Regulamin stypendiów Stowarzyszenia Wikimedia Polska

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§ 1.

Zakres przedmiotowy

Regulamin określa w szczególności:
1.1 cele stypendiów;

1.2 sposób przyznawania i finansowania stypendiów;

1.3 zasady i tryb powoływania oraz odwoływania Komisji Stypendialnej;

1.4 obowiązki i tryb prac Komisji;

1.5 zasady i tryb podejmowania decyzji przez Komisję;

1.6 zasady i tryb składania wniosków o stypendium;

1.7 zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji.
Regulamin nie narusza zasad i warunków rozliczania przyznanych środków określonych w odrębnych postanowieniach.
Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
3.1. Dyrekcja – Dyrektor Generalny lub Dyrektor Operacyjny Wikimedia Polska

3.2. Stypendium – refundacja kosztów poniesionych przez wnioskodawcę na cel wskazany we wniosku lub zwolnienie z obowiązkowej opłaty pobieranej przez WMPL w związku z uczestnictwem w wydarzeniu;

3.3. Komisja – Komisja Stypendialna;

3.4. Komisja Rewizyjna – organ Wikimedia Polska;

3.5. Projekty Wikimedia – Wikipedia oraz jej projekty siostrzane, takie jak Wikisłownik, Wikiźródła, Wikidane i Wikimedia Commons;

3.6. Statut – Statut Wikimedia Polska;

3.7. Wikimedia Polska – Stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000244732 (WMPL);

3.8. Zarząd – organ Wikimedia Polska.

§ 2.

Stypendia

Stypendia są stałym programem wsparcia finansowego udziału członków społeczności wikimedian w wydarzeniach ruchu Wikimedia.
Stypendium może mieć następujące formy:
- zwrotu kosztów transportu lub zakwaterowania i posiłków poniesionych przez wnioskodawcę w związku z jego udziałem w wydarzeniu organizowanym przez WMPL lub inną organizację ruchu Wikimediów;
- zwolnienia z opłaty konferencyjnej naliczanej przez WMPL na wydarzenia organizowane przez WMPL;
- zakupu sprzętu niezbędnego do uczestnictwa w wydarzeniu (w szczególności dotyczy sprzętu technicznego i pakietu danych umożliwiających dostęp do wydarzeń online).
Budżet stypendialny ustalany jest każdorazowo przed danym wydarzeniem i może być zmieniany w zależności od dostępności środków, poziomu zainteresowania udziałem w wydarzeniu i ilości wniosków stypendialnych. O jego wysokości decyduje Dyrekcja w porozumieniu z Zarządem.

Rozdział 2. Komisja Stypendialna

§ 3.

Istota i skład Komisji

Komisja Stypendialna jest ciałem kolegialnym powoływanym w celu sprawowania pełnej opieki nad rozpatrywaniem wniosków, przyznawaniem stypendiów i kontrolą ich stanu realizacji.
Komisja liczy od 3 do 5 członków, z których większość powoływanych jest spośród członków zwyczajnych Wikimedia Polska.
Członkiem Komisji nie może zostać członek Komisji Rewizyjnej.

§ 4.

Powołanie i odwołanie Komisji

Komisja powoływana jest decyzją pracownika odpowiedzialnego za wspieranie społeczności wyznaczonego przez dyrekcję na okres roku rozliczeniowego, nie później niż do 31 marca danego roku; pracownik ten niezwłocznie informuje mailowo o tej decyzji Zarząd i Dyrekcję.
W trakcie okresu rozliczeniowego Komisja lub jej członkowie mogą zostać odwołani przez Zarząd. Jednocześnie Zarząd powołuje nową Komisję lub nowych członków Komisji wskazanych przez pracownika odpowiedzialnego za wspieranie społeczności wyznaczonego przez Dyrekcję.
Postanowienia § 4. ust 1. stosuje się odpowiednio w przypadku rezygnacji z członkostwa w Komisji.

§ 5.

Organizacja wewnętrzna Komisji

Na pierwszym posiedzeniu Komisja wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego Komisji.
Przewodniczący Komisji jest powoływany i odwoływany przez członków Komisji w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
Przewodniczący Komisji koordynuje prace Komisji, prowadzi posiedzenia jawne Komisji, reprezentuje Komisję na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności przewidziane Regulaminem.
Zastrzeżone w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji czynności w zakresie informowania o złożeniu wniosku oraz ogłaszania decyzji mogą być wykonywane również przez każdego z pozostałych członków Komisji.
Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą.

§ 6.

Tryb prac Komisji

Komisja obraduje na posiedzeniach z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Na wniosek Przewodniczącego Komisji i przy braku sprzeciwu pozostałych członków Komisji. Komisja może podejmować poszczególne decyzje w głosowaniach poprzez e-mail.

§ 7.

Obowiązki Komisji

Komisja jest zobowiązana do sporządzenia pisemnej informacji o wynikach postępowania stypendialnego po każdorazowym rozpatrzeniu wniosków na dane wydarzenie oraz do przedłożenia jej pracownikowi odpowiedzialnemu za wspieranie społeczności, który następnie wraz z ewentualnymi uwagami przekłada go mailowo Dyrekcji i Zarządowi.

Rozdział 3. Zasady i tryb składania wniosków

§ 8.

Wnioskodawca

Wnioskodawcą może zostać każda osoba posiadająca konto użytkownika w co najmniej jednym z Projektów Wikimedia.

§ 9.

Wniosek o stypendium

Wniosek składany jest poprzez formularz, zamieszczony na stronie internetowej lub mailowo na adres: wsparcie@wikimedia.pl.
Wniosek składany jest w języku polskim i zawiera:
2.1 nazwę użytkownika wnioskodawcy w projektach Wikimediów i jego adres e-mail;

2.2 wykaz kosztów, co do których wnioskodawca prosi o zwrot lub zwolnienie, lub wykaz sprzętu i usług, o jakich zakup wnioskuje wraz z podaną ich wartością.
Zaleca się powiadomienie poprzez e-mail pracownika wsparcia społeczności o złożonym wniosku.
Wniosek należy złożyć przed dniem zamknięcia rejestracji uczestników na wydarzenie lub w innym wyznaczonym terminie.

Rozdział 4. Zasady i tryb rozpoznawania wniosków

§ 10.

Rozpoznawanie wniosków

Jeżeli wniosek nie spełnia warunków formalnych, Przewodniczący Komisji lub Komisja wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Nieuzupełniony w wyznaczonym terminie wniosek Przewodniczący Komisji pozostawia bez rozpoznania, co skutkuje odrzuceniem wniosku.
Komisja rozpatruje wnioski zgodnie z kolejnością zgłoszeń, przeprowadzając dyskusję i podejmując decyzję nad przyjęciem lub odrzuceniem wniosku.
Rozpatrując wniosek, Komisja kieruje się zasadą jak najlepszego wspierania społeczności współtwórców Projektów Wikimedia, bierze również pod uwagę dotychczasowy wkładu wnioskodawcy.
Przy rozpatrywaniu wniosków Komisja może zasięgnąć opinii pracownika lub eksperta przedmiotowego.
Decyzja Komisji podawana jest do wiadomości wnioskodawcy przez Przewodniczącego Komisji lub wyznaczonego przez niego członka Komisji, lub pracownika wsparcia społeczności za pośrednictwem wiadomości e-mail bez zbędnej zwłoki.

§11.

Tryb rozpoznawania wniosków

Przewodniczący Komisji informuje pozostałych członków Komisji wiadomością e-mail o złożonych wnioskach nie później niż 7 dni od dnia zamknięcia rejestracji uczestników na dane wydarzenie i nie później niż 7 dni przed wydarzeniem, lub w innym terminie, jeśli taki został wyznaczony w danym programie stypendialnym.
Wniosek uznaje się za przyjęty, jeżeli w terminie 72 godzin od chwili powiadomienia wszystkich członków Komisji żaden z jej członków nie złoży sprzeciwu. Wniosek uznaje się za przyjęty przed upływem terminu 72 godzin, jeżeli większość członków Komisji do tego czasu poprzez e-mail opowie się za jego przyjęciem.
Tryb opisany w § 13. ust. 2. nie dotyczy wniosków o wsparcie w kwocie przekraczającej 1000 zł. W takim przypadku każdy członek Komisji jest zobowiązany do przedstawienia swojego stanowiska w głosowaniu na posiedzeniu lub poprzez wiadomość e-mail.

Rozdział 5. Zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji

§12.

Odwołanie

Wnioskodawca może odwołać się od decyzji Komisji do Dyrekcji w ciągu 7 dni, licząc od dnia jej otrzymania. Jeśli członkiem Komisji jest osoba z Dyrekcji, odwołanie rozpatruje wyznaczony przez Prezesa na dany rok członek Zarządu.
Odwołanie od decyzji składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail wysyłanej na adres: dyrekcja@wikimedia.pl.
Odpowiedź Dyrekcji udzielana jest w ciągu 14 dni roboczych od otrzymania odwołania i jest ona ostateczna.

Rozdział 6. Postanowienia końcowe

§13.

W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Wikimedia Polska oraz uchwały organów Wikimedia Polska podjęte w granicach ich kompetencji statutowych.