Volunteer Supporters Meeting 2017

Spotkanie odbyło się w dniach 12-14 listopada 2017 w siedzibie WMDE w Berlinie. Wzięło w nim udział 12 pracowników, odpowiadających za wspieranie społeczności w 10 organizacjach. Oprócz mnie byli to: Veronika Krämer (WMDE), Raimund Liebert (WMAT), Ivana Madžarević (WMRS), Jon Harald Søby (WMNO), Ran Lion (WMIL), Michelle Boon (WMNL), Rémy Gerbet (WMFR), Richard Nevell (WMUK), Stuart Prior (WMUK), Ulrich Lantermann (WMCH) oraz Cornelius Kibelka (WMDE). Celem spotkania było nawiązanie trwałej współpracy i wymiany merytorycznej pomiędzy członkami i członkiniami grupy. W szczególności mieliśmy zająć się omawianiem mierników sukcesu naszej pracy oraz rozmowami na temat trudności, na które napotykamy.

Piątek

Spotkanie rozpoczęło się od serii krótkich prezentacji, podczas których każdy z nas opowiadał o swojej organizacji i wyzwaniach jakie przed nią stoją w zakresie wsparcia wolontariuszy oraz o swoim stanowisku w tejże organizacji. To pozwoliło nam zobaczyć wzajemne podobieństwa i różnice. Niekiedy wynikające z rozmiaru samej organizacji, innym razem z jej struktury zatrudnienia czy specyficznych uwarunkowań (wynikających m.in. z tego, czy wspiera społeczność posługującą się jednym językiem, czy kilkoma, albo też czy dzieli społeczność językową z inną organizacją). W dalszym toku prac miało się jednak okazać, że różnice mają znacznie mniejsze znaczenie niż podobieństwa.

Sobota

Ten dzień poświęciliśmy w całości na omawianie mierninków naszej pracy. Chcieliśmy się dowiedzieć jak ustalić czy nasza praca przynosi sukces i jaki jest jej wpływ na ruch Wikimedia. Przy czym ważne było dla nas, żeby przejść od mierzenia bezpośredniego, krótkoterminowego dorobku (output) do rozpoznawania rezultatów naszej pracy w długiej perspektywie. A więc - nie tylko ile haseł powstało w konkursie, ile osób przyszło na spotkanie czy zlot, ale też w jaki sposób te konkretne aktywności przekładają się na funkcjonowanie naszej społeczności, naszej organizacji i projektów Wikimedia. Co by było, gdyby nie było osób odpowiedzialnych za wspieranie społeczności? Co zmieniamy i co chcemy zmienić na lepsze? - na te pytania trudno odpowiedzieć bez pogłębionego mierzenia naszej pracy.

Przez cały dzień bazowaliśmy na tym stosowanym przez Fundację modelu, opierającym się na rozróżnieniu między outputs (bezpośredni dorobek, np. liczba haseł powstała w konkursie), outcomes (skutki średnioterminowe czyli np. nowe umiejętności opanowane przez uczestników) oraz impact (czyli długofalowy wpływ na rzeczywistość). Niektórym osobom ten model jest już dobrze znany, na pewno pamiętam, że Polimerek zapoznawał się z nim w Berlinie, resztę zachęcam do zapoznania się z zalinkowaną prezentacją.

Po omówieniu powyższego modelu, przeszliśmy do burzy mózgów, w czasie której mieliśmy ustalić, w jaki sposób sami rozumiemy sukces naszej pracy i co uznajemy za nasz cel. Wyłoniliśmy ok. 60 punktów, które przyporządkowaliśmy do 6 różnych obszarów:

zadowolenie, motywacja, uznanie i wzmocnienie społeczności (22 punkty, m.in. wolontariusze, czujący się docenieni i zmotywowani, wolontariusze chcący ponownie zaangażować się w prace chapteru, zwiększona retencja wolontariuszy itp.)
dobre relacje między chapterem a społecznością (13 punuktów, m.in. połączenie celów społeczności i celów chapteru, chapter rozumie, czego potrzebuje społeczność, społecznośc rozumie działania chapteru, społeczność aktywnie inicjuje nowe projekty chapteru itp.)
powiększanie społeczności (8 wzmianek, takich jak: zwiększona liczba wolontariuszy, życzliwy ruch Wikimedia itp.)

oraz (rzadziej wskazywane) zwiększenie umiejętności, produktywności i efektywności społeczności, zwiększanie zasięgu ruchu Wikimedia oraz zwiększenie lub poprawa zasobów projektów Wikimedia. Co ciekawe wyraźnie widać, że mimo, że uczestnicy wywodzili się z różnych organizacji, o bardzo różnym sposobie działania, podobnie rozumieli zadania i cele wspierania wolontariuszy. Zwrócić też może uwagę dość niska pozycja zwiększenia lub poprawy zasobów, w dyskusji jednak okazało się, że po prostu naszym zdaniem wszystkie powyższe w ostateczności do tego właśnie prowadzą.

W dalszej części omawialiśmy też fundacyjne Shared Metrics (znane też jako global metrics, czyli ustandaryzowane mierniki Fundacji). Doszliśmy do wniosku, że ich zaletą jest to, że są dość łatwe w stosowaniu i ustaleniu pewnego ogólnego wrażenia z danego projektu oraz zmierzenia bezpośredniego urobku. Przydają się też w porówynwaniu różnych projektów na poziomie międzynarodowym. Problemem jest natomiast to, że bardzo słabo sprawdzają się w mierzeniu średnio- i długofalowych efektów wsparcia wolontariuszy.

Przyjrzeliśmy się także temu, co różne organizacje z całego świata Wikimedia zliczają w swoich raportach rocznych, starając się wspólnie ocenić przydatność różnych mierników w naszej pracy. Prowadziło to do różnych wniosków, czsasem pokazujących, jak niektóre mierniki są względne (Np. mierzenie liczby uczestników danej aktywności może dawać dobre ogólne wrażenie co do zasięgu, ale bywa bezużyteczne - jeśli nawet zmierzymy liczbę osób, które zobaczyły wystawę POTY czy WLZ, to nadal nie będziemy wiedzieć, ilu z nich było przypadkowymi widzami, a ilu zyskało jakąś głębszą wiedzę czy refleksję na temat Wikimediów. Z drugiej strony, warsztat edycyjny może działać lepiej w małej, aktywnej, skoncentrowanej grupie. Taki miernik może się sprawdzić przy porównywaniu liczby uczestników danej regularnej aktywności chapteru, ale już ma słabe zastosowanie międzynarodowe). W ten sposób omówiliśmy bardzo różne wskaźniki, z bardzo różnych obszarów, patrząc jak korzystają z nich różne organizacje i sprawdzając na ile są użyteczne dla nas. W ramach tej dyskusji mieliśmy zróżnicowane opinie na temat tego, jakie mierniki mają dla nas znaczenie, ale ogólnie uznaliśmy, że najciekawsze są dla nas te, które pozwalają ocenić umiejętności, zadowolenie, liczbę i jakośc stron oraz atmosferę w projektach i organizacji.

Przejrzeliśmy też i omówiliśmy narzędzia przydatne w zliczaniu różnych rzeczy (w tym petscan, Dashboard, wikimetrics, glamorous, qualtrics).

Następnie przeszliśmy do pracy w grupach, chcąc ustalić w jaki sposób możemy przejść do lepszego, bardziej nastawionego na długofalowy wpływ (impact) mierzenia naszej pracy. Ja pracowałam w grupie opracowującej temat motywacji wolontariuszy i ich zadowolenia. Rozmawialiśmy o ankietach (niektóre organizacje robią roczne ankiety, podsumowujące satysfakcję i zaangażowanie społeczności), wywiadach z wolontariuszami itp. Ciekawym pomysłem były wprowadzenia dla wolontariuszy, które robi Wikimedia UK, przybliżając im wartości organizacji, cele ruchu itp. Każda z grup mogła też ustalić swoją listę życzeń, której spełnienie pomogłoby w pracy bardziej nastawionej na długofalowy wpływ. Wśród nich było: ustalenie wspólnego szablonu ankiety dla wolontariuszy, ustalenie nowych mierników itp. Lista, zawierająca bardzo różne elementy, od technicznych po organizacyjne, ma stanowić bazę dalszej pracy dla Volunteer Supporters.

Niedziela

Ten dzień poświęcony był wewnętrznym rozmowom grupy. Wspólnie omawialiśmy różne wyzwania i trudności, które spotykają każdego z nas. Omawialiśmy trudne sytuacje, z którymi aktualnie się mierzymy, próbując znaleźć dla nich rozwiązania oraz mówiliśmy o problemach, które spotykają nas w pracy. Bezpieczna przestrzeń do wymiany historii i okazania wsparcia była bardzo pomocna, tak w zakresie wymyślenia konkretnych rozwiązań na konkretne sytuaje problemowe, jak i po prostu w zakresie zrozumienia dla wspólnych wyzwań. Dyskutowaliśmy też o tym, jak zwiększyć najbardziej zaangażowaną częś społeczności, przełamać sytuację, w której widzimy wciąż tych samych wolontariuszy, obarczonych mnóstwem zadań, w różnych projektach i zobaczyć więcej nowych twarzy, czy nicków.

Następnie ustaliliśmy plan dalszych działań, w tym dalsze spotkania oraz regularną komunikację przez Hangout.

Podsumowanie

Spotkanie miało dla mnie bardzo dużą wartość merytoryczną. Jest pierwszym krokiem w procesie lepszego rozpoznawania tego, co robimy i rozpoznawania tego, co wsparcie wolontariuszy w dłuższej perspektywie. Dla całej grupy jest początkiem dalszej współpracy, dla mnie - pomocą w lepszym kształtowaniu mojej pracy w przyszłości.