Zlot Zimowy 2019/Raport

Zlot Zimowy 2019

Zloty Zimowe to coroczne spotkania wikimedian, mające na celu wymianę doświadczeń, poszerzenie wiedzy i praktyczną pracę nad problemami projektów Wikimedia. Dzięki panelom, warsztatom i dyskusjom, osoby uczestniczące mogły uczyć się od siebie nawzajem, rozwijać umiejętności, rozwiązywać praktyczne problemy oraz projektować nowe inicjatywy. Zlot Zimowy nawiązuje do tradycji zimowych spotkań wikimedian, jakie odbywały się do 2008 roku w Chorzowie.

O wydarzeniu

• 
• 
• 

Zlot Zimowy odbył się w dniach 25-27 stycznia w Kaliszu. Inaczej niż w poprzednich latach, Zlot nie odbył się w miejscu oddalonym od większych ośrodków. Ale też inaczej niż w przypadku konferencji Wikimedia - nie odbył się w dużym mieście. Kalisz miał być czymś pośrodku - z wygodnym dojazdem, ciekawą okolicą i atrakcjami na miejscu.

W Zlocie wzięło udział łącznie 54 osoby (nie licząc pracownic organizujących wydarzenie). Według ankiety pokonferencyjnej, którą wypełniły 32 osoby (a więc 59% uczestników), zdecydowana większość (87,5%) brała już udział w ogólnopolskich wydarzeniach organizowanych przez Wikimedia Polska. Wśród uczestników najwięcej było osób edytujących Wikipedię (90%), ale nie brakowało też społeczności Wikimedia Commons (25%), Wikidanych (22%), Wikisłownika (19%), Wikiźródeł (12,9%). Pojedyncze osoby wskazały też, że edytują Meta wiki oraz Wikibooks. Wśród uczestników przeważały osoby, które edytują od ponad 10 lat (74,2%), wśród uczestników, którzy wypełnili ankietę nie było osób, które edytują krócej niż 5 lat.

Zespół

• noclegi, wyżywienie - Anna Matusiak
• zabawy integracyjne, ewaluacja konferencji, organizacja sal - Natalia Szafran-Kozakowska
• media, organizacja na miejscu - Agnieszka Marszał
• przygotowanie programu - Gdarin, Natalia Szafran-Kozakowska
• moderatorzy - Jacek Fink-Finowicki, Bladyniec, Elfhelm, Maikking, Marek Mazurkiewicz, Rzuwig, Powerek38, Natalia Szafran-Kozakowska
• projektowanie graficzne - Nostrix

Program

Program merytoryczny

• 
• 
• 
• 

Program Zlotu Zimowego w założeniu ma mieć charakter bardzo konkretny i praktyczny i pozwolić na zwiekszenie konkretnych umiejętności, przepracowanie i przedyskutowanie określonych problemów projektów. Łącznie program obejmował bloki tematyczne:

• Projekty i współprace
• Wikimedia i projekty dźwiękowe
• Wikimedia Polska teraz i w przyszłości
• Wikipedia
• Wikimedia Commons
• Wikidane
• Promocja Wikimediów
• Varia

Składało się na nie łącznie 20 punktów programu, poprowadzonych przez 15 prelegentów (nie licząc uczestników Lightning talks). Oprócz praktycznych warszatów i dyskusji, pojawiło się też omówienie audytu organizacyjnego Stowarzyszenia. Dużym powodzeniem cieszyły się lightning talks, które były długo nieobecne w programie naszych konferencji. Przed zlotem zgłoszono 12 pięciominutowych prezentacji, jednak w trakcie spontanicznie odbyło się jeszcze kilka dodatkowych.

Program uznało za interesujący 81% osób. Zwiększył wiedzę uczestników o Wikimedia Polska (78%) oraz o projektach Wikimedia (87,5%). Dla 81% osób uczestniczących, zlot przyniósł informacje, które będą mogły być wykorzystane w praktyce w projektach Wikimedia. Dzięki niemu 78% osób czuje się zmotywowane do większej aktywności edycyjnej, a 50% - w sprawy Wikimedia Polska.

Program integracyjny

Po programie merytorycznym uczestnicy mogli wziąć udział w programie integracyjnym, na który składały się:

• bingo integracyjne
• zwiedzanie Kalisza z przewodnikiem
• spotkanie z browarnikiem
• tort urodzinowy polskiej Wikipedii
• wręczenie podziękowań dla aktywnych wolontariuszy

W tym roku warstwa integracyjna zlotu była bardzo udana. Wszyscy (100%!) uczestnicy, którzy wypełnili ankietę zgodzili się ze stwierdzeniem, że dzięki zlotowi czują się bardziej zintegrowani ze społecznością. Program integracyjny oceniło pozytywnie 93,5% uczestników konferencji.

• 
• 
• 
• 

Co się udało?

• Kalisz spotkał się z pozytywnym przyjęciem uczestników - łatwo było do niego dotrzeć, można było ciekawie spędzić czas
• pakiet konferencyjny był dobrze przygotowany - kalendarze i długopisy były praktyczne i podobały się uczestnikom (oceniły je pozytywnie wszystkie osoby, które wypełniły ankietę konferencyjną), szczególnie chwalony był kalendarz, w którym połączono ładne zdjęcia z datami powiązanymi z projektami Wikimedia
• ulotki kto jest kim w WMPL pomogły uczestnikom poznać lepiej organizację
• możliwość wykwaterowania po obiedzie (inicjatywa wolontariusza) była wygodna dla uczestników i pozwoliła im spokojnie, bez przerywania programu, oddać pokoje
• bardzo dobrze działający internet
• program był pogrupowany w sensowne bloki tematyczne
• w ankietach pozytywnie oceniano różnorodne przerwy kawowe (nie tylko słodycze, ale też owoce)
• pracownicy mówiący o swojej pracy - społeczność dobrze zareagowała na to, że wie lepiej, czym się zajmujemy
• dyplomy i podziękowania dla wolontariuszy były pozytywnym akcentem

Co zrobilibyśmy inaczej?

• wszystkie maile związane z organizacją powinny być dostępne dla całego zespołu (za wyjątkiem maili seryjnych), np. poprzez dawanie DW adresu konferencja@wikimedia.pl - dzięki temu, gdyby z jakiegoś powodu dana osoba nie mogła kontynuować korespondencji (wypadki losowe itp.), pozostali mogliby podjąć dokładnie od tego momentu. Poza tym cały zespół wiedziałby wszystko na bieżąco
• powinniśmy zwrócić baczniejszą uwagę na to, w jakiej odległości są od siebie sale konferencyjne tak, żeby można było swobodnie się między nimi przemieszczać
• między salami powinna być przestrzeń, w której ludzie mogą porozmawiać tak, aby nie przeszkadzać w wykładach i prezentacjach
• więcej czasu na dyskusje po sesjach
• powinniśmy przygotować dopasowane szablony prezentacji + tło prezentacyjne dla osób, które nie mają prezentacji
• część integracyjna w sobotę się rozpierzchła na kilka lokali - lepiej, gdyby była bardziej spójna
• choć założyliśmy etherpady, poza sesją audytową zabrakło przypisanych notujących, przez co część etherpadów pozostała pusta
• powinniśmy zapewnić rejestrację sesji, przynajmniej na dużej sali

Budżet

Kategoria	Informacje	Koszt usługi	Uwagi
Konferencja
Sale konferencyjne	Dostępne były dwie sale konferencyjne - wykładowa i warsztatowa.	10610 zł
Rzutniki	2 rzutniki - na obie sale. Użycie naszego rzutnika było utrudnione ze względów techicznych (wymagałoby demontażu rzutnika hotelowego i podłączenie naszego pod sufitem)	400 zł
Usługi gastronomiczne
Przerwy kawowe	Przerwa ciągła w sobotę, przerwa pojedyncza w niedzielę	3245 zł
Wyżywienie	Kolacja w czwartek, piątek i sobotę, obiady w piątek, sobotę i niedzielę	9740 zł
Hotel
Zakwaterowanie	głównie pokoje dwuosobowe, pojedyncze w szczególnych, uzasadnionych przypadkach	10 610 zł
Inne
Druki i materiały	Identyfikatory, smycze, gra planszowa, programy konferencyjne, ulotki, gadżety itp.	865,30 zł	Kalendarze były opłacone z budżetu WikiWakacji
Program integracyjny	Przewodnik, spotkanie z browarnikiem, nagrody do bingo, tort	460 zł
Dofinansowania dojazdów
Dofinansowania dojazdów	Dofinansowania na wniosek składany do zarządu	1045,13 zł	Dofinansowanie przyznano 4 osobom
Łączne koszty			27965,48 zł

Ogólna ocena zlotu

Na podstawie ankiet pokonferencyjnych:

• Zakwaterowanie - 100% uczestników oceniło zakwaterowanie pozytywnie: 84% bardzo dobrze, 16% dobrze.
• Wyżywienie - 93% było zadowolone z wyżywienia - 56% oceniło je jako bardzo dobre, a 37,5% jako bardzo dobre. Pozostali ocenili je średnio. W ankietach chwalono szwedzki stół (choć w przyszłości należałoby zadbać o wyraźniejsze oddzielenie lub odznaczenie posiłków wegetariańskich)
• Sale konferencyjne - sale były słabszym elementem zlotu (głównie ze względu na ich oddalenie od siebie. Dobrze lub bardzo dobrze oceniło je 59% uczestników, natomiast 41% - średnio.
• Dostępność informacji - wszyscy uczestnicy byli zadowoleni z dostępności informacji o zlocie, choć zwrócono uwagę na to, że jedna ze zmian programowych nie została zamieszczona na stronie konferencji.
• Kontakt z organizatorami - kontakt z organizatorami był oceniony pozytywnie, zarówno w zakresie przed zlotem (90% oceniło dobrze lub bardzo dobrze), jak i podczas samego wydarzenia (93% oceniło dobrze lub bardzo dobrze)
• Organizacja wykładów i warsztatów - 74% oceniło dobrze lub bardzo dobrze organizację warsztatów i wykładów, natomiast pozostali ocenili je średnio. Na wynik mogła mieć wpływ odległość między salami i hałas w tylnej części sali (temat powracający w ankietach). Warto też zwrócić uwagę, że niektórzy ankietowani mylnie oceniali przyporządkowanie wykładu do sali wykładowej (dużej) lub warsztatowej (małej) jako kwestię prestiżową, choć w zamyśle komitetu programowego była to raczej kwestia formy danego wystąpienia, której mogła sprzyjać bardziej forma warsztatu/dyskusji lub wykładu do audytorium.

Uwagi

• Kwestią do rozważenia na przyszłość jest, czy Zloty Zimowe powinny wrócić do lokalizacji oddalonych od większych ośrodków (jak Rochna czy Tworzyjanki), czy korzystać z miast średniej wielkości, jak właśnie Kalisz. Wyrażone w ankiecie pozlotowej opinie nie były jednoznaczne - obie opcje miały swoich zwolenników i zwolenniczki. Wydaje się, najbardziej optymalnym rozwiązaniem byłoby nieduże miasto z dostępem do dworca.