UZ 2024-04/załącznik

◄ UZ 2024-3

UZ 2024-5 ►

ZAŁĄCZNIK DO UCHWAŁY nr UZ 04/2024

ZARZĄDU STOWARZYSZENIA WIKIMEDIA POLSKA

z dnia 22 stycznia 2024 roku

w sprawie zmiany regulaminu Wikigrantów

Regulamin Wikigrantów

Tekst jednolity

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§ 1.
Zakres przedmiotowy

1. Regulamin określa w szczególności:

   1.1. cele Wikigrantów;

   1.2. sposób przyznawania i finansowania Wikigrantów;

   1.3. zasady i tryb powoływania oraz odwoływania Komisji Wikigrantów;

   1.4. obowiązki i tryb prac Komisji;

   1.5. zasady i tryb podejmowania decyzji przez Komisję;

   1.6. zasady i tryb składania wniosków o grant;

   1.7. zasady realizacji grantu;

   1.8. zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji.

2. Regulamin nie narusza zasad i warunków rozliczania przyznanych środków określonych w odrębnych postanowieniach.
3. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

   3.1. Dyrekcja – Dyrektor Generalny lub Dyrektor Operacyjny Wikimedia Polska

   3.2. Grant – refundacja kosztów poniesionych przez wnioskodawcę na cel wskazany we wniosku lub koszt poniesiony na rzecz działań wnioskodawcy wskazanych we wniosku;

   3.3. Komisja – Komisja Wikigrantów;

   3.4. Komisja Rewizyjna – organ Wikimedia Polska;

   3.5. Projekty Wikimedia – Wikipedia oraz jej projekty siostrzane, takie jak Wikisłownik, Wikiźródła i Wikimedia Commons;

   3.6. Statut – Statut Wikimedia Polska;

   3.7. Wikimedia Polska – Stowarzyszenie wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem 0000244732;

   3.8. Zarząd – organ Wikimedia Polska;

§ 2.
Wikigranty

1. Wikigranty są stałym programem wsparcia finansowego wartościowych inicjatyw, których celem jest:

   1.1. wzbogacenie Projektów Wikimedia o nowe treści,

   1.2. poprawa jakości dostępnych już treści.

2. W zależności od oszacowanej we wniosku o grant wartości grantu, wyróżnia się:

   2.1. mały grant, którego całkowita szacowana wartość nie przekracza 500 zł – wniosek składany jest zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 10. Regulaminu;

   2.2. duży grant, którego całkowita szacowana wartość przekracza 500 zł, a nie przekracza 2500 zł – wniosek składany jest zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 11. Regulaminu.

3. Okres rozliczeniowy Wikigrantów trwa od 1 stycznia do 31 grudnia.
4. Budżet Wikigrantów ustalany jest uchwałą budżetową Zarządu na początku roku budżetowego.
5. Na potrzeby Wikigrantów w serwisie internetowym Wikimedia Polska prowadzi się strony o charakterze informacyjnym, organizacyjnym i zgłoszeniowym, których celem jest pełna obsługa Wikigrantów.

Rozdział 2. Komisja Wikigrantów

§ 3.
Istota i skład Komisji

1. Komisja jest ciałem kolegialnym powoływanym w celu sprawowania pełnej opieki nad rozpatrywaniem wniosków, przyznawaniem grantów i kontrolą ich stanu realizacji.
2. Do wyłącznej kompetencji Komisji należy dysponowanie budżetem Wikigrantów.
3. Komisja liczy pięciu członków, spośród których co najmniej trzech powoływanych jest spośród członków zwyczajnych Wikimedia Polska.
4. Członkiem Komisji nie może zostać członek Komisji Rewizyjnej.

§ 4.
Powołanie i odwołanie Komisji

1. Komisja powoływana jest decyzją pracownika odpowiedzialnego za wspieranie społeczności wyznaczonego przez dyrekcję na jeden okres rozliczeniowy Wikigrantów nie później niż na 14 dni przed zakończeniem poprzedniego okresu rozliczeniowego; pracownik ten niezwłocznie informuje mailowo o tej decyzji Zarząd i dyrekcję.
2. W trakcie okresu rozliczeniowego Komisja lub jej członkowie mogą zostać odwołani przez Zarząd. Jednocześnie Zarząd powołuje nową Komisję lub nowych członków Komisji wskazanych przez pracownika odpowiedzialnego za wspieranie społeczności wyznaczonego przez dyrekcję.
3. Postanowienia § 4. ust 1. stosuje się odpowiednio w przypadku rezygnacji z członkostwa w Komisji.

§ 5.
Organizacja wewnętrzna Komisji

1. Na pierwszym posiedzeniu Komisja wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego Komisji Wikigrantów, zwanego dalej Przewodniczącym Komisji.
2. Przewodniczący Komisji jest powoływany i odwoływany przez członków Komisji w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
3. Przewodniczący Komisji koordynuje prace Komisji, prowadzi posiedzenia jawne Komisji, reprezentuje Komisję na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności przewidziane Regulaminem.
4. Zastrzeżone w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji czynności w zakresie informowania o złożeniu wniosku oraz ogłaszania decyzji mogą być wykonywane również przez każdego z pozostałych członków Komisji.
5. Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą.

§ 6.
Tryb prac Komisji

1. Komisja obraduje na posiedzeniach jawnych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
2. Na wniosek Przewodniczącego Komisji i przy braku sprzeciwu pozostałych członków Komisji, Komisja może podejmować poszczególne decyzje w głosowaniach poprzez e-mail.

§ 7.
Obowiązki Komisji

1. Komisja jest zobowiązana do raportowania na bieżąco o przyjętych i odrzuconych wnioskach, fazie ich realizacji oraz stanie budżetu na stronie wiki Stowarzyszenia.
2. Komisja do 31 stycznia przyjmuje raport za cały poprzedni okres rozliczeniowy. Raport jest przygotowany przez pracownika Stowarzyszenia w porozumieniu z Komisją.
3. Po zatwierdzeniu Komisja publikuje raport na stronie wiki Stowarzyszenia do 15 lutego.

Rozdział 3. Zasady i tryb składania wniosków o grant

§ 8.
Wnioskodawca

1. Wnioskodawcą może zostać każda osoba posiadająca konto użytkownika w co najmniej jednym z Projektów Wikimedia, z zastrzeżeniem § 8. ust. 2. i 3.
2. Wnioskodawcą o duży grant nie może zostać członek Zarządu, członek Komisji Rewizyjnej ani osoby im najbliższe w rozumieniu art. 39 ust. 2. Statutu.
3. Wnioskować o grant nie mogą członkowie Komisji Wikigrantów, pracownicy odpowiedzialni za wspieranie społeczności oraz członkowie dyrekcji ani osoby im najbliższe w rozumieniu art. 39 ust. 2. Statutu.

§ 9.
Wniosek o grant

1. W zależności od rodzaju grantu określonego w § 2. ust. 2., wyróżnia się:

   1.1. uproszczony wniosek – składany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 10. Regulaminu;

   1.2. pełny wniosek – składany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 11. Regulaminu;

2. Wniosek o grant składany jest na wskazanej przez Komisję podstronie Wikigrantów.
3. Wniosek o grant składany jest w języku polskim i zawiera:

   3.1. nazwę użytkownika wnioskodawcy wraz z linkiem do strony użytkownika w wybranym projekcie Wikimedia, w którym wnioskodawca posiada konto użytkownika;

   3.2. opis planowanych działań wraz z uzasadnieniem;

   3.3. harmonogram realizacji projektu;

   3.4. wykaz materiałów niezbędnych do realizacji projektu wraz z oszacowanymi wartościami cząstkowymi i wartością całego grantu.

4. Zaleca się powiadomienie poprzez e-mail Przewodniczącego Komisji o złożeniu wniosku.
5. W przypadku, gdy przedmiotem grantu jest refundacja świadczeń w związku z udziałem wnioskodawcy w określonym wydarzeniu, wniosek o grant powinien zostać złożony co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem działań opisanych we wniosku. Przewodniczący Komisji po konsultacji z członkami Komisji może pozostawić bez rozpoznania wniosek złożony po tym terminie, co skutkuje odrzuceniem wniosku.
6. Przedmiotem wniosku może być również zakup sprzętu (w tym fotograficznego i komputerowego).
7. Warunki przekazania przedmiotu wniosku określone są przez pracowników Wikimedia Polska odpowiedzialnych za wspieranie społeczności i sprawy administracyjne.

§ 10.
Uproszczony wniosek

1. Wnioskodawca może skorzystać z uproszczonego wniosku, gdy ubiega się o mały grant, którego warunki określone zostały w § 2. ust. 2.1.
2. W uproszczonym wniosku dopuszcza się odstępstwa od § 9. ust. 3.2. i 3.3. poprzez poprzez poprzestanie na skrótowym przedstawieniu opisu planowanych działań i wskazaniu przewidywanej daty końcowej realizacji grantu, bez konieczności określania ilości pozyskanych zasobów.
3. Uproszczony wniosek rozpoznawany jest zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 13.

§ 11.
Pełny wniosek

1. Wnioskodawca ma obowiązek złożyć pełny wniosek, gdy ubiega się o duży grant, którego warunki określone zostały w § 2. ust. 2.2.
2. Wnioskodawca może skorzystać z pełnego wniosku również wtedy, gdy ubiega się o mały grant, którego warunki określone zostały w § 2. ust. 2.1.

Rozdział 4. Zasady i tryb rozpoznawania wniosków o grant i realizowanie grantów

§ 12.
Rozpoznawanie wniosków o grant

1. Wyróżnia się dwa tryby rozpoznawania wniosków:

   1.1. uproszczony tryb – stosowany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 13.;

   1.2. pełny tryb – stosowany zgodnie z postanowieniami zawartymi w § 14.;

2. Jeżeli wniosek nie spełnia warunków formalnych, Przewodniczący Komisji lub Komisja wzywa wnioskodawcę do uzupełnienia wniosku. Nieuzupełniony w wyznaczonym terminie wniosek oraz wniosek złożony z naruszeniem § 8. Przewodniczący Komisji pozostawia bez rozpoznania, co skutkuje odrzuceniem wniosku.
3. Komisja rozpatruje wnioski zgodnie z kolejnością zgłoszeń, przeprowadzając dyskusję i podejmując decyzję nad przyjęciem lub odrzuceniem wniosku o grant.
4. Rozpatrując wniosek, Komisja kieruje się zasadą jak najlepszego wspierania społeczności współtwórców Projektów Wikimedia. Bierze pod uwagę jakość dotychczasowego wkładu wnioskodawcy i zakłada dobrą wolę wnioskodawcy.
5. W przypadku przyjęcia w całości lub w części wniosku o grant Komisja może nałożyć na wnioskodawcę dodatkowe zobowiązania lub zalecenia dotyczące realizacji grantu.
6. Przy rozpatrywaniu wniosków Komisja może zasięgnąć opinii pracownika Wikimedia Polska lub eksperta przedmiotowego.
7. Decyzja Komisji w ciągu 24 godzin od jej podjęcia ogłaszana jest przez Przewodniczącego Komisji bezpośrednio na stronie rozpatrywanego wniosku oraz podawana do wiadomości wnioskodawcy na stronie dyskusji użytkownika w wybranym przez niego projekcie Wikimedia lub za pośrednictwem wiadomości e-mail.

§ 13.
Uproszczony tryb rozpoznawania wniosków o grant

1. Uproszczony tryb rozpoznawania wniosków o grant stosuje się do wniosków spełniających warunki określone w § 2. ust. 2.1.
2. Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o złożeniu wniosku pozostałych członków Komisji poprzez e-mail.
3. O zastosowaniu powyższego trybu oraz o dniu i godzinie powiadomienia wszystkich członków Komisji Przewodniczący Komisji informuje bezpośrednio na stronie rozpatrywanego wniosku.
4. Wniosek uznaje się za przyjęty, jeżeli w terminie 72 godzin od chwili powiadomienia wszystkich członków Komisji żaden z jej członków nie złoży żądania rozpoznania wniosku na posiedzeniu jawnym. Wniosek uznaje się za przyjęty przed upływem terminu 72 godzin, jeżeli wszyscy członkowie Komisji do tego czasu poprzez e-mail opowiedzą się za jego przyjęciem.
5. Uproszczony wniosek o grant można rozpoznać na posiedzeniu jawnym także wtedy, gdy przyspieszy to jego rozpoznanie.

§ 14.
Pełny tryb rozpoznawania wniosków o grant

1. Pełny tryb rozpoznawania wniosków o grant stosuje się do wniosków spełniających warunki określone w § 2. ust. 2.2.
2. Przewodniczący Komisji niezwłocznie informuje o złożeniu wniosku pozostałych członków Komisji poprzez e-mail i zwołuje posiedzenie jawne Komisji z zastrzeżeniem § 14 ust. 4. i 5.
3. Komisja podejmuje decyzje w przedmiocie wniosków o grant w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
4. Przewodniczący Komisji może zarządzić głosowanie poprzez e-mail, które trwa do czasu oddania głosu przez wszystkich członków Komisji, nie dłużej niż 72 godziny. Na żądanie członka Komisji złożone zamiast oddania głosu Przewodniczący Komisji zarządza zakończenie głosowania poprzez e-mail i zwołuje posiedzenie jawne.
5. Członek Komisji, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu jawnym, może oddać głos poprzez e-mail przesłany pozostałym członkom Komisji przed wyznaczonym terminem posiedzenia. Głos taki podlega ujawnieniu na posiedzeniu.
6. Posiedzenie jawne lub głosowanie niejawne poprzez e-mail powinno nastąpić w ciągu 7 dni od daty złożenia wniosku.

§ 15.
Realizacja grantu

1. W przypadku zaakceptowania przez Komisję wniosku o grant wnioskodawca zobowiązany jest do:

   1.1. wykonania czynności opublikowanych na podstronie Wikigrantów;

   1.2. utworzenia wskazanej na podstronie Wikigrantów podstrony w serwisie internetowym Wikimedia Polska;

   1.3. systematycznego raportowania postępu prac na utworzonej przez siebie podstronie;

   1.4. udzielenia lub uzupełnienia informacji o postępie prac określonych we wniosku o grant.

2. W przypadku zaakceptowania przez Komisję uproszczonego wniosku o grant spełnienie postanowień zawartych w § 15. ust. 1.3. oraz 1.4 można ograniczyć do przedstawienia raportu końcowego zawierającego krótkie omówienie i podsumowanie wykonanych prac.
3. Wnioskodawca powinien przesłać dokumentację dotyczącą rozliczenia grantu w ciągu miesiąca od daty powiadomienia go o decyzji Komisji, chyba że harmonogram projektu lub inne ważne okoliczności uzasadniają wydłużenie tego terminu. Przesłanie dokumentacji dotyczącej rozliczenia grantu powinno nastąpić jednak nie później niż miesiąc po rozpoczęciu następnego okresu rozliczeniowego.
4. W przypadku zaakceptowania przez Komisję wniosku o grant wnioskodawcy przysługuje refundacja w kwocie odpowiadającej oszacowanej wartości całego grantu, która na etapie rozliczenia może być wyższa maksymalnie o 10% tej kwoty, przy czym nie więcej niż o 50 zł. Łączna kwota z uwzględnieniem powiększenia, o którym mowa w zdaniu poprzednim, nie może przekroczyć kwoty 2500 zł. Jeżeli Komisja w decyzji o zaakceptowaniu wniosku o grant określi kwotę stanowiącą górną granicę refundacji, wnioskodawca na etapie rozliczenia nie może ubiegać się o refundację w kwocie wyższej.
5. Działania określone we wniosku o grant powinny zostać zakończone najpóźniej w ciągu 12 miesięcy od zaakceptowania wniosku. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony.
6. W przypadku niezakończenia prac związanych z realizacją grantu w okresie wskazanym w punkcie 5 §15 Komisja zwraca się do grantobiorcy z wnioskiem o wyjaśnienie.  W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać wydłużony na wniosek grantobiorcy dwukrotnie o 3 miesiące.
7. Brak zadowalającego Komisję wyjaśnienia lub wskazanie niemożności ukończenia prac nad realizacją grantu w ciągu miesiąca od wysłania wniosku Komisji powoduje oznaczenie grantu jako niezrealizowany.
8. Grantobiorca, który z zależnych od siebie przyczyn nie zrealizował grantu, traci prawo do składania kolejnych wniosków o granty na czas od roku do 3 lat ustalony przez Komisję.
9. O niezrealizowanym wniosku Komisja zawiadamia Dyrekcję, która podejmuje decyzję o dalszych krokach.

Rozdział 5. Zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji

§ 16.
Odwołanie

1. Wnioskodawca może odwołać się od decyzji Komisji do dyrekcji Wikimedia Polska w ciągu 7 dni, licząc od dnia jej otrzymania.
2. Odwołanie od decyzji składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail wysyłanej na adres: dyrekcjawikimedia.pl.
3. Decyzja o odwołaniu podejmowana jest w ciągu 14 dni roboczych od otrzymania odwołania i jest ona ostateczna.

Rozdział 6. Postanowienia końcowe

§ 17.

1. W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Wikimedia Polska oraz uchwały organów Wikimedia Polska podjęte w granicach ich kompetencji statutowych.