Zlot Zimowy 2020/Raport

Wstęp

Wikimedia Polska co roku organizuje Zlot Zimowy - ogólnopolskie spotkanie edytorów i edytorek projektów Wikimedia. Podczas tego spotkania wolontariuszki i wolontariusze z całej Polski (a czasem i spoza niej) wspólnie edytują, dyskutują, pracują nad rozwiązywaniem praktycznych problemów, nawiązują relacje i budują sieci współpracy.

W tym roku Zlot trwał od 24 do 26 stycznia i odbywał się pod hasłem Rośniemy razem. Łącznie w konferencji wzięło udział 68 uczestników i uczestniczek. Według ankiety pokonferencyjnej znaczącą większość stanowiły osoby edytujące Wikipedię (ten projekt edytuje 90% uczestników i uczestniczek). Kolejne najpopularniejsze projekty to Wikimedia Commons (edytowane przez 40%), Wikidane (26%) oraz Wikisłownik (9%).

Warto zauważyć, że zlot przyciągnął trochę nowych osób: 7% edytuje Wikipedię krócej niż rok. Dla 22% był to pierwszy ogólnopolski zlot Wikimedian.

• 
• 
• 
• 
• 

Program

Program wydarzenia odbywał się pod hasłem Rośniemy razem. Miało ono zachęcać uczestników do zwiększania swojej wiedzy i umiejętności związanych w projektach Wikimedia we współpracy lub wymianie z innymi. Nad realizacją tego hasła czuwała wolontariacka komisja programowa, która w tym roku otrzymała szersze kompetencje niż w latach ubiegłych. Dlatego nie tylko rozpatrywała wpływające zgłoszenia, ale też aktywnie zgłaszała zapotrzebowanie na konkretne tematy, kontaktowała się z prelegentami i prelegentkami i inicjowała zmiany w zakresie sesji. Spowodowało to stworzenie bardziej spójnego, autorskiego programu, wynikającego wprost z potrzeb społeczności. W rezultacie program obejmował ponad 12 godzin programu merytorycznego, na który składały się szkolenia, warsztaty, programy i dyskusje, prowadzone przez 12 prelegentek i prelegentów. Ta zwiększona spójność i wolontariacka kontrola była częścią naszej pracy nad tym, by konferencje przynosiły jeszcze więcej korzyści merytorycznych.

Aby osoby uczestniczące w wydarzeniu mogły jak najlepiej skorzystać z tak przygotowanego programu, potrzebowaliśmy lepszej moderacji. Dlatego wszyscy moderatorzy i moderatorki mogli wziąć udział w zdalnym szkoleniu z moderacji, poprowadzonym przez Łukasza Garczewskiego. Dodatkowo zwiększyliśmy ich uprawnienia - nie są już tylko opiekunami i opiekunkami prawidłowego przebiegu czasowego sesji, ale mogą też podejmować więcej samodzielnych decyzji, zapewniających komfort osób po obu stronach mikrofonu. W swojej roli spisali się znakomicie, co przełożyło się na merytoryczną wartość konferencji i jej atmosferę.

Witia odbiera nagrodę za konkurs Edytujemy o Iławie

Kolejną nowością było silniejsze powiązanie wydarzenia z miejscem, w którym się odbywało i wykorzystanie tej okazji do wzbogacenia projektów Wikimedia. We współpracy z Urzędem Miasta Iławy zorganizowaliśmy konkurs edytowania haseł o tym mieście. Trzy osoby, które wykonały najlepszą pracę merytoryczną otrzymały pamiątkowe gadżety z rąk burmistrza Dawida Kopaczewskiego. Efektem było 20 nowych i 12 rozbudowanych haseł w Wikipedii.

Walne Wikimedia Polska

Po raz pierwszy w trakcie Zlotu Zimowego odbyło się Walne Zebranie Członków Wikimedia Polska. W ramach Walnego przyjęto pewne zmiany w Statucie Stowarzyszenia. Organizacja tego punktu programu była częściowo utrudniona, ze względu na konieczność zdalnego kontaktu z naszym prezesem, Michałem Buczyńskim, który nie mógł uczestniczyć w wydarzeniu bezpośrednio ze względów zdrowotnych.

Logistyka

Nad organizacją konferencji pracował dwuosobowy zespół pracownic, wspomagany przez wolontariuszy. Zadaniem Ani było dopilnowanie sprawnego dostępu uczestników do dokumentów, uprzątnięcie sal i opieka nad grupą gości zakwaterowanych w drugim hotelu. Natalia zajmowała się logistyką związaną z posiłkami i noclegami oraz opieką nad gośćmi w hotelu konferencyjnym, koordynowała opiekę techniczną nad salami, moderację i rejestrację sesji oraz dbała o ogólny dobrostan uczestników. Każda z pracownic miała do dyspozycji zespół wolontariuszy, którzy zaangażowani byli we wszystkie aspekty konferencji. Łącznie wspierało ich 10 osób. Dzięki temu wiele aspektów konferencji przebiegało sprawniej, a obciążenie pracą pracowników było mniejsze.

Ze względu na dużą liczbę chętnych konieczne było zakwaterowanie części uczestników w drugim hotelu. Konieczność codziennego przemieszczania się na posiłki i sesje rekompensował im nieco wyższy standard obiektu, w którym spali. Wszystkie posiłki odbywały się w tym samym hotelu, co sesje konferencyjne.

W ankietach konferencyjnych pozytywnie oceniano wszystkie aspekty organizacyjne, szczególnie jednak doceniono dobry kontakt mailowy przed wydarzeniem i dostępność informacji.

Cele

Celem Zlotu Zimowego było zapewnienie uczestnikom większej wiedzy o projektach Wikimedia i zwiększenie ich umiejętności w tym zakresie. Jednocześnie chcieliśmy, żeby Zlot, jak każde wydarzenie wzmacniał więzi między społecznością, tym samym zapobiegając wypaleniu, wspierając wspólną organizację projektów. Założyliśmy, że wyniki dla tego wydarzenia powinny być nie gorsze niż wyniki z zeszłego roku, dlatego to wyniki ankiety ze Zlotu Zimowego 2019 stanowią bazę do metryk.

Metryka	Wyniki
Co najmniej 80% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że po zlocie ma większą wiedzę na temat projektów Wikimedia	84% zgadza się 19% zdecydowanie się zgadza/65% zgadza się/16% trudno powiedzieć
Co najmniej 70% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że zlot zmotywował ich do większej aktywności w projektach Wikimedia	74% zgadza się 31% zdecydowanie się zgadza/43% zgadza się/14% trudno powiedzieć/12% nie zgadza się
Co najmniej 80% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że zdobyte na zlocie informacje wykorzysta w praktyce w projektach Wikimedia	78% zgadza się 38% zdecydowanie się zgadza/40% zgadza się/17% trudno powiedzieć/5% nie zgadza się
Co najmniej 90% uczestników zgodzi się ze stwierdzeniem, że dzięki zlotowi czuje się lepiej zintegrowany/zintegrowana ze społecznością	93% zgadza się 56% zdecydowanie się zgadza/37% zgadza się/5% trudno powiedzieć/2% nie zgadza się

Wnioski

Dwie pary oczu są lepsze niż jedna

Standardową procedurą w przypadku naszych wydarzeń jest przeprowadzanie wizji lokalnej przed wyborem hotelu przez miejscowego wolontariusza i raportowanie swoich obserwacji do organizatorów. To powoduje, że cała odpowiedzialność za wyłapanie ewentualnych minusów miejsca spoczywa na jednej osobie, w dodatku nie tej, która będzie głównym organizatorem. W efekcie okazuje się, że wyobrażania, oczekiwania i miejsce właściwe nie do końca się ze sobą zgadzają. A jedna osoba może nie wyłapać wszystkich ważnych rzeczy. Dlatego w przyszłości lepiej, żeby wizję lokalną pełnił zespół: pracownik organizujący i miejscowy wolontariusz. To dwie pary oczu, a więc większa szansa na wypatrzenie wad i zalet danego miejsca.

Komunikacja jest ważna

Aby umożliwić osobom obecnym na Zlocie sprawną komunikację, uruchomiliśmy specjalną grupę w aplikacji Telegram. Dzięki niej możliwe było szybkie komunikowanie, kontynuowanie dyskusji poza programem, omawianie spraw bieżących. Grupa była na tyle popularna, że - na życzenie uczestników - została z nami na stałe, jako ogólna grupa dla polskiej społeczności Wikimedia.

Rejestrowanie konferencji wymaga użycia różnych platform (i wsparcia technicznego)

Część sesji konferencyjnych była w tym roku rejestrowana. Jednak ze względu na wymagania techniczne Wikimedia Commons i rozmiar plików, proces publikacji nagrań bardzo się wydłużył. Jednocześnie zabrakło osoby, która dobrze by się na tym znała, co dodatkowo utrudniło cały proces.

Im więcej zadań oddamy naszym wolontariuszom, tym lepiej (ale musimy ich wzmacniać)

Podczas tego zlotu wiele zadań i odpowiedzialności oddaliśmy naszym wolontariuszom i wolontariuszkom. To oni przejęli władzę nad programem, objęli opieką moderację i rejestrację uczestników i uczestniczek. Dzięki temu nie byli odbiorcami konferencji, tylko jej gospodarzami i gospodyniami, opiekunami i opiekunkami. I swoją pracę wykonali wspaniale. Aby jednak to było możliwe, osoby zajmujące się moderacją, musiały zostać wzmocnione w swojej roli. Podczas naszych kolejnych wydarzeń powinniśmy kontynuować oba: oddawać coraz większe obszary konferencji wolontariuszom, ale też dawać im coraz więcej zasobów do pełnienia ich ról.

To, gdzie odbywa konferencja ma znaczenie

W ankietach wiele osób chwaliło wspólne edytowanie o Iławie i wycieczkę z przewodnikiem. Dodatkowo obecność materiałów o miejscu konferencji w pakietach dla uczestników zostało przyjęte bardzo dobrze. Nie dla anonimowych sal konferencyjnych bez okien, tak dla bliskiego poznania okolicy i zostawienie po tym śladu w postaci zwiększonych zasobów projektów Wikimedia.

Nocne edytowanie? Tak, poproszę!

Ze względu na ustalenia z hotelem sale konferencyjne były dla nas dostępne tylko do pewnej godziny wieczornej. W ankietach ponawiała się prośba o całonocny dostęp do sal, bo przecież spontaniczne nocne edytony to coś, co wikipedyści lubią bardzo. Ze względów organizacyjnych nie zawsze taki dostęp do sal jest możliwy (często wymaga dodatkowej obsługi obiektu w nocy lub wcześniejszego przygotowania sali), ale słyszymy Was i będziemy dbać, by sale były dostępne jak najdłużej.