Regulamin programu stypendialnego na Wikimanię 2019
przyjęty przez Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska jako załącznik do uchwały UZ 2019-27 z dnia 21 maja 2019 roku
Rozdział 1. Postanowienia ogólne
§ 1. Zakres przedmiotowy
Regulamin określa w szczególności:
1.1. kto może ubiegać się o dofinansowanie;
1.2. zakres dofinansowania i zasady zwrotu kosztów;
1.3. zasady i tryb składania wniosków;
1.4. obowiązki i tryb prac Komisji Stypendialnej, zwanej dalej Komisją;
1.5. zasady i tryb podejmowania decyzji przez Komisję;
1.6. zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji.
Regulamin nie narusza zasad i warunków rozliczania przyznanych środków określonych w odrębnych przepisach.
Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
3.1. Stypendium – refundacja kosztów poniesionych przez wnioskodawcę lub bezpośrednie finansowanie wydatków przez Stowarzyszenie Wikimedia Polska na wskazany cel;
3.3. Stowarzyszenie – Stowarzyszenie Wikimedia Polska wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000244732;
3.4. Zarząd Stowarzyszenia – organ Stowarzyszenia Wikimedia Polska powoływany na podstawie Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska;
3.5. Konferencja – Międzynarodowa Konferencja "Wikimania 2019" w Sztokholmie.
Rozdział 2. Program stypendialny
§ 2. Zakres stypendium
Ze stypendium pokryte mogą zostać wyłącznie następujące wydatki: koszty przelotu, noclegu, opłata konferencyjna, ubezpieczenie. Stowarzyszenie Wikimedia Polska nie sfinansuje żadnych innych wydatków stypendystów, w szczególności kosztów wyżywienia i ewentualnej opieki medycznej.
W przypadku zaistnienia zdarzeń losowych uniemożliwiających udział stypendysty w konferencji, odwołania konferencji lub zmiany programu albo terminu konferencji, stypendium nie podlega zamianie na jakiekolwiek inne świadczenia.
W przypadku zaistnienia powodów uniemożliwiających wyjazd stypendysta jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zarząd Stowarzyszenia. Zarząd Stowarzyszenia może ze względów organizacyjnych pozbawić stypendium osobę, z którą przez dłuższy czas nie uda się nawiązać kontaktu w celu ustalenia szczegółów związanych z wyjazdem. W obu powyższych przypadkach Zarząd Stowarzyszenia zaproponuje wyjazd pierwszej (lub kolejnej) osobie z listy rezerwowej, jeżeli lista taka została sporządzona, a w razie wyczerpania tej listy Zarząd sam wskaże nowego stypendystę lub zrezygnuje z przyznania stypendium.
Stowarzyszenie może udzielić stypendium częściowego, w szczególności celem uzupełnienia środków pozyskanych z innych źródeł.
Stowarzyszenie nie będzie udzielać jakiejkolwiek innej pomocy finansowej na cele związane z udziałem w Konferencji. Stowarzyszenie zastrzega sobie również prawo do skreślenia z listy stypendystów osoby, która uzyska pełne stypendium z innego źródła.
§ 3. Zasady zwrotu kosztów
Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do grupowego zakupu usług związanych z powyższymi kosztami dla wszystkich stypendystów. W takim przypadku stypendysta zobowiązany będzie stawić się we wskazanym miejscu i czasie zbiórki na terytorium Polski, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami lidera grupy wyznaczonego przez Zarząd Stowarzyszenia.
W przypadku, gdy Stowarzyszenie nie dokona zakupu opisanego powyżej, stypendysta zobowiązany będzie pokryć powyższe koszty z własnych środków, a następnie przedstawić związaną z tym dokumentację Skarbnikowi Stowarzyszenia w celu rozliczenia. Zarząd Stowarzyszenia może wyznaczyć ostateczną datę, do której stypendyści zobowiązani będą zakupić bilety lotnicze.
Rozdział 3. Zasady i tryb składania wniosków
§ 4. Wnioskodawca
Wniosek może złożyć osoba spełniająca równocześnie trzy warunki:
1.1. aktywnie edytuje co najmniej jeden z projektów Wikimedia;
1.2. zamieszkuje na terytorium Polski, Albanii, Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czarnogóry, Czech, Estonii, Grecji, Kosowa, Litwy, Łotwy, Macedonii Północnej, Mołdawii, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Ukrainy, Węgier;
1.3. ma ukończone 18 lat.
§ 5. Wniosek o stypendium
Wniosek należy złożyć w formie wiadomości e-mail (dopuszczalne są załączniki) przesłanej na adres piotr.gackowskiwikimedia.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia określonego w chwili uruchomienia programu stypendialnego. Wnioski muszą być złożone w języku angielskim.
Wniosek powinien zawierać następujące elementy:
2.1. krótki opis działalności w ramach ruchu Wikimedia: nazwa konta globalnego użytkownika lub kont lokalnych w poszczególnych projektach; działania na rzecz ruchu prowadzone poza projektami (inicjatywy w realu, działalność w chapterach itd.), wcześniejszy udział w konferencjach Wikimediów, w szczególności w konferencjach międzynarodowych;
2.2. informacje na temat własnego udziału w Konferencji: planowane zgłoszenie wykładu lub innej uzgodnionej z organizatorami aktywności w ramach Wikimanii lub wydarzeń towarzyszących;
2.3. informacje o zamiarze udziału w wydarzeniach towarzyszących organizowanych przed i po Konferencji oraz uzasadnienie merytoryczne uczestnictwa;
2.4. opis spodziewanych pożytków dla projektów Wikimedia wynikających z uczestnictwa w konferencji
2.5. deklarację o znajomości języka angielskiego w stopniu wystarczającym do aktywnego udziału w konferencji;
2.6. informację o najbliższym od miejsca zamieszkania porcie lotniczym obsługującym połączenia międzynarodowe;
2.7. deklarację o pełnoletności;
2.8. deklarację o posiadanych obywatelstwach;
2.9. oświadczenie o wyrażeniu zgody na dostarczenie i przetwarzanie danych osobowych (imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, nr paszportu) w przypadku przyznania stypendium. Prosimy nie wpisywać tych danych do wniosku (z wyjątkiem imienia i nazwiska, które we wniosku są wymagane).
Przewodniczący Komisji każdorazowo potwierdzi otrzymanie wniosku zwrotną wiadomością e-mail, przesłaną w ciągu maksymalnie dwóch dni od dnia złożenia wniosku. Adres e-mail, z którego nadesłano wniosek, będzie uznawany za adres kontaktowy wnioskującego.
Wszystkie zawarte we wnioskach dane osobowe będą traktowane jako poufne i będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym (innym niż członkowie Komisji). W razie przyznania stypendium imię i nazwisko osoby składającej wniosek oraz kwota przyznanego stypendium mogą zostać podane do wiadomości publicznej.
W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości podanych danych Komisja może wezwać wnioskującego do przedstawienia potwierdzających je dokumentów, w szczególności skanu paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.
§ 6. Kryteria wyboru
Komisja kierować się będzie przede wszystkim informacjami złożonymi w wniosku, zastrzega sobie jednak możliwość wykorzystania informacji dodatkowych.
Najważniejszym kryterium wyboru kandydatów będzie wiarygodny opis celu wyjazdu oraz zobowiązanie do wykorzystania zdobytej na Wikimanii wiedzy, doświadczenia, kontaktów i podejmowanych tam czynności do realizacji działań na rzecz rozwoju projektów Wikimedia, w szczególności tych wspieranych przez Stowarzyszenie.
Rozdział 4. Komisja Stypendialna
§ 7. Istota i skład Komisji
Komisja Stypendialna jest ciałem kolegialnym powoływanym w celu sprawowania pełnej opieki nad rozpatrywaniem wniosków i przyznawaniem stypendiów.
Do wyłącznej kompetencji Komisji należy wybór uczestników Konferencji spośród nadesłanych zgłoszeń i przedstawienie ich listy do akceptacji Zarządowi.
Komisja liczy trzech członków, spośród których co najmniej dwóch powoływanych jest spośród członków zwyczajnych Stowarzyszenia.
Członkiem Komisji nie może zostać członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia.
§ 8. Powołanie i odwołanie Komisji
Komisja powoływana jest uchwałą przez Zarząd Stowarzyszenia w chwili uruchomienia programu stypendialnego.
Zarząd Stowarzyszenia powołuje Komisję bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej połowy swoich członków.
Zarząd Stowarzyszenia odwołuje Komisję lub poszczególnych jej członków bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków, powołując jednocześnie na ich miejsce nową Komisję lub nowych członków Komisji. § 7. pkt 3. stosuje się odpowiednio.
§ 9. Organizacja wewnętrzna Komisji
Komisja spośród swoich członków wybiera Przewodniczącego Komisji i może wybrać Sekretarza Komisji.
Przewodniczący Komisji koordynuje prace Komisji, prowadzi posiedzenia niejawne Komisji, reprezentuje Komisję na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności przewidziane Regulaminem.
Zastrzeżone w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji czynności w zakresie informowania o złożeniu wniosku oraz ogłaszania decyzji mogą być wykonywane również przez Sekretarza Komisji.
Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą.
Komisja obraduje na posiedzeniach niejawnych za pośrednictwem wybranych przez siebie form komunikacji elektronicznej. Komisja może podejmować decyzje poprzez e-mail.
§ 10. Obowiązki Komisji
Obowiązkiem Komisji Stypendialnej względem Zarządu Stowarzyszenia jest sporządzenie raportu w terminie określonym przez Zarząd i przedłożenie go Zarządowi Stowarzyszenia.
Rozdział 5. Zasady i tryb rozpoznawania wniosków
§ 11. Rozpoznawanie wniosków o stypendium
Komisja przystąpi do oceny wniosków niezwłocznie po upływie ostatecznego terminu ich przyjmowania. Posiedzenia Komisji będą miały charakter niejawny i będą odbywać się za pośrednictwem środków komunikacji uzgodnionych przez jej członków.
Komisja zakończy swoje prace przyjęciem sprawozdania dla Zarządu Stowarzyszenia, zawierającego rekomendowaną listę stypendystów oraz ewentualną listę rezerwową. Zarząd Stowarzyszenia rozpatrzy sprawozdanie na najbliższym spotkaniu po otrzymaniu sprawozdania Komisji.
W ciągu maksymalnie doby od podjęcia przez Zarząd Stowarzyszenia decyzji o ostatecznej liście stypendystów Przewodniczący Komisji poprzez e-mail powiadomi wszystkich kandydatów o wynikach. Dodatkowo lista stypendystów (same nazwy użytkowników) zostanie opublikowana na wiki Stowarzyszenia Wikimedia Polska.
Rozdział 6. Zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji
§ 12. Odwołanie
Wnioskodawca może odwołać się od decyzji Komisji do Zarządu Stowarzyszenia w ciągu 5 dni od ogłoszenia listy stypendystów.
Odwołanie od decyzji składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail wysyłanej na adres: zarzadwikimedia.pl.
§ 13. Postępowanie odwoławcze
Zarząd Stowarzyszenia rozpatruje odwołanie od decyzji Komisji na najbliższym spotkaniu następującym po otrzymaniu odwołania.
Decyzję o utrzymaniu w mocy lub uchyleniu decyzji Komisji Zarząd Stowarzyszenia podejmuje bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków.
Decyzja Zarządu Stowarzyszenia podjęta na skutek odwołania jest ostateczna.
