Użytkownik:Tar Lócesilion/brudnopis 2

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania

Role w toku realizacji projektu[edytuj]

  • Pomysłodawca – wolontariusz, pracowniczka, każdy, kto ma pomysł na akcję czy inne nowe działanie Stowarzyszenia,
  • Sponsor – ma przyznany budżet i jest odpowiedzialny za zarządzanie budżetem oraz za kontrolę jego rozliczenia. W toku realizacji projektu jest nadal osobą do kontaktu w zarządzie – jeśli coś się zmieni w planie, potrzeba dodatkowego wsparcia itd.
  • Konsultant – członek zarządu, który zdaniem sponsora powinien wypowiedzieć się w sprawie propozycji.

Proces zgłaszania nowych projektów i opis roli sponsora[edytuj]

Proces akceptacji nowych projektów.svg

Wstępne opracowanie projektu[edytuj]

  • Na tym etapie projekt ma charakter roboczy i stopniowo jest dopracowywany.
  • Pomysłodawca opracowuje projekt – definiując w jakim celu, co, w jaki sposób i za ile planuje zrealizować, według wytycznych zarządu.
  • Pomysłodawca przygotowuje projekt z pomocą Dyrektora – może poprosić o wsparcie na dowolnym etapie opracowywania projektu (od luźnego przegadania pomysłu, przez planowanie działań, aż do pisania dokumentu do akceptacji przez zarządu).
  • Po akceptacji przez Dyrektora – pomysłodawca projektu przesyła projekt do Sponsora.

Ocena przez sponsora[edytuj]

  • Każdy projekt ma jednego Sponsora z zarządu. Sponsora wyznacza zarząd na podstawie wcześniej ustalonego podziału zadań zarządu lub na mailową prośbę pomysłodawcy projektu z krótkim (jedno zdanie) opisem projektu.
  • Rzeczy związane z projektem są uzgadniane ze Sponsorem (i ewentualnie z konsultantem), a nie z całym zarządem lub dowolnym członkiem zarządu.
  • Sponsor ma mandat do krytykowania, oceny i akceptacji lub odrzucenia projektu.
  • Proces pracy pomysłodawcy ze Sponsorem na tym etapie powinien mieć charakter dialogu – pytań i odpowiedzi, wspólnego dążenia do przygotowania jak najlepszego projektu.
  • Zaakceptowany przez Sponsora projekt jest przez niego przedstawiany zarządowi.

Decyzja zarządu[edytuj]

  • Na spotkaniu zarządu Sponsor reprezentuje projekt wobec zarządu. To znaczy: uzasadnia jego celowość, odpowiada na wszelkie pytania i stara się rozwiać wątpliwości.
  • Sponsor ma tym etapie ma za zadanie przekonać koleżanki i kolegów z zarządu do akceptacji projektu.
  • W przypadku braku akceptacji Sponsor musi zebrać konkretne informacje zwrotne w takiej formie, aby pomysłodawca zrozumiał co poprawić lub co zmienić w przyszłych projektach.

Kiedy przyjmujemy ten sposób działania[edytuj]

  • Ten sposób działania musi być stosowany w przypadku potrzeby przyznania przez zarząd środków.
  • Ten proces może także być stosowany przy planowaniu nowych inicjatyw, nawet jeśli nie wymagają one finansowania.
  • Zastępuje on całkowicie wcześniejsze dodawanie punktów przez pracowników i innych pomysłodawców projektów na stronie spotkania zarządu.

Cel wprowadzenia tego sposobu działania[edytuj]

Wprowadzenie roli sponsora projektu ma na celu:

  1. wyklarowanie zakresu zadań dla osób w poszczególnych rolach (w szczególności dookreślenie, co leży poza zakresem zadań),
  2. usprawnienie obrad zarządu przez podniesienie jakości projektów przedkładanych do decyzji; przy tym także ograniczenie mikrozarządzania przez zarząd,
  3. zwiększenie decyzyjności i ułatwienie komunikacji osób proponujących projekty (pracowników, wolontariuszy) z osobą decyzyjną w danym temacie,
  4. usunięcie „rozproszenia bodźców” u członków zarządu – tam, gdzie nie ma potrzeby, aby osoby niedecyzyjne miały szczegółową wiedzę na temat bieżącego stanu spraw w danej sprawie, nie będą jej miały, dzięki czemu będą mogły skupić się na swoich odcinkach, zachowując prawo do zadawania pytań z większego dystansu
  5. wprowadzenie priorytetyzacji działań i priorytetyzacji wydatkowania w środków w danym „dziale” tematycznym,
  6. oddanie wtorkowych wieczorów pracownikom i wolontariuszom – nie będzie konieczności udziału pomysłodawców projektów w obradach zarządu.