UZ 2017-15/załącznik

Regulamin programu stypendialnego na Wikimanię 2017 przyjęty przez Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska jako załącznik do uchwały UZ 2017-15 z dnia 14 marca 2017 roku

Rozdział 1. Postanowienia ogólne

§ 1.
Zakres przedmiotowy

1. Regulamin określa w szczególności:

   1.1. kto może ubiegać się o dofinansowanie;

   1.2. zakres dofinansowania i zasady zwrotu kosztów;

   1.3. zasady i tryb składania wniosków;

   1.4. obowiązki i tryb prac Komisji;

   1.5. zasady i tryb podejmowania decyzji przez Komisję;

   1.6. zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji.

2. Regulamin nie narusza zasad i warunków rozliczania przyznanych środków określonych w odrębnych przepisach.
3. Użyte w regulaminie określenia oznaczają:

   3.1. Stypendium – refundacja kosztów poniesionych przez wnioskodawcę lub bezpośrednie finansowanie wydatków przez Stowarzyszenie Wikimedia Polska na wskazany cel;

   3.2. Statut – Statut Stowarzyszenia Wikimedia Polska;

   3.3. Stowarzyszenie – Stowarzyszenie Wikimedia Polska wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000244732;

   3.4. Zarząd Stowarzyszenia – organ Stowarzyszenia Wikimedia Polska powoływany na podstawie Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska;

   3.5. Konferencja – Międzynarodowa Konferencja "Wikimania 2017".

Rozdział 2. Program stypendialny

§ 2.
Zakres stypendium

1. Ze stypendium pokryte mogą zostać wyłącznie następujące wydatki: koszty przelotu, noclegu, opłata konferencyjna, ubezpieczenie. Stowarzyszenie Wikimedia Polska nie sfinansuje żadnych innych wydatków stypendystów, w szczególności kosztów wyżywienia i ewentualnej opieki medycznej.
2. W przypadku zaistnienia zdarzeń losowych uniemożliwiających udział stypendysty w konferencji, odwołania konferencji lub zmiany programu albo terminu konferencji, stypendium nie podlega zamianie na jakiekolwiek inne świadczenia.
3. W przypadku zaistnienia powodów uniemożliwiających wyjazd stypendysta jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zarząd Stowarzyszenia. Zarząd może ze względów organizacyjnych pozbawić stypendium osobę, z którą przez dłuższy czas nie uda się nawiązać kontaktu w celu ustalenia szczegółów związanych z wyjazdem. W obu powyższych przypadkach Zarząd zaproponuje wyjazd pierwszej (lub kolejnej) osobie z listy rezerwowej, a w razie wyczerpania tej listy Zarząd sam wskaże nowego stypendystę lub zrezygnuje z przyznania stypendium.
4. Stowarzyszenie nie będzie udzielać jakiejkolwiek innej pomocy finansowej na cele związane z udziałem w Konferencji. W szczególności Stowarzyszenie nie będzie udzielać stypendiów częściowych, uzupełniających środki pozyskane z innych źródeł. Stowarzyszenie zastrzega sobie również prawo do skreślenia z listy stypendystów osoby, która uzyska pełne stypendium z innego źródła.
5. Maksymalna liczba stypendystów z Polski i z innych państw została przewidziana przez Zarząd w chwili uruchomienia programu stypendialnego (z zastrzeżeniem § 4 pkt 1.2.).

§ 3.
Zasady zwrotu kosztów

1. Stowarzyszenie Wikimedia Polska zastrzega sobie prawo do grupowego zakupu usług związanych z powyższymi kosztami dla wszystkich stypendystów. W takim przypadku stypendysta zobowiązany będzie stawić się we wskazanym miejscu i czasie zbiórki na terytorium Polski, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami lidera grupy wyznaczonego przez Zarząd Stowarzyszenia.
2. W przypadku, gdy Stowarzyszenie nie dokona zakupu opisanego w poprzednim punkcie, stypendysta zobowiązany będzie pokryć powyższe koszty z własnych środków, a następnie przedstawić związaną z tym dokumentację Skarbnikowi Stowarzyszenia w celu rozliczenia. Zarząd Stowarzyszenia może wyznaczyć ostateczną datę, do której stypendyści zobowiązani będą zakupić bilety lotnicze.

Rozdział 3. Zasady i tryb składania wniosków

§ 4.
Wnioskodawca

1. Wniosek może złożyć osoba spełniająca równocześnie trzy warunki:

   1.1. aktywnie edytuje co najmniej jeden z projektów Wikimedia;

   1.2. zamieszkuje na terytorium: Polski, Albanii, Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czarnogóry, Czech, Estonii, Kosowa, Litwy, Łotwy, Macedonii, Mołdawii, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Ukrainy, Węgier;

   1.3. ma ukończone 18 lat (lub ukończone 16 lat i pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w Konferencji).

§ 5.
Wniosek o stypendium

1. Wniosek należy złożyć w formie wiadomości e-mail (dopuszczalne są załączniki) przesłanej na adres jaroslaw.blaszczak@wikimedia.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia określonego w chwili uruchomienia programu stypendialnego. Wnioski muszą być złożone w języku angielskim.
2. Wniosek powinien zawierać następujące elementy:

   2.1. krótki opis działalności w ramach ruchu Wikimedia: nazwa konta globalnego użytkownika lub kont lokalnych w poszczególnych projektach; działania na rzecz ruchu prowadzone poza projektami (inicjatywy w realu, działalność w chapterach itd.), wcześniejszy udział w konferencjach Wikimediów, w szczególności w konferencjach międzynarodowych;

   2.2. informacje na temat własnego udziału w Konferencji: planowane zgłoszenie wykładu lub innej uzgodnionej z organizatorami aktywności w ramach Wikimanii lub wydarzeń towarzyszących;

   2.3. informacje o zamiarze udziału w wydarzeniach towarzyszących organizowanych przed i po Konferencji oraz uzasadnienie merytoryczne uczestnictwa;

   2.4. deklarację o znajomości języka angielskiego w stopniu wystarczającym do aktywnego udziału w konferencji;

   2.5. informację o najbliższym od miejsca zamieszkania porcie lotniczym obsługującym połączenia międzynarodowe;

   2.6. deklarację o pełnoletności, a w przypadku osób, które nie ukończyły 18. roku życia, skan pisemnej zgody rodzica lub prawnego opiekuna na udział w konferencji (przypominamy, że minimalny wiek uczestnika Konferencji to 16 lat);

   2.7. deklarację o posiadanych obywatelstwach;

   2.8. oświadczenie o wyrażeniu zgody na dostarczenie i przetwarzanie danych osobowych (imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, nr paszportu) w przypadku przyznania stypendium. Prosimy nie wpisywać tych danych do wniosku (z wyjątkiem imienia i nazwiska, które we wniosku są wymagane).

3. Sekretarz Komisji każdorazowo potwierdzi otrzymanie wniosku zwrotną wiadomością e-mail, przesłaną w ciągu maksymalnie dwóch dni od dnia złożenia wniosku. Adres e-mail, z którego nadesłano wniosek, będzie uznawany za adres kontaktowy wnioskującego.
4. Wszystkie zawarte we wnioskach dane osobowe będą traktowane jako poufne i będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym (innym niż członkowie Komisji). W razie przyznania stypendium imię i nazwisko osoby składającej wniosek oraz kwota przyznanego stypendium mogą zostać podane do wiadomości publicznej.
5. W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości podanych danych Komisja może wezwać wnioskującego do przedstawienia potwierdzających je dokumentów, w szczególności skanu paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.

Rozdział 4. Komisja Stypendialna

§ 6.
Istota i skład Komisji

1. Komisja Stypendialna, zwana dalej Komisją, jest ciałem kolegialnym powoływanym w celu sprawowania pełnej opieki nad rozpatrywaniem wniosków i przyznawaniem stypendiów.
2. Do wyłącznej kompetencji Komisji należy wybór uczestników Konferencji spośród nadesłanych zgłoszeń i przedstawienie ich listy do akceptacji Zarządowi.
3. Komisja liczy pięciu członków, spośród których co najmniej trzech powoływanych jest spośród członków zwyczajnych Stowarzyszenia.
4. Członkiem Komisji nie może zostać członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia.

§ 7.
Powołanie i odwołanie Komisji

1. Komisja Stypendialna powoływana jest uchwałą przez Zarząd Stowarzyszenia w chwili uruchomienia programu stypendialnego.
2. Zarząd Stowarzyszenia powołuje Komisję bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej połowy swoich członków.
3. Zarząd Stowarzyszenia odwołuje Komisję lub poszczególnych jej członków bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków, powołując jednocześnie na ich miejsce nową Komisję lub nowych członków Komisji.
4. Postanowienia § 4. pkt 3. stosuje się odpowiednio w przypadku zgłoszonej Zarządowi Stowarzyszenia rezygnacji z członkostwa w Komisji.

§ 8.
Organizacja wewnętrzna Komisji

1. Na pierwszym posiedzeniu Komisja wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego Komisji Stypendialnej, zwanego dalej Przewodniczącym Komisji.
2. Przewodniczący Komisji jest powoływany i odwoływany przez członków Komisji w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
3. Przewodniczący Komisji koordynuje prace Komisji, prowadzi posiedzenia jawne Komisji, reprezentuje Komisję na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności przewidziane Regulaminem.
4. Zastrzeżone w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji czynności w zakresie informowania o złożeniu wniosku oraz ogłaszania decyzji mogą być wykonywane również przez każdego z pozostałych członków Komisji.
5. Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą.

§ 9.
Tryb prac Komisji

1. Komisja obraduje na posiedzeniach niejawnych za pośrednictwem prywatnego kanału IRC w sieci Freenode lub za pośrednictwem innych wybranych przez siebie form komunikacji elektronicznej.
2. W wypadkach wskazanych w Regulaminie Komisja może podejmować decyzje niejawnie poprzez e-mail.

§ 10.
Obowiązki Komisji

1. Obowiązkiem Komisji Stypendialnej względem Zarządu Stowarzyszenia jest sporządzenie raportu w terminie określonym przez Zarząd i przedłożenie go Zarządowi Stowarzyszenia.

Rozdział 5. Zasady i tryb rozpoznawania wniosków

§ 11.
Rozpoznawanie wniosków o stypendium

1. Komisja przystąpi do oceny wniosków niezwłocznie po upływie ostatecznego terminu ich przyjmowania. Posiedzenia Komisji będą miały charakter niejawny i będą odbywać się za pośrednictwem środków komunikacji uzgodnionych przez jej członków.
2. Komisja zakończy swoje prace przyjęciem sprawozdania dla Zarządu Stowarzyszenia, zawierającego rekomendowane listy stypendystów polskich i zagranicznych oraz ewentualne listy rezerwowe. Zarząd rozpatrzy sprawozdanie na najbliższym spotkaniu po otrzymaniu sprawozdania Komisji.
3. W ciągu maksymalnie doby od podjęcia przez Zarząd decyzji o ostatecznej liście stypendystów, sekretarz Komisji mailowo powiadomi wszystkich kandydatów o wynikach. Dodatkowo lista stypendystów (same nicki, bez imion i nazwisk) zostanie opublikowana na wiki Stowarzyszenia Wikimedia Polska.

Rozdział 6. Zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji

§ 12.
Odwołanie

1. Wnioskodawca może odwołać się od decyzji Komisji do Zarządu Stowarzyszenia w ciągu 7 dni licząc od dnia jej otrzymania.
2. Odwołanie od decyzji składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail wysyłanej na adres: zarzadwikimedia.pl.

§ 13.
Postępowanie odwoławcze

1. Zarząd Stowarzyszenia rozpatruje odwołanie od decyzji Komisji na najbliższym spotkaniu następującym po otrzymaniu odwołania.
2. Decyzję o utrzymaniu w mocy lub uchyleniu decyzji Komisji Zarząd Stowarzyszenia podejmuje bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków.
3. Decyzja Zarządu Stowarzyszenia podjęta na skutek odwołania jest ostateczna.

Rozdział 7. Postanowienia końcowe

§ 14

1. W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska.

Kategoria:Wikimania 2017