Konferencja Wikimedia Polska 2017/Raport

Zespół

• Pracownicy SWMPL:

  Ania - praca organizacyjna i rozliczeniowa (przygotowanie oferty, zakwaterowanie, catering, rozliczenia, przygotowanie materiałów, wycieczka, organizacja na miejscu itp.)

  Natalia - praca komunikacyjna i merytoryczna (przygotowanie stron, informacja wewnętrzna i zewnętrza, współpraca z komitetem programowym, ewaluacja, opieka nad skrzynką konferencyjną, organizacja na miejscu itp.)

Dodatkowo obie współpracowałyśmy, konsultowałyśmy i załatwiałyśmy pewne rzeczy wspólnie, w razie potrzeby sięgając po pomoc wybranych członków zarządu i wolontariuszy

• Wolontariusze:

  komitet programowy (Fafik, Ludmiła Pilecka + asystujący pracownik)

  wolontariusze na miejscu, służący konsultacją (Travelarz, Fafik, Ency)

• wspierający członkowie zarządu: Elfhlem (pomoc w organizacji noclegu), Polimerek (rejestracja, organizacja), Powerek38 (wsparcie organizacyjne)

Terminy prac

• luty 2017 - ogłoszenie terminu konferencji, ogłoszenie przyjmowania ofert, przygotowanie strony
• marzec 2017 - rozpatrywanie zgłoszonych ofert, przygotowanie przez biuro własnej oferty, zarząd wybiera ofertę i przyznaje dofinansowanie, rezerwacja hotelu, restauracji
• kwiecień 2017 - rozbudowa strony, stworzenie komitetu programowego i jego pierwsze prace (rozpoznanie potrzeb merytorycznych), przeglądanie ofert wycieczkowych i na kolację, start rejestracji
• maj 2017 - zapraszanie osób do programu, ustalenie programu, rejestracja uczestników, zbieranie opłat konferencyjnych
• 2-4 czerwca 2017 - konferencja

Informacje organizacyjne

Zdjęcie grupowe z konferencji

Konferencja odbyła się 2-4 czerwca w hotelu Ikar w Bydgoszczy. Wzięły w niej udział 63 osoby. Konferencja obejmowała: wspólną kolację w piątek wieczorem, dwa dni prac merytorycznych i Walne Stowarzyszenia oraz część integracyjną w sobotę wieczorem (przejazd autokarem, zwiedzenie miasta, rejs tramwajem wodnym, kolacja w pierogarni).

Całościowy budżet konferencji: ok. 25 000 zł (w tym: noclegi, wynajem sal konferencyjnych, wyżywienie, przerwy kawowe, zwiedzanie miasta + rejs, materiały konferencyjne, dofinansowanie dla osób, które nie mogą samodzielnie opłacić przyjazdu).

Program konferencji

Podczas konferencji do dyspozycji mieliśmy 2 sale - salę główną (do 120 osób) i salę warsztatową (do 30 osób). Obie w pełni wyposażone (flipchart, rzutnik itp.).

W sumie podczas konferencji program obejmował 8 h 45 min programu merytorycznego (3h 30 min wykładów, 2 h 15 min paneli dyskusyjnych, 3 h warsztatów) i 5h 30 min walnego zebrania członków. W części merytorycznej brało udział 13 prelegentów (+ 12 panelistów).

Szczegółowy program znajduje się na stronie konferencji.

Ankieta ewaluacyjna

Ankieta ewaluacyjna została przeprowadzona w dniach 5-10 czerwca. Zaproszenie do jej edytowania wysłane zostało mailowo do wszystkich uczestników konferencji dzień po jej zakończeniu. Ankietę wypełniło w sumie 35 osób, a więc 57% uczestników.

Informacje o uczestnikach i uczestniczkach

• większość osób była już wcześniej uczestnikami ogólnopolskich zlotów wikimedian, tylko dla 3 respondentów było to pierwsze tego typu spotkanie (Zlot Zimowy 2017 - również 3 osoby)
• uczestnikami byli głównie edytorzy Wikipedii (82,9%), wśród innych projektów wymieniano Wikisłownik (8,6%), Wikiźródła (5,7%) i Wikidane (3%) (Zlot Zimowy 2017 - Wikipedia 74%, Commons 10%, Wikisłownik 10% Wikiźródła 5%)
• połowa uczestników działa aktywnie w Stowarzyszeniu - taką opcję zaznaczyło 51,4%, za aktywnych nie uznaje się 37%, reszta odmówiła odpowiedzi na to pytanie

Program i zawartość merytoryczna

• tematy wykładów i warsztatów były interesujące - z takim stwierdzeniem zgadza się lub zdecydowanie się zgadza 85%. Tylko jeden respondent zdecydowanie nie zgodził się z takim stwierdzeniem;
• konferencja zwiększyła wiedzę uczestników o Stowarzyszeniu - tak deklaruje 82% respondentów (dla Zlotu Zimowego 2017 było to 60%);
• uczestnicy zyskali też większą wiedzę o projektach Wikimedia, choć już nie tak zdecydowanie - uznało tak 68% ankietowanych, natomiast 11% nie zgadza się z takim twierdzeniem;
• ponad połowa (57%) zgadza się, że konferencja zmotywuje ich do większego zaangażowania w sprawy Stowarzyszenia
• konferencja zmotywowała uczestników do zaangażowania w projekty Wikimedia - z tym zgadza lub zdecydowanie zgadza się 80% wypełniających ankiety (dla Zlotu Zimowego było to 90%)
• większość uczestników wykorzysta zdobyte na konferencji informacje w praktyce - zadeklarowało to 65% (dla Zlotu Zimowego 2017 - 75%)
• wśród głównych korzyści z konferencji uczestnicy wymieniali zwiększenie wiedzy, zrozumienie działania SWMPL i tego, jak można w nim działać, zwiększenie wiedzy o projektach siostrzanych, konkretne zyski merytoryczne (narzędzia do opieki nad nowicjuszami, praca z seniorami, współprace GLAM), wymianę pomysłów i wiedzy;
• najciekawszymi warsztatami/prezentacjami/panelami dla uczestników były: Administrator - zwykły zaufany użytkownik czy bohaterski obrońca projektu? (według 57%), Wikipedia a polityka (34%), Wolontariusze, pracownicy, darczyńcy, Fundacja (28%), Jak wesprzeć nowicjuszy i się przy tym nie zmęczyć? (25%), Ekosystem wolnych licencji (23%) oraz Ile za ile czyli kilka słów o skuteczności (23%)

Aspekty organizacyjne

• warunki konferencji zyskały pozytywne oceny - 86% dobrze lub bardzo dobrze oceniło zakwaterowanie, a 97% - wyżywienie
• gorzej oceniano dostęp do internetu - choć 55% oceniło go dobrze lub bardzo dobrze, to 23,5% uznało go za średni, a 9% za zły
• uczestnicy byli bardzo zadowoleni kontaktu z organizatorami: był oceniany dobrze lub bardzo dobrze zarówno przed konferencją (94%), podczas konferencji (91%) oraz z dostępności informacji o konferencji (88% ocenia dobrze lub bardzo dobrze)
• również organizacja programu oceniona była pozytywnie - 85% oceniło tak organizację wykładów, a 71% - walnego zgromadzenia

Integracja

• konferencja miała dużą wartość integracyjną - 88,5% respondentów zgadza się lub zdecydowanie się zgadza ze stwierdzeniem, że dzięki niej czuje się bardziej zintegrowana ze społecznością (dla Zlotu Zimowego 2017 było to 90%)
• wśród głównych korzyści bardzo często wymieniano możliwość spotkania na żywo z innymi członkami społeczności, poznania ich lepiej
• dobrze oceniono zaplanowane aktywności integracyjne - 82% dobrze oceniło sobotnię wycieczkę, a 77% - kolację

Co się udało?

1. zastąpienie wpisów na stronie wiki, formularzem rejestracyjnym - to była istotna nowość w stosunku do poprzednich lat, kiedy to ludzie sami wpisywali się na stronę wiki. Dzięki formularzowi dane trafiały w uporządkowany sposób do biura, oszczędzając czas na samodzielne tworzenie arkusza. Zapewniało też wygodny sposób, w który użytkownicy mogli komunikować swoje potrzeby i preferencje z zachowaniem prywatności. Chociaż pojawiały się głosy krytykujące tę zmianę, to jednak ogólnie została ona oceniona pozytywnie w ankietach ewaluacyjnych - 81% respondentów (a więc 33 osoby) uznało zmianę za dobrą lub bardzo dobrą, tylko 6% (2 osoby) wskazało, że jest ona zła lub bardzo zła;
2. poprawiliśmy komunikację z uczestnikami konferencji - przed samą konferencją wszyscy uczestnicy otrzymali od nas maila z kompletem informacji organizacyjnych i adresowych związanych z wydarzeniem, skontaktowaliśmy się wcześniej z prelegentami, przypominając im o godzinach i pytając o potrzeby techniczne;
3. komitet programowy zachęcał interesujące osoby do zgłoszeń - w oparciu o poprzednie ankiety ewaluacyjne i obserwacje tego, co się dzieje w społeczności, komitet zapraszał uczestników konferencji do poprowadzenia wykładów/warsztatów, dzięki czemu program wzbogacił się o kilka punktów dobrze ocenianych w ankietach
4. pracownicy współpracowali z wolontariuszami - choć oferta pochodziła od Stowarzyszenia, a prace organizacyjne były podzielone pomiędzy 2 pracowników, to wolontariusze byli zaproszeni do organizacji i włączali się zarówno na poziomie merytorycznym, jak i organizacyjnym. Miejscowi dawali wsparcie informacyjne na miejscu, tworzyli program, moderowali sesje itp.
5. podział na mniejszą i większą salę dał dobrą przestrzeń do swobodnego edytowania i warsztatów
6. dzięki panelom dyskusyjnym pozwoliliśmy na zderzanie różnych punktów widzenia - panele dyskusyjne cieszyły się dużym powodzeniem i dobrymi ocenami w ankietach, pozwoliły na zróżnicowane naświetlenie różnych zagadnień i włączenie większej liczby osób w merytoryczną warstwę konferencji
7. sobotni program integracyjny (wycieczka ze zwiedzaniem, statek i kolacja) był różnorodny i pozwolił uczestnikom na swobodne wybieranie aktywności po kolacji

Co mogliśmy zrobić lepiej?

1. w formularzu rejestracyjnym zabrakło pytania o osoby, które nie chcą być fotografowane, nie przygotowaliśmy też odpowiednich identyfikatorów
2. program przygotowywany był przez wolontariuszy przy wsparciu pracownika (który miał asystować, ale nie miał kierować procesem); to utrudniło wyznaczenie jednej osoby odpowiedzialnej i jasnego podziału zadań, w rezultacie program pojawił się późno - w przyszłości zarząd powinien wyznaczyć jedną osobę, która kieruje procesem tworzenia programu (wolontariusza lub pracownika)
3. przy niektórych trudniejszych sesjach zabrakło mocnej moderacji
4. termin konferencji podany był późno, co wpłynęło na frekwencję
5. konferencja była oddalona od centrum miasta, przez co uczestnicy nie mieli możliwości wyjścia na miasto po zakończeniu programu merytorycznego (poza wspólną wycieczką w sobotę)
6. poleganie na hotelowym internecie doprowadziło do tego, że wiele osób nie miało do niego dostępu i musiało go sobie udostępniać z telefonów komórkowych - w przyszłości musimy zadbać o lepszy dostęp do internetu
7. być może warto rozważyć dołożenie jednodniowej pre-konferencji, typowo roboczej
8. zabrakło programu integracyjnego na piątkowy wieczór, uczestnicy nie mieli przygotowanych zabaw integracyjnych, salę dopiero na miejscu zorganizowaliśmy, a oddalenie od miasta spowodowało, że nie chcieli opuszczać hotelu
9. lista osób przy wejściu do autokaru, pozwoliłaby nam się upewnić, że nikt nie został w hotelu, przydałby się też dodatkowy transport dla osób, które nie były zainteresowane wycieczką, tylko samą kolacją

Co dalej?

• do niektórych tematów z konferencji należy powrócić na następnym ogólnopolskim spotkaniu, w ankietach wymieniono:

• struktura zatrudnienia w Stowarzyszeniu (dyrektor zarządzający)
• administratorzy Wikipedii i procedura ich wyboru
• Wikipedia a polityka
• efektywność działania Stowarzyszenia
• rola ekspertów w Wikipedii - ich pozyskiwanie i utrzymywanie
• interakcje twórców z wikipedystami
• aktywność członków SWMPL
• GLAM
• rodzaje licencji

• w ankietach poprosiliśmy o wskazanie jakich ważnych tematów zabrakło. Wymieniano:

• strategia Stowarzyszenia
• prezentacje i warsztaty związane z projektami siostrzanymi
• blokowanie edycji dla IP
• proste warsztaty techniczne
• Wikiwyzwanie
• Wikidane
• Wikiprzewodnicy

• z ankiet wynika, że niektóre kwestie organizacyjne Stowarzyszenia (rekrutacja pracowników, zakresy obowiązków itp.) nie są dla wszystkich jasne - należałoby opracować stronę/formularz, na której można byłoby zadawać takie pytania (również anonimowo) i Stowarzyszenie odpowiadałoby na nie
• zgodnie z sugestiami z ankiet, na następną konferencję powinniśmy zaprosić również gości z zewnątrz, np. związanych z wolną kulturą, z edukacją czy projektami GLAM