Jako Stowarzyszenie corocznie organizujemy dużą konferencję dla naszych członków, organizowaliśmy też zloty i spotkania robocze. Ta strona ma zbierać uwagi, sugestie i lekcje dotyczące lepszej organizacji takich wydarzeń. Stworzona została na podstawie przeprowadzonych dotychczas ankiet i uwag mailowych.
osoby odpowiedzialne za konferencję, do których można zgłosić się z pytaniami lub prośbami technicznymi, powinny być wyraźnie wyróżnione lub wskazane na początku konferencji
serwis kawowy powinien znajdować się poza salą konferencyjną, w osobnej przestrzeni, w której uczestnicy mogliby swobodnie rozmawiać, nie zagłuszając prezentacji
należy sprawdzić czy na miejscu jest kącik dla dzieci (coraz więcej uczestników i uczestniczek z nimi przyjeżdża), sprawdzić czy może jest zapotrzebowanie na animację/opiekę
zapewnić właściwą liczbę gniazdek na sali
zapewnić osobom, które nie chcą być fotografowane specjalne naklejki informujące o tym
warto zadbać o osoby prowadzące prezentacje - przed konferencją zapytać o to, czy na potrzeby wyświetlania prezentacji chcą korzystać z własnego, czy naszego sprzętu, zapewnić odpowiednie przejściówki do podłączenia ich komputerów itp.
każda sesja powinna mieć opiekuna (facylitatora), odpowiadającego za porządek dyskusji, zmieszczenie się w czasie przewidzianym na prezentacje, pomoc wykładowcom itp.
zapewnić przestrzeń na temat, który może wyniknąć w ostatniej chwili i będzie wymagał pogłębionej dyskusji
program powinien być podzielony na wyraźnie wyodrębnione bloki tematyczne
należy zadbać o odpowiednio dużo czasu na dyskusję po sesjach