Konferencja Wikimedia Polska 2010/Przyszłość stowarzyszenia/sprawy finansowe
Początkowe problemy polegały na tym, ze brakowało finansów na zrealizowanie konkretnych pomysłów, których było sporo w początkowym okresie działania stowarzyszenia. Późniejsze problemy polegały na tym, że w nowych warunkach następowały chroniczne opóźnienia w finansowaniu przedstawianych pomysłów, szczególnie tych, które ze względu na niskie kwoty nie były traktowane jako priorytetowe. Wobec tego zewnętrzne firmy i instytucje, które współpracowały ze stowarzyszeniem były w odpowiednim czasie opłacane, natomiast wolontariusze, którzy otrzymywali zgodę na dofinansowanie czekali na nie całymi miesiącami. W efekcie co jakiś czas pojawiały się zapytania skonfudowanych wikimedian, co mają robić dalej, czy mają dopominać się o te dofinansowanie, zaś sam skarbnik odbierał to jako "postawy roszczeniowe".
Typowa sytuacja wygląda tak:
- Wikipedysta pyta o to, czy może dostać dofinansowanie/zgłasza wniosek
- Otrzymuje odpowiedź, że otrzyma dofinansowanie
- Realizuje projekt (kupuje książkę, wyjeżdża na warsztat, zlot wikimedian itd.)
- Czeka na dofinansowanie, wysyłając zapytanie do skarbnika, co ma robić dalej
- Nie otrzymuje odpowiedzi, wysyła kolejne zapytanie
- Wysyła kolejne zapytanie tym razem do innego członka zarządu
- Członkowie zarządu pytają skarbnika, dlaczego nie zostało zrealizowane dofinansowanie
- Skarbnik odpowiada, że nie zostały dopełnione formalności
- Członkowie zarządu kontaktują się z daną osobą i informują ją o tym, że nie zostały dopełnione formalności
- Wikipedysta (od razu, lub po jakimś czasie) odpowiada, ze formalności zostały dopełnione
- Wysyła zapytanie do skarbnika, co dalej
- Nie otrzymuje odpowiedzi, więc pyta kolejny raz członków zarządu, co się stało
- Problem przedstawiany jest publicznie
- W końcu osoba otrzymuje dofinansowanie (lub nie, ale zazwyczaj tak)
Prawdopodobne przyczyny tego stanu rzeczy:
- Skarbnik ma mało czasu, by zajmować się na bieżąco sprawami finansowymi stowarzyszenia
- Skarbnik nie jest w stanie odpowiadać na wszystkie maile, które do niego docierają
- Skarbnik nie odbiera maili, które są "niepewne"
- Nie ma opisanej procedury - jakie dokumenty i w jaki sposób dana osoba ma przedstawić skarbnikowi
- Nie ma wzorów dokumentów, jakie osoba ma wypełnić i przesłać je skarbnikowi, aby otrzymać dofinansowanie
- Księgowa nie orientuje się w sprawach stowarzyszenia i dopiero razem z pomocą skarbnika może sprawnie funkcjonować
- Skarbnik nie wie, kto powinien otrzymać dofinansowanie
- Skarbnik wie, jakie są problemy, ale nie może przekazać tej wiedzy, więc inni nie mogą mu pomóc
Jak rozwiązać te problemy?