UZ 2018-11

UZ 2018-10

UZ 2018-12

Uchwała Zarządu Stowarzyszenia Wikimedia Polska

nr 11/2018

z dnia 16 stycznia 2018 roku

w sprawie zasad rozliczania efektów wyjazdów na zloty, konferencje, szkolenia, warsztaty i inne wyjazdy zewnętrzne

Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska ustala następujące zasady rozliczania efektów wyjazdów na zloty, konferencje, szkolenia, warsztaty i inne wyjazdy zewnętrzne, finansowane przez Stowarzyszenie:

1. Przez "wyjazdy zewnętrzne" należy rozumieć wszelkie zloty, konferencje, szkolenia, warsztaty i inne wyjazdy nieorganizowane bezpośrednio przez Stowarzyszenie.
2. Przed wyjazdem:
   1. uczestnik wyjazdu jest zobowiązany określić jasno cel wyjazdu w kategoriach korzyści z jego uczestnictwa w danej imprezie, które odniosą projekty Wikimedia lub jak na tym zyska działalność Stowarzyszenia;
   2. uczestnik wyjazdu jest zobowiązany przedstawić realny projekt budżetu wyjazdu.
3. Po wyjeździe:
   1. nie później niż 30 dni kalendarzowych od daty powrotu z wyjazdu uczestnik jest zobowiązany do pełnego rozliczenia wyjazdu zgodnie z przyjętymi w Stowarzyszeniu zasadami tych rozliczeń, przy czym:
      1. rozliczenie nie powinno przekraczać o więcej niż 10% kwoty wynikającej z wcześniej przedstawionego projektu budżetu;
      2. w razie przekroczenia ww. kwoty o więcej niż 10% uczestnik jest zobowiązany pisemnie uzasadnić wyższe koszty i złożyć odpowiednie pismo drogą pocztową lub poprzez e-mail do Skarbnika Stowarzyszenia; w takiej sytuacji Zarząd ma prawo podjąć decyzję o nieuznaniu kosztów przekraczających o więcej niż 10% projekt budżetu;
      3. w razie niemożności, z przyczyn niezależnych od siebie, rozliczenia wyjazdu w terminie określonym wyżej uczestnik jest zobowiązany złożyć pismo do Skarbnika Stowarzyszenia z rozliczeniem kosztów, które są możliwe do rozliczenia w terminie, wykazem kosztów, z którymi jest problem z rozliczeniem, wyjaśnieniem powstałych problemów i podaniem terminu ostatecznego rozliczenia; w takiej sytuacji Zarząd ma prawo podjąć decyzję o rozliczeniu tylko tych kosztów, które zostały przedłożone w terminie, lub określić nieprzekraczalny termin rozliczenia pozostałych.
   2. nie później niż 30 dni kalendarzowych od daty powrotu z wyjazdu uczestnik jest zobowiązany przedstawić publicznie dostępny na wiki Stowarzyszenia raport z wyjazdu, zawierający jego opis własnej aktywności na wyjeździe oraz podsumowanie, czy wyjazd spełnił oczekiwania dotyczące efektów wyjazdu dla projektów Wikimedia lub rozwoju działalności Stowarzyszenia; Zarząd Stowarzyszenia na uzasadniony wniosek uczestnika może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu na opracowanie raportu.
4. Osoba, która bez usprawiedliwionych przyczyn nie wywiąże się z ww. obowiązków sprawozdawczych we wskazanych terminach, nie będzie mogła przez rok od daty powrotu być delegowana na kolejne wyjazdy zewnętrzne.
5. Uchwała nie narusza terminów określonych innymi uchwałami i nie ma zastosowania do wyjazdów zewnętrznych w ramach projektów rozpoznawanych przez Komisję Wikigrantów.

Uchwała przyjęta stosunkiem głosów 7/0/0