Jak to się robi/Spotkanie z darczyńcami

Jednym z efektów konferencji Wikimedia w Berlinie wiosną 2016 roku było spotkanie, jakie wspólnie z WMF zorganizowaliśmy dla darczyńców z terenu Warszawy i okolic. Gośćmi spotkania była grupa ok. 100 spośród osób, które wpłaciły większe sumy na konto WMF podczas akcji fundraisingowej. Przy okazji organizacji imprezy sporo się nauczyliśmy, przekonaliśmy się też, że ten sposób dotarcia do osób wspierających Wikimedia finansowo można i należy replikować także w naszej, lokalnej skali, na przykład w odniesieniu do darczyńców przekazujących na WMPL 1% swojego podatku.

Organizacja

Jak to zorganizowaliśmy

W toku uzgodnień z WMF ustaliliśmy, że spotkanie będzie miało formę rautu/ cocktail party dla ok. 100 gości: darczyńców WMF oraz osób towarzyszących.
Jak poinformowała nas WMF, do dobrych praktyk przy organizacji takich imprez należy, by ok. 20 proc. obecnych stanowili wikimedianie.
Na jakiś miesiąc przed spotkaniem (dalej: dzień D) zaczęliśmy poszukiwania miejsca. Wybór padł na restaurację Aleje 3 w przyziemiu Muzeum Narodowego w Warszawie, oraz przyległą do niej salę edukacyjną. Jako że zdecydowaliśmy się na restaurację, odpadły nam kłopoty z zamawianiem osobno cateringu, wina itd. Zwiększyło to jednak ostateczny koszt imprezy, a ustalenia z restauracją i tak trwały do dnia D, więc nie było to wielkie ułatwienie organizacyjne.
na trzy tygodnie przed dniem D przygotowaliśmy dwujęzyczne zaproszenie: osobisty list, wystosowany przez zapraszającego (w tym wypadku: Lisę Gruwell z WMF), skierowany imiennie do konkretnego darczyńcy. W liście wyjaśniliśmy, że spotkanie ma być formą podziękowania za wsparcie, a jednocześnie okazją do poznania ludzi, którzy faktycznie stoją za projektami Wikimedia. List zawierał także prośbę o RSVP i link do formularza w którym darczyńcy imiennie wpisywali siebie i osoby towarzyszące na listę obecności. Większość obecnych skorzystała ostatecznie z formularza, ledwie ok. 6 osób odesłało odpowiedź mejlem.
Na tydzień przed spotkaniem wysłaliśmy (tu: biuro WMF) krótki mejl przypominający, zawierający także podstawowy plan imprezy.

Program imprezy

Program imprezy zaplanowaliśmy bardzo luźno, by mieć możliwość ewentualnej modyfikacji:
- 16:30 - Maraton edycyjny/spotkanie wikipedystów na miejscu (by ściągnąć wikimedian, którzy w dalszej części będą służyć za przewodników). W tym czasie rozstawiamy roll-upy Wikimediów po całym muzeum itd.
- 17:00 - lunch (ostatecznie odwołany ze względu na liczbę gości - szczegóły poniżej)
- 17:30 - luźny początek imprezy, schodzą się pierwsi goście. Przy wejściu stolik z materiałami propagandowymi, miska na wizytówki, część wikimedian siedzi przy komputerach i edytuje, inni uczą lub pokazują, jeszcze inni krążą wśród gości i zabawiają rozmową
- 18:45 - początek programu oficjalnego (18:45, lub kiedy ok. 75 proc. gości będzie obecnych)
  - krótkie (maks 5 minut, bez pytań z sali) przemówienia. W tym wypadku:
    - Lisa Gruwell z WMF o wspieraniu wikimediów + podziękowanie dla darczyńców (Aegis tłumaczy na polski)
    - Polimerek ogólnie o WMPL i czym się zajmujemy (i jak można nas wspierać - i dlaczego warto)
    - Marta Malina Moraczewska o GLAM
    - Halibutt o PSiA i wikiwarsztatach
    - na zakończenie - przedstawienie planu na resztę wieczoru: łapcie nas i pytajcie. Tego o to, tamtą o co innego, itd.
      - Kto chce - niech dołącza do edytujących, nauczymy.
      - kto chce - niech dołącza do Marty, pokaże fajne rzeczy GLAMowe, Magalia opowie o swojej działce, Awersowy o swojej, itd.
      - kto chce - niech po prostu chodzi, podziwia i pije
- 19:00 - 22:30 - reszta imprezy

Co poszło tak?

Udało się faktycznie zgromadzić w jednym miejscu ogromną grupę darczyńców, ludzi zainteresowanych wikimediami, a jednocześnie wspierających je finansowo
Pomysł na luźny program się sprawdził: wokół osób wskazanych jako mogące opowiedzieć o konkretnych sprawach gromadził się spory tłumek dyskutantów, goście faktycznie byli ciekawi nie tylko spraw ogólnych, ale też całkiem konkretnych.
Dobrze sprawdziła się idea dwóch przyległych sal, choć od pewnego momentu w mniejszej salce, gdzie wikipedyści mieli sobie w spokoju siedzieć i klepać w klawiatury, była pusta - wszyscy ruszyli do głównej sali.
Udało nam się już na miejscu przekazać najważniejszy przekaz: że wikimedia można wspierać na wiele różnych sposobów. Z tych rozmów już wynikło sporo obiecujących projektów, choćby kontakt do agencji reklamowej, która chciałaby nam pro bono wyświetlić reklamę WMPL, albo namiar na prawnika, który chciałby nas reprezentować przed KRS.

Co poszło nie tak?

Nauczeni doświadczeniem wcześniejszych maratonów edycyjnych uznaliśmy, że na wcześniejsze spotkanie Wikipedystów nie przyjdzie nikt z gości. Tymczasem pojawiło się ze 20 osób i sala edukacyjna pękała w szwach od osób chętnych do nauki edytowania.
Mimo że oficjalnie listę zamykaliśmy na tydzień przed D (taki też był wymóg restauracji), w ciągu ostatniego weekendu przed D lista gości urosła znacząco, a ostatniej nocy (!) przed imprezą - dwukrotnie.

Co mogliśmy zrobić lepiej

Wybrać mniej prestiżowe miejsce, za to takie, w którym mielibyśmy większą kontrolę nad organizacją imprezy. Moglibyśmy także zamówić tańszy (a nie mniej smaczny) catering w firmie zewnętrznej.
Podpisać umowę wstępną z właścicielami restauracji. Oszczędziłoby to wiele stresu gdy w ostatnich tygodniach pojawiły się problemy komunikacyjne w trójkącie my-WMF-restauracja.
Mniej czasu tracić na komunikację ze wszystkimi interesariuszami. Przykład: przy wyborze miejsca sporo czasu poświęciliśmy na sprawdzanie wielu różnych opcji. W zupełności wystarczyłoby WMF przedstawienie trzech do wyboru - trzech, które i tak były pierwszymi typami.
Zaplanować więcej atrakcji dla gości. Samo ocieranie się ramionami, krótki program oficjalny i biforek w postaci maratonu edycyjnego to odrobinę za mało. Atrakcją w naszym wypadku mogłyby być proste zadania fotograficzne by pokazać w praktyce jak działa Commons, fotobudka, może wikidata - the game?
Zaprosić więcej wikipedystów. Z doświadczeń WMF wynika, że dobrą praktyką jest, by na sali było ok. 20 proc. wikimedian.
Zróżnicować przekaz o naszych projektach - pochwaliliśmy się tymi związanymi ze sztuką i ekspedycjami, warto byłoby dodać jeszcze coś dla naukowców, których na sali było sporo (np. Labpstryk)
Wyróżnić wikipedystów (chociażby przypinkami), żeby darczyńcy wiedzieli kogo mogą zaczepiać
Mogliśmy już w zaproszeniu wspomnieć o kwestii zdjęć: na miejscu robiliśmy zdjęcia, ale że impreza była zamknięta a od uczestników nie zbieraliśmy zgody na wykorzystanie ich wizerunku, nie możemy opublikować większości z nich. Na przyszłość trzeba będzie to lepiej rozwiązać, na przykład wspomnieć w zaproszeniu, że na miejscu będą fotografowie i identyfikatory z przekreślonym aparatem.

Zobacz też