Co robimy/zgłoś pomysł

Ta strona ma charakter historyczny bądź archiwalny. Prosimy nie modyfikować tej strony.

Jeżeli masz pomysł na akcję czy inne działanie Stowarzyszenia, przygotuj go zgodnie z szablonem, w czym może pomóc ci Dyrektor, zgłoś się do odpowiedzialnego członka zarządu (Sponsora), który pozna dokładnie Twój pomysł i będzie mógł go sam odrzucić albo zdecyduje się przedstawić go zarządowi, zarząd podejmie decyzję po rozmowie ze Sponsorem.

Role w toku realizacji przedsięwzięcia

• Pomysłodawca – wolontariusz, pracowniczka, każdy, kto ma pomysł na akcję czy inne nowe działanie Stowarzyszenia,
• Dyrektor – dyrektor ds. operacyjnych, menedżer, który zostanie wkrótce zatrudniony przez Stowarzyszenie,
• Sponsor – ma przyznany budżet i jest odpowiedzialny za zarządzanie budżetem oraz za kontrolę jego rozliczenia. W toku realizacji przedsięwzięcia jest nadal osobą do kontaktu w zarządzie – jeśli coś się zmieni w planie, potrzeba dodatkowego wsparcia itd.
• Konsultant – członek zarządu, który zdaniem sponsora powinien wypowiedzieć się w sprawie propozycji.

Proces zgłaszania pomysłów na przedsięwzięcia i opis roli sponsora

Wstępne opracowanie projektu przedsięwzięcia

• Na tym etapie projekt przedsięwzięcia ma charakter roboczy i stopniowo jest dopracowywany.
• Może on być konsultowany z pracownicami lub wolontariuszami w razie potrzeby, zwłaszcza jeśli część projektu zahacza o kompetencje i zadania innych osób.
• Pomysłodawca opracowuje projekt przedsięwzięcia – definiując w jakim celu, co, w jaki sposób i za ile planuje zrealizować, według szablonu (szablon wyświetla się sam po kliknięciu „Utwórz stronę”).
• Pomysłodawca przygotowuje projekt z pomocą Dyrektora – może poprosić o wsparcie na dowolnym etapie opracowywania projektu (od luźnego przegadania pomysłu, przez planowanie działań, aż do pisania dokumentu do akceptacji przez zarządu).
• Po akceptacji przez Dyrektora – pomysłodawca przedsięwzięcia przesyła projekt do Sponsora.

Ocena przez sponsora

• Każde przedsięwzięcie ma jednego Sponsora z zarządu. Sponsora wyznacza zarząd na podstawie podziału zadań zarządu lub na mailową prośbę pomysłodawcy z krótkim (jedno zdanie) opisem przedsięwzięcia.
• Rzeczy związane z przedsięwzięciem są uzgadniane ze Sponsorem (i ewentualnie z konsultantem), a nie z całym zarządem lub dowolnym członkiem zarządu.
• Sponsor ma mandat do krytykowania, oceny i akceptacji lub odrzucenia pomysłu.
• Proces pracy pomysłodawcy ze Sponsorem na tym etapie powinien mieć charakter dialogu – pytań i odpowiedzi, wspólnego dążenia do przygotowania jak najlepszego projektu przedsięwzięcia.
• Zaakceptowany przez Sponsora projekt przedsięwzięcia jest przez niego przedstawiany zarządowi.

Decyzja zarządu

• Na spotkaniu zarządu Sponsor reprezentuje przedsięwzięcie wobec zarządu. To znaczy: uzasadnia jego celowość, odpowiada na wszelkie pytania i stara się rozwiać wątpliwości.
• Sponsor ma tym etapie ma za zadanie przekonać koleżanki i kolegów z zarządu do akceptacji projektu przedsięwzięcia.
• W przypadku braku akceptacji Sponsor musi zebrać konkretne informacje zwrotne w takiej formie, aby pomysłodawca zrozumiał co poprawić lub co zmienić w przyszłych projektach.

Kiedy przyjmujemy ten sposób działania

• Ten sposób działania musi być stosowany w przypadku potrzeby przyznania przez zarząd środków.
• Ten proces może także być stosowany przy planowaniu nowych inicjatyw, nawet jeśli nie wymagają one finansowania.
• Zastępuje on całkowicie wcześniejsze dodawanie punktów przez pracowników i innych pomysłodawców na stronie spotkania zarządu.

Cel wprowadzenia tego sposobu działania

Wprowadzenie roli sponsora przedsięwzięcia ma na celu:

1. usprawnienie obrad zarządu przez podniesienie jakości projektów przedkładanych do decyzji; przy tym także: ograniczenie mikrozarządzania przez zarząd,
2. zwiększenie decyzyjności i ułatwienie komunikacji pomysłodawców z osobą decyzyjną w danym temacie,
3. wprowadzenie priorytetyzacji działań i priorytetyzacji wydatkowania w środków w danym „dziale” tematycznym,
4. oddanie wtorkowych wieczorów pracownikom i wolontariuszom – nie będzie konieczności udziału pomysłodawców w obradach zarządu.

Dodatkowo osiągniemy także:

5. wyklarowanie zakresu zadań dla osób w poszczególnych rolach (w szczególności dookreślenie, co leży poza zakresem zadań),
6. usunięcie „rozproszenia bodźców” u członków zarządu – tam, gdzie nie ma potrzeby, aby osoby niedecyzyjne miały szczegółową wiedzę na temat bieżącego stanu w danej sprawie, nie będą jej miały, dzięki czemu będą mogły skupić się na swoich odcinkach, zachowując prawo do zadawania pytań z dystansu.