Volunteer Supporters Meeting 2019

O VSN

Volunteer Supporters Meeting to coroczne międzynarodowe spotkania osób zajmujących się zawodowo wspieraniem społeczności i wolontariuszy w organizacjach afiliowanych. Celem istnienia grupy VSN jest współpraca, wymiana doświadczeń, działanie na rzecz rozwiązań i infrastruktury związanej ze wsparciem wolontariuszy w ruchu Wikimedia. Wspieramy też organizacje, które nie mają osób odpowiedzialnych za wsparcie wolontariuszy, poprzez przekazywanie wiedzy (warsztaty, prezentacje).

Pierwsze osobne spotkanie odbyło się w 2018 roku w Berlinie, kiedy to wypracowaliśmy kryteria skutecznego wsparcia wolontariuszy/społeczności oraz learning pattern dotyczący zwiększania zaangażowania wolontariuszy. Na kolejnym spotkaniu wymienialiśmy się konkretnymi umiejętnościami i narzędziami, rozmawialiśmy o naszej roli globalnie oraz kontaktowaliśmy się z grupą strategiczną.

Wniosek o wyjazd na VSN Meeting 2019

W tym roku w Zurychu, w dniach 17-19 listopada odbywa się kolejne spotkanie. Chciałabym w jego ramach przedstawić elementy strategii WMPL powiązane ze wsparciem społeczności, porozmawiać z osobami, które robiły podobne rzeczy (grupy eksperckie!), chwalić się naszym planem i pozyskać dobre praktyki od innych. Ten element, podobnie jak omówienie grup eksperckich w innych organizacjach, jest już zgłoszony do programu i zaakceptowany. Poza tym będziemy uczyć się konkretnych narzędzi technicznych oraz wypracujemy wspólne stanowisko dotyczące strategii Wikimedia 2030. Ważnym elementem będzie też tradycyjna coroczna sesja, w czasie której możemy mówić swobodnie o wyzwaniach naszej pracy i trudnych sytuacjach powiązanych ze społecznością (ta część jest nierejestrowana i poufna) - praca z wolontariuszami bywa czasem wymagająca emocjonalnie, te spotkania są czymś w rodzaju superwizji dotyczącej szczególnie trudnych sytuacji, pomagają zapobiegać wypaleniu i znajdować dobre, przetestowane rozwiązania.

Zdaję sobie sprawę, że Zurych to, delikatnie mówiąc, kosztowna lokalizacja, niemniej uważam spotkanie za niezwykle ważne dla mojej pracy i zwracam się o dofinansowanie. Konferencja była zgłoszona w budżecie rocznym. Jest też powiązana z naszą strategią - z mówieniem o naszych dokonaniach na forum międzynarodowym.

Sprawozdanie

W spotkaniu wzięło udział 12 osób, reprezentujących łącznie dziewięć społeczności. Część z nich, co bardzo cieszy, po raz pierwszy była na takim spotkaniu. Oznacza to, że grupa rośnie.

Duża część spotkania miała charakter konsultacyjno-szkoleniowy. Dla mnie ważne było dowiedzenie się więcej o tych programach, które mamy wpisane w strategię, a które realizują lub realizowały już inne organizacje. To m.in. grupy lokalne (np. w IT czy FR mają one pewien poziom sformalizowania i pewien poziom specjalizacji), szkolenia i warsztaty dla wolontariuszy (najciekawsze dla mnie był pomysł na warsztaty z doradcą zawodowym o tym, jak przetłumaczyć to, co się robi w Wikimediach na swoje kompetencje na rynku pracy i doświadczenie zawodowe, ciekawy pomysł to też rozwiązywanie konfliktów czy zapobieganie wypaleniu), które np. WMFR realizuje profesjonalnie z zewnętrzną firmą. Poprosiłam też o zaprezentowanie pomysłu na austriackie grupy eksperckie, bo i to mamy w strategii. Tamtejsze grupy (jest ich 5: Współprace, Commons, Nowicjusze, Różnorodność, Wikiversity) składają się z ok. 5 osób, przy czym zawsze wśród nich są: jedna osoba z zarządu i jedna osoba spośród pracowników. Grupy mogą swobodnie decydować o budżecie do pewnej kwoty, kształtują pewne aktywności na rok (np. grupa commonsowa decyduje jaki sprzęt do wypożyczenia kupić). Zalety to aktywizacja w pracach chapteru większej grupy użytkowników, wadą jest to, że aktywność członków grupy jest bardzo różna i ich koordynacja nakłada więcej pracy na pracowników (wbrew pozorom nie zmniejszają ilości pracy). Natomiast wartość dodana jest zdecydowanie większa.

Ciekawe wnioski przyniosła też prezentacja dotycząca nowych kont i retencji. Okazuje się, że projekty, które przynoszą bardzo dużo nowych kont, czyli projekty edukacyjne są generalnie bardzo słabe z punktu widzenia retencji (ok. 1% jest aktywna po 6 miesiącach), podobnie jak konkursy fotograficzne (2%), nieco lepiej wypadają jednorazowe warsztaty (retencja od 0 do 16% powyżej pół roku) zaskakująco dobrze sprawdzają się konkursy pisania haseł, choć zupełnie nie są do tego zaprojektowane (do 25% po pół roku), natomiast świetnie wypadają regularne spotkania (retencja powyżej pół roku od 71% do.... 100%!). Jeśli chodzi o działania online, to programy mentorsko-przewodnickie działają znakomicie (nawet na przestrzeni dekady - dla dewiki wśród osób, które edytują więcej niż 10 lat, 75% to osoby, które brały udział w programie adopt-a-user). Bannery są natomiast zupełnie nieskuteczne pod tym względem: co prawda 25% osób zostaje powyżej 4 tygodni, ale powyżej pół roku już zupełnie nikt.

Pracowaliśmy też nad wspólnym stanowiskiem dotyczącym rekomendacji Strategii Wikimedia 2030 - jako grupa ekspertów zajmujących się społecznością, będziemy chcieli odnieść się do tych, które dotyczą zdrowia społeczności, różnorodności i budowania możliwości.

W trakcie przeszłam też szkolenia z Petscana, Asany, Eventmetrics i zapooznałam się z serbskim programem dla wikiambasadorów i instrukcjami wideo oraz z niemiecką ankietą dla chętnych wolontariuszy.

Miałam też przyjemność zaprezentować naszą strategię z punktu widzenia wspierania społeczności. Wzbudziła ona dużo pozytywnych reakcji.

Rozmawialiśmy dużo o przyszłości spotkań (być może powinny się odbywać 2 razy do roku?) oraz o przyszłości grupy i jej potrzebach (w tym o źródłach finansowania), ale też o tym, co my możemy dać ruchowi w zakresie wiedzy, zasobów, wsparcia dla rozwijających się społeczności.

Informacje dodatkowe

moje sprawozdanie ze spotkania z 2017 roku
i z 2018 roku