Komunikacja 2.0

Tło

Dotychczas w Stowarzyszeniu:

• nie ustaliliśmy żadnych zasad komunikowania się z grupami odbiorców (z czytelnikami, darczyńcami, uczestnikami naszych projektów, społecznościami edytującymi, mediami, instytucjami partnerskimi, polskim środowiskiem NGO, innymi organizacjami Wikimedia itd.):
  • nie określiliśmy ogólnych pożądanych efektów naszych działań,
  • reprezentacja Wikimediów przez wolontariuszy była w zbyt dużym stopniu związana z faktem bycia w zarządzie,
  • odwiedziny wolontariuszy w mediach nie były skoordynowane. Wolontariusze nie mieli też wystarczającego wsparcia w postaci przydatnych materiałów, ciekawych aktualności do przekazania czy porad, jak dobrze wypaść (raz przeprowadzona prezentacja nie jest wystarczającym rozwiązaniem),
• nie ustaliliśmy, jakie szczegółowe cele mamy osiągnąć, posługując się poszczególnymi kanałami komunikacyjnymi: blogiem, własną stroną internetową, mediami społecznościowymi (którymi?);
  • efektem tego problemu jest m.in. to, że nasza wiki pełni funkcję zarówno wizytówki dla osób spoza Wikimediów, BIP i platformy komunikacji z niektórymi członkami (komunikacja zarządu poprzez uchwały, a nie narracyjne komunikaty??).
  • z Twittera zrezygnowaliśmy po konfrontacji z radykalnie nieprzychylnymi jednostkami i nie postanowiliśmy robić nic w zamian,
  • na Facebooku prowadzimy ok. 10 (lub więcej) fanpage'ów; wobec nie wszystkich mamy uzasadnienie, dla żadnego nie ma planu funkcjonowania,
  • z Instagrama i innych "młodzieżowych" mediów społecznościowych nie korzystamy bez żadnej przemyślanej przyczyny,
• całą wiedzę dotyczącą komunikacji ulokowaliśmy, bez dokumentacji, w pamięci wolontariuszy i pracowników, którzy z nami obecnie szczęśliwie jeszcze są (Powerek38, Natalia) albo nieszczęśliwie ich nie ma (Krzysztof). Przekonaliśmy się, że zapamiętana wiedza nie jest wieczna ani oczywista, nie da się jej z dnia na dzień przejąć i wykorzystać,
• nie komunikowaliśmy idei otwartości (oprócz bardzo rzadkich, nielicznych inicjatyw o nieokreślonych celach, takich jak Dzień Domeny Publicznej czy wydawanie odezw ws. zmian prawnych).

Projekt "Komunikacja 2.0" jest częścią zmiany w podejściu mówienia:

• o Wikimediach na zewnątrz,
• o Stowarzyszeniu w samych Wikimediach.

Innymi ważnymi częściami są: zmiana obowiązków rzeczniczki prasowej i specjalistki ds. promocji, zwiększenie liczby zaangażowanych wolontariuszy oraz zamiar wydelegowania zarządzania strategicznego w obszarze komunikacji na przygotowanego do tego kompetentnego wolontariusza, choćby spoza zarządu.

Cel

Cele strategiczne:

• w perspektywie społecznej: wzmocnienie wizerunku idei otwartości i zasobów dostępnych w Wikimediach, promocja postaw społecznych wikipedystów, promocja projektów Stowarzyszenia,
• w perspektywie zewnętrznej: wzmocnienie relacji z głównymi grupami odbiorców, zwiększenie liczby osób zaangażowanych w promocję Wikimediów i otwartości w Polsce,
• w perspektywie wewnętrznej: zmiana stylu zarządzania Stowarzyszeniem,
• w perspektywie wiedzy i rozwoju: dokumentacja wiedzy, podnoszenie kompetencji wszystkich zaangażowanych.

Cel operacyjny: przygotowanie dokumentów i zakomunikowanie ich zaangażowanym wolontariuszom.

Wykonanie

Treść dokumentów

Część pierwsza: audyt komunikacyjny

1. Sytuacja wyjściowa
   1. Informacje ogólne
   2. Pozycjonowanie
   3. Dotychczasowe grupy docelowe (interesariusze)
   4. Dotychczasowe komunikaty
   5. Dotychczasowe kanały komunikacji
2. Podsumowanie
   1. Otoczenie organizacyjne/operacyjne
   2. Konteksty mające wpływ na funkcjonowanie operacyjne
   3. Otoczenie "konkurencyjne"
   4. Podsumowanie
3. Analiza komunikacyjna SWOT
4. Rekomendacje

Część druga: strategia komunikacyjna

1. Cele komunikacyjne
   1. Strategiczne cele komunikacyjne
   2. Operacyjne cele komunikacyjne
2. Grupy docelowe
3. Kluczowe przesłania
4. Narzędzia i techniki działań komunikacyjnych
   1. Komunikacja w kanałach online
   2. Relacje z mediami
   3. Marketing bezpośredni
   4. Działania niestandardowe, np. wydarzenia

Część trzecia: Plan komunikacji. Praktyczny harmonogram działań komunikacyjnych wskazanych w strategii w uzgodnionym zakresie (media społecznościowe, relacje z mediami, komunikacja z wybranymi grupami).

Harmonogram

• rozpoczęcie prac nad dokumentami: czerwiec 2020,
• termin zakończenia prac nad dokumentami: koniec 3. kwartału 2020.

Miernik sukcesu

Do końca 3. kwartału:

• Magda Skrętkowicz i Nina, przy wsparciu zespołu zarządzającego, sporządzą wyżej opisane dokumenty i opublikują je w BIP,
• aktualizując plan 3-letni, zespół zarządzający podejmie decyzje na podstawie przygotowanych rekomendacji,
• Nina przy wsparciu Natalii zwiększy liczbę wolontariuszy zaangażowanych w działania komunikacyjne i rozpocznie przeprowadzanie szkoleń dla wolontariuszy, bazując na decyzjach podjętych przez zespół zarządzający.

Główne osoby zaangażowane

Osoba odpowiedzialna

Szymon (w trakcie chętnie oddam wolontariuszowi wyłącznie odpowiedzialnemu za komunikację, jeśli takiego znajdziemy).

Wykonawcy

1. Magda Skrętkowicz (umowa cywilnoprawna) - osoba doświadczona w określaniu strategii komunikacyjnych,
2. Nina Gabryś - rzeczniczka prasowa.

Przy wsparciu Natalii i Łukasza, zaangażowanych wolontariuszy, pozostałych pracownic Stowarzyszenia.

Rodzaje potrzebnego wsparcia

• Dostęp do narzędzi analitycznych do oceny mediów społecznościowych
• Rozmowy z pracownikami i wolontariuszami
• Dostęp do dotychczas zgromadzonej dokumentacji

Finansowanie

Ze środków grantowych, nie 1% PIT

Cel wydatków	Kwota
Audyt komunikacyjny (umowa)	4920 zł
Strategia komunikacyjna i plan komunikacyjny (umowa)	7380 zł
Budżet całkowity:	12300 zł