Jak to się robi/Dobre praktyki prowadzenia spraw organizacji Wikimedia

Poniżej znajduje się tłumaczenie wyciągu z dokumentu przygotowanego przez Wikimedia Foundation (WMF), dostosowane do polskiego kontekstu. Dokument ten został sporządzony jako niewiążąca wskazówka dla wolontariuszy kierujących organizacjami Wikimedia, przydatna na etapie układania planów rocznych.

Dodatkowo dla wyjaśnienia: większość działań większości organizacji Wikimedia jest finansowana przez WMF. Granty na te działania są udzielane na rok, w oparciu o plany roczne organizacji Wikimedia. Z tego powodu WMF ma wpływ na sposób (metodykę) układania planów rocznych pozostałych organizacji Wikimedia. Wnioski z tego, co się udaje, czego brakuje itd. były wykorzystane przy spisywaniu rekomendacji strategicznych 2030.

Zarząd kadencji 2020–2022 bierze pod uwagę poniższe praktyki. Nie stosuje ich wszystkich wprost ani nie uznaje, że wszystkie mają równy priorytet.

Programy i projekty

a) Zasady dokumentowania priorytetów programowych

• Mamy plan strategiczny (wieloletni), który określa priorytety WMPL.
• Mamy plan roczny, który:
  • określa plan działań wielu osób i różnych grup,
  • dzieli się na część podstawową i warunkową,
  • dopuszcza wykonywanie niezaplanowanych działań.
• Przy doborze wykonywanych projektów kierujemy się zaplanowanymi priorytetami.

b) Zasady wyznaczania celów dla programów

• Rozumiemy, jak nasze działania prowadzą do rezultatów, których oczekujemy.
• Nasze cele są zgodne z metodyką SMART.

c) Śledzenie wykonywania i dokumentacja działań

• Śledzimy i dokumentujemy postęp w trakcie wykonywania programów.
• Śledzimy długoterminowe postępy w kontekście planu strategicznego.
• Dokumentujemy wnioski służące doskonaleniu działań.
• Używamy dokumentacji z zakończonych działań w celu planowania kolejnych działań.

Procesy decyzyjne

a) Zgodność z prawem

• Mamy osobę lub zespół z wiedzą na temat prawnego funkcjonowania organizacji pozarządowych, odpowiedzialną za kontrolę przestrzegania prawa.
• Mamy poprawny statut i wymagane statutem regulaminy.
• Wszystkie nasze działania są zgodne z obowiązującym nas prawem: o stowarzyszeniach, o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, cywilnym, pracy i BHP, o ochronie danych osobowych, autorskim i innym.
• Przestrzegamy zawartych umów.
• Archiwizujemy dokumentację: każda podpisywana przez nas umowa znajduje się w biurze (jeżeli jest w wersji papierowej) lub na dysku wspólnym (jeżeli jest w wersji elektronicznej).

b) Podejmowanie decyzji

• Wiemy, kto jest uprawniony i zobowiązany do podejmowania kluczowych decyzji. Rola każdej decyzyjnej osoby jest zapisana i dostępna dla zainteresowanych.
• Kompetencje członków zarządu są zróżnicowane i rozwijane z uwzględnieniem potrzeb organizacji.
• Wiemy, czym jest konflikt interesów i jak go unikać. Mamy przyjęte zasady postępowania w związku z konfliktem interesów.

c) Dokumentowanie decyzji

• Istotne informacje są dokumentowane i dostępne co najmniej dla wszystkich członków zarządu.
• Dokumentujemy prowadzenie kluczowej komunikacji. Protokołujemy posiedzenia organów WMPL.

Zarządzanie zasobami

a) Dostęp do funduszy

• Co najmniej dwie osoby mają pełny dostęp do konta bankowego WMPL i co najmniej jedna osoba ma częściowy dostęp.
• Stosujemy narzędzia śledzące dynamikę wpłat i wypłat oraz prowadzimy kontroling finansowy.
• Nasza księgowość spełnia standardy międzynarodowe.
• Dokonujemy miesięcznego przeglądu historii kont bankowych.
• Terminowo sporządzamy roczne sprawozdanie finansowe oraz zlecamy jego ocenę przez niezależnych audytorów.
• Przechowujemy dokumentację wydatków zgodnie z wymogami prawa oraz postanowieniami umów.

b) Planowanie finansowe

• Nasze plany odnośnie do wydatków są jasno określone i realistyczne.
• Efektywnie wykorzystujemy dostępne zasoby.
• Zarząd uchwala szczegółowy budżet roczny, zawierający kategorie według programów. Nasze wydatki są dokonywane zgodnie z kategoriami budżetowymi.
• Wielkość wydatków jest adekwatna do efektu finansowanych działań.
• Mamy kilka różnorodnych źródeł przychodów.
• Mamy rezerwy finansowe oraz plan fundraisingu.

c) Wolontariusze

• Nasze projekty są wykonywane przez wolontariuszy lub we współpracy z wolontariuszami.
• Mamy określone role dla wolontariuszy i nie obarczamy pojedynczych osób zbyt wieloma oczekiwaniami.
• Mamy spisane zasady wolontariatu, w tym opis praw wolontariuszy, i przestrzegamy ich.
• Dostosowujemy wzajemnie to, czego oczekują i potrzebują nasi wolontariusze oraz to, czego potrzebuje nasza organizacja.

d) Pracownicy

• Każdy pracownik ma ustalony zakres obowiązków, który jest związany z efektem, jaki mają przynieść działania pracownika.
• Praca pracowników umożliwia zaangażowanie wolontariuszy i nie zastępuje roli wolontariuszy.
• Mamy możliwość zarządzania pracownikami za pomocą posiadanych środków.
• Przestrzegamy prawa obowiązującego pracodawców i pracowników.
• Mamy plan zatrudnienia oraz zasady refundacji i rozliczania kosztów podróży.
• Oceniamy efektywność pracowników w kontekście wymagań rocznych i strategicznych.

Źródła

• Grants:Simple/Apply