Biuletyn Informacji Publicznej

Konferencja Wikimedia Polska 2016/Miejsce/Propozycje

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

◄ 20152017 ►

.


         



Konferencja ma się odbyć 3-5 czerwca 2016. Zarząd Stowarzyszenia zdecydował, że odbędzie się ona w Lublinie.


Bydgoszcz[edytuj]

Hotel Słoneczny Młyn Bydgoszcz
Proponowane miejsce 
Hotel Słoneczny Młyn to położony bezpośrednio nad rzeką Brdą hotel czterogwiazdkowy, który powstał dzięki zaadaptowaniu na cele usługowe XIX-wiecznych Młynów Kentzera.
Sala konferencyjna

Hotel posiada 5 sal konferencyjnych pozwalających na organizację imprez do 300 osób. Proponowana nam sala pomieści nawet 200 uczestników, co pozwoli na organizację Konferencji Wikimedia Polska 2016 w komfortowych i swobodnych warunkach.

Nocleg

Do dyspozycji hotel oddaje 96 pokoi: 3 pokoje 1-osobowe, 84 pokoje 2-osobowe, 4 pokoje typu Junior Suite, 4 pokoje typu Superior, 1 Apartament dwupoziomowy.

Wyżywienie
  • obiadokolacja bufetowa w piątek - 60,50 PLN x 100 os. = 6050 PLN
  • rozszerzenie II sobotniej przerwy kawowej o kanapki, sałatki i przekąski, następnie wieczorem uroczysta kolacja zasiadana w restauracji hotelowej z widokiem na Brdę - 160,40 PLN x 100 os. = 16040 PLN (w tym napoje bezalkoholowe)
  • lunch bufetowy w niedzielę - 60,50 PLN x 100 os. = 6050 PLN
Warunki techniczne

Na terenie całego hotelu dostępny jest bezprzewodowy internet (10 Mbps) podłączony do infrastruktury TPSA.
Sale wyposażone są w sprzęt audiowizualny.
Obiekt dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Transport

Obiekt położony w centrum Bydgoszczy - bezpośredni dojazd tramwajem nr 3 z dworca kolejowego i autobusowego w ciągu niecałych 15 minut. Możliwość spaceru malowniczymi bulwarami nad Brdą bezpośrednio na Stary Rynek, Wyspę Młyńską i historyczną ulicę Gdańską w czasie niespełna 30 minut (7 minut rowerem, 7 minut tramwajem).
Bydgoszcz jest dogodnie skomunikowana z resztą kraju połączeniami kolejowymi i autobusowymi, jak również dojazd samochodem jest dogodny.

Budżet
Koszt noclegu : 30000 PLN ze śniadaniami w pok. 2-os.
Koszt wynajęcia sali : 2952 PLN za 2 dni wraz z wyposażeniem audiowizualnym, przerwy kawowe (kawa, herbata, woda gazowana i niegazowana, ciastka) - 30 PLN x 100 os. x 2 dni = 6000 PLN
Orientacyjny koszt wyżywienia (menu do uzgodnienia):
  • obiadokolacja bufetowa w piątek - 60,50 PLN x 100 os. = 6050 PLN
  • rozszerzenie II sobotniej przerwy kawowej o kanapki, sałatki i przekąski, następnie wieczorem uroczysta kolacja zasiadana w restauracji hotelowej z widokiem na Brdę - 160,40 PLN x 100 os. = 16040 PLN (w tym napoje bezalkoholowe)
  • lunch bufetowy w niedzielę - 60,50 PLN x 100 os. = 6050 PLN
Koszt imprez dodatkowych : przewodnik miejski [3h] - 200 PLN, rejs statkiem fotowoltaicznym "Słonecznik" - 700 PLN, wstępy do wybranych muzeów - 1000 PLN, wynajem zabytkowego autobusu - 1000 PLN, Muzeum Wodociągów w zabytkowej Wieży Ciśnień - 0 PLN.
Razem dla 100 os. : 69992 PLN (699,92 PLN na osobę)

P.S. Alternatywnie możemy zorganizować sobotnią kolację integracyjną na Wyspie Młyńskiej - np. w Karczmie Młyńskiej.
Mogę podjąć się czynności organizacyjnych w związku z przygotowaniem Konferencji Wikimedia Polska w Bydgoszczy.
Michał Klincewicz "Travelarz"
P.S.2. W dniu 21.04.2016 r. zweryfikowano dostępność sal w ustalonym terminie - stwierdzając ich obecną rezerwację na inne imprezy i w rezultacie niedostępność, następnie bezpośrednio do Zarządu zgłoszono kontrofertę Hotelu Brda w Bydgoszczy: http://www.hotelbrda.com.pl/

Lublin[edytuj]

Transport

Wszystkie miejsca są położone w Śródmieściu albo na Starym Mieście, w obszarze max 15 minut drogi (spod Starego Miasta, gdzie są restauracje, do hoteli na Śródmieściu). Jest bezpośrednie połączenie autobusowe od Placu Dworcowego (PKP) w pobliże hotelu Victoria oraz na al. Racławickie, przy których jest Lubelskie Centrum Konferencyjne, i skąd jest 10 minut spacerem do hotelu Campanile. Szczegóły na mapce. Połączenia autobusowe z/do dworca PKP można sprawdzić na stronie lublin.jakdojade.pl. Jeśli chodzi o dojazd samochodem, ze względu na #Lublin_w_budowie, sugerowana trasa ukaże się bliżej terminu konferencji.

Turystyka

W noc z 4 na 5 czerwca, od ok. 19:00–20:00, odbywa się organizowana co roku Noc Kultury ("manifestacja kulturalna miasta" – artykuł w Wikipedii, program z 2015, mapa z 2015). Naraz w kilkudziesięciu miejscach w centrum miasta odbywają się najróżniejsze eventy kulturalne, głównie (wyłącznie?) artystów miejscowych i alternatywnych. W związku z tym proponuję nie wynajmować przewodnika, zrezygnować z wycieczki po mieście, tylko skończyć kolację troszkę wcześniej i wyjść na miasto.

Opcja 1 "wszystko w jednym miejscu"[edytuj]

Nocleg i sale konferencyjne

Hotel Victoria ***, ul. Narutowicza 58/60 w południowej części Śródmieścia, przy jednej z głównych ulic miasta – dawnym trakcie w kierunku Krakowa – 2 kilometry od dworca PKP. Na terenie hotelu znajduje się płatny parking. Hotel proponuje:

  • 39 pok. 2-os. z dwoma oddzielnymi łóżkami – 160 zł/doba,
  • 7 pok. 3-os. z trzema oddzielnymi łóżkami – 240 zł/doba,
  • 1 pok. 1-os. – 135 zł/doba,
  • parking – 28 zł/doba.

Hotel ma własne centrum konferencyjne (szczegóły) z kilkoma salami, w tym modułową, której część może służyć jako sala plenarna (na 100 osób z ławkami w układzie szkolnym). Są też sale warsztatowe. Internet światłowodowy, sale wyposażone w flipchart, rzutnik, projektory i mikrofony.

Wyżywienie

Śniadania w cenie noclegu, obiady w sobotę i niedzielę – w hotelu. Kolacja w piątek – w hotelu, kolacja w sobotę – w restauracji.

  • Menu restauracyjne – Bierhalle (35 zł/os. albo 45 zł/os. – opcja "duża znana sieciówka"), restauracja Ulice Miasta (32 zł/os. albo 40 zł/os. – opcja "kuchnia lubelska")
  • Menu hotelowe – 35 zł/os. (kolacja, z deserem) i 30 zł/os. (obiad, bez deseru, deser to dodatkowe 4 zł/os.). Na przekąski składają się: kawa, herbata, woda, soki i ciastka.
Pozycja Koszt
Nocleg (39*160 + 7*240 + 135) * 2 = 16110
Wynajem sal Opcja "1 panel" (sala na 100 osób) 1000 * 2 = 2000
Opcja "2 panele" (sale na 100 i 30 osób) 2000 jw. + 400 * 2 = 2800
Wyżywienie Hotel (kolacja w piątek, obiady w sobotę i niedzielę) (35 + 30*2) * 100 = 9500
Hotel (catering – przekąski) 3600
Kolacja w sobotę od 32 do 45 * 100 = od 3200 do 4500
Suma od 34410 do 36510 (od 344 do 365 zł/os.)

Opcja 2 "spanie osobno, konferowanie osobno"[edytuj]

Nocleg

Hotel Campanile ***, ul. Lubomelska 14–16 nad doliną Czechówki. "Hotel znajduje się w samym sercu miasta, 3 kilometry od dworca kolejowego Lublin Główny. Dzięki bezpośredniemu zjazdowi z drogi krajowej numer 17, hotel jest łatwo dostępny dla gości przyjeżdżających samochodem. Na terenie hotelu znajduje się płatny parking" (cytat ze strony hotelu). Dostępne są:

  • 35 pok. 2-os. z dwoma oddzielnymi łóżkami – 165 zł/doba,
  • 30 pok. 2-os. z łóżkiem małżeńskim dla 2 lub 1 osoby – 140 zł/doba,
  • parking – 30 zł/doba.
Sala konferencyjna

Sale w Lubelskim Centrum Konferencyjnym (ul. Grottgera 2, róg al. Racławickich), zespół sal na IV piętrze (sale S7 – na 100 osób albo dodatkowo S8 – na "do 60" osób – S7 przy stołach prostokątnych, po 2 osoby przy stole). Opcja S7+S8 umożliwia podział prac (zorganizowanie dwóch paneli/warsztatów), który był postulowany przynajmniej od czasu zlotu zimowego.

Ceny sal (w pakiecie z foyer, gdzie jest miejsce na zjedzenie obiadu) obejmują: system nagłośnieniowy, oświetlenie robocze, 2x mikrofon ręczny, ekran, projektor, krzesła w ustawieniu teatralnym. Koszt dodatkowych sprzętów:

  • lada recepcyjna – 150 zł/szt
  • stół prostokątny pod catering – 10 zł/szt
  • stolik koktajlowy (do jedzenia obiadu) – 20 zł/szt
  • stół bankietowy (na laptop) – 27 zł/szt
Wyżywienie

Śniadania w cenie noclegu, obiad w sobotę – catering, obiad w niedzielę – w hotelu. Kolacja w piątek – w hotelu, kolacja w sobotę – w restauracji.

Pozycja Koszt
Nocleg (35*165 + 30*140) * 2 = 19950
Sala konferencyjna Wynajem
sal
Opcja "1 panel" (sala na 100 osób) 6480 (ew. +1800 za montaż w piątek)
Opcja "2 panele" (sale na 100 i "do 60" osób) 9360 (ew. +2600 za montaż w piątek)
Sprzęty
dodatkowe
Stoły na sali plenarnej (na laptopy) 50 * 27 = 1350
Stoliki do jedzenia obiadu 25 * 20 = 500
Lada recepcyjna + stoły cateringowe (kilka?) 150 + 10 * ?
Wyżywienie Hotel (kolacja w piątek i obiad w niedzielę) 30 albo 35*100 * 2 = 6000 albo 7000
Catering (przekąski przez 1,5 dnia + sobotni obiad) 8970
Kolacja w sobotę od 32 do 45 * 100 = od 3200 do 4500
Suma od 44600 do 54380 (od 446 do 544 zł/os.)