Biuletyn Informacji Publicznej

Spotkania Zarządu/Agenda 9-11 11 2012

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Planowana agenda spotkania zarządu na żywo 9/11.11.2012 w Łodzi

Spotkanie wstępne w gronie osób funkcyjnych[edytuj]

W piątek 9. listopada 2012 roku w Hotelu Boutique w Łodzi odbyło się spotkanie osób funkcyjnych Zarządu Stowarzyszenia Wikimedia Polska. Spotkanie rozpoczęło się ok. godz. 15:00. Na początku spotkania obecne były cztery osoby: księgowa, sekretarka, Polimerek i Karol007. W pierwszej kolejności omówiono sprawy, które nie wymagały konsultacji ze skarbnikiem, który dołączył do spotkania ok. godz. 17:00 wraz z Aegisem Maelstromem, który nie brał czynnego udziału w rozmowach. Spotkanie zakończyło się po godz. 19:00.

Tematy
  1. Finanse i majątek
    1. Obsługa przelewów bankowych - stworzenie klarownych zasad wykonywania tychże - kto co ma robić kiedy i jak.
      Księgowa zasugerowała zmianę programu księgowego oraz indywidualne konta bankowe dla każdego projektu. Podkreśliła, że znacznie łatwiej i szybciej mogłaby księgować wydatki, gdyby wykorzystywała program, który doskonale zna. Natomiast największą zaletą wewnętrznych kont bankowych przypisanych do określonego projektu podejmowanego przez WMPL byłoby znaczne ułatwienie ich rozliczania. Rozwiązanie to jest nieco bardziej pracochłonne, jednak, jak zapewnia księgowa, umożliwia zachować dużą przejrzystość księgową. Pomysł ten spotkał się z aprobatą skarbnika i obecnych członków Zarządu.
    2. Never ending story - zmiany i ew. ustalenie bardziej klarownych zasad rozliczania kosztów wyjazdów.
      Na początku Karol007 zasugerował wykonanie aktualizacji uchwały nr UZ 17/2011. Aktualizacja ma na celu doprecyzowanie zapisu dot. sposobu rozliczenia, rewizji stawki oraz uzupełnienie o stawkę dla motocykli. Masti zobowiązał się do przygotowania szkicu projektu uchwały w porozumieniu z księgową, by zapewnić pełną zgodność z wymaganiami rozliczeniowymi. W dalszej części zdecydowano, że zostanie wprowadzony jeden druk rozliczenia wyjazdów krajowych i zagranicznych na podstawie obecnego druku rozliczenia krajowego. Zostaną usunięte niekonieczne pola w tabeli, tj.: godzina, diety (ponieważ nie płacimy diet a jedynie następuje zwrot udokumentowanych kosztów). Zostaną dodane pola środki lokomocji z możliwością wyboru motocykla a także zostanie umożliwione podanie liczby kilometrów. Ustalono, że przejazdy będą rozliczane wg ściśle określonych zasad. Rozliczeniu będą podlegały tylko:
      • bilety kolejowe w 2. klasie;
      • bilety lotnicze w klasie ekonomicznej;
      • bilety autobusowe PKS i autokarowe.
      Ponadto Rozliczenie biletów indywidualnych będzie się odbywało za pośrednictwem osoby odpowiedzialnej, a zwrot za bilety grupowe otrzymywać będzie osoba odpowiedzialna za rozliczenie. Winiety i opłaty za przejazd autostradami będą dołączane do rozliczenia samochodu rozliczanego i jednocześnie opłaty parkingowe i inne koszty samochodu prywatnego nie będą podlegały zwrotowi. Koszty wynikające z umowy najmu pojazdu (ubezpieczenia, parkingi, itp.) oraz faktury wystawiane na Stowarzyszenie za paliwo będą w pełni akceptowane. Rozliczenia grupowe (np. z Wikiekspedycji), które stanowią pewien problem na poziomie księgowania wydatków, będą musiały być rozdzielane i rozliczane wyłącznie na podstawie indywidualnych wydatków.
    3. Ustalenie klarownych zasad rozliczania innych wydatków (Wikigrantów, kosztów zakupu sprzętu itd).
      Zostanie określony limit wydatków na wyżywienie do wysokości diet dziennych wg Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej. Pozostaje otwarte pytanie o limit obowiązujący na terenie Polski.
      Rachunki w obcych walutach będą rozliczane na podstawie kursu średniego NBP (wg tabeli B) z ostatniego dnia roboczego pobytu za granicą i przeliczane wg tabeli do 4 miejsc po przecinku (aktualne, archiwum), natomiast zaokrąglenia do całego grosza będą dokonywane dopiero na końcu rozliczenia.
      Masti podkreślił, że dobrym pomysłem było wprowadzenie indywidualnych numerów dla Wikigrantów (np. WG 2012-1), ponieważ to ułatwi jednoznaczną identyfikację grantu oraz pozwoli w łatwy sposób opisać określony wydatek. Poprzednie rozwiązanie nie miało tej zalety.
      W dalszej części dyskusji, która odbyła się głównie między księgową i skarbnikiem zwrócono uwagę na potrzebę dokładnego opisania rozliczania różnych wydatków.
    4. Ustalanie zasad przekazywania i rozliczania zaliczek.
      W tym punkcie rozmowy, podjęto próbę określenia kiedy dawać zaliczki a kiedy nie oraz przedyskutowano wprowadzenie maksymalnego czasu oczekiwania na rozliczenie. Zdecydowano, że wprowadza się restrykcyjną politykę rozliczania z brakiem zaliczek (poza pojedynczymi przypadkami, rozpatrywanymi indywidualnie przez Zarząd) oraz maksymalnym czasem na rozliczenie wynoszącym 30 dni od zakończenia określonego wydarzenia/projektu.
      Pewnym problemem jest egzekwowanie rozliczeń i zwrotów ewentualnych zaliczek. W przypadku zaistnienia problemów, zdecydowano, że nierzetelny i nieterminowy wolontariusz utraci zaufanie Zarządu i w przyszłości nie zostanie mu powierzona opieka nad budżetem żadnego wydarzenia/projektu. Najbardziej drastycznym rozwiązaniem, otwierającym możliwość pozasądowej windykacji jest zobowiązanie wekslowe osoby odpowiedzialnej za rozliczenie zaliczki. Pomysł ten został jednogłośnie oddalony jako nazbyt drastyczny.
    5. Remanent majątku.
      Zwrócono uwagę na potrzebę dokończenia remanentu majątku rozpoczętego przez Magalię i Karola007. Prace utknęły, ale będą wznowione i kontynuowane w najbliższych tygodniach. Karol007 prosił o więcej czasu i cierpliwość. Zdecydowano, że wartość przedmiotów zostanie określona na podstawie danych fakturowych. Pod rozwagę pozostawiono kwestię powołania opiekuna majątku. Poza spotkaniem Karol007 w rozmowie ze skarbnikiem, zwrócił uwagę, że statutowym opiekunem majątku jest skarbnik. Utrzymanie aktualnych informacji na temat majątku wymaga poświęcenia czasu, co dla jednej osoby może być dużym obciążeniem, w związku z tym Karol007 zaoferował swoją pomoc. W dalszych rozmowach poza spotkaniem, Karol007 i Masti doszli do wniosku, że zrobienie kompletnego spisu przedmiotów zakupionych w ramach Wikigrantów będzie dobrym pomysłem. Pełen spis publikacji będzie szczególnie pomocny w rozwijaniu przepływu informacji i współpracy między wolontariuszami. Spis będzie służył wyłącznie do celów informacyjnych i będzie podstawą uruchomienia platformy wymiany publikacji między chętnymi wolontariuszami.
  2. Komunikacja
    1. Lista spraw do załatwienia/niezałatwionych - jak zrobić, żeby skutecznie funkcjonowała.
      Dyskusja skoncentrowała się wokół przywrócenia sprawnie działającej listy spraw do załatwienia, tak aby wzajemnie nie dublować pracy oraz w prosty sposób kontrolować stan ich wykonania oraz odpowiedzialną osobę. Masti poprawił dokument googlowy, którym zapisywane są sprawy wymagające załatwienia w najbliższym czasie oraz sprawy o których należy bezwzględnie pamiętać. Ustalił też z księgową i sekretarką jak poprawione arkusze obsługiwać.
    2. Terminarz "zadań bojowych" - pamiętanie/przypominanie o sprawach wymagających załatwienia.
      Ustalono, że wykorzysta się specjalne narzędzie typu "doto", które zostanie uruchomione na serwerze narzędziowym WMPL. Dostęp do narzędzia będą mieli członkowie Zarządu oraz sekretarka.
    3. Następna never ending story: Przepływ papierów w trójkącie - księgowa/sekretarka/skarbnik.
      Skarbnik, sekretarka i księgowa, omówili szczegółowo w swoim gronie przepływ dokumentów. Wypracowane zasady zostaną ogłoszone w późniejszym terminie.
    4. Czy dopisać sekretarkę i księgową do listy mailowej Zarządu - jeśli nie - to jak i kto ma informować te osoby o podejmowanych tam decyzjach/dyskusjach.
      Pewien problem stanowi przepływ informacji pomiędzy Zarządem a sekretarką i księgową. Czasem bywa, że niepełne rozeznanie w temacie opóźnia lub wręcz uniemożliwia sprawne działanie administracji Stowarzyszenia. Ponieważ na liście mailowej czasem dokonuje się oceny pracy pracowników WMPL, dopisanie ich do listy uniemożliwi podjęcie takiej rozmowy i wymusi otwarcie tymczasowego kanału komunikacji pomiędzy członkami Zarządu. Zdecydowano, że decyzję w tej sprawie powinien podjąć Zarząd w pełnym składnie.
    5. Wiki Stowarzyszenia - kopalnia informacji o działaniach WMPL - ale jak pomóc sekretarce i księgowej się w tym gąszczu odnaleźć.
      Temat ten nie został podjęty, ponieważ uznano, że jego priorytet w porównaniu z wieloma innymi jest bardzo niski.
    6. Komunikacja członków Stowarzyszenia z biurem, księgową i skarbnikiem.
      Temat nie został rozwinięty, niemniej jednak wspomniano, że wszystkie dokumenty powinny być kierowane do biura, a o ich dalszym losie będzie decydowała sekretarka, przekazując je do księgowej i skarbnika w zależności od przypadku.
    7. Ustalenie klarownych zasad gdzie zainteresowani się mają kierować w danej sprawie i do kogo - jakaś rozpiska?
      Podczas dyskusji zwrócono uwagę na brak ostrych granic pomiędzy podziałem zadań między członków Zarządu. Są osoby odpowiedzialne za poszczególne zadania, jednak same zadania często przenikają się wzajemnie co utrudnia identyfikację osoby odpowiedzialnej. Zdecydowano, że należy poprawić i uaktualnić stronę "Do kogo się zwrócić?.

Szczegółowa rozpiska planu obrad[edytuj]

Piątek w czasie i po kolacji 20:00 - 24:00?[edytuj]

  1. [Wolne miejsce na jakiś temat ogólny] - ze względu na to, że koledzy z Poznania dotrą bardzo późno, nie da się w tym czasie niczego konkretnego ustalić.
z tym późno bym nie przesadzał. wyszedłem z domu, z pracy do busa i będziemy po 21. ;)
W takim wypadku proponuję zacząć od paru największych bieżączek. Ja mam na głowie współpracę ze studentami, raport roczny (+ Karol, Poli), WCA (+ Poli) i kwestie GLAMowe (+ kto może) i chciałbym Wam skrótowo sprawozdać, funkcyjni mają ważne sprawy finansowo-kontrolne i politykę finansową, Karol WLZ, granty i różne sprawki, Masti górę rozliczeń a Poliego boję się nawet pytać... :D Możemy m.in. podsumować wszystkie zadania i kto z czym potrzebuje pomocy i gdzie może pomóc. aegis maelstrom δ 19:56, 9 lis 2012 (CET)

Sobota 9-17[edytuj]

Od 9 do 12 (z udziałem księgowej i sekretarki):

  1. Sprawy organizacyjno-wewnętrzne
    1. Relacja wyników rozmów w gronie osób funkcyjnych nt. obiegu papierów i obsługi konta (ok 30 m.)
    2. Podział zadań zarządu - przejrzenie czy się sprawdził, kto wykonuje swoje zadania a kto nie i ew. jak to inaczej rozdzielić (ok 1 h.)
    3. Akcja 1% - pozyskiwanie środków - jakie plany na 2013, co ze sprawozdaniem dla Fundacji? (ok 30 min)
    4. Inne formy pozyskiwania środków - czy potrzebne i jeśli tak, to jakie? Rozważenie opracowania długoterminowej strategii. (ok 30 min.)
    5. Serwer tools - najwyższa pora coś zdecydować/zrobić (15 min.)
    6. Majątek Stowarzyszenia - na czym się skończyła akcja porządkowania, czy ma być kontynuowana? (15 min.)

Od 12:15 do 15:00

  1. Outreach/promocja - temat rzeka
    1. Działanie biura prasowego - jakieś zmiany, przekształcenia? (1 h.)
    2. Działania w mediach społecznościowych - co zrobiono, jakie są tego konkretne efekty? (30 min.)
    3. Wikiwarsztaty - efekty, może jakaś inna formuła, może coś innego? (30 min)
    4. Materiały promocyjne - przegląd co mamy, decyzje co dorobić + czy model dystrybucji się sprawdza. (45 m.)
    5. Sformalizowanie instytucji "patronatu Stowarzyszenia" (może na wzór patronatów KOED) (30 min ?)
    6. Przegłosowanie patronatu dla Studenckiego Koła Fizyki “SKFiz” przy wydziale Fizyki UW (Wikiprojekt:SKFiz) (15 min.)
  2. Akcje specjalne
    1. Podsumowanie WLZ + pytanie czy płatny koordynator to był dobry pomysł? (ok 30 min.)
    2. Inne akcje specjalne? (konkursy licznikowe? inne konkursy na wzór WLZ?, coś oprócz konkursów? POTY) (ok. godzina).

Od 15:15 do 17:00

  1. Projekty (patrz: Projekty i Pomysły na projekty)
    1. Przegląd projektów w realizacji - które są sukcesem, a które nie i dlaczego? (ok godziny)
    2. Nowe pomysły na projekty - które i dlaczego nie zostały zrealizowane, które warto reaktywować (ok. godziny)
  2. Współpraca z innymi NGO'sami/instytucjami GLAM
    1. Współpraca z GLAM zupełnie nie wychodzi (oprócz tej w ramach WLZ) - dlaczego? (1 h)
    2. Współpraca z NGO-sami: przykład z Łodzi/Szkoła Baranowskiego/w ramach WLZ/z SGH - jak zachęcać do tego, jak unikać pułapek? (1 h.)
  3. Jakieś działania promocyjno-organizacyjne w Polsce, w stosunku do nowych projektów?
    1. Wikivoyage
    2. Wikidata

Sobota w czasie obiado-kolacji (17:00-18:00)[edytuj]

tematy raczej luźniejsze

  1. [miejsce na jakieś ogólne dyskusje strategiczne]

Sobota 18:00-20:00[edytuj]

Dla rozluźnienia: Wieczorne zwiedzanie Księżego Młyna. (można np. wpaść do pubu Cesky Film na oryginalne, czeskie piwo i przy okazji pooglądać lofty, albo pójść do Fabryki Sztuki pooglądać co akurat wystawiają.)

Sobota po kolacji 20:00-24:00 ?[edytuj]

[wolne ...]

Niedziela 9-14[edytuj]

Od 9:00 do 12:00
  1. Imprezy/wyjazdy
    1. Struktura imprez ogólnokrajowych - czy nadal konferencja ogólnopolska raz w roku + GDJ, czy jednak coś innego? (1 h)
    2. WikiJam i inne tego typu imprezy lokalne, jak zachęcać do ich robienia?(30 min.)
    3. Pomysły na imprezy tematyczne? (1 h.)
    4. Wyjazdy na imprezy międzynarodowe - ile i na jakich zasadach posłać osób na Wikimanię 2013? Jakie inne imprezy zaliczyć, CEE-2013 w Polsce? (30 min.)
Od 12:30 do 14:00
  1. 12:30-13:30 [Miejsce na jakiś temat]
  2. 13:30-14:00 Ogólne podsumowanie, konkluzje