocześnie mogliśmy wykorzystać potencjał naszej społeczności i włączyć ich we współtworzenie wydarzenia.
• Nagroda za najlepsze wykłądy i warsztaty pozwoliła nam docenić tych, którzy włożyli szczególnie dużo zaangażowania w przygotowanie ciekawych punktów programu i omówienie kwestii ważnych dla społeczności. Dzięki temu być może zachęcimy ich do ponownego włączenia się w program kolejnych wydarzeń. Jednocześnie ciekawa forma nagrody, czyli wikipuchar czyni ją atrakcyjną i niepowtarzalną - nie można jej kupić w sklepie, można ją jedynie otrzymać w nagrodę. Należy też dodać, że nagroda dodatkowo włączała kolejne osoby w pracę przy konferencji - puchary przygotował Polimerek, a zwycięzców wskazała trzyosobowa wolontariacka komisja.

Co się nie udało?

• W ankietach pojawiła się opinia, że Zlot powinien być skupiony wyłącznie na projektach Wikimedia, pozostawiając Stowarzyszeniu Konferencję. Sprawy SWMPL nie musiały być atrakcyjne dla wszystkich, dlatego warto, aby równocześnie istniała atrakcyjna alternatywa programowa dla osób, które nie są członkami organizacji.
• Zabrakło przejściówek, a w jednej z sal nie było konferencyjnego laptopa, co spowodowało opóźnienie sobotnich porannych wykładów w małej sali. W przyszłości warto bardziej zadbać o komfort prelegentów i prelegentek.
• Koordynacja hotelowego busa z przyjazdami uczestników na stację w Koluszkach była niełatwym zadaniem, dlatego też nie przebiegła bez pewnego zamieszania i opóźnień.

Co zrobilibyśmy inaczej?

• Przez ostatnie 3 lata Zlot odbywał się w miejscowościach oddalonych od dużego miasta. W założeniu miało to służyć większemu skupieniu oraz integracji społeczności, zgromadzonej w jednej lokalizacji. Coraz częściej słyszmy jednak głosy, że tego typu lokalizacja jest dla wielu osób barierą do udziału i że (mimo zapewnianego przez nas transportu z dworca) nie decydują się wziąć udziału w Zlocie. Dlatego w 2019 roku postawimy na bardziej dostępną komunikacyjnie lokalizację.
• Organizując warsztaty z Wikidanych zapewnilibyśmy dwie równoległe ścieżki dla dwóch poziomów zaawansowania, może też wstępną ankietę dotyczącą znajomości projektu - dopasowanie poziomu warsztatu do publiczności było pewnym wyzwaniem

Budżet

Kategoria	Informacje	Koszt usługi	Uwagi
Konferencja
Sale konferencyjne	Dostępne były dwie sale konferencyjne - duża i mała.	1045,50 zł
Usługi gastronomiczne
Przerwy kawowe		1451, 40 zł
Wyżywienie	Kolacja w czwartek, piątek i sobotę, obiady w piątek, sobotę i niedzielę	8395,92 zł
Hotel
Zakwaterowanie		11277,2 zł
Inne
Przejazd uczestników z dworca	Transport uczestników i uczestniczek z dworca w Koluszkach	222,37 zł
Druki i materiały	Identyfikatory, smycze, gra planszowa, programy konferencyjne	389,91 zł
Dofinansowania dojazdów
Dofinansowania dojazdów	Dofinansowania na wniosek składany do zarządu	1319,96	Doofinansowanie przyznano 6 osobom
Łączne koszty			24102,26 zł

Ocena konferencji

Mierniki sukcesu

#	Zakładany rezultat	Osiągnięty rezultat
1.	Co najmniej 60% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że dzięki konferencji czuje się bardziej zintegrowana ze społecznością	94% (72% zdecydowanie się zgadza, 22% zgadza się)
2.	Co najmniej 50% uczestników potwierdzi, że wykorzysta zdobytą na konferencji wiedzę w projektach Wikimedia	84% (34% zdecydowanie się zgadza, 50% zgadza się)
3.	Co najmniej 50% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że dzięki konferencji bardziej zmotywowanych do działania w projektach Wikimedia	90% (37% zdecydowanie się zgadzam, 53% zgadza się)

Inne mierniki

• Hotel - 94% oceniło zakwaterowanie w hotelu dobrze lub bardzo dobrze. Sale konferencyjne były ocenione jednoznacznie pozytywnie - 100% uczestników oceniło je bardzo dobrze lub dobrze.
• Wyżywienie - 81% oceniło wyżywienie dobrze lub bardzo dobrze, pozostali średnio. Nie było ocen negatywnych.
• Organizacja - 87% pozytywnie oceniło kontakt z organizatorami przed zlotem, a 90% - podczas zlotu. 93% dobrze lub bardzo dobrze dostępność informacji o zlocie.
• Motywacja - 75% osób zgodziło się ze stwierdzeniem, że po konferencji czują się zmotywowani do większego zaangażowania w sprawy Stowarzyszenia