Dyskusja:Audyt organizacyjny/Rezultaty

Zapraszamy do dyskusji na temat raportu i rekomendacji

Refleksje TR

To i ja kilka refleksji dorzucę :) . Zacznę od tego, że to jest generalnie kawał dobrej roboty, czy się z ze wszystkim zgadzamy czy nie, to przede wszystkim mamy w jednym miejscu kopalnię informacji i mnóstwo rzeczy, w których albo od razu widać co trzeba zrobić albo co do których należy podjąć jakieś decyzje o sposobie działania. Dla mnie np. bardzo ciekawe są kawałki ze str. 8 o promocji i tworzeniu grafik. Ale to po kolei:

1. "Brakuje zatem strategii PR i marketingowej" - może siądziemy nad tym w czasie ZZ? Ktoś chętny?

   Ja bym się wstrzymał. Moim zdaniem lepiej najpierw stworzyć spójny plan wprowadzania poszczególnych zmian i wyznaczyć zespoły robocze (choćby 2-3-osobowe) Ze wskazaniem osób odpowiadających za zespoły. Jak będziemy mieli plan, to dopiero wtedy obmyślajmy poszczególne zmiany. Myślę, że na ZZ moglibyśmy wypracować zgodę co do tego, w jakim terminie chcemy wprowadzić zasadnicze reformy. Tar Lócesilion (queta) 20:09, 4 sty 2019 (CET)

2. Co do grafika - to by się faktycznie bardzo przydało, jeżeli chcemy lepiej wypadać na FB (i może TT?), chyba stać nas, żeby np. raz na 2 tygodnie lub raz na miesiąc coś zamówić.
3. Komputery - trochę zaskakujące, zważywszy na fakt, że to chyba podstawowe narzędzie pracy, ale jak rozumiem to zostanie niebawem rozwiązane.
4. Wolontariat - "stowarzyszenie powinno propagować działalność wolontariacką, która jednak w dzisiejszych czasach nie jest popularna i dlatego nie jest to proste zadanie" - na tym za daleko na dłuższą metę nie zajedziemy, ale to i tak może być świetne uzupełnienie działań stowarzyszenia. Nie znamy się na wolontariacie? To poprośmy o wsparcie kogoś kto ma doświadczenie, np. Centrum Wolontariatu lub Fundację Dobra Sieć (twórcy e-wolontariat.pl).
5. Komunikacja wewnętrzna - "Należy stworzyć model komunikacji wewnętrznej i zakomunikować go Społeczności" - tak.
6. Strona - "Nie ma osoby odpowiedzialnej za stronę i jej aktualizację" - to by wiele wyjaśniało :) . Zgadzam się, że taka osoba jest potrzebna. "Sugerowane byłoby sporządzenie strony-wizytówki niewykorzystującej tego oprogramowania" - w sumie tworzone były takie przy specjalnych sytuacjach (OPP, Wikiwakacje, etc.), może faktycznie taką na potrzeby zewnętrzne warto zrobić?

   jak na ironię tuż po wydaniu tego raportu SG tej wiki jest nieaktualna ;P tufor dysk. 17:48, 5 sty 2019 (CET)

   Co masz na myśli? Wargo (dyskusja) 19:06, 5 sty 2019 (CET)

   Po edycjach Tara i Ankry'ego w szablonie Najnowsze już nic ;) tufor dysk. 23:22, 5 sty 2019 (CET)

7. Kadrowo - "Brak również polityki personalnej w zakresie kształtowania awansów i karier" - cóż, pewnie to wynika z płaskiej struktury stowarzyszenia, dość charakterystycznej dla organizacji pozarządowej tego typu.
8. Członkowie - "Nie ma określonej grupy docelowej. Nie ma strategii pozyskiwania nowych członków" - słuszne spostrzeżenie.
9. Czas pracy: "Pracownicy nierozliczani z czasu pracy" - a czy to jest konieczne?
10. Kompetencje członków: "Brak niektórych kompetencji w Stowarzyszeniu" - tu przydałyby się konkrety, może okazałoby się, że mamy, ale nie wiemy, że mamy.
11. Budżet: "Zła struktura budżetu – dochody głównie na OPP" - tu jest pilnie potrzebne działanie, bo jeżeli coś się stanie, to będziemy mieli poważne problemy. Zastanawiam się wręcz czy nie warto zatrudnić kogoś kto nam pomoże w zmianie struktury naszych dochodów.
12. Strategia: "Nie mamy długofalowej strategii – brak strategii" - to jest słaba sprawa, moim zdaniem potrzebujemy kogoś kto dopilnuje domknięcia tego procesu i to raczej nie wolontariacko, bo to - jak widać - nie działa.
13. Konferencje: "W praktyce mamy wciąż podobny skład na konferencjach" - tu faktycznie warto dbać, by pojawiało się więcej wystąpień osób z zewnątrz lub dyskusji z ich udziałem.
14. Rekomendacja - chyba z 80-90% się zgadzam.

I teraz pytanie zasadnicze - co dalej z tym wszystkim robimy? :) TR (dyskusja) 00:56, 4 sty 2019 (CET)

Tech

Te kwestie przydałoby się rozwinąć: Zaległości w infrastrukturze IT, Brak automatyzacji procesów możliwych do zautomatyzowania, Brak szkoleń z zakresu umiejętności technicznych dla pracowników --Wargo (dyskusja) 13:35, 4 sty 2019 (CET)

Może doprecyzuję - to jest pytanie. Jakie są braki pod względem technicznym w Stowarzyszeniu? --Wargo (dyskusja) 12:37, 1 lut 2019 (CET)

Giełda wolontariuszy

Zdecydowanie popieram bazę kompetencji czy lepszą komunikację o potrzebach Stowarzyszenia. --Wargo (dyskusja) 13:35, 4 sty 2019 (CET)

Kilka słów ode mnie dot. Rekomendacji

Nie będzie mnie na Zjeździe Zimowym, a czuję, że tam będą odbywać się główne dyskusje (przede wszystkim ze względu na możliwą burzę mózgów na żywo), więc dorzucę tutaj moje trzy grosze. Podzielę się moją opinię po punktach zgodnych z rekomendacjami w audycie.

1. Przy zarządzaniu strategicznym zgadzam się w zasadzie ze wszystkim. Główny nacisk kładłbym na stworzeniu długofalowej strategii i wspieranie odbiorców. Za to odsunąłbym w czasie zlecenie badań na zewnątrz, bo obawiam się, że budżet tego nie udźwignie, chyba że dostalibyśmy jakieś dodatkowe finansowanie na to.
2. W zakresie innowacji marketingowej i wizerunkowej dwa pierwsze punkty bardzo na tak, oczywiście w ramach możliwego budżetu. Punkt dotyczący nauczania o wikimediach może bym zawęził, pora zacząć ludzi uczyć jak odsiewać fake newsy, używać źródeł, tworzyć przypisy i dopiero na tej bazie nauki u podstaw uczyć później wikimediów. Co do reszty zdania nie mam, chociaż miło by było pozyskiwać ludzi z zewnątrz zaangażowanych w promocję wiki, ale to raczej chęć tej drugiej strony, a tylko impuls od nas.
3. Organizacja i zarządzanie: Pierwszy punkt tak, pozostałe dwa już niekoniecznie, jedynie sensowne wydaje się stworzenie premiowania pracowników. Ani nie widzę sensu wymuszania rozliczania godzin pracy (raczej rozliczanie wykonanych zadań), ani tworzenia ścieżki awansu (bo to sztuczne dmuchanie balonika, za mało pracowników, by miało to znaczenie). Bardzo na tak co do zatrudnienia kierownika, ale tu, mimo ogromnej potrzeby, obawiam się, że finansowo możemy nie podołać. Natomiast wypadałoby zaopatrzyć pracowników w sprzęt im potrzebny do wykonywania zadań albo porozumieć się z nimi, czy nie chcą używać swojego prywatnego, bo mogę zrozumieć, że ktoś nie chce targać ze sobą dwóch laptopów i dwóch komórek.
4. Uwagi dotyczące finansowanie generalnie na tak.

Viatoro (dyskusja) 19:28, 5 sty 2019 (CET)

Przemyślenia Tara

• Na wstępie chciałbym wyrazić uznanie dla Audytorki. Wykonała dobrą, potrzebną pracę.
• Raport, a szczególnie rekomendacje należy czytać nie tylko "normalnie", ale też między liniami. Domyślam się, że właśnie wyjaśnieniu treści "spomiędzy linii" służyło spotkanie p. Renaty z zarządem.
• Wnioski nie są do wdrożenia wszystkie hurtem. Do niektórych możemy się zastosować za 3 miesiące, do innych za 3 lata. Nie odrzucałbym z miejsca żadnego wniosku. Przy długoterminowych zmianach podstawą jest zrozumienie osób, które te zmiany proponują (patrz pkt powyżej).
• Cieszę się, że wyszło, że po koleżeńsku to członkowie mogą traktować członków, ale pracowników należy traktować profesjonalnie.
• Bardzo mi się podobają rekomendacje związane z mapowaniem kompetencji, z liderowaniem w KOED, z budżetem na rok naprzód. I podoba mi się wniosek o kierowniku biura (Office Managera, nie Executive Directora).

Technicznie widzę to tak:

1. Należy sporządzić notatki z raportu, zawierające główne myśli. Wyróżnić obszary zmian. Oczywistymi obszarami są:
   1. zarządzanie pracownikami (raportowanie, plan urlopów, dywersyfikacja form zatrudnienia i wynagrodzeń, premiowanie, inne normalne wymogi prawa i kultury pracy);
   2. polityka PR i zarządzania kryzysowego;
   3. relacje z wolontariuszami, ich pozyskiwanie, witanie, mapowanie kompetencji, motywowanie, nagradzanie;
   4. zarządzanie "biurowe", tzn.: administracja, organizacja pracy (zarządu, pracowników), prowadzenie publicznej dokumentacji (w tym prowadzenie strony internetowej, BIP),
   5. finanse (planowanie na 2 lata naprzód, działania nad dywersyfikacją źródeł przychodów);
   6. współpraca z partnerami i instytucjami, w tym GLAM, KOED, FKAG itd.
   7. Znacznie później przyjdzie czas na odpowiedzi na pytania: czy chcemy zacieśniać współpracę w innych obszarach niż GLAM (moja odpowiedź: no ba, tech!). Co z promowaniem wolontariatu? co z promowaniem otwartości w politykach publicznych? czy chcemy współpracować z instytucjami publicznymi jako eksperci? co z edukacją medialną? czy chcemy iść w kierunku "budujemy społeczeństwo obywatelskie"?
2. Następnie omawiamy co chcemy zmienić w danym okresie. Myślę, że można przyjąć perspektywy (przykładowo): 3-miesięczną, 6-miesięczną, roczną, wieloletnią.
3. Omawiamy kto ma to zmienić (zamiary dostosowane do sił). Fajnie by było, gdyby nad większością obszarów współpracowały zespoły: ktoś z zarządu + ktoś z pracowników + ktoś z pozostałych członków + ktoś zaprzyjaźniony z zewnątrz (tu zwracam uwagę na analizę "organizacji konkurencyjnych" i mapowanie kompetencji osób z KOED). Niektóre rzeczy będą się łączyły (np. komunikacja wewnętrzna to organizacja biura i współpraca z wolontariuszami).
4. Trzeba mieć "mocne postanowienie poprawy", ale też z góry zaakceptować margines porażek.

Aha, nie do uniknięcia są kwestie prawne, w dwóch osobnych obszarach: administracji (pilnowanie, żebyśmy przestrzegali obowiązujących przepisów prawa pracy, kwestii KRS i innych administracyjnych) i działań zewnętrznych z zakresu prawa autorskiego (wystarczyłoby ramowe zlecenie na max 1/10 etatu z zastrzeżeniem większej liczby godzin w sytuacjach kryzysowych).

Jeśli chodzi o Wikimedia 2030, to zarząd powinien znać nie tylko mój skrótowy opis oczywistości (który pisałem raczej dla "zwykłych" członków), ale także większość głównych tez z raportów, do których trzeba się dokopać. Tezy te wyznaczają ramy naszego możliwego funkcjonowania. Dobrze jest znać własne możliwości ukazane z zewnątrz.

Tar Lócesilion (queta) 11:44, 6 sty 2019 (CET)

Zlot zimowy

Mamy szansę spotkać się w większym gronie i przedyskutować rezultaty audytu na żywo już niedługo na zlocie zimowym. Ale oczywiście rekomendacji a także wniosków jest wiele, a czas na to przeznaczony na zlocie ograniczony, więc powinniśmy wcześniej (przed zlotem) wybrać kilka i skupić się na zlocie na nich, tak by ta dyskusja nie toczyła się o wszystkim i o niczym, bo to nic nie da. Być może wybierzmy do dyskusji właśnie te, które budzą nasze wątpliwości i co do których się nie zgadzamy? Wtedy Zarząd będzie miał lepsze rozeznanie co do tego, których rekomendacji nie powinniśmy realizować i dlaczego. Bo chyba co do tego, że większość spostrzeżeń p. Renaty jest trafna (nierzadko zresztą pojawiały się już przed audytem, wypowiadane także przez członków Zarządu tej i poprzedniej kadencji) to się wszyscy zgadzamy. Jak widzę na razie kwestionowana została przez wypowiadające się osoby kwestia wytyczonej ścieżki awansu pracowników i rozliczanie pracowników z czasu pracy (to ciekawe, bo miałem wrażenie, że ta sprawa budzi emocje wśród pracowników i chyba warto by to uporządkować), czy coś jeszcze? Gdarin (dyskusja) 12:45, 6 sty 2019 (CET)

Dobry pomysł z tym omówieniem na ZZ. Mam nadzieję, że ustalimy agendę także w oparciu o komentarze pracownic i członków zarządu, które mogłyby się tutaj znaleźć. Bardzo niedobrze by było, gdyby ta grupa dyskutowała w zamkniętym gronie. Gdyby tak było, rozmowa by się rozjechała, a my bylibyśmy tylko od dawania feedbacku. Tar Lócesilion (queta) 13:05, 6 sty 2019 (CET)

Żyję w tak płaskiej strukturze awansów, że nie odczuwam potrzeby ich istnienia. W całej branży, w której pracuję, awansów prawie nie ma w firmach poniżej 50 osób, bo pozycje są uzależnione od wykształcenia. Większe firmy porobiły sobie kilka sztucznych progów, ale tylko na użytek wewnętrzny, bo w zasadzie wg prawa są tylko 2 stanowiska pracy, na które da się bezpośrednio awansować i to niezależnie od osiągnięć pracowniczych, a jedynie zależnie od egzaminów państwowych. A idąc tropem pracy w małej firmie, jeżeli pracowników jest mało, to czy tworzenie sztucznej ścieżki awansów cokolwiek daje? Jakiekolwiek inne odczucia poza zmianą nazwy stanowiska? Jeśli pracownicy mają taką potrzebę, bo im to coś da (w CV lepiej zabrzmi?), to można stworzyć plan awansów, ale tylko jeśli jest im to potrzebne, w innym przypadku nie ma sensu.

Ten sam problem z czasem pracy, pracowałem w delegacji po kilka miesięcy, przełożony był od kilkudziesięciu do kilkuset kilometrów ode mnie i widywałem go może z raz na miesiąc, i to jest dość normalne w mojej branży, więc nie czuję żadnej potrzeby kontrolować pracowników z czasu pracy. Jedyne co można sensownie rozliczać, to wykonywanie zadań (i najwyżej weryfikować czas, jaki był im potrzebny na wykonanie tego zadania) i spodziewać się jakichś reakcji w teoretycznych godzinach pracy (np. komentarz w prasie od PR). Można tworzyć sztuczny system kontroli choćby przez internet, ale kto zagwarantuje, że po odhaczeniu listy pracownik dalej jest na stanowisku? Albo się mu ufa na odległość, albo nie. Kontrolę można tylko zastosować, jeśli prawo nas do tego zmusza wprost, ale nadal wszystko opiera się na zaufaniu. Viatoro (dyskusja) 16:08, 6 sty 2019 (CET)

co do ścieżki awansu to też sądzę, że nie ma to większego sensu, natomiast niektórzy pracownicy mogą mieć wrażenie, że na realizację przydzielonych zadań przeznaczają więcej czasu niż wynika to z wymiaru czasu etatu (tu oczywiście warto byłoby poznać ich zdanie na ten temat, bo może uważają, że mają za mało zadań? ;) Gdarin (dyskusja) 10:58, 7 sty 2019 (CET)

Powerek38 mnie trochę uprzedził ze swoją odpowiedzią, bo zgadzam się w 100% z jego pierwszym punktem (z resztą też, ale odkładam je na kupkę mniej istotną jako wymagające dużych pokładów dobrej woli, a nie obiektywnych trudności). Sądzę, że należy przedyskutować na Zlocie Zimowym najważniejsze punkty, a nie myśleć, które odrzucić. Dla mnie tymi najistotniejsze jest powołanie dyrektora wykonawczego/kierownika i budżet. Z czego drugie wpływa na pierwsze, najpierw musimy policzyć, czy nas stać na kolejny etat, a jeśli nie, to co musimy zrobić by nas zaczęło. Dalej już jest sam wybór kierownika, nadzór nad nim (sam skłaniałbym się do nadzoru kolegialnego, bo wtedy to kierownik powinien prowadzić nadzór nad pracownikami) i zakres obowiązków. W ostatniej kwestii sądzę, że można by zrzucić zaplanowanie/wykonanie kilku rekomendacji na niego, a część także na pozostałych pracowników, chociażby organizowanie konkursów, kursów itp. Przegadanie tych dwóch spraw to już temat rzeka, obawiam się, że jeden weekend to może być za mało. Viatoro (dyskusja) 23:51, 9 sty 2019 (CET)

Powerek przed Zlotem

Przede wszystkim bardzo dziękuję Audytorce za jej pracę oraz Zarządowi za zaproszenie do grona osób, które miały szansę z nią porozmawiać w ramach wywiadów. Zgadzam się z wyrażanymi już wyżej poglądami, że na Zlocie Zimowym nie będzie możliwości omawiania po kolei wszystkich elementów raportu, zresztą być może nie ma nawet takiej potrzeby. Popieram raport jako całość i bardzo cieszę się, że Zarząd miał odwagę dobrowolnie poddać Stowarzyszenie takiej próbie, bez żadnego nacisku zewnętrznego. Pozwolę sobie zwrócić uwagę na trzy kwestie, o których ja pomyślałem czytając raport i które wydają mi się warte szerszej dyskusji wśród społeczności:

1. W moim odczuciu (choć wiem, że Audytorka może nie do końca się ze mną tu zgodzić) zaproponowane w raporcie powołanie kierownika jest w istocie powrotem, może w nieco złagodzony sposób, do dyskutowanej od dawna idei dyrektora wykonawczego (taką terminologię stosuje się w międzynarodowych Wikimediach) czy po prostu płatnego szefa pracowników WMPL. Osobiście popieram ten pomysł, przede wszystkim dlatego, że ma on szansę poprawić jakość zarządzania i spowolnić tempo wypalania się wolontariuszy pracujących w Zarządzie. Niesie on jednak pewne konsekwencje, które warto sobie uświadomić w szerszym gronie członków WMPL, tak aby potem nie były kwestionowane np. na Walnym. Po pierwsze, taka osoba zapewne będzie zarabiać wyraźnie lepiej niż obecny poziom zarobków pracowników w WMPL. Po drugie, czekałby nas bardzo trudny i być może kontrowersyjny proces rekrutacyjny, bowiem bardzo mało jest osób, które z jednej z strony mają wystarczającą wiedzę merytoryczną o Wikimediach, z drugiej mają wystarczające pojęcie o zarządzaniu, a z trzeciej są gotowe do zmiany obecnej pracy. Po trzecie, zatrudnienie takiej osoby wymagałoby zapewne dość istotnych zmian w zakresach obowiązków (formalnych i faktycznych) obecnych pracowników, bowiem nie sądzę, aby w naszej skali samo nadzorowanie innych mogło wypełnić komuś etat, więc należałoby też powierzyć mu/jej pewne obowiązki merytoryczne. Wreszcie po czwarte, na poziomie Zarządu bardzo mądrego rozwiązania wymagałaby kwestia nadzoru nad tym kierownikiem. Jeśli będzie to nadzór kolegialny, musi być efektywny i skuteczny mimo siedmiu równorzędnych nadzorców. Jeśli nadzorca będzie tylko jeden, tak jak obecnie każdy pracownik ma jednego szefa w Zarządzie, to pozycja tego nadzorcy wśród pozostałych członków Zarządu stanie się niezwykle uprzywilejowana.
2. Podobnie myślę o kwestii relatywnie częstych spotkań Zarządu i KR na żywo. To jest pomysł dość szeroko praktykowany w międzynarodowych Wikimediach i ma on dużo zalet, ale z oczywistych powodów jest droższy niż oparcie pracy Zarządu głównie na komunikacji zdalnej. Znów: członkowie WMPL powinni mieć świadomość, że te koszty są w takim systemie nieuniknione. To samo można zresztą rozciągnąć na koszty wynikające ze wspomnianej też w raporcie międzynarodowej roli WMPL. Na marginesie można zapytać, czy KR powinna brać udział w każdym spotkaniu Zarządu czy też dostawać jedynie zapisy tych spotkań oraz inne materiały z nich. Nie we wszystkich znanych mi stowarzyszeniach KR realizuje swój statutowy nadzór aż tak bezpośrednio i z bliska jak u nas.
3. I na koniec: bardzo bym chciał, żebyśmy jako WMPL i jako szersza polska społeczność wikimedian byli cały czas bardzo na bieżąco z oczekiwaniami, potrzebami czy ogólnie całym feedbackiem płynącym nie tylko z naszego grona, lecz również od osób, które korzystają z treści naszych projektów. Doceniając ogromnie rolę WMPL jako instytucji wspierającej społeczność, chciałbym też zastanowić się wspólnie, jak budować dobre i satysfakcjonujące obie strony relacje z naszymi Czytelnikami. Powerek38 (dyskusja) 08:20, 8 sty 2019 (CET)

Garść krytycznych uwag

Stowarzyszenie (SWP) powstało dla wspomożenia polskojęzycznych projektów WF, z których dominującym jest plwiki. Jest to więc służebna (chodzi mi nie o epitat, podległość, a o cel) organizacja względem plwiki i pokrewnych. Celem zaś projektów wiki jest gromadzenie i udostępnianie wiedzy, zaś celem plwiki - stworzenie jak najlepszej (czyli merytorycznie pełnej i poprawnej) encyklopedii. Jednocześnie, co wynika ze statu, SWP nie zarządza plwiki, nie ponosi odpowiedzialności za jej treść itd. Raport audytu ma zalety (np. wskazanie na i tak już od dawna znany problem oparcia budżetu na 1% darowizn, niestety bez wskazania jak to zmienić), ale ma też 4 wady:

• 1. Proponuje rozwiązania typowe dla wielkich korporacji, nie uwzględniając malutkiego rozmiaru SWP i znikomej liczby pracowników etatowych. Rozdęcie biurokracji, bo do tego propozycje się sprowadzają i skierowanie b. znacznego % dochodów SWP na rozrost tejże może być niezbędne do zorganizowania wydajnej pracy korporacji tysięcy ludzi i organizacji bezpośredniej produkcji, jednak SWP nie ma fabryk, magazynów, transportu, a więc i złożonej logistyki, niczego nie musi produkować (wiedzę - hasła, grafiki itp. produkują projekty wiki), a jedynie pomagać. Ścieżki awansu, struktura wieloszczeblowej hierarchizacji i kontroli (a każdy kolejny szczebel będzie miał wykładniczo wyższe zarobki, więc i obciażenie budżetu), wzmożona sprawozdawczość (raporty, ewaluacje, wewnętrzne audyty, plany, rozliczenia planów, listy obecności, kontrole kontroli itd.), koniecznie formalna (bo przecież audyt przyznaje, że raporty są, tylko za mało formalne, elektroniczne, itp.), związana z tym konieczność rozbudowy kosztownego wsparcia informatyczno-sprzętowo-szkoleniowego (zauważmy: to ma być wsparcie dla ogarnięcia rosnącej biurokracji, a nie dla lepszego działania wiki czy społeczności wiki!!!) To wszystko dla malutkiej organizacji, nieprodukcyjnej, a wspomagajacej jest zbędne.
• 2. Propozycje audytu kierują SWP ku zapatrzeniu w siebie i koncentrują jej rozwój na rozbudowie samej struktury SWP dla siebie samej, a nie na realizację w/w celów pomocowych wiki i encyklopedii. Dotyczy to też dystrybucji funduszy pienięznych. Teoretycznie można rzec, że ulepszenie działania SWP zwiększy jej pomoc dla wiki, ale prawie żadna z propozycji nie daje takich perspektyw, ani nawet nie stawia takich konkretnych celów, wprost przeciwnie - im więcej czasu poświęcą płatni pracownicy na raporty wewnętrzne, listy obecności i kulturę awansów, tym mniej czasu będa mieli by wspomagać wiki, np. na organizację konkursów itp.. A już teraz są b. obciążeni pracą. Będą mieć też mniej czasu na obecnośc w projektach wiki, zwłaszcza w społeczności wiki - a to jest konieczne, bo jak mają pomagać bez znajomości realności projektów wiki i problemów tworzących je społeczności? To kolejny problem - w audycie prawie nic nie ma nt. konieczności związków etatowych prac. SWP ze społeczn. wiki, jest tylko o budowie związków we własnej społeczności SWP, w gruncie rzeczy prowadzi to do izolacji.
• 3. Zarządzanie kryzysowe i zarządzanie wizerunkiem - tu p. audytor chyba niezbyt zrozumiała, że mała i pomocnicza organizacja ma b. małe szanse na porządny kryzys, więc i nie trzeba rozbudowanego aparatu antykryzsowego. Realnym zagrożeniem są kryzysy wizerunkowe związane z treścią wiki lub ich interpretacją w mass mediach, zwłaszcza mnóstwa haseł o ładunku światopoglądowym (coś się zawsze nie spodoba którejś opcji politycznej w mass mediach), ale także kryzysy na tle np. plagiatów, ochrony danych wrażliwych bohaterów biogramów, prawa do zapomnienia i mnóstwa innych. A także niezrozumienia zasad wiki przez mass media. Ten ostatni pkt. może w pełni edukować SWP, ale inne? Skoro SWP nie odpowiada za treści wiki, a jej władze i struktury nie mają też żadnej władzy nad edytorami wiki, to jak mogą zarządzać kryzysami na wiki? Np. zwykła taktyka zarządzania kryzysem mówi, że wyznacza się 1 osobę odpowiedzialną za kontakt z mediami w/s kryzysu, ona w porozumieniu z zarządem wytycza linię obrony i naprawy, a wszyscy inni pracownicy przymusowo ją grzecznie realizują, a przede wszystkim trzymają mordy na kłódkę w zakresie własnych opinii różniących się od oficjalnej linii. I nie dolewają oliwy do ognia, ani nie ujawniają żadnych faktów. Takie regulaminy i procedury można zrobić (co postuluje audytorka), ale one nie są w stanie objąć tych, którzy są faktycznie w centrum kryzysu, czyli wikipedystów. Przecież nikogo z wiki nie obowiązują prawnie, logicznie i moralnie ustalenia odrębnej organizacji, która wszak sama pisze, że nie ma wpływu na wikispołecznośc i treść haseł.
• 4. Rzekomy brak celu SWP i brak strategii (w trakcie powstawania). Tymczasem cel już jest i to b. konkretny, jasny - pomoc w rozwoju wiedzy gromadzonej przez projekty wiki. On jest niezmienny i b. daleki od spełnienia, więc wciąż aktualny i potrzebny. Nic więcej, ale i mniej. Mam wrażenie, że p. audytor nie zrozumiała tego, że SWP to nie organizacja samodzielna, produkcyjna, której celem jest samorozwój i wzrost produkcji, a wskaźnikiem realizacji tego celu jest zysk. Dlatego zdaje się być zaskoczona, że SWP nie ma celów samodzielnych, ani struktury organizacyjnej do ich realizacji. I dlatego w raporcie w zasadzie nic nie ma o rozwoju wiedzy, o strategiach wspomożenia projektów wiki i ich społeczności, a jest o potrzebie stworzenia własnych celów, strategii, własnej głębokiej sieci biurokracji itd. Nie ma też refleksji, że taka korporacyjna, hierarchiczna i biurokratyczna oraz pełna ścisłych rozbudowanych harmonogramów zadań ze sztywnymi ramami czasowymi nie jest w stanie zarządzać obszerną poziomą i egalitarną społecznością wolontariuszy, pracujących na zasadzie hobby w wolnym czasie. --Piotr967 (dyskusja) 00:40, 22 sty 2019 (CET)

An external POV comparison with WMCZ

I got also this document to read it and I was welcomed to commented. But trully my point of view is just external, what I see time to time, when I am in touch with WMPL. So the following points might be my erronous missunderstanding how things work - even my Polish is really bad and I am not taking everything.

• BOARD EFFICIENCY: there is the recommendation to have face to face meeting. Of course, this is always good, because lot of communication is non-verbal, and you cannot read it from chat. On the other hand I always thought that Polish board meetings are highly effecient. Czechs werent, we had 16 hour general assembly and we had very long meetings. Everybody was willing to talk. So we have to reduce time for talking. But still Polish decisions are short and it seemed to me that decisions are made much faster and smoother than in WMCZ.
• TRELLO. For me Trello is a hell and I stopped to use it, because there might be unauthorized removal of the tasks, which is not tracked. WMCZ uses Basecamp (not me). Recently I was looking for a project management system and Asana looked like something which fits to me. But the question is weater different sw fixes your problem.
  • Lack of internal procedures is the problem in cz also, but on the other hand we already developed some.
  • The document say voluntarism is not popular at this time, I would like to know why.
• ORGANISATIONAL STRUCTURE. I remeber the times, when wmpl had just an assistant. And comparing to WMCZ, which have started to hire managers, the Polish way was always the better one. What have betten the volunteers of WMCZ? The ammount of administrative work. How you can ease their work, but taking the administration away to the payed administration worker or write software which will automate. So your model to start with administration worker looked more logic to me than to start with managers. Because, who will the managers manage, if there are not employees? Maybe they will manage us, volunteers, but that is definitely not what the volunteering project managers would love to see. So WMCZ is now struggling how to set the relationship between volunteers and payed staff, which mostly consist of managers. This document if recomending any models, would be usefull for wmcz also.
• EMAILS. You are not useing mailing list? Or whats the problem?
• REPORTING. In WMCZ we dont have a problem with reporting, we do it on time, but we have the problem of taking a feedback from it. There is some feedback we take, but to my measurements its too slow. What makes us problems is too push the volunteers to deliver their work on time on payed activities. The problem behind this is, that most of the volunteers have procedures how to deliver their content slow way, but these events usually bring them lots of content and they are not wiling to change their habits and do it the different way. Thus I have to be regullary in contact with them and annimate them to do so, or provide my or external help. Recently we are also testing the envolvment of ono wiki participants (so we can teach them the method to deliver the content fast).
• FINANCIAL DIVERSIFICATION. Is always good, even you have enough of your money. One example. Recently I am requesting financial support of one editaton in cz to WMF rather then WMCZ and it gave me the opportunity to learn few new things (Friendly Space Policy, more openess in the process, more time for project preparation and than less stress, etc.). The diversification, may be also used as a way to reach new sociaties.
• WEAKNESESS - INTERNAL PROCESSES
  • Fragmentation in relation to projects - same problem in cz
  • No proper reporting - we do have the reporting on our internall wiki. Or use to have it. I was pushing that, when I was the chair, but learning from the reports was slow. Basically our volunteer project managers have to write reports of their projects, because the was majority of the finances were coming from WMF and WMF was requesting such reports. So working volunteers were animated to write their POV, from which project manager could compile it. For reports we were using internal wiki, which is not publically visible and it allowed to say things, which someone would be affraid to write publically.
  • Abandoning projects which have been started - I would not see this as a problem, untill the amount of abandoned projects is not so high. Basically look for reasons, ask those, who have started the projects, why they stopped. If they are shy, prepere the anonymous questionaire for tham. But deffinitely the aim of Wikimedia chapter should be to ease as much as possible the work of volunteer project managers (administration, legal, it support, training).
  • Automation - same problems in wmcz, it would fix a lot of problems. But yes WMCZ has some automation, especially in the area of financiall support request and request evaluation.
• THREATS - Social factors and volunteer burnout
  • Death of WMPL’s local initiatives - in Czech Republic its vice versa. I personally thing its linked to our Senior Citizen Programe. Libraries in the Czech Republic had rapidly changed from boaring places with a lot of books, to a cumminity places with enthusiastic people. Thus our members tend to become a teacher of our Senior courses in Libraries and than they create around themselves and active community. Unfortunately we are not using whole potential here.
  • Decrease of interest in volunteerism - same in CZ. Why is that?
• MANAGING EMPLOYEES. May I ask how you manage employes? Is it a chair, who communicates with them and who give them orders after board discussion? Who controll their work and motivate them? Maybe you should consider to employ office director.
• Cadre deficiencie - here I would say, that proffessionalization is not about payed employees and office as it is broadly spelled in the Wikimedia movment and this paper really points it out. It is also about internal policies or procedures, the proffesionality of payed and non payed workers, the way how they communicate each other, how they are willing to play for your team and how thery are wiling to help each other. Cooperating societies are more efficient than non cooperating. This does not meen to tell, the rivalry society does not get into the goals. This is recently visible in CZ, where is not the only one organisation (Wikimedia Czech Republic) working directly with WMF projects, but they are others with success. But my personall guess is this lasts just until the time, the leading individuals of these organisations will burn out.
• Conferences - come to cz, for the last couple of years, wmcz has been running a conference opened to all free culture and it slowly brings other people to wmcz or cs.wp
• Possition in Wikimedia movement - I think wmpl has a good possition. WMDE is understood as leading chapter, but than WMPL or WMSR have strong voice also.
• Developing own strategy - yes and no. Yes, if youll set a simple long term goals and than, short term projects, which will take you to these goals. It will give poeple new motivation and clear idea, what is WMPL about. No to a very detailed strategy as it is common for WMF or corporate sector. You dont have a manpower for that and it would just demotivate you.

--Juandev (dyskusja) 03:13, 23 sty 2019 (CET)