Polityka Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska

Polityka Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska (UWZC 8/2024)

1. Cel polityki

1. Celem polityki jest zapewnienie transparentności i unikanie konfliktu interesów w działaniach organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska, w szczególności w kontekście zawierania umów.

2. Zakres polityki

1. Polityka dotyczy członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia: Zarządu oraz Komisji Rewizyjnej.
2. Dotyczy umów i porozumień, zawartych w formie pisemnej dokumentowo, elektronicznie lub innej formie, w tym: umowy o dzieło, zlecenie, o pracę, wolontariat, o prowadzenie praktyk, umowy patronackie, użyczenia, najmu, deklaracje współpracy partnerskiej, umowy grantowe, zakupu oraz aneksy do zawartych wcześniej umów.
3. Nie obejmuje wszystkich transakcji i zakupów dokonanych przez Stowarzyszenie, a jedynie te, które zostały wykonane na podstawie umów z danym podmiotem, podpisanych przez członków i członkinie organów statutowych, na kwotę przekraczającą 20 000 PLN łącznie w okresie 12 miesięcy.

3. Definicje konfliktu interesów i potencjalnego konfliktu interesów

1. Konflikt interesów to sytuacja, w której osobiste interesy członka lub członkini organu statutowego mogą wpłynąć na obiektywne i niezależne wykonywanie jego funkcji w Stowarzyszeniu.
2. Potencjalny konflikt interesów to sytuacja, gdy działalność członka lub członkini organu statutowego może wpłynąć w przyszłości niewłaściwie na jego bezinteresowność lub bezstronność.

4. Zasady ogólne

1. Członkowie i członkinie organów statutowych powinni/-y unikać sytuacji, w których ich osobiste interesy mogą kolidować z interesem Stowarzyszenia.

5. Oświadczenia przy zawieraniu umów

1. Przy zawieraniu każdej umowy w imieniu Stowarzyszenia, a spełniającej warunki pkt. 2 ppkt. 3, członkowie i członkinie organów statutowych podpisujący tę umowę zobowiązani są do złożenia pisemnego oświadczenia o braku konfliktu interesów.

6. Postępowanie przy zgłoszeniu konfliktu interesów

1. W przypadku pojawienia się konfliktu interesów (w tym potencjalnego), członkowie i członkinie Zarządu i Komisji Rewizyjnej zobowiązani są do niezwłocznego ujawnienia tej sytuacji pozostałym członkom i członkiniom organów: Zarządu i Komisji Rewizyjnej, a także Dyrekcji w uzasadnionych przypadkach. Informacje o zgłaszanych konfliktach są chronione jako informacja poufna.
2. Osoby znajdujące się w konflikcie interesów powinny być wyłączone z procesu decyzyjnego dotyczącego danej umowy.
3. W przypadku potwierdzenia konfliktu interesów zostaną podjęte odpowiednie kroki mające na celu eliminację wpływu tego konfliktu na działania Stowarzyszenia.

7. Sankcje

1. Naruszenie zasad zawartych w niniejszej polityce skutkuje niezwłocznym zgłoszeniem naruszenia do Sądu Koleżeńskiego.

8. Przejrzystość i dostępność polityki

1. Niniejsza polityka jest publicznie dostępna w Biuletynie Informacji Publicznej Stowarzyszenia.
2. Wszyscy członkowie i członkinie organów statutowych zobowiązani są do zapoznania się z polityką i działania zgodnie z jej zasadami.

9. Wejście w życie

1. Polityka wchodzi w życie z dniem przyjęcia przez Walne Zebranie Członków Stowarzyszenia Wikimedia Polska.

Załącznik

• Polityka Zarządzania Konfliktem Interesów dla członków i członkiń organów statutowych Stowarzyszenia Wikimedia Polska/Załącznik