Konferencja Wikimedia Polska 2017/Miejsce/Oferty

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Skocz do: nawigacja, szukaj
Biuletyn Informacji Publicznej

◄ 20162018 ►

Konferencja WMPL 2017
.
Miejsce
Program
Uczestnicy i rejestracja
Informacje organizacyjne


         
Oferty
Hotel
Dojazd


Wiemy już, że Konferencja odbędzie się w dniach 2-4 czerwca. Ale nie wiemy jeszcze gdzie. Marzysz o tym, żeby wikipedyści odwiedzili Twoje miasto? A może masz na oku jakąś interesującą lokalizację? Zamieść poniżej swoją propozycję.
Nie martw się, że nałoży to na Ciebie ciężar wszystkich obowiązków organizacyjnych - przyda nam się Twoja pomoc, zaangażowanie i znajomość miejsca, ale przy większości kwestii organizacyjnych możesz liczyć na pracę i zaangażowanie zespołu Stowarzyszenia.

Propozycje można składać do końca lutego 2017 r.

Wskazówki dla osób składających oferty[edytuj]

  • ustalony termin konferencji to 2-4 czerwca
  • należy poszukiwać miejsca, które pomieści ok. 100 osób
  • potrzebna będzie sala konferencyjna (lub dwie sale - na sesję główną i sesje mniejsze) na dwa dni po 8 h oraz miejsce na kolację i wieczorne spotkanie pierwszego dnia

Oferta powinna zawierać[edytuj]

  • Informacje o noclegu - gdzie, jaki koszt, jakie warunki.
  • Informację o wyżywieniu - kolacja pierwszego dnia, pełne wyżywienie przez drugi dzień, śniadanie i obiad ostatniego dnia, wyżywienie powinno zawierać opcję wegetariańską
  • Informację o dostępie do internetu - jakie łącze, czy jest wi-fi i ew. czy jest zasięg sieci Play (celem postawienia własnego hotspotu)
  • Informację o dojeździe publicznymi środkami komunikacji (odległość od dworca kolejowego, jak dojechać od dworca na miejsce obrad).
  • Budżet - najlepiej w formie tabeli zestawienie szacunkowych kosztów - przy założeniu 100 osób na konferencji.

Propozycji prosimy nie dzielić na poszczególne podstrony, tylko zamieścić całą poniżej w osobnej sekcji.

Szczecin[edytuj]

Hotel Vulcan*** zlokalizowany przy ul. Franciszka Ksawerego Druckiego-Lubeckiego 6a w Szczecinie został otwarty w 2016 roku.
Nazwa hotelu nawiązuje do działającej tutaj dawniej niemieckiej stoczni i pochylni o nazwie Vulcan.
Obiekt wzniesiony został na historycznym bunkrze, gdzie aranżowana jest ekspozycja muzealna.
Zlokalizowany jest na postindustrialnych terenach Stoczni Szczecińskiej, oferując niecodzienne widoki z okien na obiekty i urządzenia służące niegdyś budowie statków, jak np. pochylnia i suwnica.


Sala konferencyjna

http://hotel-vulcan.pl/konferencje
Hotel Vulcan dysponuje 6 klimatyzowanymi salami konferencyjnymi wyposażonymi w sprzęt audiowizualny i stabilny światłowodowy dostęp do internetu (150/150 Mb/s).
Na potrzeby naszej konferencji zaproponowana została zupełnie nowa przestrzeń konferencyjna aranżowana w dawnej hali stoczniowej znajdującej się w bezpośrednim sąsiedztwie hotelu, mogąca pomieścić eventy do 250 osób z opcją wydzielenia mniejszych powierzchni.


Nocleg

http://hotel-vulcan.pl/pokoje
Hotel posiada 105 przestronnych pokoi i 5 apartamentów.
Wszystkie pokoje są klimatyzowane.
Na potrzeby niniejszej kalkulacji zaproponowane zostały nam pokoje 2-osobowe (łóżka są rozdzielne), gdyż tak zwykle konfigurujemy, w razie potrzeby możemy zweryfikować dostępność innych pokoi (jest też kilka 3-osobowych oraz dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych).
Strefa SPA w cenie noclegów.


Wyżywienie
  • obiadokolacja bufetowa w piątek
  • śniadania bufetowe w cenie noclegu w sobotę i niedzielę
  • lunch bufetowy w sobotę i niedzielę
  • uroczysta kolacja w sobotę połączona z grillem na przyhotelowym terenie rekreacyjnym (alternatywnie na statku albo jakiś lokal "na mieście")
  • opcja wegetariańska jest możliwa


Warunki techniczne
  • na terenie całego hotelu dostępny jest bezprzewodowy internet podłączony do infrastruktury światłowodu (150/150 Mb/s)
  • dobry zasięg LTE Play
  • sale wyposażone są w sprzęt audiowizualny
  • obiekt dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych


Transport
  • bezpośredni dojazd tramwajem nr 6 z dworca PKP Szczecin Główny w niecałe 15 min
  • przy hotelu znajduje się bezpłatny parking dla uczestników konferencji


Dodatkowe informacje

a) wstępna kalkulacja Hotel Vulcan w Szczecinie przy założeniu 100 uczestników:

Pozycja Koszt
Nocleg w pok. 2 os. (50pok. x 229zł) x 2 = 22900 zł
Sala konferencyjna 500 zł x 2 = 1000 zł
Wyżywienie Obiadokolacja w piątek 40 zł x 100 = 4000 zł
Obiad sobota i niedziela (45 zł x 100) x 2 = 9000 zł
Uroczysta kolacja w sobotę 90 zł x 100 = 9000 zł
Przerwa kawowa całodniowa (2 dni) (25 zł x 100) x 2 = 5000 zł
Suma brutto 50900 zł (509 zł/os.)

b) propozycje atrakcji dla uczestników:

  • wycieczka dla 100 osób po terenach Stoczni Szczecińskiej z przewodnikiem: 738 zł
  • rejs statkiem po porcie i okolicach: 3075zł/2h lub 4305zł/4h
  • zwiedzanie Muzeum Techniki i Komunikacji w Szczecinie: 500 zł (5zł/os. dla grup >10 os.)
  • przejazd po Szczecinie zabytkowym tramwajem (np. na trasie hotel <-> muzeum): 1000 zł

Chętnie podejmę się czynności organizacyjnych w związku z przygotowaniem Konferencji Wikimedia Polska w Szczecinie.
Michał Klincewicz "Travelarz"


Bydgoszcz[edytuj]

Hotel Ikar*** zlokalizowany przy ul. Szubińskiej 32 w Bydgoszczy, ok. 3 km od centrum miasta (ok. 5 przystanków środkami komunikacji miejskiej), bezpośrednio przy głównej trasie w kierunku Poznania. W bezpośrednim sąsiedztwie znajduje się się zajezdnia autobusowa, z której dojechać można do każdego miejsca w Bydgoszczy, a także las zapewniający gościom możliwość relaksu.

sala konferencyjna

[1] Hotel posiada posiada 5 sal konferencyjnych o różnej powierzchni:

  • salę Konferencyjną -120m2
  • 3 sale szkoleniowe – 48 m2
  • sala na mniejsze spotkania biznesowe - 25m2

Wszystkie sale posiadają:

  • projektor, ekran projekcyjny
  • flipcharty, whiteboard
  • opcję zaciemnienia sali
  • bezprzewodowy Internet
  • klimatyzację

Na potrzeby naszej konferencji zaproponowano:

  • sale konferencyjną 120m2 (wykłady) w cenie = 1125zł / 2 dni
  • salę 48m2 (warsztaty do 30 os) w cenie = 600zł / 2 dni

Łączny koszt sal: 1725zł

nocleg

[2] Hotel Ikar*** dysponuje 99 pokojami, w tym: 9 pokoi jednoosobowych, 8 pokoi typu double (z łóżkiem małżeńskim), 69 pokoi typu twin (z 2 osobnymi łóżkami), 1 pokój trzyosobowy, 7 pokoi o podwyższonym standardzie, 2 pokoje DELUXE, 2 apartamenty, 1 pokój dla niepełnosprawnych.

W związku z promocją weekendową w Hotelu Ikar płatność jest tylko za jedną noc, natomiast druga noc jest gratis. Tym samym podane poniżej ceny obejmują całkowity koszt noclegu za 2 noce w poszczególnych pokojach.

Na potrzeby naszej konferencji zaproponowano następujące pokoje:

  • 26 x pokój dwuosobowy z dostawką* (240zł, czyli za osobę wychodzi 80zł)
  • 10 x pokój dwuosobowy (180zł, czyli za osobę wychodzi 90zł)
  • 1 x pokój dla osoby niepełnosprawnej (w cenie jedynki: 150zł)
  • 1 x pokój jednoosobowy dla starszej osoby (podwyższony standard, ok.150zł)

* "Dostawka" to rozkładane, wygodne łóżko, niewiele różniące się od normalnych.

Łączny koszt noclegów dla 100 osób za 2 noce to: 8500zł.


Wyżywienie
  • kolacja 3-daniowa serwowana w piątek w cenie 45zł/os. (100 osób x 1 dzień x 45zł =- 4500zł)
  • śniadania bufetowe w cenie 30zł / osoba/ dzień (100 osób x 2 dni x 30zł = 6000zł)
  • obiady 3-daniowe w sobotę i niedzielę w cenie 35zł/os. (100osób x 2dni x 35zł = 7000zł)
  • kolacja w sobotę w Pierogarni Stary Młyn [3] [4] Zupa, mix pierogów (z opcją również słodkich), napoje, koszt: 27,96PLN / osoba (27,96złx100osób = 2796zł)
  • dostępne opcje wegetariańskie (w tej samej cenie)

Łączny koszt wyżywienia:

  • posiłki w hotelu Ikar: 17500 zł
  • kolacja w sobotę w Pierogarni Stary Młyn: 2796 zł (ew. można dodać deser, wyjdzie nieco drożej)
Przerwy kawowe
  • przerwa kawowa ciągla (kawa, herbata, soki, woda, ciasteczka): 18zł / osoba / 1 dzień

Łączny koszt przerw kawowych: 3600zł (18zł x 2 dni x 100 osób)


Transport
  • z Dworca Głównego - bezpośredni autobus nr 54 (czas jazdy: 17 min i 5 min pieszo), ew. z przesiadką: tramwaj numer 6 i autobus 60 (czas jazdy ok. 30 min)
  • z Dworca Błonie - najlepiej pieszo (700m) lub autobusem nr 53 (czas jazdy: 2 minuty i 3 min pieszo)
propozycje atrakcji dla uczestników
  • tradycyjne zwiedzenie połączone z godzinnym rejsem statkiem ok. 1400zł/ grupa (dostępność stateczków będzie potwierdzona w połowie kwietnia)

• spotkanie z przewodnikami, • spacer po najważniejszych miejscach starego miasta – Wyspa Młyńska, Wenecja Bydgoska, Stary Rynek, ul. Długa, ul. Mostowa z makietą średniowiecznej Bydgoszczy i Przechodzącym przez rzekę, • rejs tramwajem wodnym po Brdzie – rejsy o 17:15 i 17:45, na każdy rejs popłynie 28 osób Cena zawiera: • dwa rejsy tramwajem wodnym, • obsługę trzech przewodników,

  • wycieczka "Tajemnica Bydgoszcz - zwiedzanie w innej formie" z przewodnikami z biura Visite.pl (czas trwania: 2h, wersja krótsza)

Obejmuje: • obsługę 3 licencjonowanych przewodników w stroju historycznym (zwiedzanie: Stary Port, Wyspę Młyńską, Wenecję Bydgoską, Stary Rynek, Muzeum Mydła i Historii Brudu oraz Barka Lemara), • wystąpienia postaci historycznych - 1 scenka, • wizyta w Muzeum Mydła i Historii Brudu - wyrób własnego mydła (na pamiątkę dla każdego uczestnika) 28 zł/osoba przy grupie 100 osób 36 zł/osoba przy grupie 70 osób

  • wycieczka "Tajemnica Bydgoszcz - zwiedzanie w innej formie" z przewodnikami z biura Visite.pl (czas trwania: 3h, pełna wersja)

Cena: 45 zł/osoba przy grupie 100 osób, 53 zł/osoba przy grupie 70 osób Cena obejmuje: • obsługę 3 licencjonowanych przewodników w stroju historycznym, • wystąpienia postaci historycznych na trasie (3 scenki), • wizytę w Muzeum Mydła i Historii Brudu i wyrób własnego mydła (na pamiątkę dla każdego uczestnika), • wizytę na barce Lemara, • ciastka Diabła Węgliszka dla każdego na pamiątkę (paczka 5 sztuk + degustacja)

  • wynajęcie 1 autokaru na cały wieczór aby dowoził uczestników do centrum i z powrotem: 500zł (bez względu na ilość kursów, najpierw przyjechałby po 1 grupę, a potem po drugą, różnica dotarcia gości do centrum to około 20 minut. ok. 20min).
  • wynajęcie 2 autokarów na cały wieczór: 1000zł (do centrum wszyscy dojechaliby w tym samym czasie)

Koszt atrakcji: ok. 1400 - 4500zł (zwiedzanie) + 500zł autokar = 2000 - 5000zł (w zależności od opcji)

Wstępna kalkulacja Hotel Ikar w Bydgoszczy przy założeniu 100 uczestników
Pozycja Koszt
Nocleg w pok. 2-3os. 8500 zł
2 sale konferencyjne 1725 zł
Wyżywienie 17500 + 2796 = 20296 zł
Przerwy kawowe 3600zł
Suma brutto 34121 zł (341,21 zł/os.)

Atrakcje nie są wliczone w kosztorys: ok. 2000- 5000zł