Wniosek złożyć może osoba spełniająca równocześnie trzy warunki:
a) jest aktywnym edytorem co najmniej jednego z projektów Wikimedia;
b) jest obywatelem Polski lub innego kraju mającego w 2010 roku mniejszy dochód narodowy na głowę mieszkańca niż Polska (wg tabeli Banku Światowego) lub ma prawo stałego pobytu w Polsce;
c) ma ukończone 18 lat (lub ukończone 16 lat i pisemną zgodę rodziców lub opiekuna prawnego na udział w konferencji).
Przewidzianych zostało do 10 stypendiów dla osób z Polski i do 6 stypendiów dla osób z innych państw (z zastrzeżeniem punktu 1b).
Ze stypendium pokryte mogą zostać wyłącznie następujące wydatki: koszty podróży, noclegu, opłata konferencyjna.
Stowarzyszenie Wikimedia Polska zastrzega sobie prawo do grupowego zakupu usług związanych z powyższymi kosztami dla wszystkich stypendystów. W takim przypadku stypendysta zobowiązany będzie stawić się we wskazanym miejscu i czasie zbiórki na terytorium Polski, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami wyznaczonego przez Zarząd Stowarzyszenia lidera grupy.
W przypadku, gdy Stowarzyszenie nie dokona zakupu opisanego w punkcie 2, stypendysta zobowiązany będzie pokryć powyższe koszty z własnych środków, a następnie przedstawić związaną z tym dokumentację Skarbnikowi Stowarzyszenia (który jest też przewodniczącym Komisji) w celu rozliczenia.
Stypendysta zobowiązany jest samodzielnie dokonać wszystkich czynności prawnych związanych z wyjazdem do Stanów Zjednoczonych, w szczególności uzyskać amerykańską wizę oraz zakupić niezbędne w podróży ubezpieczenie.
W przypadku odmowy wydania wizy lub zaistnienia innych powodów uniemożliwiających wyjazd, stypendysta jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zarząd Stowarzyszenia.
Wniosek należy złożyć w formie wiadomości e-mail (dopuszczalne są załączniki) przesłanej na adres sekretarza Komisji (powerek38@gazeta.pl) w nieprzekraczalnym terminie do dnia 9 marca 2012 roku, do godziny 23:59:59 czasu warszawskiego. Język wniosków - polski lub angielski (wnioski w innych językach nie będą rozpatrywane).
Wniosek powinien zawierać następujące elementy:
a) krótki opis działalności w ramach ruchu Wikimedia: nazwa konta globalnego użytkownika lub kont lokalnych w poszczególnych projektach; działania na rzecz ruchu prowadzone poza projektami (inicjatywy w realu, działalność w chapterach itd.), wcześniejszy udział w konferencjach Wikimediów, w szczególności w Wikimanii;
b) informacje na temat własnego planowanego udziału w Wikimanii 2012: planowane zgłoszenie wykładu lub innej uzgodnionej z organizatorami aktywności w ramach Wikimanii lub imprez towarzyszących;
c) oświadczenie o znajomości języka angielskiego w stopniu wystarczającym do udziału w konferencji;
d) informację o najbliższym od miejsca zamieszkania porcie lotniczym obsługującym połączenia do Stanów Zjednoczonych;
e) oświadczenie o pełnoletności, a w przypadku osób, które nie ukończyły 18 roku życia, skan pisemnej zgody rodzica lub prawnego opiekuna na udział w konferencji (przypominamy, że minimalny wiek uczestnika Wikimanii to 16 lat);
f) oświadczenie o posiadanych obywatelstwach;
g) oświadczenie o wyrażeniu zgody na dostarczenie i przetwarzanie danych osobowych (imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, nr paszportu) w przypadku przyznania stypendium.
Sekretarz Komisji każdorazowo potwierdzi otrzymanie wniosku zwrotną wiadomością e-mail, przesłaną w ciągu maksymalnie dwóch dni od dnia złożenia wniosku. Adres e-mail, z którego nadesłano wniosek, będzie uznawany za adres kontaktowy wnioskującego.
Wszystkie zawarte we wnioskach dane osobowe będą traktowane jako poufne i będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym (innym niż członkowie Komisji).
W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości podanych danych Komisja może wezwać wnioskującego do przedstawiania potwierdzających je dokumentów, w szczególności skanu paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.
Komisja przystąpi do oceny wniosków niezwłocznie po upływie ostatecznego terminu ich przyjmowania. Posiedzenia Komisji będą miały charakter niejawny i będą odbywać się za pośrednictwem środków komunikacji uzgodnionych przez jej członków.
Komisja w najkrótszym możliwym terminie przedstawi Zarządowi Stowarzyszenia listę rekomendowanych przez siebie stypendystów. Po zatwierdzeniu przez Zarząd, każdy ze stypendystów otrzyma mailem decyzję w jego sprawie. Osoby, które nie uzyskają stypendium, również zostaną o tym powiadomione mailowo.
Cała procedura przyznawania stypendiów zakończy się najpóźniej w dniu 18 marca 2012 roku.
