Jak to się robi/Organizacja konferencji

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
Recepcja, rejestracja (27405572886).jpg

Jako Stowarzyszenie corocznie organizujemy dużą konferencję dla naszych członków, organizowaliśmy też zloty i spotkania robocze. Ta strona ma zbierać uwagi, sugestie i lekcje dotyczące lepszej organizacji takich wydarzeń. Stworzona została na podstawie przeprowadzonych dotychczas ankiet i uwag mailowych.

Kwestie organizacyjne[edytuj]

  • osoby odpowiedzialne za konferencję, do których można zgłosić się z pytaniami lub prośbami technicznymi, powinny być wyraźnie wyróżnione lub wskazane na początku konferencji
  • serwis kawowy powinien znajdować się poza salą konferencyjną, w osobnej przestrzeni, w której uczestnicy mogliby swobodnie rozmawiać, nie zagłuszając prezentacji
  • należy sprawdzić czy na miejscu jest kącik dla dzieci (coraz więcej uczestników i uczestniczek z nimi przyjeżdża), sprawdzić czy może jest zapotrzebowanie na animację/opiekę
  • zapewnić właściwą liczbę gniazdek na sali
  • zapewnić osobom, które nie chcą być fotografowane specjalne naklejki informujące o tym

Program[edytuj]

Edytuj jak PMG (27402386011).jpg
  • warto zadbać o osoby prowadzące prezentacje - przed konferencją zapytać o to, czy na potrzeby wyświetlania prezentacji chcą korzystać z własnego, czy naszego sprzętu, zapewnić odpowiednie przejściówki do podłączenia ich komputerów itp.
  • każda sesja powinna mieć opiekuna (facylitatora), odpowiadającego za porządek dyskusji, zmieszczenie się w czasie przewidzianym na prezentacje, pomoc wykładowcom itp.
  • zapewnić przestrzeń na temat, który może wyniknąć w ostatniej chwili i będzie wymagał pogłębionej dyskusji
  • program powinien być podzielony na wyraźnie wyodrębnione bloki tematyczne
  • należy zadbać o odpowiednio dużo czasu na dyskusję po sesjach

Społeczność[edytuj]

  • uczestnicy powinni mieć zapewnione miejsce (np. niewielką salkę) do swobodnych rozmów lub swobodnego edytowania
  • konferencję można otworzyć jakąś sesją typu icebreaker, szczególnie jeśli na konferencję przybyło wielu nowych uczestników
  • częste przerwy kawowe pomagają w integracji społeczności i w skupieniu się na prezentacjach
  • należy zapewnić atrakcje wieczorne, np. zwiedzanie miasta, kolację
  • estetyczne, spersonalizowane identyfikatory pozwolą lepiej rozpoznać się uczestnikom

Dodatkowe zasoby[edytuj]

Organizacja konferencji[edytuj]

Projektowanie programu[edytuj]

Inne[edytuj]