Jak to się robi/Organizacja Walnego Zebrania Członków

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Czytając poniższą listę należy pamiętać, że:

  • sekretarz może wydawać polecenia pracownikowi administracyjnemu (PA)
  • w ostateczności decyzyjność dot. organizacji walnego należy do zarządu

Zwołanie Walnego[edytuj]

  1. Ustalić zasady zbierania punktów do porządku obrad walnego (sekretarz)
  2. Ustalić orientacyjny (niewiążący) termin Walnego (sekretarz/PA)
  3. Zakomunikować termin Walnego członkom - wysłać indywidualne maile z użyciem BCC/UDW (sekretarz/PA)
  4. Przygotować uchwałę o zwołaniu Walnego (sekretarz)
    • Ustalić porządek obrad
      • Projekty uchwał
        • Zatwierdzenie planu/sprawozdań
        • Zmiany w statucie
        • Inne
      • Głosowania personalne
    • Przyjąć uchwałę
    • Zamieścić uchwałę na wiki
  5. (Zob. punkt o przygotowaniu platform)
  6. Utworzyć stronę wydarzenia na wiki według wzoru (PA)
    • Zamieścić porządek obrad
      • Poprosić o publikację jak największej części materiałów do Walnego (plany, sprawozdania itd.) z wyprzedzeniem na wiki (sekretarz)
      • Przybliżyć spodziewany czas trwania poszczególnych punktów
      • Jeżeli w porządku obrad jest mowa o dokumentach - podlinkować je
      • Sprawdzić proponowane brzmienie uchwał
    • Wkleić regulamin poprzedniego Walnego
    • Jeżeli mają być głosowania tajne (wyborcze) - także regulamin głosowań tajnych w brzmieniu z ostatniego Walnego, na którym obowiązywał
  7. Poinformować członków o Walnym (sekretarz/PA)
    • Wysłać indywidualne maile + wikimediapl-l z użyciem BCC/UDW

Obsługa techniczno-logistyczna[edytuj]

  1. Jeżeli PA będzie nieobecny (sekretarz/dyrektor)
    • Wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za pomoc sekretarzowi
    • Poinformować go o zakresie obowiązków i nadać uprawnienia
  2. Przygotować prelegentów (sekretarz)
    • Kto otwiera zebranie, proponuje regulamin i przeprowadza wybory do prezydium
    • Kto prezentuje kolejne punkty obrad
    • Zorganizować im test użycia oprogramowania (PA)
  3. Przygotować platformy do komunikacji i głosowań (PA)
    • Zoom - przed Walnym upewnić się, że sekretarz lub PA mają dostęp premium [zoptymalizować: kto w którym momencie ma mieć premium? czy wystarczy dać premium kontu kontakt@ i przez nie tworzyć i rozpoczynać WZC?]
    • Jeżeli mają być głosowania tajne (wyborcze) - wykupić SecretVote
  4. Wysłać mail “przypominajkowy” do członków z linkiem do rejestracji (sekretarz/PA)
    • Utworzyć formularz do rejestracji według wzoru
    • Utworzyć plik z kokpitem dla prezydium według wzoru i powiązać go z formularzem
    • W mailu zamieścić instrukcję do obsługi oprogramowania/link do instrukcji
    • Udostępnić formularz sekretarzowi/PA
  5. Utworzyć plik z zalążkiem protokołu według wzoru (PA)
  6. Sekretarz i PA - umówić się na uczestnictwo Walnym z tego samego miejsca

Otwarcie Walnego[edytuj]

  1. Otworzyć połączenie co najmniej 10 minut przed zakomunikowanym początkiem rejestracji (sekretarz/PA)
  2. Nadać co-hosta:
    • PA
    • opcjonalnie: zarządowi i dyrektorowi
  3. Zakomunikować wszystkim mającym hosta i co-hosta, że tylko jedna osoba (domyślnie: PA) wpuszcza z poczekalni do głównej sali.
  4. Wpuszczając, na bieżąco:
    • Aktualizować listę obecności na “obecny”
    • Aktualizować liczbę “obecnych” pełnomocnictw (liczbę pełnomocnictw, którymi dysponują osoby obecne)
    • Zmieniać nie-członkom nicki, dodając (NC) na początku nicka
    • Jeżeli ktoś dał pełnomocnictwo, jest obecny, ale nie będzie głosował, dopisać (Nie głosuje) na początku nicka
  5. Nagrać przebieg obrad
    • Jedną - dwie minuty przed godziną pierwszego terminu zacząć nagrywanie
    • Po otwarciu i stwierdzeniu braku kworum włączyć pauzę
    • Jedną - dwie minuty przed godziną drugiego terminu wznowić nagrywanie
    • W trakcie przerw włączać pauzę
    • Po ogłoszeniu zamknięcia obrad wyłączyć nagrywanie

Współpraca z prezydium[edytuj]

  1. W trakcie konstytuowania się prezydium
    • Podzielić się plikiem do protokołu (z prawem do edytowania) + udostępnić plik każdemu, kto ma link (z prawem do komentowania)
    • Nadać każdemu członkowi prezydium co-hosta
    • Zaoferować dostęp do Slacka lub Discorda
  2. Po ukonstytuowaniu się prezydium przejść na tryb “porządkowy” - wyciszyć wszystkich nie-co-hostów bez prawa do unmute
  3. Po walnym zrzucić na dysk nagranie i udostępnić je umówionym (idealnie: wszystkim) członkom prezydium

KRS (maks. 7 dni po Walnym)[edytuj]

Tylko jeśli zmieniają się jakieś dane w KRS

  1. Skorzystać z Portalu Rejestrów Sądowych
  2. Wypełnić Z20 i skompletować załączniki do Z20 (najlepiej tuż po WZC)
    • Protokół
    • Regulamin(y)
    • Uchwały
    • Lista obecności
  3. Podpisać podpisem zaufanym - problemy z podpisem KIR

Pakiet szkoleniowy dla prezydium[edytuj]

  • Przewodniczący powinien:
    • asertywnie przerywać wypowiedzi, jeżeli osoba zabierająca głos mówi zbyt długo lub odbiega od tematu
    • pamiętać, że wg regulaminu WZC komentarze na czacie nie są formą zabierania głosu - jeżeli chce, może je zignorować
  • Sekretarz WZC powinien nie uwzględniać komentarzy z czatu, chyba że prezydium postanowi inaczej
  • Po opracowaniu pierwszej wersji protokołu prezydium powinno wyznaczyć krótki (maks. tydzień) termin do wnoszenia poprawek
  • Prezydium powinno opublikować protokół lub przekazać je kierownikowi biura (kontakt@wikimedia.pl) do publikacji jak najszybciej po upłynięciu terminu na wnoszenie poprawek.
  • Dobra praktyka: raz na rok - dwa lata szkolenie dla potencjalnych chętnych do prezydiów:
    • z prowadzenia spotkań
    • z prawa o stowarzyszeniach i o KRS
    • z obsługi Zooma i SecretVote