Dyskusja:Walne Zebranie Członków/29 stycznia 2022

Dyskusja o walnym zebraniu

Witajcie :) . Wygląda na to, że najbliższe walne zebranie czeka nas pod koniec stycznia. Pomyślałem, że warto stworzyć przestrzeń, w której każdy z nas mógłby zgłosić swój pomysł na punkt do porządku obrad oraz np. projekt uchwały do przyjęcia przez walne. Myślę, że istnienie takiej przestrzeni jest ważne, gdyż:

1. Da większe poczucie wpływu członków na losy stowarzyszenia
2. Wzmocni demokratyczne mechanizmy działania stowarzyszenia.
3. Może zainicjować prowadzenie uporządkowanych dyskusji przed walnym i zaowocuje lepszym przygotowaniem propozycji na samo zebranie.
4. Da możliwość wyrażenia i dostrzeżenia różnych naszych potrzeb i obaw.
5. Będzie dodatkową okazją do wspólnej rozmowy o pomysłach, wyzwaniach, problemach.

Jednocześnie stworzenie tej przestrzeni w żaden sposób nie ogranicza możliwości toczenia dyskusji z wykorzystaniem innych narzędzi, jak np. lista mailingowa czy Discord.

TR (dyskusja) 00:56, 31 gru 2021 (CET)

Propozycja ws. rejestru umów

Proponuję wprowadzenie do porządku obrad punktu dotyczącego prowadzenia naszego rejestru umów wraz z głosowaniem nad uchwałą w tej sprawie. Poniżej prezentuję wstępną wersję projektu uchwały do dalszej dyskusji. TR (dyskusja) 01:02, 31 gru 2021 (CET)

Propozycja uchwały

UCHWAŁA Nr xxx/2022 [PROJEKT]

WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW STOWARZYSZENIA WIKIMEDIA POLSKA

z dnia xx stycznia 2022 roku

w sprawie prowadzenia i publikowania rejestru umów

1. Stowarzyszenie Wikimedia Polska prowadzi i publikuje rejestr umów dotyczących gospodarowania środkami publicznymi oraz prywatnymi Stowarzyszenia.

2. Rejestr powinien obejmować umowy zawarte w formie pisemnej/dokumentowej/elektronicznej/innej formie szczególnej. [inną opcją jest wyliczenie, że chodzi np. o umowy o dzieło, zlecenie, patronat, wolontariat, o pracę, o prowadzenie praktyk, użyczenia, najmu, podnajmu + aneksy do powyższych + deklaracje współprac partnerskich]

3. Wszystkie wymienione w pkt. 2 umowy zawarte od 1 stycznia 2020 roku, powinny być numerowane i spisane w formie tabeli obejmującej następujące kolumny:

a. Data zawarcia umowy.

b. Numer umowy.

c. Nazwa podmiotu, z którym zawarto umowę.

d. Przedmiot umowy.

e. Wartość umowy (w przypadku umowy ze stawką godzinową należy podać końcową wartość po ustaleniu ostatecznej liczby godzin).

f. Informacja o dacie wypłaty środków z tytułu wykonania przedmiotu umowy lub o dacie rozwiązania umowy.

g. Uwagi (komentarz lub link do treści związanych z zawartą umową).

4. Rejestr powinien być dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej i aktualizowany co najmniej raz na kwartał, najpóźniej do 10 dnia miesiąca począwszy od stycznia 2022. [chodzi o to, żeby aktualizacje z kolejnych kwartałów były najpóźniej do 10 kwietnia, 10 lipca, 10 października i 10 stycznia]

5. W uzasadnionych przypadkach (np. ochrona danych osobowych, bezpieczeństwo zleceniobiorcy) informacja o zawarciu umowy powinna zostać zanonimizowana. W takich przypadkach w rubryce "uwagi" należy wpisać "dane podmiotu niedostępne z uwagi na ochronę danych osobowych" lub "dane podmiotu niedostępne z uwagi na kwestie bezpieczeństwa".

6. Link do rejestru umów jest dostępny z poziomu głównej strony BIP.

7. Na walnym zwyczajnym w 2023 roku Zarząd przedstawi informację na temat funkcjonowania rejestru umów i przedstawi walnemu projekt uchwały ws. zasad jego dalszego prowadzenia lub rezygnacji z niego.

Wykonanie uchwały powierza się .... .

Uchwała wchodzi w życie w dniu 1 lutego 2022.

Dyskusja ws. rejestru umów

Jeśli miałbym uzasadnić potrzebę przyjęcia uchwały ws. rejestru umów, to mógłbym napisać np. tak:

1. Co deklarujemy? W naszej misji deklarujemy, że Ważna jest dla nas jawność i przejrzystość działań. Z kolei w regulaminie Zarządu mowa jest o tym, że Jedną z naczelnych wartości Wikimediów jest transparentność. Dobrze prowadzony rejestr umów będzie praktycznym wyrażeniem naszego przywiązania do deklarowanych wartości. Dodajmy, że powyższa propozycja to raczej raczej utrwalenie dotychczasowej wieloletniej praktyki + troszkę wzmocnienie/poprawienie tego, co jest.
2. Jak było do tej pory i jak jest teraz? Obecnie brak jasnych ustaleń w zakresie prowadzenia i publikowania rejestru umów, co może skutkować takimi sytuacjami jak w okresie między 2 czerwca 2020 a 2 czerwca 2021, gdy bez podania przyczyny zaniechano aktualizacji rejestru umów. Aktualizację rejestru przywrócono po kolejnych monitach ze strony członków stowarzyszenia i od tego czasu jest aktualizowany, jednak nie jest czytelne czy istnieją wytyczne w tym zakresie. Nadal też nie ma aktualizacji za rok 2020 - uwzględnia on 11 umów oraz adnotację [w trakcie uzupełniania - pełne uzupełnienie nastąpi po przewiezieniu dokumentacji z Poznania do Warszawy], przy czym z informacji podanych na Discordzie wynika, że dokumentacja została już przewieziona do Warszawy. Ogólnie jednak przyjęta w 2021 nowa forma rejestru jest w mojej ocenie znacznie lepsza od tej z lat poprzednich.
3. Dlaczego uchwała? Dlatego, że dyskusja nad nią oraz głosowanie ws. rejestru umów pokażą czy dla naszego stowarzyszenia sprawa ta jest istotna czy też jest mało istotna. Zbliżony pomysł zgłosiłem w czerwcu 2021, jednak nie trafił on pod obrady walnego ani 26 czerwca 2021 ani 25 września 2021, więc zgłaszam ponownie.
4. Spodziewane koszty. Przede wszystkim należy podkreślić, że rejestr umów jest obecnie aktualizowany, więc prawdopodobnie prowadzenie go w formie proponowanej w uchwale nie wywoła zbyt dużych kosztów w stosunku do tych, które już ponosimy. Gdybyśmy jednak chcieli te koszty policzyć, to należy ustalić ile zawieramy umów (o których mowa w uchwale) w ciągu roku oraz jaki jest średni czas związany z wprowadzeniem jednej umowy do rejestru. Tutaj najbardziej przydałyby się informacje o dotychczasowym czasie jaki jest na to poświęcany (zwróciłem się w tej sprawie do jednego z członków zarządu). Póki co, gdyby teoretycznie założyć, że wpisanie do rejestru jednej umowy zajmuje np. 10 minut, a umów w ciągu roku jest np. 50, to koszt wynosi 500 minut, czyli 8 godzin i 33 minuty czasu pracownika. Najlepiej jednak najpierw sprawdzić jak to wygląda obecnie - czekam w tej sprawie na odpowiedź. Pomocna byłaby też informacja jak obecnie brzmią wytyczne dla pracownika, tzn. które obecnie umowy mają trafiać do publikowanego rejestru, a które nie.
5. Ryzyka związane z prowadzeniem rejestru umów. Teoretycznie może się zdarzyć, że chcemy współpracować z jakimś podmiotem, który nigdy nie ujawnia swoich stawek i przez to, że mamy rejestr umów, to odmówi współpracy z nami. Pytanie do Zarządu obecnego i poprzednich: czy do tej pory mieliśmy takie sytuacje albo da się łatwo je przewidzieć?

   Inne możliwe ryzyka, które podano jako przykłady w toku dyskusji na Discordzie:

• utrudnienie w przygotowaniu nagród-niespodzianek w konkursach, gdyż z opisu umowy w rejestrze może wynikać, że takowe zostały zakupione;
• ujawnienie informacji np. o zamówieniu opinii prawnej, gdy uczestniczymy w postępowaniu sądowym i ujawnienie w trakcie postępowania, że taką opinię zamówiliśmy może nie być korzystne dla stowarzyszenia.

1. Spodziewane korzyści:

• wzrost poziomu wiedzy członków na temat działalności stowarzyszenia, w tym ułatwienie prowadzenia debaty i wymiany argumentów w oparciu o tę wiedzę;
• wyeliminowanie ryzyka, że rejestr przestanie być publikowany;
• utrzymanie przydatnego narzędzia w budowaniu kultury jawności oraz zwiększenie szansy, że staniemy się wzorem do naśladowania w tej dziedzinie;
• potencjalnie ciekawe źródło informacji dla dziennikarzy;
• ograniczenie potencjalnych ataków na WMPL w rodzaju: otrzymują tyle środków, a nie wiadomo na co je wydają - dzięki temu narzędziu każdemu łatwiej jest odpowiadać na takie zarzuty;
• utrzymanie narzędzia, dzięki któremu łatwo każdemu porównywać nasze wydatki z wydatkami innych podmiotów, które publikują podobne rejestry;
• budowanie zaufania do organizacji, potencjalnie bardzo pomocne przy prowadzeniu działań fundraisingowych;
• pozytywny sygnał ze świata organizacji pozarządowych do społeczeństwa w czasie, gdy trwają liczne debaty na temat ograniczania transparentności w życiu publicznym;
• praktyczny wyraz wypełnienia naszej deklaracji o jawności i przejrzystości działań, którą mamy zawartą w misji - a zatem korzyścią będzie wzmacnianie naszej wiarygodności.

7. Jako ciekawostkę dodam, że od 1 lipca 2022 w instytucjach publicznych sporo się zmieni w tym obszarze, bo powstanie Centralny Rejestr Umów. Dla nas będzie to idealna okazja, żeby pochwalić się, że my sami taki rejestr prowadzimy bez ustawowego przymusu i że transparentność jest dla nas ważna.

Czym powyższa propozycja nie jest:

1. W propozycji nie chodzi o to, abyśmy publikowali treść umów.
2. W propozycji nie chodzi o to, abyśmy w rejestrze zamieszczali informacje o każdej transakcji kupna/sprzedaży i nie taka jest istota typowego rejestru umów.

Przydatne linki:

• nasz dotychczasowy rejestr umów
• poprzednia dyskusja ws. rejestru umów
• Informacje ściśle jawne - artykuł na temat korzyści jakie organizacji pozarządowej przynosi jawność, w tym m.in. rejestr umów
• Dlaczego ważny jest rejestr umów? - artykuł na temat znaczenia rejestru umów wraz z przykładami dobrych praktyk w tym zakresie

Jeżeli gdzieś powyżej zamieściłem błędne informacje, za co z góry przepraszam, to śmiało uzupełniajcie moją propozycję. Zachęcam też do dyskusji i twórczego rozwijania pomysłu. Kończę wypowiedź z nadzieją, że tym razem pomysł uda się wspólnie dopracować i trafi on pod obrady najbliższego zebrania.

TR (dyskusja) 00:56, 31 gru 2021 (CET)

Pytania, które pojawiły się w toku dyskusji W trakcie dyskusji (prowadzonej m.in. na Discordzie) pojawiły się m.in. takie pytania dotyczące sytuacji obecnej:

1. Czy gdy po wykonaniu umowy dokonujemy wypłaty to czy przy rachunku/fakturze pojawia się informacja o dacie wypłaty (po wykonaniu przelewu)?

   Nie, na tych dokumentach, nie ma takiej informacji.

2. Jak obecnie postępujemy w przypadku aneksów do umów? Wpisujemy je jako osobne umowy czy jakieś inne rozwiązanie mamy?

   Do tej pory wpisywane były osobno z adnotacją aneks do umowy xxxx.

3. Obecnie podajemy dane niektórych osób, z którymi zawierane są umowy. Co byśmy zrobili w sytuacji, gdy taka osoba zażąda usunięcia swoich danych, jeśli zostały one już wpisane w BIP i widoczne są w historii strony?

   standardowe działanie MediaWiki - usunąć, rewizor

4. Ile obecnie czasu zajmuje prowadzenie rejestru umów w takiej formie, jaką mamy?
5. Jak obecnie brzmi zadanie związane z prowadzeniem rejestru umów? Jak określono, które umowy mają tam być wpisywane, a które nie?
6. Czy obecnie numerujemy umowy?

   Nie, nie numerujemy, bo nie było takiej potrzeby.

7. A może wystarczy w rejestrze dodatkowa kolumna z numerem porządkowym?

   Do dyskusji - jedno z możliwych rozwiązań to nadawanie po prostu dodatkowa kolumna z numerem porządkowym dla rejestru wewnętrznego, a w publicznie dostępnym wykazie stosowanie tych numerów z rejestru wewnętrznego - wtedy będzie widać, że publikujemy informacje np. o 70, 80 czy 90% umów.

8. Ile obecnie zawieramy umów rocznie?

   W 2021 było to poniżej 50.

Postaram się uzyskać na nie odpowiedzi i dam znać tutaj jak to wygląda i czy wpływa jakoś na propozycję uchwały. TR (dyskusja) 14:22, 3 sty 2022 (CET)

Dodatkowy pomysł na przyszłość - rejestr umów o pracę

Możemy też zastanowić się czy nie chcemy osobnego rejestru umów o pracę (bo chyba obecnie on jest scalony ze zwykłym?). Tutaj odwołam się do ciekawego przykładu - zobaczcie, w jednym miejscu są zakresy obowiązków, na jednej stronie od razu widać całe aktualne zatrudnienie, jest to bardzo czytelne. Zatem można od razu określić kto pracuje na jakim stanowisku, jaki jest wymiar zatrudnienia i czym dana osoba się zajmuje. Ogranicza to np. liczbę pytań w rodzaju a ile my teraz mamy etatów? albo a czym się zajmuje osoba x? lub też a kto jest zatrudniony do tego i tego?. Myślę, że na przyszłość rzecz warta rozważenia.

TR (dyskusja) 00:56, 31 gru 2021 (CET)

Pod tym pomysłem mógłbym się podpisać. Nie jest to coś co zmieniamy często, a dane są i tak publiczne. Czy ktoś podjąłby się utworzenia takiej strony na Wiki na podstawie dostępnych już informacji? Stowarzyszenie może mogłoby dostarczyć wtedy brakujące fragmenty (aczkolwiek nie reprezentuję go tutaj, także nie mogę nic obiecywać). Nadzik (dyskusja) 13:13, 31 gru 2021 (CET)

Propozycja krótkiej wersji uchwały

UCHWAŁA Nr xxx/2022 [PROJEKT]

WALNEGO ZEBRANIA CZŁONKÓW STOWARZYSZENIA WIKIMEDIA POLSKA

z dnia xx stycznia 2022 roku

w sprawie rejestru umów

1. Stowarzyszenie Wikimedia Polska prowadzi wewnętrzny rejestr zawartych umów numerowanych narastająco w ramach roku kalendarzowego i publikuje pochodny do wewnętrznego wykaz umów dostępny publicznie.

2. Postać, format i zawartość informacyjna wykazu publicznego określa zarząd stowarzyszenia.

3. Wykaz publiczny powinien być dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej i aktualizowany co najmniej raz na kwartał, najpóźniej do 10 dnia pierwszego miesiąca kwartału następnego, począwszy od stycznia 2022.

4. Hiperodysłacz do wykazu jest dostępny z poziomu głównej strony BIP.

Uchwała wchodzi w życie w dniu 1 lutego 2022. 

Ency (dyskusja) 20:43, 10 sty 2022 (CET)

Propozycja ws. planu rocznego na 2022

Korzystając z okazji mam taką propozycję, by w przypadku projektu planu rocznego przedstawić przed walnym lub w trakcie walnego wybrane obszary lub jakiś zakres działań z przestrzenią do decyzji dla walnego zebrania. Chodzi o to, aby oprócz klasycznego głosowania nad całością dokumentu stworzyć możliwość podjęcia decyzji nad np. skalą wybranego typu działań. Zupełnie przykładowo: czy lepiej przeznaczyć więcej zasobów na współpracę z instytucjami typu A czy typu B? Albo czy lepiej zrobić x konkursów edytowania i y konkursów fotograficznych czy odwrotnie? Może są jakieś dziedziny, gdzie coś takiego byłoby celowe?

TR (dyskusja) 00:56, 31 gru 2021 (CET)

Propozycję uznaję za kierowaną dobrymi chęciami, jednak za bardzo słabo przemyślaną i niezbyt gotową do realizacji. Zarząd posiada mandat od Walnego Zebrania, a zatrudniani przez nas pracownicy są specjalistami w swoich dziedzinach. Od kilku tygodni każdy z nich planuje swój plan roczny, pod okiem dyrektora oraz Zarządu, współpracując z chętnymi i aktywnymi wolontariuszami. Pomimo wielokrotnych próśb powtarzanych w ciągu roku (przeze mnie na każdym z czterech walnych, przez Zarząd i pracowników tak samo) liczba członków aktywnie udzielająca się w planowaniu i organizacji pracy w Stowarzyszeniu pozostaje niska, jest niezmienna i cały czas robią to te same osoby. Nie wprowadzajmy zbędnego parlamentaryzmu, gdzie poprawki do ważnych dokumentów wprowadza się za pięć dwunasta, tuż przed jego głosowaniem. Nadzik (dyskusja) 13:11, 31 gru 2021 (CET)

To jest jedynie sugestia, na dodatek zgłoszona przed spodziewanym wyłożeniem planu do konsultacji. W zeszłym roku było stosunkowo mało komentarzy do planu, więc pomyślałem, że zaproponuję, aby uzupełniająco skorzystać też z innej formy niż ostatnio. TR (dyskusja) 07:42, 2 sty 2022 (CET)