Wikiekspedycja/Zasady rozliczania

Sprawy merytoryczne

Dojazd uczestników

• Uczestnicy Wikiekspedycji otrzymują zwrot kosztów podróży związanych z dotarciem do miejsca rozpoczęcia wyprawy i powrotu po jej zakończeniu. Dotyczy to także obcokrajowców. Wybieramy możliwie najtańszej formy dojazdu.

Posiłki

• Od roku 2013 nie ma potrzeby dokumentowania posiłków paragonami. Każdemu z uczestników Wikiekspedycji przysługuje 30 zł diety na dzień.

Noclegi

• Średnia cena noclegu, który jest refundowany, powinna oscylować w okolicy 50 zł za osobodobę. W nocleg można włączyć śniadanie jeśli jest zawarte w cenie.

Opłaty związane z samochodem

• Zwrot opłat za parkingi - na podstawie paragonów/faktur.
• Opisywanie na delegacji trasy przebywanej podczas Wikiekspedycji - należy prowadzić ewidencję przebiegu i dołączyć ja do rozliczenia. Przykładowy arkusz ewidencji: [1]
• Rozliczenie podróży samochodem odbywa się na podstawie kilometrówki - 0,74 PLN/km. Nie są zwracane koszty przejazdu drogami płatnymi.
• Nie są zwracane koszty czyszczenia samochodu na koniec wyprawy.
• Dokumentowanie zwrotu kosztów paliwa, gdy korzystamy z pomocy lokalnych wikipedystów i ich samochodów - staramy się unikać takich zwrotów, w razie potrzeby należy wliczyć przebieg do ewidencji pojazdu głównego.

Drobny sprzęt

• Nie powinno się kupować sprzętu foto, jeśli nie ma pomysłu jak go zastosować po ekspedycji.

Marketing

• W jakiej formie i zakresie możemy promować sponsorów Wikiekspedycji? (np. wypożyczających nam na czas wyprawy sprzęt fotograficzny)

Powinna być spisana formalna umowa określająca obowiązki obu stron. Jeśli sponsor chciałby wykorzystywać logo i nazwę Wikipedii w jakiejś swojej kampanii reklamowej - konieczna jest zgoda Wikimedia Foundation

Ubezpieczenie

• Uczestnicy Wikiekspedycji powinni być objęci podstawowym ubezpieczeniem od NNW i bagażu osobistego.

Sprawy praktyczne

Jakie dokumenty są honorowane

• faktury wystawione na Stowarzyszenie
• paragony fiskalne
• rachunki wypisane na oficjalnym blankiecie
• Ważne! Dokumenty można księgować w całości - nie ma możliwości księgowania pojedynczych pozycji z faktur i rachunków - dlatego trzeba prosić wszędzie o osobne rachunki, jeśli kupuje się coś, co nie podlega zwrotowi (np: alkohol, środki higieny osobistej itd.). Rachunki zawierające pozycje nie podlegające zwrotowi będą odrzucane w całości.

Jak porządkować dokumenty

• Na bieżąco przypinać zszywaczem do kartek A4 z podziałem na kategorie: koszty podróży, noclegi, bilety wstępu itd.
• Kierownik grupy powinien sam na bieżąco kontrolować wydatki i brać za to pełną odpowiedzialność. Kierownik na koniec powinien rozliczyć imprezę tak aby było wiadomo na co i ile poszło środków i o ile dostał zaliczkę - zwrócić nadwyżkę lub otrzymać zwrot. Kierownik powinien rozliczyć ekspedycję maksymalnie w miesiąc od jej zakończenia.

Koordynator Wikiekspedycji

• W tym roku Stowarzyszenie zatrudniło osobę odpowiedzialną za koordynację Wikiekspedycji - jest nią Paweł Zienowicz (kotakt: pawel.zienowicz@wp.pl). Jego zakres obowiązków można znaleźć tu.