Szablon:Podział zadań

Zarząd, pracownicy i wolontariusze

Obszar zadań	Opis	Osoby wykonujące	Osoba nadzorująca
Sfera działań zewnętrznych
Relacje z wolontariuszami i społecznościami edytującymi
Wspieranie społeczności (edytujących)	Wsparcie edytorów-nowicjuszy	Grupa wikiprzewodników (koordynowana przez zespół wsparcia społeczności)	Dyrektor
	Wsparcie Wikiźródeł	Grupa wikiskrybów (koordynowana przez zespół wsparcia społeczności)
	Wsparcie edytorów-trenerów	Grupa wikitrenerów (koordynowana przez zespół wsparcia społeczności)
	Zdrowie społeczności	Grupa ds. zdrowia społeczności (koordynowana przez zespół wsparcia społeczności)
	Udzielanie Wikigrantów	Komisja Wikigrantów (koordynowana przez zespół wsparcia społeczności)
	Inne projekty mające na celu pozyskiwanie treści niewyłącznie multimedialnych, zwiększanie grona wolontariuszy, integrację, dobrostan społeczności i pozostałe związane ze wsparciem społeczności	Koordynowane przez zespół wsparcia społeczności
Wspieranie wolontariuszy (Stow.) i członków, komunikacja wewnętrzna (ze społecznością, wolontariuszami i członkami)	Tworzenie i prowadzenie mapy zaangażowania wolontariuszy oraz bazy umiejętności wolontariuszy	Zespół wsparcia społeczności
	Tworzenie biuletynu dla społeczności
	Wysyłanie pakietów informacyjno-motywacyjnych dla wolontariuszy i członków
Wydarzenia WMPL i międzynarodowe	Organizacja wydarzeń	Koordynator wydarzeń
	Stypendia na wydarzenia międzynarodowe	Komisja stypendialna
	Nadzór nad zasadami bezpiecznej przestrzeni	Zespół wsparcia społeczności
Współpraca z instytucjami
Współpraca z instytucjami kultury	Pozyskiwanie zasobów z instytucji kultury i dziedzictwa	Specjalistka ds. otwartej kultury wspierana przez grupę wikirezydentów	Dyrektor
	Opieka nad programem Wikirezydencji	Specjalistka ds. otwartej kultury
	Opieka nad konkursami związanymi z dziedzictwem kulturowym, w tym Wiki Lubi Zabytki
	Inna działalność w obszarze dziedzictwa kulturowego i sztuki oraz partnerstwa z podmiotami działającymi na tych polach
Współpraca z instytucjami oświatowymi	Prowadzenie programu Wikiszkoła	Zespół ds. edukacji
	Współpraca z uniwersytetami
	Inna działalność w obszarze oświaty oraz partnerstwa z podmiotami działającymi na tych polach
Reprezentacja, komunikacja zewnętrzna i fundraising
Reprezentacja	Koalicja Otwartej Edukacji	Wolontariusz i pracownik zespołu ds. edukacji	Zarząd
	Ogólnopolska Federacja Organizacji Pozarządowych	Kierownik biura/ dyrektor
	CEE Hub	Członkowie Zarządu/ wolontariusze
	Wikimedia Europe
Komunikacja zewnętrzna (promocja)	Komunikacja generalnych kierunków działań	Prezes
	Dbałość o wizerunek, markę i pozycję Wikimedia Polska	Członkowie	Zarząd
		Pracownicy	Dyrektor
		Wolontariusze nie będący członkami
	Promocja projektów Wikimedia Polska	Pracownicy
	Komunikacja kryzysowa	Specjalista ds. komunikacji
	Budowanie relacji z przedstawicielami mediów
Fundraising	Pozyskiwanie i utrzymywanie relacji z darczyńcami indywidualnymi i instytucjonalnymi	Specjalista ds. fundraisingu
	Prowadzenie kampanii 1,5% PIT i innych kampanii fundraisingowych
	Utrzymywanie relacji z podmiotami wspierającymi WMPL usługowo
	Poszukiwanie potencjalnych członków Rady Programowej
	Redagowanie raportu rocznego z działalności Stowarzyszenia
	Kontakt z Wikimedia Foundation ws. kampanii 1,5% PIT
Rzecznictwo i polityki publiczne	Działalność w obszarze polityk publicznych oraz partnerstwa z podmiotami działającymi na tych polach	Specjalista ds. fundraisingu, specjalista ds. komunikacji
Badania i rozwój
Projekty badawcze	Przykładowo: badania wolontariatu i czytelnictwa, badania wizerunku Wikimediów, automatyzacja pracy wolontariuszy, rekomendacje wdrożeniowe dla działań operacyjnych	Wolontariusze / pracownicy	Dyrektor
Sfera działań wewnętrznych
Prawo i administracja
Obsługa prawna	Zgodność działań z prawem (o stowarzyszeniach, OPP, pracy, cywilnym, RODO, itd.)	Kierownik biura/ dyrektor	Sekretarz
	Kontrola zawieranych umów
	Tworzenie, aktualizowanie i kontrola przestrzegania wewnętrznych regulacji
	Udział w postępowaniach administracyjnych i sądowych
	Udzielanie odpowiedzi na błędnie kierowane żądania usunięcia naruszeń, zaprzestania przetwarzania danych osobowych, usunięcia treści
	Wykonywanie obowiązków osoby kontaktowej RODO
	Udzielanie informacji publicznej, obecność WMPL w wymaganych prawnie bazach danych	Dyrektor
Sprawy członkowskie	Przyjmowanie nowych członków	Kierownik biura
	Utrzymywanie bazy danych członków
	Weryfikacja płacenia składek członkowskich i prowadzenie procedury skreślania z listy członków
	Obsługa Walnych Zebrań Członków
Finanse i majątek
Kontroling finansowy	Obsługa płatności	Pracownicy wg obszarów odpowiedzialności („centra kosztów”)	Skarbnik
	Współpraca z biurem rachunkowym	Kierownik biura/ dyrektor
	Analityka kosztów, raportowanie realizacji budżetu według działów
	Śledzenie wpływów i decyzje o możliwości finansowania działań z poszczególnych źródeł	Skarbnik
	Stworzenie i kontrola nad „centrami kosztów”
Bieżące zarządzanie aktywami i planowanie finansowe	Zarządzanie płynnością
	Zarządzanie inwestycjami i kapitałem żelaznym, wybór instrumentów finansowych
	Dokonywanie niestandardowych płatności: inne niż typowe opłaty oraz inne niż bieżące wydatki przypisane do pracowników
	Śledzenie zmian wynagrodzeń na odpowiednich rynkach pracy
Planowanie i sprawozdawczość
Planowanie trzyletnie i roczne	Dopracowanie i opiniowanie projektów zgłaszanych w ramach planów okresowych	Pracownicy i dyrektor	Sekretarz
	Zbieranie potrzeb budżetowych pracowników	Dyrektor
	Synteza potrzeb budżetowych i propozycji poszczególnych działów	Dyrektor, kierownik biura, skarbnik
	Organizacja spotkań ewaluacyjnych wykonania planów okresowych	Dyrektor
	Ocena projektów zgłaszanych w ramach planów okresowych	Zarząd	Prezes
	Weryfikacja kompletności planów okresowych
Sprawozdawczość i dokumentacja wiedzy	Sprawozdawczość finansowa	Kierownik biura	Skarbnik
	Sprawozdawczość dla GUS i NIW		Sekretarz
	Wzory, obieg, cyfryzacja i archiwizacja dokumentów
	Sprawozdawczość ogólna i dla WMF	Pracownicy i dyrektor
Zarządzanie pracownikami, rozwój zasobów ludzkich i koordynacja pracy Zarządu
Zarządzanie pracownikami	Rekrutacja, onboarding, offboarding pracowników	Dyrektor	Zarząd
	Bieżąca komunikacja z pracownikami (wsparcie pracowników w realizacji codziennych zadań, spotkania indywidualne i grupowe)
	Wykonywanie innych czynności z zakresu prawa pracy (w tym urlopowanie, ocena pracy, wsparcie sprzętowe)
	Szkolenie, zapewnianie szkoleń
	Organizacja kwartalnych spotkań sprawozdawczo-planistycznych pracowników z Zarządem
Koordynacja pracy Zarządu	Nadawanie biegu sprawom kierowanym do Zarządu (w tym przypisanie właścicieli zadań, delegowanie spraw, które nie wymagają pracy Zarządu)	Sekretarz	Prezes
	Monitorowanie i ocena stanu wykonania zadań Zarządu
	Przygotowywanie, uzupełnianie i publikacja protokołów spotkań Zarządu
	Mapowanie i rozwój umiejętności potrzebnych do realizacji zadań (szkolenie i zapewnienie szkoleń)	Prezes
	Kwestie sporne wewnątrz Zarządu
	Kontakt z Komisją Rewizyjną i Sądem Koleżeńskim	Prezes i sekretarz
Inne
Zaplecze IT	Administracja systemami i aplikacjami (w tym pocztą elektroniczną)	Dyrektor, kierownik biura i sekretarz	Zarząd
	Administracja serwerami i domenami	Dyrektor, kierownik biura i skarbnik
Obszar zadań	Opis	Osoby wykonujące	Osoba nadzorująca

Komisja Rewizyjna

• Kontrolowanie całokształtu działalności Stowarzyszenia
• Występowanie do Zarządu z wnioskami wynikającymi z przeprowadzonych kontroli
• Żądanie od członków i organów Stowarzyszenia wszystkich szczebli złożenia pisemnych lub ustnych wyjaśnień dotyczących kontrolowanych spraw
• Żądanie zwołania Nadzwyczajnego Walnego Zebrania Członków, a także prawo żądania zwołania posiedzenia Zarządu
• Zwołanie Walnego Zebrania Członków w razie niezwołania go przez Zarząd w terminie ustalonym statutem
• Składanie na Walnym Zebraniu Członków wniosków o udzielenie (lub odmowę udzielenia) absolutorium Zarządowi Stowarzyszenia
• Składanie sprawozdań ze swej działalności na Walnym Zebraniu Członków
• Rozpatrywanie i zatwierdzanie sprawozdania finansowego

Sąd Koleżeński

• Rozpatrywanie i rozstrzyganie spraw członków Stowarzyszenia w zakresie:
  • naruszenia przez członków Stowarzyszenia obowiązków wynikających ze statutu i uchwał organów Stowarzyszenia
  • sporów powstałych między członkami Stowarzyszenia na tle praw i obowiązków wynikających z ich przynależności do Stowarzyszenia
• Składanie sprawozdań ze swej działalności na Walnym Zebraniu Członków