Biuletyn Informacji Publicznej

Sprawozdanie Zarządu za 2018

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania



Raport finansowy

Struktura przychodów

Głównym źródłem przychodu Stowarzyszenia Wikimedia Polska był darowizny w postaci 1% podatku dochodowego od osób fizycznych, na co pozwala polskie prawo podatkowe. Darowiznę przekazuje się bezpośrednio w formularzu podatkowym, który podatnicy zobowiązani są wypełnić w terminie 15 stycznia - 30 kwietnia i gdzie wpisują numer KRS obdarowywanej organizacji pożytku publicznego.

Przychody z tego tytułu wzrosły w porównaniu z rokiem 2017 o 152 621,49 zł (+30,6%). Przychód ogółem, jeśli liczyć również grant Simple APG, który na konto Stowarzyszenia wpłynął w styczniu 2019, zwiększył się o 10 350,40 zł (+1,47%) mimo braku innych grantów WMF w tym okresie (CEE Meeting 2017, który stanowił 26% przychodów Stowarzyszenia w roku 2017).

Źródło Kwota (PLN) %
1% OPP 651 904,68 PLN 91,16%
inne darowizny 13 225,65 PLN 1,85%
składki członkowskie 2 886,33 PLN 0,40%
inne przychody 2 865,33 PLN 0,40%
Grant Simple APG* 44 221,59 PLN 6,18%
Łącznie 715 103,58 PLN 100%

Grant Simple APG wpłynął na konto Stowarzyszenia w styczniu 2019.

Struktura wydatków

Struktura wydatków Stowarzyszenia kształtowała się spójnie z planami. Główne różnice to:

  • wyższe koszty operacyjne (122 881,59 PLN zamiast planowanych 97 524,80 PLN), zmiana związana ze zmianą dostawcy usług księgowych
  • koszty audytu organizacyjnego WMPL, pokryte z grantu Simple APG - wpłynęły w styczniu 2019
  • zwrot niewykorzystanej kwoty z grantów WMF z lat poprzednich (projekt Etnografia Karpat oraz konferencja CEE Meeting 2017)

Skutkiem powyższych czynników, wydatki ogółem były nieco niższe niż zaplanowano, ale z uwagi na wysokie przychody ostateczny wynik Stowarzyszenia był dodatni.

Wydatki z grantu Simple APG

Po zapoznaniu się z ofertą na audyt organizacyjny (struktura kosztów, zakres prac, itd. przedstawione przez oferentów), Zarząd Stowarzyszenia podjął świadomą decyzję o rozszerzeniu zakresu działań z dostawcą usługi audytu i przeznaczył na owo rozszerzenie środki własne.

ZAPLANOWANO WYDANO WYKORZYSTANIE
Opis Kwota (PLN) Kwota (PLN) %
Grant Simple APG 41 000 PLN 46 153,60 PLN 112,57%

Tworzenie i poszerzanie treści

Konkursy edycyjne

Wolna Polska - Wolna Wiedza to konkurs upamiętniający 100. rocznicę odzyskania przez Polskę niepodległości

Konkursy edycyjne wprowadzają element zabawy i ekscytacji w proces edytowania Wikipedii, przy okazji pomagając Stowarzyszeniu zagospodarować określone luki w treściach projektów. W roku 2018 nadal prowadziliśmy / wspieraliśmy te konkursy, które poprzednio były lubiane i dostarczały dobre treści (CEE Spring, WikiWyzwanie, Tygodnie Tematyczne) oraz wprowadziliśmy dwa nowe - WikiOlimpiadę i Wolna Polska - Wolna Wiedza (ten ostatni we współpracy z Uniwersytetem Wrocławskim, Muzeum Narodowym w Warszawie, Muzeum Niepodległości w Warszawie, Muzeum Narodowym w Kielcach, Muzeum Narodowym w Szczecinie i Narodowym Archiwum Cyfrowym).

Przyznawaliśmy również nagrody pomagające tworzyć nowe treści (dostęp do źródeł) lub reprezentujące sobą wysoką wartość symboliczną, zacieśniającą więzi użytkowników z projektami, które współtworzą (medale, certyfikaty, spersonalizowane kubki i power-banki). Wierzymy, a nasze obserwacje to potwierdzają, ze wikimedianie nie są motywowani finansową wartością otrzymywanych nagród, że lepiej działają takie nagrody, dzięki którym czują się docenieni i zżyci z projektami.

W niektórych konkursach przyznawaliśmy nagrody tym uczestnikom, którzy koncentrowali się na biografiach kobiet, co przyniosło wymierne korzyści - 29% nowych lub znacząco rozbudowanych artykułów w WikiOlimpiadzie oraz 19% artykułów stworzonych lub znacznie rozbudowanych w polskiej edycji konkursu CEE Spring było poświęcone kobietom (średnio 15% nowych artykułów w polskojęzycznej Wikipedii to biogramy kobiet).

W dwóch konkursach zdecydowaliśmy, że decyzję o zwycięzcy podejmie zewnętrzne jury - w przypadku WikiOlimpiady była to komisja złożona z doświadczonych wikimedian, która przyznała nagrodę za jakość (przyznaną obok nagrody za artykuły z największą liczbą linków do innych wersji językowych) po to, by uczestnicy nie tworzyli po prostu artykułów, ale by szukali znaczących tematów, czym nakłanialiśmy ich do podejmowania nietuzinkowych zagadnień. W przypadku konkursu Wolna Polska - Wolna Wiedza, którym uczciliśmy 100. rocznicę odzyskania przez Polskę niepodległości, o zwycięskim haśle zadecydowało jury złożone z naukowców, aktywistów i ludzi związanych z kulturą.

Jesteśmy zadowoleni z wyników organizowanych przez nas konkursów, lecz zauważamy że model, w którym uczestnicy konkurują ze sobą nawzajem może doprowadzać do napięć. Staramy się temu zapobiec przez modyfikację formuły konkursu Tygodnie Tematyczne w sposób, w którym nikt ie musi przegrać, by mógł wygrać ktoś inny.

Wyniki

Temat lub cel konkursu Liczba napisanych lub znacznie rozbudowanych artykułów Liczba uczestników
Wikiwyzwanie
Tworzenie artykułów z największą liczbą linków interwiki 690 40
CEE Spring 2018
Tworzenie i rozbudowywanie artykułów na temat kultury, geografii, historii, nauki, ludzi, itd. rejonu Europy środkowej i wschodniej 753 30
Tygodnie Tematyczne
Pisanie i rozbudowywanie artykułów na tematy wybrane przez społeczność Wikipedii 3206 136
WikiOlimpiada
Poprawa jakości artykułów związanych z Igrzyskami Olimpijskimi 366 20
Wolna Polska - Wolna Wiedza
Poprawa haseł z Kanonu polskiej Wikipedii 26 22

Cele

# Cel Status i komentarz Rezultat
1. organizacja co najmniej czterech konkursów edycyjnych w roku 2018, w tym CEE Spring i WikiWyzwania w całym roku zorganizowano 5 konkursów edycyjnych Crystal Clear app clean.png Zrobione 125%
2. 3000 artykułów napisanych jako efekt konkursów edycyjnych w roku 2018 4178 Crystal Clear app clean.png Zrobione 140%
3. co najmniej 5 Dobrych Artykułów lub Artykułów na medal stworzonych w ramach konkursów edycyjnych 9 (2 artykuły z CEE Spring, 2 artykuły z konkursu Wolna Polska - Wolna Wiedza oraz 3 artykuły i 2 listy w ramach WikiOlimpiady) Crystal Clear app clean.png Zrobione 180%
4. wprowadzenie co najmniej 1 nowego konkursu edycyjnego w 2018 wprowadzono dwa nowe konkursy - WikiOlimpiadę i konkurs Wolna Polska - Wolna Wiedza Crystal Clear app clean.png Zrobione 200%
5. co najmniej 40 uczestników konkursów edycyjnych w roku 2018 248 uczestników (najwięcej w konkursie Tygodnie Tematyczne: 136 użytkowników) Crystal Clear app clean.png Zrobione 620%

Wikiwakacje

Trzecia odsłona naszego konkursu fotograficznego nastawionego na pozyskiwanie wysokojakościowych zdjęć polskiej natury, zabytków i małej architektury trwała od początku lipca do końca września. Ogółem, przyniosła ona 3828 obiekty w Wikimedia Commons, z których większość to fotografie zabytków. Chcąc zwiększyć encyklopedyczną wartość konkursu, zdecydowaliśmy się zmienić formułę jury. W odróżnieniu od zeszłorocznego składu, zamiast zaprosić do udziału w jury zewnętrznych ekspertów i fotografów rolę jurorów tym razem pełnili doświadczeni wikimedianie znani ze swoich zdolności fotograficznych (włącznie z autorami zdjęć wyróżnianych w konkursie Wiki Lubi Zabytki i autorzy wyróżnionych multimediów). Stwierdziliśmy, ze to oni wiedzieć będą najlepiej, jakie media będą szczególnie użyteczne w projektach Wikimedia. Rolę eksperta w jury pełnił Narodowy Instytut Dziedzictwa, nasza organizacja partnerska.

Wprowadziliśmy element społecznościowy do naszego konkursu i połączyliśmy go z projektami Etno-Wiki organizując etnowiki-spacer we Wrocławiu. Uczestniczyło w nim 7 osób, z których wszyscy byli nowicjuszami wikimediów, i które załadowały 141 zdjęć Brochowa do Wikimedia Commons w ramach konkursu.

Z konkursem wiązały się pewne niedogodności techniczne - podczas jego trwania zdarzały się awarie narzędzia Upload Wizard, co prawdopodobnie było powodem niskiej liczby uczestników (303); podobnie, niższa niż rok temu i niższa od zakładanej była liczba załadowanych zdjęć. Otrzymywaliśmy wiadomości od sfrustrowanych uczestników konkursu niemogących zgłosić swoich prac i podejrzewamy, ze problemy techniczne ich zniechęciły. Ponadto, zasygnalizowano nam, że w kilku miejscach mapy zabytków, z której korzystał konkurs znajdują się błędy. Mapa korzystała z informacji z serwisu Wikidata. Również to mogło obniżyć ilość zdjęć pozyskanych w konkursie. Będziemy starali się odnieść do tych niedogodności, zwiększając wsparcie techniczne dla użytkowników, potencjalnie również organizując spotkania, na których można będzie uzyskać pomoc przy wgrywaniu zdjęć do konkursu. W przypadku błędów niezależnych od nas, przynajmniej możliwe będzie pozyskanie danych kontaktowych uczestników konkursu, by wrócić do nich po rozwiązaniu problemu.

Mimo problemów, konkurs przyniósł dobre rezultaty; jedno ze zdjęć pozyskanych w ramach inicjatywy znalazło się wśród finalistów międzynarodowego szczebla konkursu Wiki Lubi Zabytki.

# Cel Status i komentarze Wynik
1. pozyskanie w ramach konkursu WikiWakacje co najmniej 5000 zdjęć 3828 pliki. Ich niska liczba mogła być skutkiem problemów techicznych. 76%
2. pozyskanie co najmniej 200 uczestników konkursu WikiWakacje 303 uczestników Crystal Clear app clean.png Zrobione 150%
3. co najmniej 30 nowozarejestrowanych uczestników konkursu WikiWakacje 195 nowych kont Crystal Clear app clean.png Zrobione 650%

GLAM

Narodowe Archiwum Cyfrowe
Narcyz Witczak-Witaczyński - Bieg oficerski św. Huberta 1 Pułku Strzelców Konnych, 1933, Narodowe Archiwum Cyfrowe
  • współpraca z Narodowym Archiwum Cyfrowym (NAC) skutkowała załadowaniem około 5000 plików z archiwum Narcyza Witczaka-Witaczyńskiego, jak też 1700 plików z innych zbiorów polskiej fotografii. Ładowanie plików rozpoczęło się na początku 2018 roku, a pliki pojawiały się w miarę upływu czasu. Opis współpracy w polskojęzycznej Wikipedii.
  • Po konsultacji ze Stowarzyszeniem, NAC dodała do zbiorów w swoim serwisie internetowym notkę informującą o statusie zdjęć jako domeny publicznej. Pozwala to poszczególnym wikimedianom jak również pozostałym zainteresowanym na pobieranie i ponowne wykorzystywanie materiału wizualnego NAC.
  • Od stycznia 2018, kiedy pojawiły się pierwsze pliki, ogółem do Wikimedia Commons załadowano około 6400 plików z wykorzystaniem narzędzia Narodowe Archiwum Cyfrowe upload. Wszystkie pliki są skategoryzowane w kategorii Images from Narodowe Archiwum Cyfrowe (znajduje się tam ponad 2000 plików NAC załadowanych przez wikimedian).
  • Statystyki wykorzystania: w listopadzie 2018, z uwagi na obchody 100. rocznicy odzyskania przez Polskę niepodległości, pliki NAC obejrzano w Wikipedii 9 105 255 razy (średnio: 4 miliony wyświetleń miesięcznie). Pliki ilustrują 3087 strony na 92 wiki.
Biblioteka Narodowa
  • Zespół 15 pracowników Biblioteki Narodowej uczestniczył w 3 szkoleniach i spotkaniach edycyjnych, celem dodawania treści, źródeł i linków do polskojęzycznej Wikipedii, jak też ilustracji i plików PDF ze zbiorów Biblioteki do Wikimedia Commons. Załadowane pliki graficzne to głównie portrety znaczących polskich pisarzy, poetów, dziennikarzy, aktorów i polityków, jak też ilustracje dzieł literatury; wszystkie są szeroko wykorzystywane w Wikipedii. Pod koniec 2018 zaplanowano przeprowadzenie akcji załadowania kilkunastu tysięcy plików ze zbiorów Biblioteki Narodowej do Wikimedia Commons.
  • Biblioteka Narodowa przekazała do Commons 700 plików graficznych. Wszystkie znajdują siew kategorii Images contributed by the National Library in Warsaw.
  • Tablica Outreach Wiki dla współpracy z BN
  • Statystyki wykorzystania plików
Instytut Goethego

Projekt trwał od września do listopada 2018. Studenci Uniwersytetu Łódzkiego nauczyli się podstaw edytowania podczas kilku sesji warsztatowych w ramach maratonu edycyjnego w warszawskim Instytucie Goethego. Uczestnicy projektu napisali 16 nowych artykułów i poszerzyli kolejnych 50, wykonując przy tym 400 edycji, zwiększając objętość Wikipedii o 15 tysięcy słów. Projekt był jedną z pierwszych udanych inicjatyw Stowarzyszenia łączącą współpracę GLAM i instytucje edukacyjne.

Piątki z Wikipedią w Regionalnym Instytucie Kultury w Katowicach

Piątki z Wikipedią organizowane są w Regionalnym Instytucie Kultury w Katowicach, siedzibie śląskiego partnera GLAM, w każdym miesiącu (zob. lista spotkań). Są to nieformalne spotkania pracowników instytucji kultury i osób z zewnątrz, podczas których uczestnicy edytują istniejace artykuły, piszą nowe, ładują materiały do Commons i uczą się nawzajem nowych umiejętności. Dzięki współpracy pozyskano materiały na licencji CC od niewielkich muzeów w regionie.

Inne materiały GLAM
  • Muzeum Sztuki Współczesnej w Warszawie przekazało 100 grafik na licencji CC przedstawiających współczesną sztukę polską
  • Regionalny Instytut Kultury w Katowicach przekazał swoje materiały archiwalne


Nowe pliki ze współprac GLAM i ich wykorzystanie

Instytucja 2018
Liczba plików Wykorzystanie w artykułach Liczba wyświetleń
Biblioteka Narodowa w Warszawie 673 1 077 1 085 009
Regionalny Instytut Kultury w Katowicach 50 81 109 549

(wszystkie 170 grafik)

Narodowe Archiwum Cyfrowe 6400 4357

(wszystkie grafiki z NAC)

4 205 051

(średnia miesięczna dla wszystkich grafik)

Mazowiecka Biblioteka Cyfrowa 1395 - (ładowanie plików do końca roku, nie ma jeszcze danych)
Muzeum Sztuki Współczesnej w Warszawie 100 51 165 417
Muzeum Miasta Warszawy 31 1 -
Muzeum Narodowe w Warszawie 10 - -
Instytut Goethego 35 10 5 757
Liceum Ogólnokształcące im. Ignacego Jana Paderewskiego w Katowicach 200 55 37 072
ŁĄCZNIE 8984 5632 5 607 945


Warsztaty

W ramach programów GLAM przeprowadziliśmy następujące szkolenia:

Nowi edytorzy, Instytut Goethego

Łącznie przeprowadziliśmy 14 warsztatów w ramach programu GLAM-Wiki.

Nowozarejestrowani uczestnicy / edytorzy

Eurostorie - europejskie historie, uczestnicy

Wskutek przeprowadzonych warsztatów edycyjnych, pozyskaliśmy nowych edytorów i przekroczyliśmy założoną liczbę 40 nowych kont. Wielu zarejestrowanych podczas warsztatów uczestników nadal edytuje, w ramach długofalowych współprac, np. pracownicy Biblioteki Narodowej.

Cele i rezultaty

Cel Status i opis Wynik
Co najmniej 10 000 plików z partnerstw GLAM załadowanych do Wikimedia Commons do końca roku 2018 Duże ilości plików pozyskane z Archiwum Państwowego, Biblioteki Narodowej. Inne zestawy plików przekazane przez mniejsze instytucje, głównie muzea z całej Polski. Około 9100 plików załadowanych do Commons do końca roku 2018. 90%
Co najmniej 10 warsztatów GLAM w roku 2018 Przeprowadziliśmy 14 warsztatów w całym kraju. Crystal Clear app clean.png Zrobione'140%'
Co najmniej 40 nowozarejestrowanych użytkowników Zarejestrowało się 75 nowych użytkowników. Crystal Clear app clean.png Zrobione'187%'
Co najmniej 100 nowych haseł napisanych w ramach partnerstw GLAM Napisano 40 nowych artykułów, 30 kolejnych rozbudowano co najmniej o dodatkowe 100% ich początkowej objętości lub więcej. Dodatkowo, do artykułów dodawane były odwołania, ilustracje i linki zewnętrzne, we współpracy z Biblioteką Narodową. Około 60%

Nagrania audio dla Wikimedia Commons

Wikimedia Polska nadal wspiera nagrywanie ważnych dzieł polskiej literatury czytanych przez profesjonalnych aktorów w studiu nagraniowym. Tego typu materiały uatrakcyjniają artykuły Wikipedii, promują treści serwisu Wikiźródła, można ich też używać w edukacji. Tym samym stanowią wyraz tego, że wiedzę można prezentować również w innych formach niż tekst i grafika.

W roku 2018 wspieraliśmy nagrania wierszy jednego z najważniejszych poetów polskiego Romantyzmu, Cypriana Kamila Norwida i opowiadań Krzysztofa Kamila Baczyńskiego, ważnego polskiego autora okresu II Wojny Światowej.

# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Nagranie 17 wierzy Cypriana Kamila Norwida i umieszczenie plików w Wikimedia Commons Nagrano 14 wierszy Norwida, ładując pliki do Commons. Jest to niższa liczba niż planowano, ale nagrano również 122 opowiadań Krzysztofa Kamila Baczyńskiego 82%
2. Wszystkie pliki nagraniowe mają być użyte w artykułach Wikipedii i / lub na stronach Wikiźródeł Wszystkie nagrania Norwida linkowane są w Wikiźródłach Crystal Clear app clean.png Zrobione 100%

Latarnie morskie w Polsce

Działający aparat optyczny latarni morskiej Jarosławiec

Latarnie morskie w Polsce to wikiekspedycja do 17 polskich latarni morskich. Są to unikatowe obiekty z ciekawymi historiami lecz często niedostatecznie dobrze udokumentowane w Wikimedia Commons. Zespół wolontariuszy przeprowadził wywiady audio z opiekunami obiektów i wykonał dokumentację filmową i fotograficzną wewnątrz i na zewnątrz latarni. Wykonali również (nieplanowane, acz cenne) zdjęcia w Muzeum Volkswagena w Pępowie, przejeżdżając niedaleko tego muzeum na swojej trasie.

# Cel Status i komentarze Rezultat
1. załadowanie do Wikimedia Commons co najmniej 80 zdjęć latarni morskich załadowano 132 zdjęcia latarni + 33 z Muzeum Volkswagena w Pępowie Crystal Clear app clean.png Zrobione 206%
2. załadowanie do Wikimedia Commons co najmniej 17 plików wideo z projektu Załadowano 11 plików wideo 65%
3. załadowanie do Wikimedia Commons 17 podkastów z latarni morskich Załadowano 21 podkastów o latarniach morskich + dodatkowy podkast z Muzeum Volkswagena w Pępowie Crystal Clear app clean.png Zrobione 123%

Społeczność

Świętowanie urodzin polskojęzycznej Wikipedii przy wikiwuzetce

Docenianie wolontariuszy

Nasi wolontariusze wykonują wspaniałą pracę - są zaangażowanymi organizatorami wydarzeń, inspirującymi szkoleniowcami i ekspertami w kwestiach technicznych. Darowują swoje umiejętności, czas i pomysły. Chcemy też, by wiedzieli, że doceniamy ich pracę. Z tego powodu, w tym roku ponad 40 wolontariuszy, którzy współpracowali ze Stowarzyszeniem otrzymało spersonalizowane listy z podziękowaniami w których napisaliśmy, co w nich doceniamy. Szczere podziękowania powinny być spersonalizowane i określone. Wolontariusze otrzymali również certyfikaty.

Planowaliśmy też wspieranie społeczności przez skontaktowanie się z tymi jej członkami, których krzywa zaangażowania spadła i zapytanie ich, jak możemy ich wspomóc. Pierwotnie miał to być wyraz zatroskania i zainteresowania. Opracowaliśmy narzędzie pozwalające na uzyskanie niezbędnych danych, lecz zdecydowaliśmy się nie uruchamiać projektu z uwagi na pytania, które pojawiły się np. pod naszym wnioskiem o grant Simple APG, o to, jak czuć się będą osoby przez nas "śledzone". Zamierzamy przedyskutować ten projekt ze społecznością i wybadać, jakie jest jej nastawienie.

# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Zaangażowanie 25 wolontariuszy w projekty WMPL W różnych projektach wzięło udział 41 wolontariuszy Crystal Clear app clean.png Zrobione 164%
2. Wysłanie spersonalizowanych podziękowań do wolontariuszy Spersonalizowane podziękowania otrzymało 41 wolontariuszy Crystal Clear app clean.png Zrobione 164%
3. Stworzenie bota raportującego spadki aktywności wolontariuszy Bot stworzony i przetestowany Crystal Clear app clean.png Zrobione 100%
4. Podjęcie kontaktu z co najmniej 4 użytkowników o spadającej krzywej zaangażowania by zapobiec ich wypaleniu Nie podjęto kontaktu - wyjaśnienia powyzej 0%

Wikigranty

Projekt Wikigrantów to długoletnia i udana inicjatywa wspierania wolontariuszy. Proces składania wniosku jest prosty i szybki - decyzje podejmowane są w 24 do 72 godzin - i bazuje na społeczności. Wnioski przegląda komisja składająca się z edytorów projektów Wikimedia. Wnioskujący mogą ubiegać się o małe granty o wartości do 250 zł lub duże granty do kwoty 1500 zł.

W tym roku, użytkownicy złożyli 40 wniosków grantowych, z których zaakceptowano 38, dwa zostały przez komisję odrzucone; jeden przekazano do Zarządu, gdyż nie leżał w kompetencji Komisji. W ramach Wikigrantów stworzono lub znacznie rozbudowano 3032 strony w projektach Wikimedia. Wnioskowane kwoty mieściły się w przedziale od 13 zł do 1300 zł, średnia kwota wikigrantu w 2018 to 187 zł. Oznacza to, ze grantobiorcy chętniej sięgają po małe granty (31 z przyznanych 38) więc w przyszłości warto jest przypomnieć społeczności, że dzięki wikigrantom można sfinansować również większe inicjatywy.

Większość wniosków dotyczyła rozbudowywania artykułów polskojęzycznej Wikipedii (17 wniosków) i łączonego wkładu w Wikipedię i Wikimedia Commons (pozyskiwanie mediów i osadzanie ich w poprawie artykułów - 15 wniosków). Inne projekty, które wspieraliśmy przez system wikigrantów to Wikiźródła, Wikisłownik i Wikicytaty.

Warto wspomnieć, że osiem nowych lub rozbudowanych w ramach Wikigrantów artykułów uzyskało status Dobrych lub Medalowych (4,5% wszystkich Dobrych Artykułów i Artykułów na Medal w polskojęzycznej Wikipedii w roku 2018). Jeśli do tej liczby dodamy dobre i medalowe artykuły powstałe w trakcie konkursów edycyjnych, okazuje się, że około 10% wyróżnionej treści w Wikipedii jest skutkiem wsparcia Stowarzyszenia.

Cele i rezultaty

Artykuły Wikipedii Media w Wikimedia Commons Wpisy w Wikisłowniku Wikiźródła

(strony / książki)

Strony w Wikicytatach
Nowe Rozbudowane Zdjęcia Pliki audio Nowe Rozbudowane
117 750 2028 12 21 92 stron / 3 książki 9 3
# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Przyznanie co najmniej 40 mikrograntów w 2018 Wpłynęło 40 wniosków, przyznano 38 grantów 95%
2. Stworzenie co najmniej 1000 nowych stron w projektach Wikimedia w wyniku wsparcia grantowego Stworzono 2279 nowe strony Crystal Clear app clean.png Zrobione 227%
3. Co najmniej 20 uczestników programu grantowego 22 uczestników (7 wolontariuszy złożyło więcej niż 1 wniosek o wikigrant) Crystal Clear app clean.png Zrobione 110%

Wikimedia są fajne!

Wikimonopoly!

Kupuje Kawiarenkę!, Płacisz mi 2500, stanąłeś na Henryku Batucie, a to artykuł medalowy., ... - takie wypowiedzi słychać było podczas Zlotu Zimowego 2018. Uczestnicy grali podczas niego w grę planszową bazującą na formacie popularnego Monopoly całymi godzinami. Może nie jest to projekt zapierający dech w piersiach, na pewno nie przyniósł też treści, ale stanowił skuteczne narzędzie przełamywania lodów i wyciągania co ciekawszych opowieści z przeszłości naszych projektów.

Inne nasze zabawy przyniosły jednak treści, tak, jak wikipedyjna Zabawa edycyjna, której uczestnicy zmierzyli się z 15 nietuzinkowymi zadaniami, typu "napisz artykuł, którego tytuł zawiera kolor", "napisz artykuł z porą roku w tytule", czy "napisz artykuł, w którego tytule jest parzysta liczba spółgłosek". Użytkownicy, którzy ukończyli 12 z 15 wyzwań, mając do dyspozycji listę kontrolną, otrzymywali dostęp do Matrixa Mistrzów, gdzie sami mogli proponować wyzwania dla uczestników, którzy ukończyli podobną liczbę zadań. Zabawa nie oferowała nagród, naszym celem było motywowanie przez rywalizację. Rezultaty zabawy były jednak zaskakująco dobre - przyciągnęła ona 41 użytkowników, którzy napisali lub rozbudowali 462 artykuły. Ponadto, 13 uczestników stworzyło dodatkowe wyzwania dla innych.

# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Stworzenie co najmniej 200 nowych stron w ramach wyzwań i zabaw edycyjnych Stworzono 310 nowych artykułów w ramach Zabawy edycyjnej, dodatkowo poprawiono 152 Crystal Clear app clean.png Zrobione 150%
2. Co najmniej 20 użytkowników wzięło udział w grach i zabawach edycyjnych Zabawa edycyjna przyciągnęła 41 uczestników Crystal Clear app clean.png Zrobione 205%
3. Co najmniej 60% uczestników naszych wydarzeń uznało gry i zabawy integracyjne podczas zlotów i konferencji za dobre lub bardzo dobre 90% dla Zloty Zimowego, 80% dla Konferencji Wikimedia Polska, 85% dla Źródłosłowu, według ankiet pokonferencyjnych Crystal Clear app clean.png Zrobione


Komunikacja wewnętrzna

W tym roku wprowadziliśmy zmiany w formule naszego biuletynu, na podstawie informacji przekazanych przez społeczność. Przenieśliśmy go z list mailingowych na wiki, dając każdemu użytkownikowi możliwość subskrypcji biuletynu. Dokonaliśmy też innych zmian. Kolejnym krokiem, znowu na podstawie opinii społeczności, będzie zmiana formuły na comiesięczną, z większym udziałem członków społeczności w redagowaniu kolejnych wydań.

Choć planowaliśmy wprowadzić zmiany na naszej wiki, by była ona przyjaźniejsza w nawigacji, nie mieliśmy na to mocy przerobowych, w szczególności na wybadanie wśród społeczności ich oczekiwań, z uwagi na pracę potrzebną na audyt organizacyjny. W zmianach chcieliśmy również uwzględnić wyniki audytu.


# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Opublikowanie co najmniej 24 wydań Biuletynu Opublikowano 20 wydań (zaistniała przerwa w wydawaniu biuletynu - otrzymaliśmy opinie, że jego formuła nie był odpowiedni dla wszystkich odbiorców, więc musieliśmy dokonać zmian
2. Nowy, łatwy do nawigacji, system stron na wiki Stowarzyszenia Przeniesiono na kolejny rok, patrz wyżej

Programy stypendialne

Stoisko Stowarzyszenia Wikimedia Polska na konferencji Wikimania 2018

Wspierając zwiększanie wiedzy członków społeczności, delegujemy ich na międzynarodowe konferencje, w tym Wikimedia Hackathon, GLAM Wiki Conference, Wikimania, czy CEE Meeting. Przyznaliśmy następujące stypendia

  • 4 uczestników Wikimanii
  • 7 delegatów na CEE Meeting 2018 (5 - w tym 1 pracownica - w ramach środków Stowarzyszenia, 2 ze środków grantowych WMF)
  • 1 uczestnik Wikimedia Hackathon
  • 2 osoby, w tym 1 pracownica, na GLAMWiki conference
# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Otwarcie programu stypendialnego na konferencję Wikimania 2018 Komisja składająca się z przedstawicieli Zarządu i społeczności ustanowiony w kwietniu Crystal Clear app clean.png Zrobione
2. ufundowanie co najmniej 2 stypendiów na konferencję Wikimania 2018 Komisja przyznała dwa stypendia Crystal Clear app clean.png Zrobione
3. Otwarcie programu stypendialnego na konferencję CEE Meeting 2018 Program stypendialny uruchomiony Crystal Clear app clean.png Zrobione
4. ufundowanie co najmniej 2 stypendiów na konferencję CEE Meeting 2018 2 wolontariuszy wydelegowanych z grantu WMF, czterech wolontariuszy + 1 pracownica wydelegowane ze środków Wikimedia Polska Crystal Clear app clean.png Zrobione
5. Wysłanie co najmniej 1 wolontariusza-specjalisty na specjalizowaną konferencję, np. Hackathon, GLAM conference 1 wolontariusz wysłany na Hackathon, 1 na GLAM Conference Crystal Clear app clean.png Zrobione

Konferencje i spotkania

Spotkania są ważne w transferowaniu wiedzy i doświadczenia wśród edytorów projektów, lecz stanowią również o wzmacnianiu połączeń i sieci powiązań, co pozwala budować zdrową i skłonną do współpracy społeczność. W roku 2018 organizowaliśmy zarówno spotkania lokalne jak i konferencje o zasięgu ogólnokrajowym.

Wydarzenia lokalne

Zorganizowaliśmy spotkania lokalne dla wikimedian w czterech miastach Polski, co dało możliwość uczestniczenia mieszkańcom różnych części kraju. Łącznie, w roku 2018 zorganizowaliśmy 5 spotkań lokalnych, w których uczestniczyło 56 osób. Warto wspomnieć, że w Poznaniu i Warszawie regularne spotkania organizowano już od jakiegoś czasu, spotkanie we Wrocławiu było pierwszym po bardzo długiej przerwie. Cieszymy się, widząc na mapie kolejne miasto, w którym wikimedianie spotykają się "na żywo". Dodając Katowice, w których organizowane są wspomniane w sekcji GLAM Piątki z Wikipedią, widzimy, że zdecentralizowana struktura Stowarzyszenia pozwala mu być fizycznie obecnym w wielu miejscach w Polsce i wspierać na miejscu lokalne społeczności. Populacja Polski rozsiana jest mniej więcej równomiernie po całym kraju, więc ważne jest wspieranie również obszarów leżących poza stolicą.

Lokalne spotkania społeczności w roku 2018:

Konferencje

W roku 2018, zorganizowaliśmy 3 konferencje o zasięgu ogólnokrajowym: Zlot Zimowy, konferencję typowo roboczą, Konferencje Wikimedia Polska, połączoną z naszym corocznym Walnym Zebraniem Członków, o Źródłosłów, wydarzenie dla edytorów Wikisłownika i Wikiźródeł.

Zlot Zimowy

Zlot Zimowy to wydarzenie mające na celu stworzenie dla społeczności polskich wikimediów przestrzeni na wymianę pomysłów, przekazywanie wiedzy i dyskusję nad przyszłymi projektami. Edycja 2018 odbyła się w dniach 12-14 stycznia. Uczestniczyło w niej 52 osoby, z czego 17 uczestniczyło dodatkowo w przedkonferencyjnym szkoleniu z Wikidata dla początkujących. Program wydarzenia miał 18 punktów (warsztatów, dyskusji, prezentacji, itd.)

Konferencja Wikimedia Polska

Co roku, organizujemy Walne Zebranie naszych członków podczas naszej corocznej konferencji. Łączymy w ten sposób powinności organizacji pozarządowej z możliwością transferu wiedzy wśród uczestników. W roku 2018, konferencja trwała od 8 do 10 czerwca. Uczestniczyło w niej 77 osób, a program składał się z 16 warsztatów, dyskusji, prezentacji, itd., oraz z Walnego Zebrania, które - trwając około 6 godzin - było jednym z większych punktów programu. Podczas Walnego Zebrania wybrano nowe władze Stowarzyszenia.

Źródłosłów

Już po raz drugi edytorzy polskiego Wikisłownika i Wikiźródełspotkali się na niewielkiej wspólnej konferencji. Tym razem, wydarzenie miało miejsce w Łodzi 26-28 października i zgromadziło 18 uczestników. Edytorów Wikisłownika było 9, Wikiźródeł - 5, reszta reszta edytowała oba projekty. Konferencja poświęcona była wymianie doświadczeń między uczestnikami, lecz również sposobom, na jaki Stowarzyszenie może wesprzeć społeczności uczestniczących projektów siostrzanych. Część programu poświęcona była społecznościom obu projektów, część programu odbyła się oddzielnie dla każdej grupy. Dzięki temu uczestnicy mogli wzmocnić więzi między sobą, dostrzec wspólne aspekty projektów i pokazać Stowarzyszeniu, jak powinno współpracować z projektami o większych potrzebach promocji i - jak się okazało - wyższych oczekiwaniach dotyczących wsparcia technicznego. Z radością zauważamy, że ten nowy format spotkania okazał się doceniony przez uczestników: w ankiecie pokonferencyjnej, 93% respondentów stwierdziło, że chcą ponownej organizacji takiego spotkania w roku 2019.

Cele i rezultaty

Wpływ konferencji
Cel Zlot Zimowy Konferencja Wikimedia Polska Źródłosłów
Co najmniej 60% uczestników zgadza się ze stwierdzeniem, że wydarzenie pomogło im zacieśnić więzi z innymi członkami społeczności 94% zgadza się ze stwierdzeniem (72% silnie się zgadza, 22% się zgadza) 89% zgadza się ze stwierdzeniem (60% silnie się zgadza, 29% się zgadza) 100% zgadza się ze stwierdzeniem (69% silnie się zgadza, 31% się zgadza)
Co najmniej 60% uczestników zgadza się ze stwierdzeniem, że wydarzenie dało im nową wiedzę o projektach Wikimedia 87% zgadza się ze stwierdzeniem (47% silnie się zgadza, 40% się zgadza) 56% zgadza się ze stwierdzeniem (31% silnie się zgadza, 25% się zgadza) rezultat jest niższy od oczekiwanego, najprawdopodobniej z powodu bardzo długiego Walnego, co związane było z wyborem nowych władz 92% zgadza się ze stwierdzeniem (54% silnie się zgadza, 38% się zgadza)
Co najmniej 50% uczestników zgadza się ze stwierdzeniem, że wykorzysta zdobytą wiedzę podczas pracy w projektach 84% zgadza się ze stwierdzeniem (30% silnie się zgadza, 50% się zgadza) 66% zgadza się ze stwierdzeniem (29% silnie się zgadza, 37% się zgadza) 85% zgadza się ze stwierdzeniem (38% silnie się zgadza, 47% się zgadza)
Co najmniej 50% uczestników zgadza się ze stwierdzeniem, że wydarzenie zmotywowało ich do uczestnictwa w projektach Wikimedie 90% zgadza się ze stwierdzeniem (37% silnie się zgadza, 53% się zgadza) 74% zgadza się ze stwierdzeniem (21% silnie się zgadza, 53% się zgadza) 85% zgadza się ze stwierdzeniem (54% silnie się zgadza, 31% się zgadza)


CELE OGÓLNE
Cel Status i komentarze Rezultat
organizacja 3 większych wydarzeń w roku 2018 - Zlot Wimowy, Konferencja Wikimedia Polska, Źródłosłów 2018 Zorganizowano wszystkie trzy wydarzenia Crystal Clear app clean.png Zrobione 100%
Organizacja co najmniej 3 spotkań lokalnych w trakcie roku Zorganizowano 5 lokalnych spotkań społeczności Crystal Clear app clean.png Zrobione 133%
Co najmniej 150 uczestników konferencji i spotkań 205 uczestników (Zlot Zimowy: 54, Konferencja Wikimedia Polska: 77, Źródłosłów 18, spotkania lokalne: 56) Crystal Clear app clean.png Zrobione 136%
Co najmniej 20 wolontariuszy zaangażowanych w organizację zlotów, spotkań i konferencji W działania organizacyjne zaangażowało się 23 wolontariuszy Crystal Clear app clean.png Zrobione 115%

Outreach

Warsztaty, szkolenia, maratony edycyjne

Uczestnicy polskiego maratonu edycyjnego WikiGap zdjęcie grupowe z ambasadorem Szwecji, Stefanem Gullgrenem

W roku 2018 zorganizowaliśmy wiele warsztatów, prezentacji i maratonów edycyjnych, nie tylko w ramach naszych partnerstw GLAM. Był organizowane we współpracy z wieloma partnerami zewnętrznymi. Niektóre z nich to:

Łącznie, w powyższych wydarzeniach wzięło udział ponad 250 osób, z czego 200 było nowymi użytkownikami wikimediów. Ich skutkiem było dodanie lub poprawa prawie 300 stron w Wikipedii. Warto też wspomnieć, ze wszystkie powyższe wydarzenia były prowadzone lub współprowadzone przez wolontariuszy, co pokazuje, że ten aspekt działania Stowarzyszenia gra znaczącą rolę w angażowaniu wolontariuszy. Wikimedianie szkolący nowych użytkowników mogą przy tym lepiej zrozumieć wyzwania, przed którymi stoją nowi edytorzy i tym samym mogą okazać im większą empatię i pomoc.

Ethnology Without Borders

Współorganizowaliśmy międzynarodową konferencję naukową, która odbyła się 16-17 listopada 2018. Jej tytuł to Ethnology Without Borders – Field(s) without borders: anthropological reflections on the nature of contemporary world. Tematyka konferencji związana była z cyfrowymi aspektami rzeczywistości (zobacz streszczenia prezentacji). Jej motywem przewodnim było wykorzystanie Wikipedii jako narzędzia antropologicznego. Byla ona skierowana do wszystkich instytucji naukowych, jednostek badawczych i wydziałów etnologii krajów Grupy Wyszehradzkiej. Była też szansą na nawiązanie relacji i kontaktów z ntropologami Europy Środkowej i Wschodniej. Dzięki naszej długofalowej współpracy z etnologami, udało nam się stworzyć rozpoznawalną markę Stowarzyszenia w środowisku naukowym.

Wysoki wkład finansowy i organizacyjny pozostałych współorganizatorów (Katedra Etnologii i Antropologii Kulturowej UWr, Stowarzyszenie Etnologia Wrocławska) pozwolił Stowarzyszeniu w pełni zaangażować się w przygotowanie warsztatu i wykładów. Eksperci wykład pt. "We have knowledge, there are tools - let's make Wikipedia more ethno! EthnoWiki projects as an example of creative and needed work" wygłoszony został przez naszą partnerkę w działaniach GLAM, była pracownicę Państwowego Muzeum Etnograficznego, która współprowadziła z nami dwa projekty GLAM w przeszłości. Podczas innego wykładu, Biblioteka Narodowa, kolejna z naszych organizacji partnerskich, przedstawiła Polonę – repozytorium biblioteczne plików cyfrowych. Najdłuzszą częścią konferencji był warsztat edycyjny. Kilkunastu studentów i doktorantów z rejony Grupy Wyszehradzkiej założyło konta w Wikipedii i przeszkoliło się w edytowaniu artykułów.

Organizując warsztaty jako część konferencji Ethnology Without Borders, Wikimedia odpowiedziała na potrzeby młodych naukowców, szukających nowych form zaprezentowania posiadanej przez siebie wiedzy. Konferencja jest częścią większego projektu o nazwie EtnoWiki, który od kilku lat gromadzi polskich etnografów podejmujących wyzwania w Wikimediach..


# Cel Status i komentarze Rezultat
1. 200 nowozarejestrowanych użytkownków 206 nowych kont Crystal Clear app clean.png Zrobione 103%
2. Przeprowadzenie 15 warsztatów edycyjnych Przeprowadzono 15 warsztatów edycyjnych Crystal Clear app clean.png Zrobione 100%
3. Stworzenie w Wikipedii 50 nowych artykułów W wyniku warsztatów stworzono 89 nowych stron Crystal Clear app clean.png Zrobione 178%
4. Zaangażowanie w warsztaty 10 wolontariuszy W warsztaty zaangażowało się 18 wolontariuszy Crystal Clear app clean.png Zrobione 180%

1Lib1Ref

1Lib1Ref to doskonały dowód na to, że wikimedianie i bibliotekarze są doskonałymi partnerami we współpracy. Współpracując ze Stowarzyszeniem Bibliotekarzy Polskich i Wydziałem Dziennikarstwa, Informacji i Bibliologii Uniwersytetu Warszawskiego, zachęciliśmy bibliotekarzy do dodawania źródeł do Wikipedii. Zorganizowaliśmy w tym celu dwa spotkania; jedno w styczniu, a kolejne w maju - obydwa w Bibliotece Publicznej dzielnicy Ochota w Warszawie. Dodatkowo, z jednym z wykładowców Uniwersytetu Warszawskiego pracowali studenci w trakcie zajęć, zaś w Centrum Informacji Naukowej i Bibliotece Akademickiej w Katowice odbył się wykład wprowadzający do Wikipedii.

# Cel Status i komentarz Rezultat
1. Zorganizowanie 3 wydarzeń #1Lib1Ref Zorganizowano cztery wydarzenia - patrz wyżej Crystal Clear app clean.png Zrobione 133%
2. Co najmniej 30 nowozarejestrowanych użytkowników 26 nowych kont użytkownika 86%
3. Dodanie źródeł do co najmniej 20 artykułów w Wikipedii Dodano źródła do 133 artykułów Crystal Clear app clean.png Zrobione 665%
Wikimedianin udzielający wywiadu radiostacji ogólnokrajowej podczas gali Popularyzator Nauki

Opowiadanie o wikimediach

Współpracowaliśmy z mediami, informując o ruchu Wikimedia, jego misji i projektach. Wyzwaniem była sytuacja związana z reformą dyrektywy prawnoautorskiej, która skutkowała zaciemnieniem polskojęzycznej Wikipedii na 24 godziny, co wywołało zwiększone zainteresowanie mediów (patrz sekcja o otoczeniu prawnym). Mieliśmy jednak również wspaniałe historie, którymi mogliśmy się podzielić.Wolontariusze polskojęzycznej Wikipedii zostali nominowani - i znaleźli się w gronie ścisłych finalistów - do nagrody Popularyzator Nauki Polskiej Agencji Prasowej i Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. Wszystkie materiały medialne związane z Wikipedią można zobaczyć tutaj.

Zaktywizowaliśmy również nasz blog, starając się, by był on miejscem, gdzie znaleźć można różne interesujące materiały na temat projektów Wikimedia. W roku 2018 opublikowaliśmy 52 materiały na blogu (dla porównania, 13 w roku 2017).

# Cel Status i komentarze Rezultat
1. Opisanie co najmniej 10 sukcesów - duzych współprac, uczestnictwa w konferencjach, nagród - na naszym blogu w roku 2018 Z 52 wpisów na blogu 15 na pewno opisuje sukcesy Crystal Clear app clean.png Zrobione
2. pojawienie się (rzecznik prasowy osobiście lub delegowany wikimedianin) w 10 ogólnokrajowych artykułach prasowych, programach telewizyjnych lub radiowyc 10 wywiadów z wikimedianinami w mediach o zasięgu ogólnokrajowym Crystal Clear app clean.png Zrobione
3. co najmniej 3 opisy projektów Wikimedia w ogólnokrajowych mediach około 64 artykuły o projektach Wikimedia w mediach o zasięgu ogólnokrajowym Crystal Clear app clean.png Zrobione

Działania w sferze prawnej

Stowarzyszenie aktywnie działało w otoczeniu prawnym.

Jak co roku, wspieraliśmy grupę Free Knowledge Advocacy Group EU, dofinansowując ją w oczekiwanej wysokości.

Obserwowaliśmy rozwój sytuacji związanej z nową dyrektywą prawnoautorską Unii Europejskiej. Jeden z członków naszego Zarządu nagrał materiał wideo dla Centrum Cyfrowego, naszej organizacji partnerskiej, w którym nakreślił możliwe zagrożenia dla wolnej kultury będące skutkiem przyjęcia dyrektywy, w szczególności jej Artykułu 13. Nasi pracownicy i członkowie ciał statutowych reagowali i wspierali medialnie 24-godzinne zaciemnienie Wikipedii w lipcu 2018. We wrześniu, komentowaliśmy w mediach proponowane zapisy dyrektywy tuż przed głosowaniem, zaś w grudniu wzięliśmy udział w debacie na temat zysków i zagrożeń przedmiotowego dokumentu w Gdyni.

Częścią naszej współpracy z Centrum Cyfrowym było również współpodpisanie listu do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, dotyczącego zagrożeń płynących z rekomercjalizacji domeny publicznej. Wspieraliśmy kampanię informacyjną Centrum Cyfrowego pod nazwą "Internet jest dla ludzi" poprzez zorganizowany przez Stowarzyszenie konkurs, którego uczestnicy pisali i rozbudowywali artykuły dotyczące prawa autorskiego.

Zarządzanie i audyt organizacyjny

Opis sytuacji

2018 był rokiem zwrotnym w historii Stowarzyszenia pod kilkoma względami. Zmiany w organizacji dotknęły jej następujących aspektów

  • Pracownicy:
    • Na początku roku 2018 straciliśmy wikimedianina-pasjonata i naszego rzecznika prasowego oraz specjalistę od szkoleń w jednej osobie, Krzysztofa "Halibutta" Machockiego. Zmusiło nas to do znalezienia jego następcy, gdyż wyjaśnianie misji wikimediów i ochrona naszego wizerunku i marki są dla nas jednym z naszych aktywnych pól działania, częścią raison d'être organizacji. Stanowisko rzecznika, na pół etatu, zostało obsadzone w maju, zaś szkolenia, w niższej liczbie, zostały przejęte przez wolontariuszy i innych pracowników.
    • Z uwagi na dużą liczbę projektów GLAM i szeroki zakres potencjalnych lub oczekujących partnerstw w tej dziedzinie, zdecydowaliśmy się zwiększyć obsadę działu GLAM o pół etatu w kwietniu.
  • Zmiany w Zarządzie i na stanowisku Prezesa: na początku czerwca, Walne Zebranie wybrało nowego Prezesa i skład Zarządu, jak też innych ciał statutowych. Dotychczas sprawujący swoją funkcję Prezes nie ubiegał się o reelekcję, podobnie, jak dwaj inni członkowie Zarządu. Walne wybrało na funkcję Prezesa dotychczasowego Wiceprezesa, przedłużyło kadencje trzem innym członkom Zarządu (w tym Sekretarza i Skarbnika) i wybrało trzy nowe osoby do Zarządu, co jest najdalej posuniętą zmianą w tym ciele statutowym od lat.
  • Grant SImple APG

Czuliśmy zdecydowanie, że w miarę rozwoju Stowarzyszenia jako organizacji, nasze procesy i metody zarządzania również powinny rosnąć. Co więcej, czujemy, ze jeszcze nie osiągnęliśmy pełni potencjału, ale zwiększenie naszych mocy przerobowych wymagać będzie głębokich zmian w naszych strukturach i wzorcach zachowań. Widząc możliwości rozwoju, zdecydowaliśmy się podjąć bezprecedensowe kroki i wesprzeć naszą profesjonalizację z zewnątrz. Proces grantowy Simple APG z zewnętrzną oceną potencjału wnioskowanego projektu był częścią naszego procesu uczenia się, walidacji naszych własnych działań i dojrzewania organizacyjnego.

Zarząd stanowią osoby o cennych i różnorodnych umiejętnościach - jak możemy je najlepiej wykorzystać? Mamy pięciu doświadczonych i entuzjastycznie nastawionych pracowników - jak możemy stworzyć takie warunki pracy, które jak najlepiej wspierać będą ich pracę? Mamy wspaniałą i zaangażowaną społeczność, ale czy dostatecznie dobrze się z nimi komunikujemy? Ponadto, jak najlepiej wykorzystać fakt, ze Stowarzyszenie jest organizacją zdecentralizowaną, z pracownikami rozsianymi po całym kraju, jednocześnie zmniejszając ryzyka wynikające z tego faktu? Te pytania - i wiele innych - musiały się doczekać odpowiedzi, jeśli mamy rosnąć.

Proces i to, czego nas nauczył

Ważne jest, by w procesie wzięła udział społeczność

Chcielibyśmy, by proces był przejrzysty i chcieliśmy w niego zaangażować społeczność. Dlatego, 15 z 84 godzin wywiadów przeprowadzono z członkami społeczności zaangażowanymi w działania Stowarzyszenia, lecz niezasiadające w jego ciałach statutowych. Uczestnicy wywiadów dobrani zostali przez Zarząd z pieczołowitością, by stanowili mieszankę osób uczestniczących w różnych działaniach Stowarzyszenia - od GLAM do strategii - i by reprezentowali inne niż Wikipedia projekty siostrzane. Zaproszenia zyskały aprobatę wolontariuszy - wyrazili swoje zadowolenie, ze wysłuchaliśmy ich głosu.

Nowy Zarząd zadecydował, że chcemy zaangażować społeczność w większym stopniu, niż planowano poprzednio. Podzieliliśmy zaplanowany dla Zarządu i pracowników warsztat SWOT/TOWS na dwa spotkania: w jednym uczestniczyli przedstawiciele Zarządu i Komisji Rewizyjnej, w drugim - wolontariusze i pracownice.

Stworzyliśmy oddzielną stronę, na której na bieżąco aktualizowaliśmy informacje o procesie audytowym. Po otrzymaniu raportu z audytu zaprosiliśmy społeczność do dyskusji nad nim.

Im więcej dajesz, tym więcej otrzymasz

Chcieliśmy, by raport z audytu był jak najbardziej szczegółowy i pełny, więc do procesu podeszliśmy z zaangażowaniem i szczerością. Ekspertka otrzymała pełne wsparcie od pracownicy odpowiedzialnej za udostępnienie jej wszystkich dokumentów, raportów, zapisów spotkań, ważnych dyskusji i która kontaktowała ją z kolejnymi uczestnikami wywiadów. Członkowie Zarządu i nowo wybrany Prezes byli dostępni i gotowi odpowiadać na pytania. Dołożyliśmy starań, by wszyscy uczestnicy wywiadów mieli pewność, że są one poufne i że mogą (i że nawet powinni) mówić szczerze i otwarcie o tych aspektach działania Stowarzyszenia, które warto poprawić lub które sprawiają trudności w ich współpracy ze Stowarzyszeniem. W wywiadach wzięły udział nie tylko te osoby, które uczestniczyły w jego pracach w roku 2018, ale też członkowie poprzedniej kadencji Zarządu (2016-2018).

Ciężka praca, ale warta zachodu

W organizacji takiej, jak nasza, rozrzuconej po całym kraju, zarówno jeśli chodzi o pracowników jak i Zarząd oraz wolontariuszy, ustalenie harmonogramu audytu nie było proste. Przyznajemy, ze początkowo nie doszacowaliśmy czasu, który na audyt musiał poświecić komitet sterujący (głównie pracownica). Ustanowienie prawidłowej logistyki i komunikacji związanych z audytem, podczas, gdy cały czas zajmowaliśmy się bieżącymi sprawami Stowarzyszenia, nie było łatwe i zdarzało się, ze musieliśmy wstrzymywać albo przekładać inne działania. Czas spędzony na autorefleksji pomoże nam jednak obrać właściwy kierunek.

Ważne jest, z kim się pracuje

Dużo czasu i wysiłku poświęciliśmy na skonstruowanie zapytania ofertowego i znalezienie odpowiedniego eksperta, co wymusiło między innymi wysyłkę drugiej rundy zapytań, gdyż w naszym odczuciu pierwsza nie przyniosła konkurencyjnych ofert. Wysiłek opłacił się, dając nam szerszy wybór potencjalnych partnerów i rozwiązań, jak też kontaktując nas z osobą, która nie tylko pokazała zrozumienie naszej organizacji - zarówno w jej aspekcie uczestnictwa w szerszym międzynarodowym ruchu jak też w aspektach jej działalności jako organizacja lokalna - ale też wytworzyła atmosferę zaufania, w której wszyscy uczestnicy audytu byli w niego zaangażowani i otwarcie mówili o tym, co im się nie podoba, a co uznają za niedostatecznie dobre lub trudne.

Czasami warto dokonać zmiany

Pomiędzy decyzją zlecenia audytu a faktycznym uruchomieniem procesu, nastąpiły znaczące zmiany w składzie Zarządu (patrz wyżej). Nowy Zarząd zdecydował, po konsultacji z ekspertką, o pewnych zmianach w planie i zakresie audytu. Były to następujące modyfikacje pierwotnego planu:

  • jeden warsztat SWOT/TOWS dla Zarządu i pracowników podzieliliśmy na dwie odrębne sesje, co pozwoliło na porównanie wyników,
  • Zarząd i Komisja Rewizyjna pracowali w ramach pierwszej sesji, wolontariuszy zaprosiliśmy do drugiej sesji z pracownicami,
  • do procesu dodaliśmy warsztat z misji w modelu Ashridge dla Zarządu i Komisji Rewizyjnej - jako narzędzie do stworzenia naszej misji i pierwszy krok w kierunku budowania zadowalającej strategii.

Wiedzieliśmy, że rozszerzenie modelu współpracy znacznie ją podroży, szczególnie w aspekcie kosztów przejazdu wolontariuszy Stowarzyszenia i Zarządu, więc zdecydowaliśmy się dofinansować proces audytu ze środków Stowarzyszenia.

Części składowe audytu

Części składowe
Przedmiot Czas Dodatkowe informacje
28 ustrukturalizowanych wywiadów + analiza materiału i strukturalizacja 84 godziny 15 wywiadów z członkami ciał statutowych Stowarzyszenia (członkowie Zarządu obecnej i poprzedniej kadencji, Sąd Koleżeński, Komisja Rewizyjna), 5 pracownicami, 8 przedstawicielami społeczności
Analiza dokumentów, procesów i zasad 26 godzin
Warsztaty SWOT/TOWS 16 godzin Ośmiogodzinny warsztat z pracownicami i wolontariuszami, ośmiogodzinny warsztat z członkami Zarządu i Komisji Rewizyjnej
Warsztat misji w modelu Ashridge 8 godzin Dla członków Zarządu i Komisji Rewizyjnej
Przygotowywanie raportu 24 godziny Na podstawie analizy dokumentów i procesów oraz wkładu uczestników wywiadów i warsztatów

Wyniki

Raport i rekomendacje z niego wynikające przekazany został Zarządowi 15 grudnia, po czym - po skomentowaniu go przez Zarząd, jego ostateczna wersja znalazła się na wiki i została przedstawiona społeczności.

Aktualnie trwa proces konsultacji wyników i rekomendacji z członkami Stowarzyszenia i społecznością, jak też klarowania kolejnych kroków:

  • wynik audytu został ogłoszony w różnych miejscach - biuletyn, media społecznościowe, itd.;
  • wykonawca audytu przedstawił analizę i ofertę kolejnego kroku: do dalszych ustaleń;
  • rekomendacje i kolejne kroki zostały poddane pod dyskusję podczas Zlotu Zimowego 28 stycznia 2019.

Pierwsze rekomendacje mają zostać wdrożone w pierwszym półroczu 2019. Druga faza pracy z konsultantem może rozpocząć się w 2. połowie roku.