Wikimania 2008 - oferty

Ta strona ma charakter historyczny bądź archiwalny. Prosimy nie modyfikować tej strony.

Jest to podsumowanie ofert na organizację konferencji Wikimania 2008, z Meta, spod adresu http://meta.wikimedia.org/wiki/Wikimania_2008/Bids

Aleksandria

Zwycięska oferta

Miejsce

Centrum Konferencyjne Biblioteki Aleksandryjskiej - nowoczesne centrum wystawowo-konferencyjne, część biblioteki, z którą jest połączone przejściem podziemnym. Centrum konferencyjne zostało stworzone specjalnie pod kątem obsługi dużych konferencji.

4 sale konferencyjne, trzy po 100 osób pojemności, jedna dla 242 osób, wyposażone w infrastrukturę techniczną. - Internet, nagrywanie sesji na wideo, ekrany plazmowe
Hol główny, zdolny pomieścić 400-500 osób
4 pokoje do spotkań
2 sale wystawowe
loża dla VIPów
pokój spotkań VIPów
3 restauracje
kawiarnia

Technikalia

Połączenie internetowe - 155 megabit/sek, dostęp 1,5 MBit/s dla każdego użytkownika, bezprzewodowy
urządzenia sieci bezprzewodowej (Wi-Fi)
Dostępność komputerów w kawiarenkach internetowych, centrach prasowych, itd.
Wideokonferencje: czterostronne połączenie IP/ISDN
Webcasting: za pomocą niedawno uruchomionego portalu, transmisje na żywo i retransmisje, możliwa interakcja w ramach wideokonferencji
Ekrany plazmowe i LCD: 16 sztuk o przekątnej 40 lub 50 cali, z czego 8 w samym Centrum, Konferencyjnym, 4 przy wejściu do biblioteki, 4 przenośne. Kontrolowane dzięki oprogramowaniu Scala Infochannel IC200.
Telepromptery, wspomagające prowadzenie prezentacji: dwa przenośne ekrany 20-calowe z oprogramowaniem
Nagrania audio i wideo: cztery kamery dostępne codziennie, 6h nagrań dziennie

Koszty

Sale biblioteki Aleksandryjskiej udostępnione są za darmo. Koszt nominalny: 52000 dolarów.

Zakwaterowanie

650 metrów od Biblioteki.

Akademiki

do 500 osób (55 pokojów po 4-5 osób każdy + 14 sal na 15-20 osób każda) w akademiku szkoły Świętego Marka za równowartość prawie 6 dolarów za dobę ze śniadaniem od osoby Za dodatkowe 5 dolarów śniadanie (szwedzki stół). Możliwość stołowania się przez resztę dnia. Lokalizacja - 5 minut pieszo od miejsca konferencji.

Hotele

Dobra komunikacja między biblioteką a hotelami (w bibliotece były organizowane konferencje, możliwość negocjowania noclegów grupowo). 12-56 dolarów za pokój jednoosobowy.

Miasto

Wiele atrakcyjnych miejsc dla turystów, względnie tanich w porównaniu z innymi popularnymi lokacjami. Różnorodność restauracji, fast foodów, kawiarni. Wiele z nich ma podłączenie do sieci bezprzewodowych, w tym 8 McDonaldsów.

Imprezy

Impreza ogólna - ogród uczelniany 5 minut od miejsca konferencji, na otwartym powietrzu
Impreza dla VIPów / sponsorów - wybór 4 hoteli w odległości 15-20 minut od ośrodka konferencyjnego

Media

Większość międzynarodowych agencji prasowych posiada biura w Egipcie, prężne kanały telewizji satelitarnej mające duże grono odbiorców w krajach arabskich, możliwość kontaktu przed rozpoczęciem konferencji, by nagłośnić Wiki, media są chętne do opisywania nowych technologii; sporo gazet codziennych, prasy młodzieżowej. Biblioteka Aleksandryjska ma wyspecjalizowaną komórkę prasową.

Transport, wizy

Wizy do zdobycia w ambasadach, kosztują od 15 do 90 dolarów (Polacy nie muszą mieć wiz).

Przelot z Europy - około 500 dolarów.

Dwa lotniska w Aleksandrii (25 minut / 1h drogi od miejsca konferencji), jedno w Kairze - 4h drogi. Możliwość przebycia drogi z lotniska taksówką lub wynajętym samochodem (26 dolarów dziennie), autobusy po około 50 centów, tramwaje po 5 centów, pociągi. Transport z lotniska sponsorowany przez 2 firmy, możliwość udostępnienia darmowych autobusów,

Budżet i sponsorzy

Lista sponsorów

Biblioteka Aleksandryjska - miejsce dla konferencji, wsparcie techniczne
Organizacje rządowe - wsparcie finansowe, lista ma być sfinalizowana po wygraniu przetargu
International Development Research Centre - kanadyjska jednostka
Gawab.com
eSpace - głównie sponsoring imprezy dla uczestników wraz z Gawab.com
vodafone
Cisco
Orascom
ibM
Microsoft
Siemens
Rząd krajowy - pieniądze pozyskane z tego źródła mają służyć do uruchomienia lokalnego partnera Fundacji

Budżet (w dolarach amerykańskich)

Materiały promocyjne - flagi, plakaty: 2640
Catering, 500 osób x4 dni, organizowany przez hotel Hilton, nieudane próby negocjacji sponsoringu tej części budżetu: 19386
Materiały konferencyjne - torby, identyfikatory, CD, mapy... 5877
Opłaty za transport - do i z lotniska grupowo, w tym taksówki dla VIPów - 4545
Opłaty administracyjne - ubiory Wikimedia, biuro - 1316
Przejazdy dla osób wygłaszających prezentacje i stypendystów (10 prezenterów, 35 stypendystów), częściowo sfinansowane przez linie lotnicze - 46000
Nagrody - 600
Imprezy - dla uczestników i dla VIPów: 10526
Pamiątki, na przykład koszulki: 2193
- Razem: 93084, plus udostępnione za darmo pomieszczenia konferencyjne, webcasting, wideokonferencje, ekrany, wi-fi za równowartość 52430 = 145514

Nie ujęto: opłaty rejestracyjne, fundusze udostępniane Fundacji na każdą Wikimanię.

Samoocena

Słabe punkty

Pogoda - gorąco, lecz Aleksandria leży nad chłodzącym ją morzem, pomieszczenia biblioteki są klimatyzowane.
Tłok - dużo turystów. Słabość zrównoważona tym, że wszystkie elementy konferencji są blisko siebie, zróżnicowany transport dobrą siecią.

Silne punkty

Rotacja kontynentów
Symbolizm łączący Wikimanię z biblioteką Aleksandryjską
Wspólna misja Biblioteki i Fundacji Wikimedia
Wsparcie Fundacji dla rozwoju materiałów referencyjnych i naukowych w Afryce
Materiały Wikipedii wejdą w skład "laptopów za 100 dolarów" przeznaczonych dla krajów afrykańskich, a konferencja pokazałaby zaangażowanie Fundacji w tej materii
Wspaniała pogoda
Wzmożenie zainteresowania wolnymi treściami i wolnym oprogramowaniem
Niskie koszty pobytu
Łatwość dojazdu
Wiele atrakcji turystycznych Aleksandrii i Egiptu
Brak ataków terrorystycznych

Inne

Zauważono, że nikt z organizatorów konferencji nie był na żadnej z trzech poprzednich Wikimanii.

Cape Town

W ofercie bardzo dużo miejsca poświęcono samemu miastu i otoczce, "bajaniu" na temat miejsca konferencji, itd., nie zaś konkretom dotyczącym organizacji konferencji.

Miejsce konferencji

Cape Town International Convention Center (CTICC), blisko (pieszo) do nabrzeża, nieco dalej do głównego centrum życia nocno-kulturalnego, na obrzeżach dzielnicy biznesowej miasta. Bardzo elastyczne w kwestiach dostosowywania się do potrzeb różnych wydarzeń. Dwupiętrowa galeria, 2 mniejsze sale (60+60), audytoria (1500 miejsc ze sceną, ekranem, sześcioma kabinami, pokojem projekcyjnym, podium dla orkiestry, foyer; 620 miejsc, scena, ekran, sześć kabin dla tłumaczy, pokój projekcyjny), restauracja, miejsce do zorganizowania biura/magazynu potrzebnych przedmiotów. Hale wystawowe o powierzchni 10000mkw., możliwe podzielenie na pięć mniejszych miejsc wystawowych, sala balowa o powierzchni 2000 mkw., pokój widokowy, cztery pokoje spotkań, do 330 osób każdy, 13 apartamentów do spotkań po 25 osób każdy, które można przystosować do celów VIPowskich, prasowych, czy miejsc w których prezenterzy maja szansę przygotować się do prowadzenia prezentacji. więcej rozmaitych miejsc.

Centrum konferencyjne jest ciągle rozwijane i rozszerzane, przystosowane jest również dla osób niepełnosprawnych.

Instalacja sieciowa na bazie światłowodowej, 1800 punktów dostępowych, również dostęp bezprzewodowy, zdalna kontrola oświetlenia, rolet i ekranów, generatory dostarczające prądu w razie awarii zasilania.

Całość z obsługą.

Dwie restauracje wewnętrzne, plus 2 prowadzone przez firmy zewnętrzne (jazz).

Kantor, biuro podróży, inne usługi dla biznesu - kawiarnia, sklep wolnocłowy, kiosk z gazetami (międzynarodowe), centrum medyczne.

Zakwaterowanie

Czas poza sezonem - niskie ceny, puste hotele. Najbliżej zlokalizowany jest hotel Arabella Sheraton (5*****), hotel Cape Sun do którego można dostać się pieszo (jest w stanie pomieścić wszystkich uczestników, średnia klasa), akademiki (5 minut jazdy). Możliwość darmowego zakwaterowania dla ograniczonej liczby osób.

Miasto: 5 hoteli o niskich cenach, 50-60 średniej i wysokiej klasy

Imprezy

Dla wszystkich

400 osób, dwie opcje:

bezpośrednio w miejscu konferencji, gotowa infrastruktura miejsca - kuchnie, bary, nagłośnienie, etc.
Zamek w Cape Town - 1,5 kilometra od centrum konferencyjnego, miejsce najstarsze w Afryce Południowej,

Dla sponsorów i VIPów

Wybór spośród dwóch opcji:

Summerville, nad morzem, widok na zachód słońca, świetle jedzenie i drinki, loża dla palaczy cygar, prywatny bar, nagłośnienie i odpowiednie oświetlenie. Impreza może być sponsorowana przez właściciela klubu.
Zamek w Cape Twon, możliwosć ubarwienia imprezy lokalnym folklorem.

Inne

15 minut od lotniska, możliwy dojazd taksówką.

Bogate życie nocne, osiągalne pieszo z miejsca konferencji.

Transport lokalny

Taksówki - olicznikowane, godne zaufania, można zamówić telefonicznie lub wsiąść na postoju.
Wynajęcie samochodu - wymagane międzynarodowe prawo jazdy, jazda po lewej stronie drogi, paliwo za gotówkę - ogólnie nieakceptowane są karty kredytowe.
Pociąg - stacja kolejowa osiągalna pieszo z miejsca konferencji, tanio, lecz niezbyt wygodnie można dojechać do pozostałych części miasta.
Autobusy - tanio, lecz nieczęsto.
Pieszo - lepiej nie chodzić samemu i nie mieć przy sobie wartościowych przedmiotów.
Taksówki-minibusy - najtańsze, jeżdżą po całym półwyspie, lecz nieopisane, zwykle przesadnie zatłoczone, z kiepskiej jakości kierowcami, marnej jakości technicznej.

Wizy

Wymaganie, by w paszporcie była co najmniej jedna pusta strona na adnotacje, mieszkańcy większosci krajów nie wymagają wiz do pobytu poniżej 30 dni.

Sponsorzy

Część sponsorów pokrywa koszty technikaliów, usług, cateringu, miejsca konferencji, imprez, zakwaterowania, ubezpieczenia medycznego, etc. Łącznie około 175000 dolarów do zebrania od sponsorów.

Zoopy (sieć wymiany zdjęć i klipów wideo)
CITI (Cape IT Initiative)
Wikimedia South Africa
Telkom SA Ltd. - infrastruktura sieciowa
Politechnika w Cape Town - gotówka i infrastruktura
Cape Town Wireless - bezprzewodowy LAN
SITA - agencja rządowa, gotówka i kontakty z rządem
Coca-Cola SABCO - napoje
Graduate school of Business, Uniwersytet w Cape Town - recepcja, organizacja wycieczek
Google South Africa
27dinner - organizator "geek dinners"
Tectonic - internetowe czasopismo opensource, partner medialny, część komitetu organizacyjnego
Bandwidth - dostarczenie łącza internetowego

Budżet w dolarach USA

Miejsce: 52000
Zakwaterowanie: 65000
Śniadania: 8600
Inne posiłki: 14300
Materiały promocyjne: 12000
Stypendia: 43000
Transport:7200
Koszt podróży dla osób prezentujących: 11500
Impreza główna: 8600
Impreza dla VIPów: 3500
Wyposażenie: 12900
Połączenie sieciowe: 0
Ubezpieczenie: 1450
Rejestracja: 1900
Administracja: 8600

Razem: 250000

Samoocena

Słabości

Względnie na uboczu, dosć drogi dolot, rekompensowane dobrymi kursami wymiany walut i niskomi kosztami życia
Kiepskie połączenie sieciowe,choć relatywnie dobre w samym centrum konferencyjnym
Kiepski transport publiczny, lecz niskie ceny paliw i tanie wynajmy samochodów rekompensują tę słabość
Konferencja organizowana w zimie - lecz nawed wtedy temperatury dochodzą do 18 st.C
przestępczość, rekompensowana przez wysoki poziom bezpieczeństwa centrum Cape Town

Silne punkty

Atrakcyjne turystycznie miasto
Lokalizacja - Afryka, południowa półkula
11 języków narodowych
niskie ceny, szczególnie w porównaniu z europejskimi
duża społeczność Open Source i Open Content

Atlanta

Oferta nieskładnie skonstruowana.

Miejsce

Georgia Institute of Technology, uczelnia prowadząca wysokiej klasy programy inżynieryjne, informatyczne, itd. Miejsce dla konferencji - Georgia Tech Student Center. Niedawno w tym miejscu odbyła się konferencja gromadząca prawie 2000 uczestników z 39 krajów. Pokoje konferencyjne: 4x60 osób, 20, 50, 195, 500, 2x250, 350, 150, 1200 plus kilka innych (niesprecyzowana pojemność). kilkanaście restauracji i jadłodajni, parking, dodatkowe pomieszczenia, niektóre sale wyposażone w sprzęt audiowideo, dostępna sieć bezprzewodowa, lecz w nieznanej cenie

Zakwaterowanie

Akademiki - 500 pokojów, w cenie pościel, śniadanie i lunch, 45-50 dolarów dziennie od osoby
Hotel uniwersytecki - 142 dolary za dobę, możliwa negocjacja noclegów grupowych po obniżonych kosztach
Inne hotele w mieście

Imprezy

Dla wszystkich: Carter Center, przyjęcie koktajlowe dla 350 osób, 30 dolarów za uczestnika, 3000 za lobby, dodatkowa sala 1200.
Dla VIPów: Macy Mac's Tea Room, wysokiej klasy jedzenie z Południa, menu 26 dolarów za osobę (jedzenie do woli), brak opłaty za salę, barman 100 dolarów, piwo 4 dolary, wino 6 dolarów

Transport na miejsce konferencji

Lotnisko 7 mil na południe od centrum miasta, połączenie z centrum
- MARTA - system transportu miejskiego, autobusy, tramwaje, metro, szybka kolej miejska, 1,75 dolara za przejazd
Pociąg
Autobus
- Darmowy transport ze stacji do systemu MARTA

Wizy

Wizy wymagane od Polaków, wymagany paszport dający się odczytać przez komputery, ważny na 6 miesięcy, po roku 2005 wymagane jest zdjęcie cyfrowe, wymagany bilet wyjazdowy ze stanów.

Sponsorzy

Georgia Institute of Technology
The School of Information and Library Science at the University of North Carolina at Chapel Hill
pjnet.org

Oczekiwanie na decyzję:

Georgia Tech ICPA
Georgia Tech Research Institute, przestrzeń konferencyjna
Georgia Tech College of Computing, miejsce do konferencji
Cox Enterprises
Turner/CNN, wycieczki po centrum CNN
Georgia/Pacific
Rayovac
Siemens-AG
The Weather Channel
Web.com
Atlanta Tourist Center and Tourism Bureau - udostępnienie listy firm z listy Fortune 500 majacych biura w Atlancie
Chunghwa Telecom
Virgin Unite USA

Sporo firm i instytucji odmownie odnoszących się do prośby o sponsoring, długa lista.

Samoocena

Słabości: wymóg posiadania wizy, względnie niski poziom bezpieczeństwa niektórych dzielnic, wysoki poziom ruchu ulicznego, sztywny zasięg systemu MARTA w części szynowej, skomplikowany układ ulic, wysokie temperatury, wiele miejsc rozrywki zamykanych jest po 11 wieczorem, brak sprzedaży alkoholu w niedziele

Silne strony: wielokulturowość, świetny system transportu miejskiego MARTA, zakaz uprawniania żebractwa, względne bezpieczeństwo kampusu uniwersyteckiego, duże lotnisko, centrum transportowe, udogodnienia dla pieszych w centrum, szeroki wachlarz atrakcji turystycznych, wiele darmowych i tanich wydarzeń kulturalnych