Użytkownik:Aegis Maelstrom/Spotkanie robocze chapterów 2018

23-25 lutego 2018 r. w siedzibie Wikimedia Niderlandy odbyło się spotkanie robocze przedstawicieli zarządów/rad ośmiu europejskich organizacji afiliowanych przy Wikimedia Foundation. Spotkanie miało charakter przygotowawczy przed kwietniową Wikimedia Conference w Berlinie i dotyczyło kilku wspólnych wyzwań. Głównymi tematami były: rola i skuteczne działanie rad/zarządów, finansowanie i ekosystem, w którym działają poszczególne organizacje, nowa strategia ruchu Wikimedia.

Wyjazd zatwierdzony Uchwałą Zarządu 2018-14.

Planowanie

W weekend 23-25 lutego 2018 w siedzibie Wikimedia Niderlandy odbędzie się nieformalne spotkanie robocze przedstawicieli europejskich chapterów. Zapowiedziane są wszystkie większe organizacje poza Włochami, łącznie z naszymi sąsiadami z WMDE, WMCZ, WMUA i WMSE. Spotkanie ma na celu przedyskutowanie w gronie przedstawicieli chapterów: ról, skutecznego działania zarządów i delegowania zadań, możliwości współpracy, ważnych dla nas kwestii dotyczących roli organizacji krajowych w ruchu Wikimedia oraz stosunku do nowego kierunku strategicznego Wikimediów i dalszych prac - jeszcze przed Wikimedia Conference w Berlinie. Spotkanie przeznaczone jest dla członków zarządów - wg listy 1 przedstawiciel na chapter. Z uwagi chyba na mój dotychczasowy udział w takich rozmowach np. na WMCON otrzymałem takie zaproszenie osobiście.

Z tego co mi wiadomo, do tej pory nie było takiego spotkania per se (a przynajmniej WMPL nie dostała takiego zaproszenia); warsztat ten ma służyć przygotowaniu gruntu do szerszego omówienia na WMCON w Berlinie w kwietniu. Ponieważ rzecz wygląda na spotkanie mocno robocze z możliwymi konsekwencjami, poprosiłem o czas na prędkie zapoznanie Zarządu i zgodę.

Cele

Zagadnienia do omówienia:

rozwój organizacyjny (poprawa i profesjonalizacja) indywidualnego chapteru
- Nasze relacje z pracownikami, wolontariuszami oraz członkami.
- Kompozycja zarządu i jego różnorodność. Przykłady.
- Odpowiedzialność: wewnątrz organizacji (np. wobec członków) oraz wobec globalnej społeczności. Co to oznacza w praktyce i co możemy tu poprawić?
- kwestie pracownicze, ED, rozdział odpowiedzialności Board-Staff. Delegacja zadań i dobre praktyki w zarządzaniu. (tutaj chciałbym zgłosić pogłębienie tego tematu m.in. w kwestii ED i liczę na transfer wiedzy)
narzędzia sprzyjające rozwojowi organizacyjnemu chapterów
- wyzwania systemowe stojące przed chapterami. Struktura ekosystemu organizacji partnerskich oraz możliwe źródła pomocy i nadzoru, w tym rola Affiliations Committee.
- dyskusja (problemy, potrzeby, możliwości) i możliwie wypracowanie kierunku zmian, które chcielibyśmy tu wprowadzić
krzewienie kultury dyskusji w organizacjach (tu liczę na know-how celem wsparcia działania Tomka Ganicza et al)
Finansowanie ruchu Wikimedia
- całokształt, relacje WMF-chaptery,
  - kwestie samodzielnych modeli finansowań, know-how, wzajemnego wsparcia,
  - odpowiedzialności, raportowania i ew. wymogów przed którymi mogą stanąć WMPL i inne chaptery (w tym systemy full / simple APG)
- Pola do poprawy. Ewentualny plan działań
- Tutaj stanowczo do poruszenia wciąż nietypowa pozycja WMPL i wsparcie, które moglibyśmy otrzymać
Strategia Wikimedia 2030 i nasza rola
- Dotychczasowy przebieg i napotkane problemy
- Faza II i nasze oczekiwania
- Warunki sukcesu i jak możemy się do niego przyczynić
- Kwestia zgłoszenia stanowiska WMPL, które nie jest bezwarunkowym przyjęciem strategii - oraz problemów dalej zgłaszanych przy rozmowach z polską społecznością
Praktyczne współprace, które moglibyśmy podejmować
- Tutaj wyjście ponad dotychczasowe działania WMCEE. Kwestia omówienia statusu inicjatywy WMAT oraz rozważenia innych możliwości, m.in. WMDE, WMSE (ten temat chciałbym promować, gdybym mógł wziąć udział)
Inne tematy, które można wrzucić przy potwierdzeniu uczestnictwa
Podsumowanie: plan na WMCON 2018 w Berlinie

Członkowie Zarządu, pracownicy i inni chętni proszeni są o zgłaszanie swoich propozycji tematów.

Bazując na fakcie, że mowa o wielu aktywnych chapterach Europy, z którymi do tej pory mamy ograniczone relacje, a są pola możliwe do wykorzystania (na bazie współpracy konkursowej, GLAM, technicznej etc., ale przede wszystkim transferu wiedzy i wypracowania wspólnych podejść).

Prace można kontynuować on-line oraz na WMCON, na którym jednak notorycznie brakuje czasu (rok i dwa lata temu udało się zorganizować różne spotkania in promptu, jednak ich czas musiał być ograniczony; co więcej tryb raz na rok, ponieważ chwilowo na kontynuację na Wikimanii nie możemy obecnie liczyć, wydaje się być za krótki.

Koszty preliminarz

Z powodu dynamicznych cen lotu najtańsza opcja znana w momencie decyzji:

Lot: do 700 PLN [ceny dynamiczne: w wariancie pią-niedziela wieczór dziś Skyscanner 600-648 PLN, BiletyBilety 688 PLN; czw-niedziela straciło sens - 621 PLN, piątek-poniedziałek 537 PLN, było 432 PLN]
Nocleg: AirB&B opcja: piątek-niedziela 97 EUR (408 PLN), czwartek-niedziela 138 EUR (580 PLN), piątek-poniedziałek 97 EUR + 300 PLN (708 PLN)
Pociąg: Schiphol - Utrecht - Schiphol 9,8 EUR * 2 = 19,6 EUR (83 PLN)
Dieta: dla 3 dni 3 * 50 EUR = 150 EUR - 630 PLN

Razem: do 1850 PLN.

Ceny Skyscanner (możliwe opłaty dodatkowe), w przypadku standardowego biletybilety.pl jak wyżej.

Sprawozdanie

Spotkanie odbyło się zgodnie z planem; zrealizowana została cała zaplanowana agenda (jak poniżej) i realizowane są dalsze kroki ustalone w toku spotkania, w tym opis oraz przygotowania do konferencji berlińskiej w kwietniu.

Agenda

Piątek
- Wieczór: rozmowy na temat strategii, roli zarządów organizacji krajowych oraz rekrutacji ich członków, relacji zarządów z pracownikami, kwestii bieżących (konferencje nadchodzące i kontynuacja spraw z poprzednich spotkań, zwłaszcza WMCEE Meeting 2017 w Warszawie).
Sobota 9.30 - 18:00
- Wprowadzenie
- Sytuacja bieżąca i wyzwania przed poszczególnymi organizacjami. Kwestie dotyczące m.in.: dyrektorów wykonawczych (zatrudnienia, rozstania, współpraca). Historia największych wyzwań.
- Wstęp do tematów dnia, a następnie:
  1. Rozwój organizacyjny.
    1. Role i odpowiedzialności Zarządu/Rady
    2. Sposób doboru Dyrektora Wykonawczego
    3. Relacje Zarząd/Rada - pracownicy i kierujący - podział zadań i ról.
    4. Znalezienie nowych członków Zarządu/Rady: sposób doboru (wybory i kooptacja), potrzebne i szukane doświadczenie i umiejętności expertise, on-boarding i "transition" nowego członka
    5. Zarządzanie zmianą i rozwojem organizacji
  2. Struktury Wikimediów
    1. Ekosystem organizacji
    2. Finansowanie
    3. Nasza sytuacja i zmiany
- Tematy dodatkowe:
  1. Wzmocnienie wzajemnej współpracy. Możliwość wspólnych niskokosztowych działań, wspólnych grantów, dalszej wymiany doświadczeń...
  2. Platformy promowania naszych wartości/marek/... Edukacja. Powiązania z innymi otwartymi/wolnymi organizacjami.
- Dyskusja kolacyjna
Niedziela 10:00 - 17:00
- Plan dnia
  1. Wikimedia 2030
    1. Nasze dotychczasowe doświadczenia z prac nad Strategią
    2. Ciąg dalszy i nasze oczekiwania
    3. Prezentacja Abrahama i Nicole Ebber (WMDE) nt. obecnego stanu prac i planowanych dalszych kroków
    4. Dyskusja nt. co my możemy zrobić i jak wspomóc ten proces
    5. Strategia a Wikimedia Conference w Berlinie i dalej.
  2. Podsumowania i następne kroki
    1. Nadchodzące: Wikimedia Conference i Wikimania 2018
    2. Ustalenia i plan działań.

1. Rozwój organizacyjny

Blok poświęcony był rozwojowi/profesjonalizacji organizacji wolontariackich takich jak Wikimedia Polska - zebrani mieli doświadczenie zarówno z organizacji, które taki proces przeszły dalej od naszego Stowarzyszenia, jak i instytucji na podobnym/wcześniejszym stanie rozwoju (z powodu późniejszego startu lub chęci pozostania na bardziej pionierskim etapie).

Rozpoczęliśmy od modelu czterech faz rozwoju organizacji (faza pionierska - odróżniania się - integracji - asocjacji) (Glasl i Livergoed, patrz). Te i podobne modele (np. Greinera) proponują myślenie o rozwoju organizacji w kategorii etapów, w trakcie których dominuje charakterystyczny sposób działania prowadzący do kryzysu i (gdy następuje rozwój) przejścia do innych relacji i organizacji aż do nagromadzenia się kolejnego kryzysu.

Omówienie sytuacji w naszych organizacjach i diagnozy gdzie się znajdujemy i jakie mogłyby być kolejne kroki (przy wykorzystaniu teorii zmiany). Jednocześnie poruszenie problemów związanych z takimi zmianami oraz naturalnej potrzeby zarówno kontynuacji (np. z powodu naszych partnerów zewnętrznych, pracowników, potrzeb wolontariuszy etc.) oraz potrzeby zachowania tożsamości i najlepszych praktyk.

1.1 Kompozycja Zarządu / Rady i stojące tu wyzwania

W dużej bloku omówiliśmy kwestie: członków Zarządu/Rady i stojącymi przed nich obowiązkami, odpowiedzialnościami i możliwym rozkładzie ról; wskazanie przede wszystkim na rady "kontrolujące", a nie "operacyjne" - w momencie delegacji dużej części uprawnień i obowiązków zmienia się charakter pracy w Zarządzie/Radzie (co nie oznacza, że obowiązki i potrzebne kompetencje w takim ciele są mniejsze, skala zmian jest jednak duża).

Sama kompozycja dobrego ciała kolegialnego (zapewniającego odpowiednią różnorodność kompetencji członków oraz ich wsparcie eksperckie dla poszczególnych programów) jest nietrywialna. Sposoby na pozyskiwanie ludzi z zewnątrz: kooptacja, rekrutacja ich do społeczności i przedstawienie Zgromadzeniu Walnemu, społeczność jako źródło talentu).

Dobra praktyka: opis stanowisk dla poszczególnych członków ciała kolegialnego, szczególnie w przypadku ich specjalizacji. Praktyki związane z ograniczeniem liczby kadencji, zapewnieniem rotacji, a zapewnieniem ciągłości.

Szczególne rozwiązania instytucjonalne w innych chapterach: np. WMSE i Komisja Wyborcza powoływana przez Walne, która następnie monitoruje i ocenia członków Zarządu rok później dając swoje rekomendacje.

1.2 Kwestie pracownicze

Poświęcone sposobowi doboru pierwszego pracownika (osoba, rola itp.), Dyrektora Wykonawczego (i różnice między ED a Kierownikiem Biura o mniejszych kompetencjach),

Proces wyboru (posiadani pracownicy naturalnym źródłem kandydatów, natomiast z wielu powodów - też pozyskania odpowiednich umiejętności dla organizacji - zasadny wybór zewnętrzny). Wśród cech wskazywanych jako priorytetowe m.in. umiejętność przywództwa, zdolności społeczne i zaangażowanie. Wybór oczywiście zależny od wizji docelowej wielkości organizacji i zasięgu jej działań.

Brak dokładnych guidelines dla relacji Zarząd/Rada - pracownicy i kierujący - i podziału zadań i ról w średnich i dużych organizacjach. Dla początkujących WMAT wystawiła learning pattern.

Omówienie też sposobów oceny i innych spraw pracowniczych.

2. Struktury

2.1 Ekosystem Wikimediów

Omówienie postępujących zmian w systemie Wikimediów: rosnąca liczba (ale i efemeryczność) User Groups i wyzwania z tym związane, m.in. na skrzyżowaniu obszarów interesu. Rozmowa o governance oraz roli AffCom (Affiliations Committee) i innych komitetów. Odpowiedzialność chapterów oraz możliwości wzajemnej pomocy. Możliwe zmiany strukturalne w kontekście strategii 2030.

2.2 Ekosystem finansowy

Omówienie finansowania działalności organizacji lokalnej: trudności i możliwości poprawy. W tym: skomplikowany system finansowania (a nawet rozdzielania środków przez WMF przez 5(?) różnych programów + umowy - system ma uwzględniać specyfikę bardzo różnych organizacji i działań wspieranych przez Wikimedia Foundation na całym globie, jednocześnie jednak trudno zapewnić dla niego odpowiednie wsparcie kadrowe i zapewnić transfer umiejętności, wiedzy na temat projektów, feedbacku itd. Pytanie do większych chapterów jak jeszcze mogłyby tu pomóc, choćby w kwestii transferu wiedzy.

Szczegółowe omówienie poszczególnych ról i udziałowców procesu. Dyskusja nad propozycjami rozwiązań i usprawnień do podania dyskusji na szerszym forum w Berlinie i wcześniej.

3. Strategia Wikimedia 2030

Raporty urbi et orbi po Fazie I

Ciekawostka: poprzednie procesy strategiczne doczekały się m.in. opisu w formie research paper.

Proces strategiczny jako inicjatywa dłuższa (i szersza) niż chyba wiele osób planowało. Omówienie sukcesów i przeszkód na drodze dotychczasowej Fazy I, w tym poszczególnych organizacji krajowych.

Przedstawienie ciągu kolejnych działań ([pierwsza wstępna prezentacja odbyła się dwa dni wcześniej on-line na Metrics Meeting z Kathreen Maher - youtu.be/DRK_MltUezA?t=22m22s); wymaga wielu dalszych prac (szczególnie po stronie Fundacji); prośba o włączenie się.

Dyskusja nad rozumieniem kierunku strategicznego i włączeniu się (m.in. kwestia knowledge equity - które najlepiej tłumaczyć jako wyrównywanie szans dostępu do wiedzy). Podobnie kwestie potrzeb wolontariuszy i oczekiwań społeczności. Nasze organizacje mogą zapewnić m.in. feedback społeczności lokalnej, wskazówki co do lepszej współpracy z WMF i innymi grupami,

4. Podsumowania i dalsze kroki

Rozdanie zadań domowych i przygotowania do konferencji w Berlinie. Moje zadania (przygotowanie-omówienie propozycji na Berlin) w toku.

Można spodziewać się dalszych nawiązań do tego spotkania: w tym anglojęzycznych omówień/raportów oraz spotkań w Berlinie.

Koszty

Czas i loty dobrane z uwzględnieniem możliwych problemów z lotem, lotniskiem oraz dojazdem na lotnisko. Z tych względów, oraz z powodu przełożonej decyzji Zarządu, a następnie pauzy z powodu tragicznych wiadomości w Stowarzyszeniu i bardzo dynamicznych zmian w cenach biletów (tj. wykupieniem ostatnich lotów w niedzielę do cen zaporowych) po kalkulacji kosztów i konsultacji z Skarbnikiem i Biurem wybrałem najtańszą opcję piątek - poniedziałek.

Dodatkowe ubezpieczenie podróżne zostało zapewnione przez zakup moją kartą kredytową i zostało pozyskane bezkosztowo dla Stowarzyszenia.

Lot: 610,25 PLN
Noclegi: 97 EUR + 71,10 EUR = 168,10 EUR
Dojazd na lotnisko:
Dieta