Użytkownik:Tar Lócesilion/brudnopis 2

Jeżeli masz pomysł na akcję czy inne działanie Stowarzyszenia,

przygotuj go zgodnie ze wzorem, w czym może pomóc ci Dyrektor,
zgłoś się do odpowiedzialnego członka zarządu (Sponsora), który pozna dokładnie Twój pomysł i będzie mógł go sam odrzucić albo zdecyduje się przedstawić go zarządowi,
zarząd podejmie decyzję po rozmowie ze Sponsorem.

Role w toku realizacji projektu

Pomysłodawca – wolontariusz, pracowniczka, każdy, kto ma pomysł na akcję czy inne nowe działanie Stowarzyszenia,
Sponsor – ma przyznany budżet i jest odpowiedzialny za zarządzanie budżetem oraz za kontrolę jego rozliczenia. W toku realizacji projektu jest nadal osobą do kontaktu w zarządzie – jeśli coś się zmieni w planie, potrzeba dodatkowego wsparcia itd.
Konsultant – członek zarządu, który zdaniem sponsora powinien wypowiedzieć się w sprawie propozycji.

Na tym etapie projekt ma charakter roboczy i stopniowo jest dopracowywany.
Pomysłodawca opracowuje projekt – definiując w jakim celu, co, w jaki sposób i za ile planuje zrealizować, według wytycznych zarządu.
Pomysłodawca przygotowuje projekt z pomocą Dyrektora – może poprosić o wsparcie na dowolnym etapie opracowywania projektu (od luźnego przegadania pomysłu, przez planowanie działań, aż do pisania dokumentu do akceptacji przez zarządu).
Po akceptacji przez Dyrektora – pomysłodawca projektu przesyła projekt do Sponsora.

Każdy projekt ma jednego Sponsora z zarządu. Sponsora wyznacza zarząd na podstawie wcześniej ustalonego podziału zadań zarządu lub na mailową prośbę pomysłodawcy projektu z krótkim (jedno zdanie) opisem projektu.
Rzeczy związane z projektem są uzgadniane ze Sponsorem (i ewentualnie z konsultantem), a nie z całym zarządem lub dowolnym członkiem zarządu.
Sponsor ma mandat do krytykowania, oceny i akceptacji lub odrzucenia projektu.
Proces pracy pomysłodawcy ze Sponsorem na tym etapie powinien mieć charakter dialogu – pytań i odpowiedzi, wspólnego dążenia do przygotowania jak najlepszego projektu.
Zaakceptowany przez Sponsora projekt jest przez niego przedstawiany zarządowi.

Na spotkaniu zarządu Sponsor reprezentuje projekt wobec zarządu. To znaczy: uzasadnia jego celowość, odpowiada na wszelkie pytania i stara się rozwiać wątpliwości.
Sponsor ma tym etapie ma za zadanie przekonać koleżanki i kolegów z zarządu do akceptacji projektu.
W przypadku braku akceptacji Sponsor musi zebrać konkretne informacje zwrotne w takiej formie, aby pomysłodawca zrozumiał co poprawić lub co zmienić w przyszłych projektach.

Ten sposób działania musi być stosowany w przypadku potrzeby przyznania przez zarząd środków.
Ten proces może także być stosowany przy planowaniu nowych inicjatyw, nawet jeśli nie wymagają one finansowania.
Zastępuje on całkowicie wcześniejsze dodawanie punktów przez pracowników i innych pomysłodawców projektów na stronie spotkania zarządu.

Wprowadzenie roli sponsora projektu ma na celu:

wyklarowanie zakresu zadań dla osób w poszczególnych rolach (w szczególności dookreślenie, co leży poza zakresem zadań),
usprawnienie obrad zarządu przez podniesienie jakości projektów przedkładanych do decyzji; przy tym także ograniczenie mikrozarządzania przez zarząd,
zwiększenie decyzyjności i ułatwienie komunikacji osób proponujących projekty (pracowników, wolontariuszy) z osobą decyzyjną w danym temacie,
usunięcie „rozproszenia bodźców” u członków zarządu – tam, gdzie nie ma potrzeby, aby osoby niedecyzyjne miały szczegółową wiedzę na temat bieżącego stanu spraw w danej sprawie, nie będą jej miały, dzięki czemu będą mogły skupić się na swoich odcinkach, zachowując prawo do zadawania pytań z większego dystansu
wprowadzenie priorytetyzacji działań i priorytetyzacji wydatkowania w środków w danym „dziale” tematycznym,
oddanie wtorkowych wieczorów pracownikom i wolontariuszom – nie będzie konieczności udziału pomysłodawców projektów w obradach zarządu.