Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Sponsorzy - Sp5uhe - sponsor: Netia - 100%
Propagowanie Konferencji - Ency, Polimerek, 100%
Zrobienie listy VIP-ów, do których należy wysłać cyrkularz - Sp5uhe, 100% (cyrkularz dostępny tutaj tutaj
Poinformowanie społeczności na WP:TO, liście ogólnej, sitenotice (pl.wiki, pl.wikinews) - Przykuta, 100%
Strona Konferencji (na wiki) - Przykuta, 100%
Internet na miejscu - bezprzewodowy, darmowy
Załatwienie transportu - własny, ew. busy Otrzymaliśmy egzemplarze okazowe Acta Physica Polonica Otrzymaliśmy egzemplarze okazowe niektórych z czasopism wydawanych przez Axel Springer Polska Sp. z o.o. Plik:Zielone Brygady.JPG Otrzymaliśmy egzemplarze okazowe czasopisma Zielone Brygady Faza 1: do końca stycznia
Przygotowanie logo, wymyślenie motta - logo (100%), motto (100%)
Przygotowanie strony WWW - robi się na wiki stowarzyszenia - 100%
Stworzenie bazy z potencjalnymi wykładowcami - (dokument google, skoroszyt wykłady) - Mat86, 100%
Rekonesans w OSW KPRM - Ala_z, Sp5uhe Faza 2: do końca marca
Wybranie ostatecznej wersji loga (do 13 lutego) - 100%
Przygotowanie 1. cyrkularza - Reytan, 100% (dostępny tutaj Wysyłka cyrkularza do zainteresowanych potencjalnie osób - Reytan, 100%
Tłumaczenie cyrkularza na jęz. angielski - Masti, 100% (dostępny tutaj
Załącznik w docu do akredytacji - Szwedzki, 100% (dostępny tutaj Tłumaczenie wniosku akredytacyjnego - en:Masti, 100% (dostępny tutaj
Rozesłanie zaproszeń do potencjalnych wykładowców - Mat86, 100%
Poszukiwanie sponsorów - Sp5uhe, sponsor: Netia - 100%
Tłumaczenia strony konferencji - 100% (strona konferencji gotowa, ru:Ency 100%, en:Masti 100%)
Poinformowanie społeczności na WP:TO, liście ogólnej, sitenotice (pl.wiki, pl.wikinews) - Przykuta, 100%
Wstępna lista uczestników (po zakończeniu rozsyłania cyrkularza) - 100%, 55 uczestników (2009-04-01 00:00)
Na koniec marca - wstępna lista najważniejszych wykładowców - 100%, 12 wykładowców (2009-04-01 00:00)
Na koniec marca - powiadomienie wszystkich wykładowców, którzy przesłali wnioski do 15 marca o ich przyjęciu - 100%
Na koniec marca - wstępne szacunki ile możemy liczyć od sponsorów - uzgodniono - 100%
14 marca - wizyta w OSW KPRM i dogranie spraw na miejscu z ośrodkiem - Ala_z, Patrol110, Sp5uhe Faza 3: do połowy kwietnia
Poszukiwanie sponsorów - Sp5uhe, sponsor: Netia, 100%Gromadzenie danych o wykładach, zaproszonych gościach, uczestnikach - 100%
Przygotowanie listy wycieczek i spotkań towarzyskich - 100%
Gromadzenie wpłat od uczestników (miesiąc przed - zakończenie zapisów) - Drozdp, 100%
Lista uczestników - 100%Wysłanie 2. cyrkularza z prośbą o potwierdzenie uczestnictwa - Patrol110, 100%
Załatwienie sprzętu - na miejscu nie ma komputerów - Masti, 100%
Przygotowanie identyfikatorów (dwa tygodnie przed - czyli połowa kwietnia) - WarX, 100%
Przygotowanie listy wycieczek i spotkań towarzyskich (dwa tygodnie przed) - 100%
Przygotowanie listy rozrywek na miejscu (dwa tygodnie przed) - 100%
Ostateczne dogranie spraw ze sponsorami (dwa tygodnie przed) - 100%Obsługa medialna przed zlotem - rozesłanie informacji do mediów i VIP-ów - Sp5uhe, 100% Faza 4: do tygodnia przed konferencją
Ostateczna wersja programu (tydzień przed)
Rozesłanie powiadomień o przyjęciu wniosków z wykładami do osób, które prześlą je po 15 marca.
Wyznaczenie przewodniczących sesji wykładowych (ktoś musi pilnować porządku z czasem, kolejnością referentów itd.)
Druk materiałów (tydzień przed)
Przesłanie listy osób chętnych na noclegi i obiady (tydzień przed)
Przesłanie listy akredytowanych uczestników (to można na dwa dni przed)
Wyznaczenie osób do sekretariatu Faza 6: Na miejscu
Wszystkie zadania, które trzeba wykonać na miejscu
Sprawdzenie działania sprzętu i instalacja
Zorganizowanie sekretariatu
Zorganizowanie miejsca, w którym odbywać się będzie Popołudnie z Wikipedią - sala wykładowa lub na zewnątrz budynku (w zależności od pogody)
Catering - przydzielanie stolików itp. sprawy nie będzie przydzielania miejsc na stołówce i kartek na wyżywienie Faza 7: Po konferencji
Rozliczenie się z ośrodkiem i Stowarzyszeniem
Listy z podziękowaniami do sponsorów, VIP-ów, wysyłanie potwierdzeń uczestnictwa
