Szablon:Podział zadań

Zarząd, pracownicy i wolontariusze

Obszar zadań	Opis	Osoby wykonujące	Osoba nadzorująca
Sfera działań zewnętrznych
Relacje z wolontariuszami i społecznościami edytującymi
Wspieranie społeczności (edytujących)	Wsparcie edytorów-nowicjuszy	Grupa wikiprzewodników (koordynowana przez specjalistkę ds. wsparcia społ.)	Członek ZZ ds. wsparcia społeczności
	Wsparcie Wikiźródeł	Grupa wikiskrybów (koordynowana przez specjalistkę ds. wsparcia społ.)
	Wsparcie edytorów-trenerów	Grupa wikitrenerów (koordynowana przez mł. specjalistkę ds. wsparcia społ.)
	Zdrowie społeczności	Grupa ds. zdrowia społeczności (koordynowana przez specjalistkę ds. wsparcia społ.)
	Udzielanie Wikigrantów	Komisja Wikigrantów (koordynowana przez przewodniczącego Komisji)
	Inne projekty mające na celu pozyskiwanie treści niewyłącznie multimedialnych, zwiększanie grona wolontariuszy, integrację, dobrostan społeczności i pozostałe związane ze wsparciem społ.	Specjalistka ds. wsparcia społ. i mł. specjalistka ds. wsparcia społ.
Wspieranie wolontariuszy (Stow.) i członków, komunikacja ze społecznością, wolontariuszami i członkami	Tworzenie i prowadzenie mapy zaangażowania wolontariuszy	Specjalistka ds. wsparcia społ.	Członek ZZ ds. wsparcia społeczności
	Tworzenie biuletynu dla społeczności
	Wysyłanie pakietów informacyjno-motywacyjnych dla wolontariuszy i członków
Wydarzenia WMPL i międzynarodowe	Organizacja wydarzeń	Koordynator wydarzeń (do zatrudnienia w 2021; patrz: Organizacja wydarzeń w związku z SARS-CoV-2)	Członek ZZ ds. wsparcia społeczności
	Stypendia na wydarzenia międzynarodowe	Komisja Stypendialna (do utworzenia; koordynowana przez specjalistkę ds. wsparcia społ.; patrz: Organizacja wydarzeń w związku z SARS-CoV-2)
	Zmiana Zasad bezpiecznej przestrzeni	Specjalistka ds. wsparcia społ. w porozumieniu z członkiem ZZ ds. wsparcia społ.
Współpraca z instytucjami
Pozyskiwanie zasobów	Współpraca z instytucjami kultury i dziedzictwa	Specjalistka ds. GLAM i wikirezydenci	Członek ZZ ds. GLAM
	Inna działalność w obszarze dziedzictwa kulturowego i sztuki oraz partnerstwa z podmiotami działającymi na tych polach	Specjalistka ds. GLAM
Oświata, szkolnictwo wyższe	Prowadzenie programu Wikiszkoła	Specjalistka ds. projektów edukacyjnych i mł. specjalist(k)a ds. projektów edukacyjnych	Członek ZZ ds. edukacji
	Współpraca z uniwersytetami
	Inna działalność w obszarze oświaty oraz partnerstwa z podmiotami działającymi na tych polach
Reprezentacja, komunikacja zewnętrzna i fundraising
Reprezentacja	W Koalicji Otwartej Edukacji	Wiceprezes	Wiceprezes
	W Ogólnopolskiej Federacji Organizacji Pozarządowych	Dyrektor
Komunikacja zewnętrzna (promocja)	Komunikacja generalnych kierunków działań, dbałość o wizerunek i pozycję Stowarzyszenia	Prezes
	Budowanie marki i promocja projektów Wikimedia Polska	Rzeczniczka, specjalistka ds. promocji	Członek ZZ ds. komunikacji (vacat), p.o. - Prezes
	Komunikacja kryzysowa
	Budowanie relacji z przedstawicielami mediów
Fundraising	Pozyskiwanie i utrzymywanie relacji z darczyńcami indywidualnymi i instytucjonalnymi	Specjalista ds. fundraisingu	Prezes
	Prowadzenie kampanii 1% PIT i innych kampanii fundraisingowych
	Utrzymywanie relacji z podmiotami wspierającymi WMPL usługowo
	Poszukiwanie potencjalnych członków Rady Programowej
	Redagowanie raportu rocznego z działalności Stowarzyszenia
	Kontakt z Wikimedia Foundation ws. kampanii 1% PIT
Rzecznictwo i polityki publiczne	Działalność w obszarze polityk publicznych oraz partnerstwa z podmiotami działającymi na tych polach	Vacat	Vacat, p.o. - Sekretarz
Badania i rozwój
Projekty badawcze	Przykładowo: badania wolontariatu i czytelnictwa, badania wizerunku Wikimediów, automatyzacja pracy wolontariuszy, rekomendacje wdrożeniowe dla działań operacyjnych	Grupa badawcza (w trakcie tworzenia)	Vacat, p.o. - dyrektor
Sfera działań wewnętrznych
Prawo i administracja
Obsługa prawna	Zgodność działań z prawem (o stowarzyszeniach, OPP, pracy, cywilnym, RODO, itd.)	Sekretarz	Sekretarz
	Kontrola zawieranych umów
	Tworzenie, aktualizowanie i kontrola przestrzegania wewnętrznych regulacji
	Udział w postępowaniach administracyjnych i sądowych
	Udzielanie odpowiedzi na błędnie kierowane żądania usunięcia naruszeń, zaprzestania przetwarzania danych osobowych, usunięcia treści
	Wykonywanie obowiązków osoby kontaktowej RODO
	Udzielanie informacji publicznej, obecność WMPL w wymaganych prawnie bazach danych	Dyrektor
Sprawy członkowskie	Przyjmowanie nowych członków	Kierownik biura	Sekretarz
	Utrzymywanie bazy danych członków
	Weryfikacja płacenia składek członkowskich i prowadzenie procedury skreślania z listy członków
	Obsługa Walnych Zebrań Członków
Finanse i majątek
Kontroling finansowy	Obsługa płatności	Pracownicy wg obszarów odpowiedzialności („centra kosztów”)	Skarbnik
	Współpraca z biurem rachunkowym	Kierownik biura
	Analityka kosztów, raportowanie realizacji budżetu według działów
	Śledzenie wpływów i decyzje o możliwości finansowania działań z poszczególnych źródeł	Skarbnik
	Śtworzenie i kontrola nad „centrami kosztów”
Bieżące zarządzanie aktywami i planowanie finansowe	Zarządzanie płynnością	Skarbnik
	Zarządzanie inwestycjami i kapitałem żelaznym, wybór instrumentów finansowych
	Dokonywanie niestandardowych płatności: inne niż typowe opłaty oraz inne niż bieżące wydatki przypisane do pracowników
	Śledzenie zmian wynagrodzeń na odpowiednich rynkach pracy
Planowanie i sprawozdawczość
Planowanie roczne	Dopracowanie jakości projektów zgłaszanych do ZZ	Dyrektor	Sekretarz
	Zbieranie potrzeb budżetowych pracowników
	Synteza potrzeb budżetowych i propozycji poszczególnych działów	Sekretarz
	Organizacja corocznych i ew. "połówkowych" spotkań Zespołu Zarządczego
	Uzupełnienie luk, walidacja metryk, akceptacja BSC	Prezes
Sprawozdawczość i dokumentacja wiedzy	Sprawozdawczość finansowa	Kierownik biura	Skarbnik
	Sprawozdawczość dla GUS i NIW		Sekretarz
	Sprawozdawczość ogólna i dla WMF
	Wzory, obieg, cyfryzacja i archiwizacja dokumentów
Zarządzanie pracownikami, koordynacja i wsparcie ZZ i rozwój zasobów ludzkich
Zarządzanie pracownikami	Rekrutacja, onboarding, offboarding pracowników	Dyrektor	Prezes
	Bieżąca komunikacja z pracownikami (wsparcie pracowników w realizacji codziennych zadań, spotkania indywidualne i grupowe)
	Wykonywanie innych czynności z zakresu prawa pracy (w tym urlopowanie, ocena pracy, wsparcie sprzętowe)
	Szkolenie, zapewnianie szkoleń
	Organizacja kwartalnych spotkań sprawozdawczo-planistycznych pracowników i ZZ
Koordynacja pracy Zespołu Zarządczego	Gatekeeping spraw kierowanych do ZZ (delegowanie spraw, które nie wymagają pracy ZZ)	Sekretarz
	Przypisywanie właścicieli/sponsorów do zadań
	Monitorowanie stanu wykonania zadań ZZ
	Przygotowywanie, uzupełnianie i publikacja protokołów spotkań ZZ
	Ciągłość procesów w ZZ (upewnianie się, że komunikacja nastąpiła i pilnowanie, żeby zadanie nie oczekiwało zbyt długo pomiędzy członkami ZZ)
Opieka nad członkami Zespołu Zarządczego	Rekrutacja do ZZ, onboarding, offboarding	Sekretarz	Prezes
	Wsparcie we współpracy wolontariuszy w ZZ z Dyrektorem
	Wspierająca komunikacja z członkami ZZ w sprawie kwestii blokujących wykonanie zadań
	Ocena i rozwój członków ZZ	Prezes
	Mapowanie i rozwój umiejętności potrzebnych do realizacji zadań (szkolenie i zapewnienie szkoleń)
	Ład w organizacji: kwestie sporne wewnątrz ZZ, kontakt z komisją rewizyjną i sądem koleżeńskim
Inne
Zaplecze IT	Administracja systemami i aplikacjami (w tym pocztą elektroniczną)	Dyrektor i sekretarz	Sekretarz
	Administracja serwerami i domenami	Dyrektor
Obszar zadań	Opis	Osoby wykonujące	Osoba nadzorująca

Komisja Rewizyjna

• Kontrolowanie całokształtu działalności Stowarzyszenia
• Występowanie do Zarządu z wnioskami wynikającymi z przeprowadzonych kontroli
• Żądanie od członków i organów Stowarzyszenia wszystkich szczebli złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień dotyczących kontrolowanych spraw
• Żądanie zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków, a także prawo żądania zwołania posiedzenia Zarządu
• Zwołanie Walnego Zebrania Członków w razie niezwołania go przez Zarząd w terminie ustalonym statutem
• Składanie na Walnym Zebraniu Członków wniosków o udzielenie (lub odmowę udzielenia) absolutorium Zarządowi Stowarzyszenia
• Składanie sprawozdań ze swej działalności na Walnym Zebraniu Członków
• Rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Sąd Koleżeński

• Rozpatrywanie i rozstrzyganie spraw członków Stowarzyszenia w zakresie:
  • naruszenia przez członków Stowarzyszenia obowiązków wynikających ze statutu i uchwał organów Stowarzyszenia
  • sporów powstałych między członkami Stowarzyszenia na tle praw i obowiązków wynikających z ich przynależności do Stowarzyszenia
• Składanie sprawozdań ze swej działalności na Walnym Zebraniu Członków