Użytkowniczka:Anna Matusiak (WMPL)/raporty

Witam,

Przedstawiam raporty z mojej pracy w danych miesiącach - co robiłam dodatkowo, poza moimi stałymi obowiązkami lub w ramach nich, ale w związku z realizacją nowego projektu lub wydarzenia.

Stałe obowiązki

• nadzorowanie wpływających do biura dokumentów i rozliczeń, nanoszenie danych do płatności w wewnętrznym dokumencie
• rozliczenia Tygodni Tematycznych (weryfikacja dokumentów, nanoszenie na www aktualnego statusu rozliczeń itp.)
• rozliczenia Wikigrantów (weryfikacja dokumentów, nanoszenie na www aktualnego status rozliczeń)
• rozliczenia nagród CEE (weryfikacja dokumentów, nanoszenie na www aktualnego status rozliczeń)
• członkowskie, weryfikacja dokumentów nowych członków, wystawianie i wysyłanie legitymacji
• wysyłka pism/ korespondencji / paczek itp.
• odpowiadanie na maile
• przekazywanie dokumentów księgowej
• kontrola planu urlopowego pracowników - nanoszenie zmian
• zakupy biurowe

Marzec, kwiecień 2017

Konferencja Wikimedia Polska 2017

• wyszukiwanie i przegląd obiektów nadających się do zorganizowania konferencji w różnych miastach Polski
• rozesłanie maili/ dzwonienie do wytypowanych obiektów z prośbą o sprawdzenie dostępnej ilości miejsc w wybranym przez nas terminie oraz przesłanie kosztorysu (ze względu duży problem z dyspozycyjnością miejsc noclegowych w hotelach oraz wolnych sal konferencyjnych w pierwszy weekend czerwca, łącznie skontaktowałam się z przeszło 30 obiektami)
• weryfikacja nadsyłanych ofert, wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości organizacyjnych oraz niejasności w przesłanych kosztorysach m.in. zbieranie informacji odnośnie wielkości sal konferencyjnych, rodzaju i wielkości pokoi (ilu osobowe, ich standard, cena), wyżywienia (różne opcje cenowe, często należało ponownie wyliczyć koszty proponowanego wyżywienia)
• dzwonienie do hoteli, które nie nadesłały oferty lub ich kosztorys był niekompletny w celu przyśpieszenia uzyskania kompleksowej informacji
• sporządzenie zestawienia ofert hoteli w arkuszu googlowym, ze szczegółowym rozpisaniem kwot poszczególnych składowych (koszt noclegów, wynajęcia sali konferencyjnej, wyżywienia, przerw kawowych itp.)

Po wyborze przez Zarząd Hotelu Ikar w Bydgoszczy:

• dogadywanie spraw z hotelem (ilość pokoi, menu, sposób płatności, kosztorys wstępny i ostateczny, złożenie oficjalnego zamówienie itp.)
• program rozrywkowy konferencji - zebranie ofert wycieczek po Bydgoszczy, prowadzenie ustaleń i negocjacji cenowych z biurem podróży, weryfikacja opcji wycieczek
• wyszukanie ciekawych restauracji w centrum Bydgoszczy i rozesłanie maili z prośbą o kosztorys sobotniej kolacji, prowadzenie telefonicznych ustaleń i negocjacji cenowych
• uzupełnienie strony na wiki (oferta Bydgoska)
• obsługa maila konferencyjnego, archiwizacja starych wiadomości, skasowanie spamu itp.
• rejestracja uczestników za pomocą formularzy google forms, nanoszenie na stronie nazwisk zapisujących się osób
• rejestrowanie wpłat uczestników
• rozwiązywanie bieżących problemów związanych z przygotowaniami do konferencji

Audyt Consultus

• pośrednictwo w ustaleniach organizacyjnych dotyczących sposobu oraz terminów przekazania dokumentów pomiędzy Kancelarią Biegłych Rewidentów a naszą księgową, a także dostarczenia wymaganych dokumentów
• przekazanie podpisanej umowy
• odbiór faktur oraz gotowego i podpisanego przez rewidentów raportu

Spotkanie Komisji Rewizyjnej we Wrocławiu

• wysyłka dokumentów księgowych do i z Wrocławia zgodnie z wytycznymi Jula
• wynajem sali we Wrocławiu we współpracy z Julem (papierkologia: wysłanie zamówienia najmu sali, następnie umowy itp.)

księgowe

• wstępne rozmowy z nowym biurem księgowym
• wprowadzenie biura w ogólne sprawy dotyczące organizacji Stowarzyszenia
• objaśnienie wpływających do siedziby dokumentów, rodzajów realizowanych projektów, ilości numerów kont, wpłat / źródeł darowizn, sposobu dotychczasowego opisywania i księgowania dokumentów,
• ponowne, bardzo szczegółowe opisanie dokumentów zgodnie z wymaganiami i oczekiwaniami nowego biura
• umowa z nowym biurem (zebranie podpisów)
• złożenie NIP8 (związanego ze zmianą adresu przechowywania części dokumentów) do Urzędu Skarbowego

darczyńcy / GIODO

• FRESHMAIL - wysyłka umowy oraz skanów, ustalenia z Natalią co do dat, osób upoważnionych itp.
• GIODO - wysyłka umowy
• oświadczenia - wysłanie do osób upoważnionych prośby o dostarczenie oświadczeń
• upoważnienia - wydruk i uzupełnienie formularzy z upoważnieniami
• archiwizacja dokumentów

"Potyczki Informatyczne" we Wrześni (Patronat SWMPL)

• przygotowanie 11 kompletów gadżetów dla zwycięzców konkursu
• wysłanie paczki z gadżetami do Azymuta

warsztaty w Tczewie 29.03.2017 (dla Marty)

• poszukiwanie na stronach internetowych instytucji potencjalnie mogących być zainteresowanymi udziałem warsztatami
• wysyłka zaproszeń do wszelkich możliwych szkół ponadgimanzjalnych oraz Uczelni w Tczewie, Gdańsku i Gdyni (ok. kilkudziesięciu wiadomości)

Wystawy POTY i WLZ

• organizacja wystaw w Pasłęce
• dogadywanie spraw organizacyjnych związanych z przekazaniem wystaw z Biblioteki w Elblągu do Pasłęki
• kontakt z nowymi wystawcami

Konferencja w Berlinie

• zakup polis dla uczestników

EtnoKarpaty 2017

• zakup polis dla uczestników

Wikimania 2017

• sprawdzenie orietnacyjnych cen lotów, ubezpieczenie, transferów na i z lotniska itp.
• sporządzenie wstępnego kosztorysu udziału 1 stypendysty w wyjeździe na Wikimanię

GLAM (dla Marty)

• list (zaproszenie do współpracy) do Muzeum Narodowego w Krakowie oraz FOR

Tygodnie Tematyczne

• korespondencja ze zwycięzcami
• weryfikacja i akceptacja nagród
• udzielanie wskazówek odnośnie rozliczenia nagród oraz informacji w przypadku błędnych faktur lub ich braku
• aktualizowanie strony TT

WLE

• ciąg dalszy weryfikacji nagród oraz kwot, korespondencja z Anną K. w przypadku niejasności, przesyłanie gotowych do płatności koszyków z nagrodami do Mastiego

pracownicze

• wysyłka PIT-ów do pracowników
• uzupełnienie wniosków urlopowych w teczce osobowej Pani Ani Grzeszczak
• wysyłka maili przypominających o urlopach, a także zebranie wniosków o zmianie terminów urlopów

Styczeń, luty 2017

Zlot zimowy 2017

• telefoniczne ustalanie spraw organizacyjnych z właścicielem Folwarku dotyczących przyjazdu i noclegu gości, także tych związanych z awarią w hotelu i wyłączeniem części pokoi z obiegu
• rozmowy z hotelikiem Mawi, negocjacje cen (pierwotnie mieli znacznie droższe pokoje niż Folwark, ale dzięki ustaleniom z właścicielem Folwarku udało się wynegocjować tę samą cenę noclegów oraz bezpłatne śniadania dla osób śpiących w Mawi), ustalenie szczegółów dotyczących organizacji oraz sposobu płatności,
• sporządzenie listy uczestników oraz odnotowywanie wpłat "darowizn na konferencję"
• odpowiadanie na mailowe i telefoniczne zapytania uczestników konferencji oraz odnotowywanie ich uwag i preferencji,
• razem z Natalią i Prezesem sporządzenie listy gości do poszczególnych hoteli - przyporządkowanie uczestników do odpowiednich pokoi według ich preferencji, zainteresowań i wzajemnej sympatii
• zakupy przed konferencją: kupno przedłużaczy, kabli HDMI, identyfikatorów, kartonów do tablicy, materiałów biurowych itp.
• przygotowanie gadżetów na konferencję - prośba do Yarla o zrobienie projektu identyfikatorów, następnie ich wydruk, pocięcie i włożenie; przygotowanie pakietów powitalnych, składanie teczek itp.)
• rozesłanie maili do uczestników, którzy zostali przyporządkowaniu do Hoteliku Mawi z informacją o zmianie miejsca noclegu (awarii w Folwarku) wraz ze wskazaniem wszelkich danych hotelu MAWI.
• zbieranie informacji dotyczących przyjazdu uczestników
• przygotowanie i przewiezienie potrzebnych na konferencję materiałów i sprzętów z biura (rollapy, drukarka, gadżety itp.)
• odbiór części uczestników z Dworca w Koluszkach i przewiezienie do Hotelu (w pierwszym transporcie pomógł również pracownik Folwarku)
• wykonanie telefonów do ostatnich podróżujących PKP uczestników, aby wzięli taksówki i faktury na Stowarzyszenie, a następnie rozliczenie z nimi płatności
• rozwieszenie banerów i rozstawienie rollapów w obu hotelach
• rejestracja uczestników (z pomocą AdamaT) - "odhaczanie" przyjeżdżających, udzielanie informacji odnośnie numerów pokojów, posiłków, wykładów, przygotowanie i rozdawanie pakietów powitalnych (teczki, programy, opaski odblaskowe i inne gadżety)
• załatwiania bieżących spraw organizacyjnych w trakcie konferencji - odpowiadanie na pytania właściciela Folwarku, ustalenia odnośnie godzin posiłków/przerw kawowych, sposobu podawania posiłków, ustawienia stołów oraz komunikacja z nim w różnych, innych drobnych sprawach
• załatwianie spraw "papierkowych" z osobami obecnymi na konferencji: zebranie oraz gromadzenie zaległych dokumentów i rozliczeń od poszczególnych osób, zebranie od członków Zarządu podpisów pod uchwałami, nadzór nad wypełnieniem przez pozostałych pracowników brakujących dokumentów zwł. uzupełnienie i podpisanie planu urlopowego; zbieranie zamówień na legitymacje, rozdanie druków delegacji itp.
• ogarnięcie tematu drukarki: czyszczenie drukarki (dzięki pomocy Mastiego) oraz ustalenie powodu dlaczego nie chce drukować (pomoc - diagnoza Sp5uhe)
• w sobotę odbiór Aktona z Dworca Łódź Fabryczna
• w niedzielę (zdalnie): zamówienie taksówek do Folwarku dla osób wracających pociągiem z Dworca w Koluszkach - mailowe przekazanie Prezesowi listy z podziałem ludzi na grupy do poszczególnych taksówek oraz informacją o godzinach odjazdu poszczególnych kursów
• po konferencji:

- porządki w biurze

- umówienie Prezesa z właścicielami/pracownikami hoteli na odbiór zagubionych rzeczy

- wysyłka zagubionych rzeczy do właściwych osób

- zebranie, sprawdzenie i rozliczenie dokumentów (faktur z hoteli, rachunków za taksówki, delegacji)

GIF

• odbycie szkolenia online oraz zdanie egzaminu i uzyskanie certyfikatu
• przejrzenie dokumentów dotyczących ustalenia instrukcji GIF oraz przyjęcia UZ7/2017, ustalenie sposobu przekazywania dokumentów
• weryfikacja dokumentów dotyczących pierwszej transakcji ponadprogowej (przelew pieniędzy z WMF na organizację konferencji CEE Meeting 2017)
• wykonanie telefonów do Ministerstwa Finansów w celu uzyskania informacji o sposobie składania dokumentów oraz wyjaśnienia niejasnych kwestii w koniecznych do wypełnienia drukach GIF (kody transakcji, krajów, instytucji obowiązanej itp.). Na stronie Ministerstwa dość trudno znaleźć podstawowe informacje
• wypełnienie druków dotyczących rejestracji transakcji ponadprogowej oraz wysłanie ich pocztą do GIF
• wpisanie przelewu na organizację CEE Meeting 2017 do rejestru transakcji ponadprogowych
• uporządkowanie i archiwizacja dokumentów w biurze.

Darczyńcy

• przygotowanie i wysyłka listów OPP:

- zakup kopert

- stworzenie na podstawie danych z Urzędu Skarbowego listy 1000 darczyńców, od których otrzymaliśmy największe wpływy 1% za 2015 rok, podział na mężczyzn i kobiety w celu obliczenia ile należy wydrukować listów zatytułowanych Szanowny Panie/Szanowna Pani

- wygenerowanie kopert z nazwiskami darczyńców do pdf.

- druk kopert w punkcie ksero (znalezienie punktu z przystępnymi cenami)

- druk listów na naszej drukarce

- składanie listów i wkładanie do kopert

- masowa wysyłka w dwóch turach

• korespondencja mailowa z darczyńcami, którzy w odpowiedzi na nasze zapytanie w liście OPP wyrazili chęć do otrzymywania biuletynu oraz udziału w spotkaniu
• tworzenie bazy danych darczyńców zainteresowanych biuletynem i spotkaniem

WLE

• ciąg dalszy weryfikacji nagród (kolejne pomysły zwycięzców przyprawiają o zawrót głowy np. foteliki dla dziecka do samochodu, kurtki, eleganckie ubrania, itp.)
• korespondencja z Anną K. - prośby o wybór innych nagród, uzupełnienie danych na stronach sklepów, dodanie nagród do koszyków (koszyki często wygasają lub widnieją w nich zarówno stare nagrody, które zostały odrzucone, jak i nowe i nie wiadomo, którą mamy kupić), udzielanie informacji na temat terminów płatności oraz zakupionych nagród, wyjaśnianie innych kwestii organizacyjnych itp.
• korespondencja ze Skarbnikiem odnośnie zakupu nagród, w kwestiach budzących wątpliwości konsultacja czy możemy taką nagrodę zaakceptować czy jednak zwycięzca ma wybrać inną
• zbieranie dokumentacji (z tym jest ciężko, sklepy często nie wystawiają/nie dosyłają faktur, zwycięzcy deklarują, że pomogą je zdobyć, a potem o tym zapominają itp.)

Etnokarpaty

• nadzór nad dostarczeniem brakujących dokumentów oraz prowadzenie ustaleń z księgową i Martą Moraczewską z księgową w tym zakresie, prośba do Marty o uzyskanie 3 duplikatów zaginionych faktur, weryfikacja dosyłanych przez firmy dokumentów,
• ostateczna kontrola wszystkich dokumentów, ponowne uporządkowanie i ponumerowanie dosłanych faktur oraz dołączenie opisów do faktur budzących wątpliwości
• przekazanie księgowej całego rozliczenia w klarownej formie

Pracownicze

• archiwizacja szkoleń BHP pracowników oraz badań lekarskich, rozliczenie z pracownikami poniesionych wydatków (weryfikacja faktur itp.)
• uregulowanie kwestii urlopowych z 2016r. - wyjaśnienie z pracownikami spornych kwestii, podliczenie niewykorzystanych dni urlopowych
• plan urlopu na 2017:

- rozesłanie do pracowników informacji o ilości dni przysługującego im urlopu (zaległego i aktualnego)

- stworzenie arkuszu google z urlopami oraz przesłanie do pracowników prośby o naniesienie w nim konkretnych terminów planowanego urlopu, korespondencja w tej sprawie, odpowiadanie na pytania pracowników

- przypominanie, mobilizowanie do uzupełnienia arkusza

• wysyłka maili przypominających o aktualnych urlopach (zgodnie z procedurą wyznaczoną przez Prezesa, tzn. 7 dni przed urlopem każdego pracownika wysyłam informację o zbliżającym się urlopie), przyjmowanie i składowanie wniosków o przełożenie urlopu
• monitorowanie innych dokumentów pracowniczych i korespondencja w tej sprawie z pracownikami i księgową (błędy na zwolnieniach, niedosłane w terminie zwolnienia, wnioski urlopowe itp.)
• wysyłka PIT-ów za 2016 do pracowników

Tygodnie tematyczne

• ustalenia z Tournasolem odnośnie podziału obowiązków i zmiany procedury (scentralizowania korespondencji ze zwycięzcami oraz spraw papierkowych w biurze)
• korespondencja ze zwycięzcami (Tournasol informuje mnie kto wygrał, a ja prowadzę dalsze działania):

- wysyłanie informacji do zwycięzców z informacją o wygranej oraz prośbą o wybór nagrody i przesłanie jej do zatwierdzenia

- przypominanie i mobilizowanie do wyboru nagrody

- weryfikacja i akceptowanie nagród (wysyłanie odpowiedzi z akceptacją bądź zastrzeżeniami, nanoszenie na stronie "OK" przy nagrodach już zatwierdzonych; w przypadku gdy nagroda nie mieści się w budżecie lub budzi wątpliwości merytoryczne - prowadzenie dalszych ustaleń i korespondencji ze zwycięzcami)

- instruowanie zwycięzców o procedurze zakupu i refundacji nagrody, odpowiadanie na pytania i wątpliwości

- rozliczenie nagród - weryfikacja faktur, poprawności danych (zwł. numerów kont lub innych błędów utrudniających zrobienie przelewu)

- aktualizacja danych na stronie TT (wydatków, przewidywanych kosztów nagrody, rozliczeń itp)

Gadżety

• finalizacja zamówienia opasek odblaskowych (w porozumieniu z Maire):

- przesłanie zwycięskich haseł do Yarla z prośbą o wykonanie projektu

- ustalenia z Maire odnośnie zamawianych ilości i kolorów

- ostateczne ustalenia ze sklepem odnośnie cen przy dużym zróżnicowaniu kolorystycznym, terminu dostawy (zależało nam aby zdążyć przed Zlotem Zimowym)

- weryfikacja faktury i przesłanie jej do płatności

• wysyłka nagród do zwycięzców haseł na opaski
• składanie teczek (na bieżąco - na konferencję oraz do wysyłek gadżetów)

warsztaty w Elblągu

• korespondencja z pracownikiem Zespołu Szkół Ogólnokształcących w Elblągu odnośnie organizacji warsztatów:

- wstępne ustalenia odnośnie terminu

- ustalenie kto będzie mógł poprowadzić warsztaty - komunikacja z Krzysztofem Machockim, przekazanie podstawowych informacji o grupie docelowej warsztatów, ich oczekiwaniach, interesującej ich tematyce oraz skontaktowanie go z pracownikiem szkoły - panią Małgorzatą K.

- wysyłka materiałów szkoleniowych (broszury)

- korespondencja w sprawach organizacyjnych z panią Małgorzatą K.

dla Marty

• utworzenie listy mailingowej do wysyłki zaproszeń na Dzień Domeny Publicznej: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Qn40fNHOepOMcrDihGn1qtEyVpdPjYt1Hf668yikudo/edit#gid=0
• wysyła gadżetów do różnych instytucji GLAM w celu zachęcenia do współpracy oraz do osób ściśle współpracujących z Martą i prowadzących warsztaty GLAM (przygotowanie paczek, skompletowanie listów przewodnich oraz nadanie przesyłek)
• pisanie listów i porozumień do kolejnych instytucji, następnie ich wysyłka (przy części musiałam odmówić, bo nie wyrabiałam się z własnymi obowiązkami)

Członkowskie

• odnotowywanie wpłat składek
• wystawianie nowych legitymacji (korespondencja w sprawie zdjęć i adresów do korespondencji, druk legitymacji, wysyłka)
• weryfikacja nowych zgłoszeń członkowskich (podział obowiązków z Wpedzichem):

- przesyłanie do kandydatów informacji o wstępnej akceptacji Sekretarza i prośba o wypełnienie i dosłanie dokumentów - informowanie Wpedzicha o kompletności dokumentów oraz próśb do rozpatrzenia kandydatury na spotkaniu Zarządu - po akceptacji kandydatury przez Zarząd przesyłanie oficjalnego maila z informacją o przyjęciu w poczet członków Stowarzyszenia oraz prośbą o dopełnienie formalności (wpłatę pierwszej składki).

bilety do Berlina

• korespondencja w sprawie biletów lotniczych i kolejowych do Berlina z uczestnikami Wikimedia Conference w Berlinie
• sprawdzenie połączeń biletów lotniczych oraz porównanie cen z biletami Intercity
• monit czy jest dostęp do kupna biletów Intercity online (ostatecznie Masti je kupił, bo nie było możliwości wklepania danych przez mnie do koszyka, gdyż od razu wymagana była płatność)

Wikipedia, błędy w hasłach, zgłoszenia ludzi itp.

• telefoniczne rozmowy w sprawie błędów w hasłach w Wikipedii - przesyłanie oficjalnej odpowiedzi oraz instrukcji do samodzielnego wprowadzenia przez interesantów zmian (podczas ostatnich 2 miesięcy był zwłaszcza dwa trudne przypadki, które mimo moich wyjaśnień regularnie dzwoniły lub pisały)

biurowe

• zakupy biurowe (papier ksero, materiały na Zlot Zimowy, przedłużacze, kable itp.)
• regularny wydruk uchwał, umów i innych dokumentów przesyłanych w formie elektronicznej
• składowanie i opisywanie dokumentów
• spotkania z księgową w celu przekazania dokumentów, odebrania PITów, podpisania dokumentów pracowniczych i oświadczenia zapoznania się z instrukcją GIF
• regularne wysyłki listów, paczek, umów na poczcie
• walka z drukarkami:

- Samsung - skompletowanie nowych tonerów, bębna, wyczyszczenie itp. Obecnie drukuje ok, choć na środku kartki widoczny jest pasek jaśniejszego koloru.

- Canon - oddanie do serwisu, następnie konsultacja ze znajomym Marty M (niestety nadal nic nie udało się ustalić)

• drobne porządki w biurze

Listopad, grudzień 2016

Zlot zimowy 2017

• poszukiwania odpowiednich hoteli w centrum Polski ze stosunkowo łatwym dojazdem, a jednocześnie będących poza głównymi miastami, na uboczu, w kameralnym miejscu oraz do pełnej dyspozycji tylko naszych uczestników
• telefoniczny rekonesans pod kątem ilości miejsc noclegowych oraz dyspozycyjności terminów - weryfikacja potencjalnych hoteli w których mógłby odbyć się Zlot Zimowy
• rozesłanie do wytypowanych hoteli prośby o przesłanie kosztorysu konferencji oraz telefoniczny nadzór nad przesłaniem ofert (do niektórych hoteli trzeba było dzwonić parokrotnie, gdyż opóźniały się z wysłaniem wyceny).
• weryfikacja przesłanych kosztorysów - wyłapywanie błędów (często były źle zsumowane kwoty lub nieścisłości w kwotach netto/brutto), ew. ustalenia z hotelami odnośnie skromniejszych posiłków lub innego obniżenia kosztów konferencji, aby zmieścić się w przewidywanym budżecie.
• zgromadzenie przesłanych przez hotele kosztorysów w jednym, klarownym arkuszu google oraz porównanie ofert w celu wybrania najkorzystniejszej
• umówienie Prezesa na oględziny potencjalnie najciekawszej z ofert - "Starego Folwarku"
• weryfikacja oferty "Starego Folwarku" - zmiana na mniejszą ilość uczestników, rezygnacja ze szkoleń gotowania itp.

po decyzji Zarządu odnośnie wyboru hotelu na Zlot:

• złożenie oficjalnej rezerwacji
• ustalenia z hotelem odnośnie formy płatności oraz weryfikacja faktury zaliczkowej (były na niej błędy)
• rozmowy telefoniczne z właścicielem w kwestiach organizacyjnych

WLE 2017 prizes

• korespondencja z Anną Khrobolovą odnośnie organizacji wyboru i kupna nagród
• weryfikacja wybieranych przez zwycięzców nagród. Wiele nagród budzi wątpliwości pod kątem merytorycznym - zwycięzcy wybierają często przedmioty użytku osobistego np. ubrania lub ekskluzywny sprzęt AGD np. profesjonalny ekspres do kawy. Czasami decyzja jest skomplikowana i trwają dyskusje na temat możliwości zatwierdzenia nagrody, gdyż w zależności od uzasadnienia w pewien sposób może wiązać się ona z Wikimediami i edukacją, ale na pierwszy rzut oka nie zawsze wydaje się słuszna.
• weryfikacja kwot nagród - przeliczanie wobec aktualnego kursu NBP kwoty wybranej przez zwycięzców nagrody (w różnych walutach) na PLN oraz przyznanej nagrody w $ w celu sprawdzenia czy zwycięzca zmieści się w odpowiedniej sumie. Zdarzają się przypadki, że zwycięzcy nie uwzględniają kosztów przelewu oraz różnicy walutowych i wybierają za drogie nagrody. Wtedy są proszeni o zmianę nagrody na tańszą lub poszukanie jej w bardziej ekonomicznym sklepie
• weryfikacja koszyków - sprawdzanie czy zwycięzcy prawidłowo dodali produkty do koszyków oraz nanieśli wszelkie dane, aby bez problemu można było dokonać płatności i wysyłki. Niestety nadal zdarza się, że dane są źle naniesione (brakuje adresu lub zawartość koszyka jest pusta).
• weryfikacja stron sklepów - część obcojęzycznych stron jest zbyt skomplikowana do dokonania płatności ze względu na nietypowy i niezrozumiały dla nas alfabet lub mało klarowny układ strony oraz brak możliwości weryfikacji danych. Zwycięzcy są wtedy proszeni o wybór nagrody w anglojęzycznym sklepie.
• generalnie mimo sporej ilości korespondencji na 5 wybranych nagród obecnie tylko jedna (dla Niemiec) kwalifikowała się do zakupu - pozostałe nadal są zawieszone do poprawy lub wyboru innej nagrody

EtnoKarpaty

• uporządkowanie dokumentów przesłanych przez Państwowe Muzeum Etnograficzne w Warszawie
• weryfikacja dokumentów - stworzenie rozpiski brakujących oryginałów dokumentów oraz przesłanie je Marcie Moraczewskiej
• korespondencja w sprawie niejasnych rozliczeń
• pomoc w prawidłowym wypełnieniu druku rozliczeń (m.in.rozliczenie Michała Nowaka)

spotkanie chapterów Wikimedia w Berlinie

• ustalenie dni i godzin wyjazdu oraz wyszukanie połączeń z Polski do Berlina dla przedstawicieli Stowarzyszenia, próba wprowadzenia danych do kupna przez Internet (niestety ostatecznie Prezes musiał kupić bilety na dworcu przy użyciu karty Stowarzyszeniowej, gdyż kupno online było niemożliwe)
• zebranie danych potrzebnych do polis ubezpieczeniowych dla uczestników wyjazdu oraz ich zamówienie

CEE Meeting 2017

• założenie teczki z fakturami CEE Meeting i składowanie w niej kolejnych dokumentów

Zlot Bułgaria

wyszukanie lotów dla Mastiego + zamówienie polisy ubezpieczeniowej

Travelarz

Ustalenia odnośnie wysyłki zaksięgowanych biletów PKP do reklamacji

płatności

• przypomnienie o zaległych rozliczeniach, pomoc wypełnianiu druków rozliczeń, ustalenia i korespondencja odnośnie nieopisanych faktur

pracownicze

• weryfikacja planu urlopów za 2016 oraz podliczenie niewykorzystanych przez pracowników dni urlopowych, które przechodzą na kolejny rok
• wysyłka nowych umów o pracę oraz skierowań na szkolenia BHP
• przypominanie o konieczności zrobienia szkolenia BHP i dostarczenia odpowiednich dokumentów do 2.01.2017r.
• korespondencja z pracownikami odnośnie dosłania zaległych zwolnień lekarskich
• stworzenie arkusza planu urlopów na 2017 i wysłanie go do pracowników z prośbą o niezwłoczne naniesienie konkretnych dat planowanych urlopów oraz z zaznaczeniem, że zaległy urlop należy wykorzystać w pierwszym kwartale roku.
• korespondencja z pozostałymi pracownikami, Powerkiem38 oraz Prezesem odnośnie prawidłowego obiegu dokumentów pracowniczych - wszelkie wnioski o urlop lub jego zmianę mają trafiać na piśmie przed jego realizacją do Prezesa i do biura, zaś zwolnienia dodatkowo niezwłocznie mają być wysyłane również do wiadomości Pani Anny Grzeszczak, aby mogła w odpowiednim terminie zgłosić je do ZUS i wyliczyć pensje. Wnioski o zmianę terminu urlopu mają być wypełniane na specjalnym druku przesłanym przez Prezesa. Jeżeli pracownik nie odwoła urlopu (nawet jeżeli na niego nie poszedł) uznaje się, że go wykorzystał.
• Gytha - dopilnowanie przesłania do biura umowy i rachunku

umowy

• monit nad umową użyczenia z Klarą, wysyłanie przypomnień (nadal do biura nie dotarł podpisany oryginał)

wystawa WLZ w Elblągu

• nawiązanie kontaktu z Zespołem Szkół Ogólnokształcących w Elblągu.
• przesłanie wystawy wraz z instrukcjami jej rozłożenia
• korespondencja w sprawach organizacyjnych
• planowanie warsztatów

gadżety

• teczki - ponowne porównanie cen w drukarniach, ustalenia z Awersowym i Maire ostatecznego wyglądu nowych teczek GLAMOWYCH, propozycje poprawek w projektach, nadzór nad obiegiem informacji oraz zebranie wszelkich uwag i złożenie finalnego zamówienia na łącznie 4 wzory.
• wizytówki - nadzorowanie zwrotu za jednego kuriera i przesłanie faktury korygującej
• opaski samozaciskowe odblaskowe - przesłanie prośby do Natalii o zorganizowanie konkursu na hasła na opaski (ustalenie z Natalią formy konkursu)

Tygodnie Tematyczne

• weryfikacja płatności oraz aktualizacja danych na stronie

Członkowskie

• weryfikacja dokumentów nowego kandydata: Krzysztof_Osuch
• korespondencja z Sekretarzem w sprawie rezygnacji członka User: Argonowski
• korespondencja z Roosewood w sprawie jej członkostwa w ostatnich latach

dla Natalii

• Tydzień Powstania Węgierskiego - wysyłka gadżetów do zwycięzców TP

Październik 2016

Konferencja "Faras w Wikipedii" (19.10.2016)

• dopięcie płatności i formalności związanych z noclegami gości zagranicznych w hotelach w Warszawie (potwierdzenia rezerwacji, uzgodnienie płatności, zebranie faktur końcowych itp.)
• odprawy lotnicze gości zagranicznych
• wysyłka potrzebnych na konferencję gadżetów do Muzeum Narodowego
• pomoc podczas konferencji (rejestracja uczestników, rozdawanie pakietów z gadżetami, słuchawek audio itp.)

Wikiekspedycja Opolska

• wyszukanie hoteli oraz rezerwacja noclegów dla uczestników wyprawy w miejscowościach po polskiej stronie (Kędzierzynie-Koźle, Racibórz)
• ubezpieczenie uczestników wyprawy na terenie Polski

gadżety

• wysyłka wydrukowanych wizytówek do poszczególnych osób
• uzgodnienie z Maire i Martą Moraczewską wyglądu glamowych teczek oraz decyzji odnośnie wyboru obrazów do umieszczenia na okładkach

członkowskie

• wystawienie legitymacji dla Użytkownika: Kontrola
• początek prac aktualizujących dane członków (uproszczenie arkusza od poprzedniego sekretarza - Karola Głąba, na potrzeby łatwiejszej komunikacji z członkami, weryfikacja numerów telefonów, adresów na podstawie deklaracji, maili itp.)

Wrzesień 2016

Wikiekspedycja motoryzacyjna (dla Flyz1)

- dzwonienie i pisanie do muzeów, salonów i fabryk samochodowych w celu uzyskania zgody na zrobienie zdjęć - umawianie konkretnego terminu i godziny przyjazdu wolontariuszy

CEE 2016

zebranie i ostateczna weryfikacja wszystkich dokumentów potrzebnych do rozliczenia z Fundacją oraz sporządzenia arkuszu z podsumowaniem (całość przesłana Natalii Szafran-Koazkowskiej)

CEE 2017

przygotowanie wycen gadżetów (zebranie wycen z różnych firm)

Gadżety

ostateczne zebranie danych do wizytówek

Konferencja "Faras w Wikipedii" (19.10.2016)

kupno biletów i ubezpieczeń dla zagranicznych prelegentów konferencji oraz rezerwacja dla nich hoteli (płatności, faktury itp.)

członkowskie

dopięcie formalności z Fafik w celu przyjęcia go do członków Stowarzyszenia Wikimedia

GLAM (dla Marty M.)

wysyłki gadżetów

Sierpień 2016

Konferencja "Faras w Wikipedii" (19.10.2016)

wyceny i częściowy zakup biletów lotniczych dla zagranicznych gości

ubezpieczenie delegacji do Kijowa

sprawy członkowskie

dopięci formalności z Kontrola, Emptywords, Itoktyl w celu przyjęcia go do członków Stowarzyszenia Wikimedia

CEE 2016

ciąg dalszy kompletowania dokumentów, Grecja - ma dosłać podsumowanie, Sakha - ma dosłać faktury i dane do przelewu

dla Marty Moraczewskiej

przygotowanie kolejnych listów GLAM do muzeów z prośbą o współpracę

dla Krzysztofa Machockiego

pomoc w tworzeniu bazy danych mediów w woj.śląskim (sporządzenie spisu danych kontaktowych), do których następnie Krzysztof rozsyłał informację o tym, że Śląska Wikipedia przekroczyła liczbę 5000 haseł

Lipiec 2016

CEE Spring 2016

zakup biletów i ubezpieczeń dla osób jadących do Armenii

CEE Spring 2016

• archiwizacja w formie elektronicznej oraz druk dokumentów nadsyłanych przez Natalię,
• sprawdzanie kompletności dokumentów,
• nanoszenie danych do przelewów w arkuszu rozliczeń Stowarzyszenia
• uzupełnianie i aktualizowanie statusu płatności w akruszu CEE PRIZES

Wikimania 2016

domknięcie rozliczeń

dla Natalii Szafran-Kozakowskiej i Marty Moraczewskiej

wysyłka nagród i gadżetów pod wskazane adresy

gadżety

rozeznanie w nowych gadżetach - rozesłanie maili do różnych firm reklamowych i producentów z prośbą o wyceny teczek, filiżanek, kubków, długopisów, usb, powerbanków itp. (we współpracy w Maire) zbieranie zamówień na wizytówki - na razie zainteresowanie jest małe. Zamówienia osób zainteresowanych będą jeszcze weryfikowane pod kątem zasadności ich zapotrzebowania.

GLAM

porządkowanie dokumentacji GLAM - razem z Martą Moraczewską - przegląd umów GLAM oraz zebranie ich do jednego segregatora.

Ustalenia z innymi pracownikami odnośnie współpracy i podziału obowiązków. Wynik rozmów

a) ustalenia z Martą Moraczewską - przejęcie części obowiązków:

• wyszukiwanie w Internecie danych instytucji oraz nazwisk dyrekcji
• redagowanie i przygotowywanie do wysyłki listów oraz porozumień o współpracy
• następnie zgodnie ze wskazówkami Marty, przesyłanie kompletu dokumentów do niej lub bezpośrednio do instytucji, w zależności czy jeszcze chce dodać parę słów do pisma.
• mini szkolenie z GLAM
• W tym miesiącu przygotowanie listów/porozumień o współpracy m.in. do Państwowej Akademii Umiejętności w Krakowie, PAN Biblioteki Gdańskiej, Muzeum Fabryki w Łodzi

b) ustalenia z Natalią Szafran-Kozakowską:

• przejęłam od niej wysyłkę nagród oraz ew.prowadzenie korespondencji w sprawie CEE i innymi osobami, które miały dosłać jakieś dokumenty podczas jej nieobecności (Natalia po urlopie ma się jeszcze zastanowić co może mi przekazać).

c) ustalenia z Krzysztofem Machockim:

• prosi głównie o wsparcie przy organizacji wszelkiego rodzaju imprez i eventów (dogadywanie sal, cateringu, przygotowywanie gadżetów i przejęcie lub udział we wszelkiego rodzaju sprawach organizacyjnych). Według niego dobrze byłoby gdybym jeździła na takie imprezy i fizycznie pomagała ogarniać ludzi na miejscu - zgadywać rozmową, informować o przebiegu imprezy, rozdawać ulotki/gadżety, a w razie pytań kierować do odpowiednich osób lub miejsc. Prosił o mój udział na dwóch imprezach we wrześniu, ale pozostawiam to do decyzji Zarządu.

Czerwiec 2016

Konferencja Wikimedia Polska 2016 w Lublinie

• przygotowania, robienie przypinek, drukowanie programów
• zaproszenia i bilety dla zagranicznych gości
• sprawy organizacyjne na miejscu (stoisko, rejestracja, dokumenty zw. z Walnym)
• gromadzenie i porządkowanie dokumentów pokonferencyjnych - faktury z hotelu, podziemi, restauracji, rozliczenia wyjazdów itd.

KRS

skompletowanie i zaniesienie dokumentów do sądu w związku ze zmianą składu Zarządu Stowarzyszenia, monitorowanie czy są naniesione zmiany (jeszcze nie ma)

Urząd Skarbowy

złożenie sprawozdania finansowego

Audyt sprawozdania finansowego

dostarczenie podpisanego sprawozdania Pani Annie Makal

Wikimania 2016

• kupno biletów dla osób lecących na Wikimanię
• odprawy
• ubezpieczenia
• wysyłka paczki z gadżetami (kurier)

Wystawa POTY w Kolnie

ustalenie transportu i innych spraw organizacyjnych związanych z wystawą

sprawy członkowskie

weryfikacja członków - zmiana procedury, korespondencja mailowa z kandydatami w celu ustalenia ich statusu i weryfikacji dokumentów, sprawdzanie danych i deklaracji (w wolnych chwilach) oraz ich archiwizacja, prowadzenie aktualnej listy członków

gadżety

produkcja przypinek (zamówienie m.in. dla Krzysztofa Machockiego na spotkanie pracowników UW w Warszawie oraz na "zaś")

biuro

remanent w biurze, porządki, przeliczenie najważniejszych gadżetów (broszury jeszcze do przeliczenia)

Spotkanie dla darczyńców w Muzeum Narodowym w Warszawie

pomoc organizacyjna w spotkaniu, przewiezienie rollapów, projektora, gadżetów i innych potrzebnych materiałów z biura, na miejscu organizacja stoiska "powitalnego", udzielanie informacji gościom itp.

CEE

ustalenie podziału obowiązków w rozliczeniach CEE:

• weryfikacja dokumentów nadsyłanych przez Natalię Szafran-Kozakowską
• archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej i papierowej
• nanoszenie zmian dotyczących płatności i rozliczeń w dokumencie google (weryfikacja i monit nad brakującymi dokumentami)