Stowarzyszenie Wikimedia Polska ogłasza konkurs ofert na organizację Konferencji Wikimedia Polska 2014.

Sugerowane jest miejsce, do którego łatwo dotrzeć różnymi środkami transportu oraz oferujące dogodne warunki konferencyjne (w tym dostępność do sieci Internet). Konferencja odbędzie się w dniach 9-11 maja 2014 roku.

Termin składania ofert mija 11 lutego 2014 o godzinie 20:00. Decyzja o wyborze oferty zostanie podjęta przez Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska.

Do oceny będą brane pod uwagę następujące kryteria:

łatwość dojazdu,
liczba osób gotowych pomóc przy organizacji,
warunki konferencyjne i lokalizacji miejsca noclegu.

Uwaga - jeśli nie jesteś w stanie podać wszystkich szczegółów sugerowanych w poniższym wzorze oferty, ale jesteś zainteresowany/-a zorganizowaniem konferencji, to proszę wpisać poniżej deklarację oraz przydatne informacje.

Wszelkie pytania można zadawać na stronie dyskusji.

Szczegóły na czym polega konferencja można znaleźć na stronie Konferencja Wikimedia Polska.

Wzór oferty

== Nazwa oferty ==
Ogólny, krótki opis miejsca
=== Miejsce ===
detale o miejscowości - gdzie, kiedy, jak jest z dojazdem środkami komunikacji publicznej
=== Obrady ===
Opis sal obrad - ich cena wynajęcia, liczba miejsc, dostęp do internetu
=== Nocleg ====
Cena i miejsce noclegu - ile miejsc, w jakim standardzie, jak daleko od miejsca obrad
=== Wyżywienie ===
Ceny, opcje, gdzie
=== Koszt łączny ==
Koszt łączny i w przeliczeniu na osobę za całość.
=== Organizatorzy ===
Kto na miejscu to będzie organizował

Oferty

Poznań - Hotel Mercure

Dobrze skomunikowane miejsce w centrum Poznania. Nocleg i konferencja w jednym miejscu.

Miejsce

Hotel Mercure Poznań (strona firmowa) to średniej klasy hotel sieci Accor położony w samym centrum Poznania (dawny hotel Merkury), przy rondzie Kaponiera.

W zasięgu spaceru (25 min) znajduje się Stary Rynek, Zamek Cesarski, Teatr Wielki, Filharmonia Poznańska, dzielnica Jeżyce, a także dwa centra handlowe (Stary Browar i Poznań City Center).

W zasięgu pieszym (ok. 900 metrów) znajduje się dworzec główny PKP i PKS.

Poznań posiada duży węzeł kolejowy (główne kierunki: Szczecin, Pił, Gdańsk, Olsztyn, Bydgoszcz/Toruń, Warszawa, Kraków, Wrocław, Berlin) i przebiega przez niego kilka dróg krajowych (5, 11, 92) oraz autostrada A2. Dworzec PKS i PKP położone są w centrum miasta.

Obrady

Sala Menuet Cantata, 118 m2, do 100 osób w układzie teatralnym. Wyposażenie: klimatyzacja, podium, ekran/rzutnik, nagłośnienie i mikrofon, WiFi.

Cena: 1000 zł/dzień.

Nocleg

Pokoje jedno i dwuosobowe w standardzie ***/****, dostępne również pokoje rodzinne, ze śniadaniem, w tym samym obiekcie co miejsce obrad. Klimatyzacja, WiFi, telewizor, zestaw do kawy/herbaty. Zwierzęta mile widziane (40 zł/dobę).

Cena katalogowa: 290 zł/noc.

Wyżywienie

Kolacja bufetowa (70 zł/os.) w dniu przyjazdu na terenie hotelu, dwie przerwy kawowe w ciągu dnia (21/os./szt.), lunch bufetowy w połowie dnia obrad (75 zł/os.).

W sobotę wieczorem wyjście integracyjne na Stare Miasto.

Koszt łączny

Spodziewany całkowity (noclegi, konferencja, dofinansowanie, parkingi, gadżety, atrakcje dodatkowe) koszt łączny został oparty o rozliczenie i ilość uczestników zeszłorocznej Konferencji (85 osób, w tym 60 z opcją noclegu i 75 z opcją wyżywienia).

Całkowity: 48 500 zł, w tym:
- Część noclegowa: 17 400 zł
- Część konferencyjna: 22 040 zł
- Dofinansowanie: 4 000 zł
- Atrakcje: 2 550 zł
- Gadżety i pozostałe: 2340 zł
Na osobę (przy 85 uczestnikach): ok. 570 zł.

Organizatorzy

Główny organizator: NH2501. Organizatorzy wspomagający: Awersowy, Magalia, i Maikking.

Poznań - MTP + Hotel Lech

Tańsza opcja zachowująca położenie obiektów w centrum i noclegu wszystkich gości w jednym miejscu, okupiona rozdzieleniem miejsca noclegowego od miejsca konferencji.

Miejsce

Miejsce konferencji

Międzynarodowe Targi Poznańskie, to największy organizator targów w Europie Środkowo-Wschodniej. Dysponuje rozległym i zróżnicowanym zapleczem konferencyjnym w samym centrum Poznania.

Miejsce noclegu

(strona firmowa) to niesieciowy hotel w standardzie dwugwiazdkowym położony w samym centrum Poznania, przy ulicy Święty Marcin, w bezpośrednim sąsiedztwie Zamku Cesarskiego.

W zasięgu spaceru od obu obiektów (oddalonych od siebie o 1200 metrów, 15 minut pieszo) znajduje się Stary Rynek, Zamek Cesarski, Teatr Wielki, Filharmonia Poznańska, dzielnica Jeżyce, a także dwa centra handlowe (Stary Browar i Poznań City Center).

W zasięgu pieszym (ok. 400 metrów) znajduje się dworzec główny PKP i PKS.

Poznań posiada duży węzeł kolejowy (główne kierunki: Szczecin, Pił, Gdańsk, Olsztyn, Bydgoszcz/Toruń, Warszawa, Kraków, Wrocław, Berlin) i przebiega przez niego kilka dróg krajowych (5, 11, 92) oraz autostrada A2. Dworzec PKS i PKP położone są w centrum miasta.

Obrady

Sala na III piętrze pawilonu IV (foto nr 1, foto nr 2). Na 100 osób w układzie teatralnym. Wyposażenie: podium, ekran/rzutnik, nagłośnienie i mikrofon.

Cena: 270 zł/dzień.