Co robimy/zgłoś pomysł

Ta strona ma charakter historyczny bądź archiwalny. Prosimy nie modyfikować tej strony.

Jeżeli masz pomysł na akcję czy inne działanie Stowarzyszenia,

przygotuj go zgodnie z szablonem, w czym może pomóc ci Dyrektor,
zgłoś się do odpowiedzialnego członka zarządu (Sponsora), który pozna dokładnie Twój pomysł i będzie mógł go sam odrzucić albo zdecyduje się przedstawić go zarządowi,
zarząd podejmie decyzję po rozmowie ze Sponsorem.

Role w toku realizacji przedsięwzięcia

Pomysłodawca – wolontariusz, pracowniczka, każdy, kto ma pomysł na akcję czy inne nowe działanie Stowarzyszenia,
Dyrektor – dyrektor ds. operacyjnych, menedżer, który zostanie wkrótce zatrudniony przez Stowarzyszenie,
Sponsor – ma przyznany budżet i jest odpowiedzialny za zarządzanie budżetem oraz za kontrolę jego rozliczenia. W toku realizacji przedsięwzięcia jest nadal osobą do kontaktu w zarządzie – jeśli coś się zmieni w planie, potrzeba dodatkowego wsparcia itd.
Konsultant – członek zarządu, który zdaniem sponsora powinien wypowiedzieć się w sprawie propozycji.

Na tym etapie projekt przedsięwzięcia ma charakter roboczy i stopniowo jest dopracowywany.
Może on być konsultowany z pracownicami lub wolontariuszami w razie potrzeby, zwłaszcza jeśli część projektu zahacza o kompetencje i zadania innych osób.
Pomysłodawca opracowuje projekt przedsięwzięcia – definiując w jakim celu, co, w jaki sposób i za ile planuje zrealizować, według szablonu (szablon wyświetla się sam po kliknięciu „Utwórz stronę”).
Pomysłodawca przygotowuje projekt z pomocą Dyrektora – może poprosić o wsparcie na dowolnym etapie opracowywania projektu (od luźnego przegadania pomysłu, przez planowanie działań, aż do pisania dokumentu do akceptacji przez zarządu).
Po akceptacji przez Dyrektora – pomysłodawca przedsięwzięcia przesyła projekt do Sponsora.

Każde przedsięwzięcie ma jednego Sponsora z zarządu. Sponsora wyznacza zarząd na podstawie podziału zadań zarządu lub na mailową prośbę pomysłodawcy z krótkim (jedno zdanie) opisem przedsięwzięcia.
Rzeczy związane z przedsięwzięciem są uzgadniane ze Sponsorem (i ewentualnie z konsultantem), a nie z całym zarządem lub dowolnym członkiem zarządu.
Sponsor ma mandat do krytykowania, oceny i akceptacji lub odrzucenia pomysłu.
Proces pracy pomysłodawcy ze Sponsorem na tym etapie powinien mieć charakter dialogu – pytań i odpowiedzi, wspólnego dążenia do przygotowania jak najlepszego projektu przedsięwzięcia.
Zaakceptowany przez Sponsora projekt przedsięwzięcia jest przez niego przedstawiany zarządowi.

Na spotkaniu zarządu Sponsor reprezentuje przedsięwzięcie wobec zarządu. To znaczy: uzasadnia jego celowość, odpowiada na wszelkie pytania i stara się rozwiać wątpliwości.
Sponsor ma tym etapie ma za zadanie przekonać koleżanki i kolegów z zarządu do akceptacji projektu przedsięwzięcia.
W przypadku braku akceptacji Sponsor musi zebrać konkretne informacje zwrotne w takiej formie, aby pomysłodawca zrozumiał co poprawić lub co zmienić w przyszłych projektach.

Ten sposób działania musi być stosowany w przypadku potrzeby przyznania przez zarząd środków.
Ten proces może także być stosowany przy planowaniu nowych inicjatyw, nawet jeśli nie wymagają one finansowania.
Zastępuje on całkowicie wcześniejsze dodawanie punktów przez pracowników i innych pomysłodawców na stronie spotkania zarządu.

Wprowadzenie roli sponsora przedsięwzięcia ma na celu:

usprawnienie obrad zarządu przez podniesienie jakości projektów przedkładanych do decyzji; przy tym także: ograniczenie mikrozarządzania przez zarząd,
zwiększenie decyzyjności i ułatwienie komunikacji pomysłodawców z osobą decyzyjną w danym temacie,
wprowadzenie priorytetyzacji działań i priorytetyzacji wydatkowania w środków w danym „dziale” tematycznym,
oddanie wtorkowych wieczorów pracownikom i wolontariuszom – nie będzie konieczności udziału pomysłodawców w obradach zarządu.

Dodatkowo osiągniemy także:

wyklarowanie zakresu zadań dla osób w poszczególnych rolach (w szczególności dookreślenie, co leży poza zakresem zadań),
usunięcie „rozproszenia bodźców” u członków zarządu – tam, gdzie nie ma potrzeby, aby osoby niedecyzyjne miały szczegółową wiedzę na temat bieżącego stanu w danej sprawie, nie będą jej miały, dzięki czemu będą mogły skupić się na swoich odcinkach, zachowując prawo do zadawania pytań z dystansu.