Regulamin programu stypendialnego na Wikimanię 2016
przyjęty przez Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska jako załącznik do uchwały UZ 2016-10 z dn. 16 lutego 2016
§ 1.
Zakres przedmiotowy
- Regulamin określa w szczególności:
- 1.1. kto może ubiegać się o dofinansowanie;
- 1.2. zakres dofinansowania i zasady zwrotu kosztów;
- 1.3. zasady i tryb składania wniosków;
- 1.4. obowiązki i tryb prac Komisji;
- 1.5. zasady i tryb podejmowania decyzji przez Komisję;
- 1.6. zasady i tryb odwoływania się od decyzji Komisji.
- Regulamin nie narusza zasad i warunków rozliczania przyznanych środków określonych w odrębnych przepisach.
- Użyte w regulaminie określenia oznaczają:
- 3.1. Stypendium – refundacja kosztów poniesionych przez wnioskodawcę lub bezpośrednie finansowanie wydatków przez Stowarzyszenie Wikimedia Polska na wskazany cel;
- 3.2. Statut – Statut Stowarzyszenia Wikimedia Polska;
- 3.3. Stowarzyszenie – Stowarzyszenie Wikimedia Polska wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000244732;
- 3.4. Zarząd Stowarzyszenia – organ Stowarzyszenia Wikimedia Polska powoływany na podstawie art. 20. i art. 25. ust. 2 i działający na podstawie art. 27-29. Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska;
- 3.5. Konferencja – Międzynarodowa Konferencja "Wikimania 2016".
§ 2.
Zakres stypendium
- Ze stypendium pokryte mogą zostać wyłącznie następujące wydatki: koszty przelotu, noclegu, opłata konferencyjna, ubezpieczenie. Stowarzyszenie Wikimedia Polska nie sfinansuje żadnych innych wydatków stypendystów, w szczególności kosztów wyżywienia i ewentualnej opieki medycznej.
- W przypadku zaistnienia zdarzeń losowych uniemożliwiających udział stypendysty w konferencji, odwołania konferencji lub zmiany programu albo terminu konferencji, stypendium nie podlega zamianie na jakiekolwiek inne świadczenia.
- W przypadku zaistnienia powodów uniemożliwiających wyjazd stypendysta jest zobowiązany niezwłocznie powiadomić o tym fakcie Zarząd Stowarzyszenia. Zarząd może ze względów organizacyjnych pozbawić stypendium osobę, z którą przez dłuższy czas nie uda się nawiązać kontaktu w celu ustalenia szczegółów związanych z wyjazdem. W obu powyższych przypadkach Zarząd zaproponuje wyjazd pierwszej (lub kolejnej) osobie z listy rezerwowej, a w razie wyczerpania tej listy Zarząd sam wskaże nowego stypendystę.
- Stowarzyszenie nie będzie udzielać jakiejkolwiek innej pomocy finansowej na cele związane z udziałem w Konferencji. W szczególności Stowarzyszenie nie będzie udzielać stypendiów częściowych, uzupełniających środki pozyskane z innych źródeł. Stowarzyszenie zastrzega sobie również prawo do skreślenia z listy stypendystów osoby, która uzyska pełne stypendium z innego źródła.
- Maksymalna liczba stypendystów z Polski i z innych państw została przewidziana przez Zarząd w chwili uruchomienia programu stypendialnego (z zastrzeżeniem § 4 pkt 1.2.).
§ 3.
Zasady zwrotu kosztów
- Stowarzyszenie Wikimedia Polska zastrzega sobie prawo do grupowego zakupu usług związanych z powyższymi kosztami dla wszystkich stypendystów. W takim przypadku stypendysta zobowiązany będzie stawić się we wskazanym miejscu i czasie zbiórki na terytorium Polski, a następnie postępować zgodnie z instrukcjami lidera grupy wyznaczonego przez Zarząd Stowarzyszenia.
- W przypadku, gdy Stowarzyszenie nie dokona zakupu opisanego w poprzednim punkcie, stypendysta zobowiązany będzie pokryć powyższe koszty z własnych środków, a następnie przedstawić związaną z tym dokumentację Skarbnikowi Stowarzyszenia w celu rozliczenia. Zarząd Stowarzyszenia może wyznaczyć ostateczną datę, do której stypendyści zobowiązani będą zakupić bilety lotnicze.
§ 4.
Wnioskodawca
- Wniosek może złożyć osoba spełniająca równocześnie trzy warunki:
- 1.1. aktywnie edytuje co najmniej jeden z projektów Wikimedia;
- 1.2. zamieszkuje na terytorium: Polski, Albanii, Białorusi, Bośni i Hercegowiny, Bułgarii, Chorwacji, Czarnogóry, Czech, Estonii, Kosowa, Litwy, Łotwy, Macedonii, Mołdawii, Rosji, Rumunii, Serbii, Słowacji, Słowenii, Ukrainy, Węgier.
- 1.3. ma ukończone 18 lat (lub ukończone 16 lat i pisemną zgodę rodzica lub opiekuna prawnego na udział w Konferencji).
§ 5.
Wniosek o stypendium
- Wniosek należy złożyć w formie wiadomości e-mail (dopuszczalne są załączniki) przesłanej na adres wikimania@wikimedia.pl w nieprzekraczalnym terminie do dnia określonego w chwili uruchomienia programu stypendialnego. Wnioski muszą być złożone w języku polskim lub angielskim.
- Wniosek powinien zawierać następujące elementy:
- 2.1. krótki opis działalności w ramach ruchu Wikimedia: nazwa konta globalnego użytkownika lub kont lokalnych w poszczególnych projektach; działania na rzecz ruchu prowadzone poza projektami (inicjatywy w realu, działalność w chapterach itd.), wcześniejszy udział w konferencjach Wikimediów, w szczególności w konferencjach międzynarodowych;
- 2.2. informacje na temat własnego udziału w Konferencji: planowane zgłoszenie wykładu lub innej uzgodnionej z organizatorami aktywności w ramach Wikimanii lub wydarzeń towarzyszących;
- 2.3. informacje o zamiarze udziału w wydarzeniach towarzyszących organizowanych przed i po Konferencji oraz uzasadnienie merytoryczne uczestnictwa;
- 2.4. deklarację o znajomości języka angielskiego w stopniu wystarczającym do aktywnego udziału w konferencji;
- 2.5. informację o najbliższym od miejsca zamieszkania porcie lotniczym obsługującym połączenia międzynarodowe;
- 2.6. deklarację o pełnoletności, a w przypadku osób, które nie ukończyły 18. roku życia, skan pisemnej zgody rodzica lub prawnego opiekuna na udział w konferencji (przypominamy, że minimalny wiek uczestnika Konferencji to 16 lat);
- 2.7. deklarację o posiadanych obywatelstwach;
- 2.8. oświadczenie o wyrażeniu zgody na dostarczenie i przetwarzanie danych osobowych (imię, nazwisko, adres, nr rachunku bankowego, nr paszportu) w przypadku przyznania stypendium. Prosimy nie wpisywać tych danych do wniosku (z wyjątkiem imienia i nazwiska, które we wniosku są wymagane).
- Sekretarz Komisji każdorazowo potwierdzi otrzymanie wniosku zwrotną wiadomością e-mail, przesłaną w ciągu maksymalnie dwóch dni od dnia złożenia wniosku. Adres e-mail, z którego nadesłano wniosek, będzie uznawany za adres kontaktowy wnioskującego.
- Wszystkie zawarte we wnioskach dane osobowe będą traktowane jako poufne i będą przechowywane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom niepowołanym (innym niż członkowie Komisji). W razie przyznania stypendium imię i nazwisko osoby składającej wniosek oraz kwota przyznanego stypendium mogą zostać podane do wiadomości publicznej.
- W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do prawdziwości podanych danych Komisja może wezwać wnioskującego do przedstawienia potwierdzających je dokumentów, w szczególności skanu paszportu, dowodu osobistego lub innego dokumentu tożsamości.
§ 6.
Istota i skład Komisji
- Komisja Stypendialna, zwana dalej Komisją, jest ciałem kolegialnym powoływanym w celu sprawowania pełnej opieki nad rozpatrywaniem wniosków i przyznawaniem stypendiów.
- Do wyłącznej kompetencji Komisji należy wybór uczestników Konferencji spośród nadesłanych zgłoszeń i przedstawienie ich listy do akceptacji Zarządowi.
- Komisja liczy pięciu członków, spośród których co najmniej trzech powoływanych jest spośród członków zwyczajnych Stowarzyszenia.
- Członkiem Komisji nie może zostać członek Komisji Rewizyjnej Stowarzyszenia.
§ 7.
Powołanie i odwołanie Komisji
- Komisja Stypendialna powoływana jest uchwałą przez Zarząd Stowarzyszenia w chwili uruchomienia programu stypendialnego.
- Zarząd Stowarzyszenia powołuje Komisję bezwzględną większością głosów, w obecności co najmniej połowy swoich członków.
- Zarząd Stowarzyszenia odwołuje Komisję lub poszczególnych jej członków bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków, powołując jednocześnie na ich miejsce nową Komisję lub nowych członków Komisji.
- Postanowienia § 4. pkt 3. stosuje się odpowiednio w przypadku zgłoszonej Zarządowi Stowarzyszenia rezygnacji z członkostwa w Komisji.
§ 8.
Organizacja wewnętrzna Komisji
- Na pierwszym posiedzeniu Komisja wybiera spośród swoich członków Przewodniczącego Komisji Stypendialnej, zwanego dalej Przewodniczącym Komisji.
- Przewodniczący Komisji jest powoływany i odwoływany przez członków Komisji w głosowaniu jawnym bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy członków Komisji.
- Przewodniczący Komisji koordynuje prace Komisji, prowadzi posiedzenia jawne Komisji, reprezentuje Komisję na zewnątrz oraz wykonuje inne czynności przewidziane Regulaminem.
- Zastrzeżone w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji czynności w zakresie informowania o złożeniu wniosku oraz ogłaszania decyzji mogą być wykonywane również przez każdego z pozostałych członków Komisji.
- Przewodniczący Komisji może czasowo powierzyć wykonywanie czynności zastrzeżonych w Regulaminie dla Przewodniczącego Komisji innemu członkowi Komisji za jego zgodą.
§ 9.
Tryb prac Komisji
- Komisja obraduje na posiedzeniach niejawnych za pośrednictwem prywatnego kanału IRC w sieci Freenode, chyba że Regulamin stanowi inaczej.
- W wypadkach wskazanych w Regulaminie Komisja może podejmować decyzje niejawnie poprzez e-mail.
§ 10.
Obowiązki Komisji
- Obowiązkiem Komisji Stypendialnej względem Zarządu Stowarzyszenia jest sporządzenie raportu w terminie określonym przez Zarząd i przedłożenie go Zarządowi Stowarzyszenia.
§ 11.
Rozpoznawanie wniosków o stypendium
- Komisja przystąpi do oceny wniosków niezwłocznie po upływie ostatecznego terminu ich przyjmowania. Posiedzenia Komisji będą miały charakter niejawny i będą odbywać się za pośrednictwem środków komunikacji uzgodnionych przez jej członków.
- Komisja zakończy swoje prace przyjęciem sprawozdania dla Zarządu Stowarzyszenia, zawierającego rekomendowane listy stypendystów polskich i zagranicznych oraz ewentualne listy rezerwowe. Zarząd rozpatrzy sprawozdanie na najbliższym spotkaniu po otrzymaniu sprawozdania Komisji.
- W ciągu maksymalnie doby od podjęcia przez Zarząd decyzji o ostatecznej liście stypendystów, sekretarz Komisji mailowo powiadomi wszystkich kandydatów o wynikach. Dodatkowo lista stypendystów (same nicki, bez imion i nazwisk) zostanie opublikowana na wiki Stowarzyszenia Wikimedia Polska.
§ 12.
Odwołanie
- Wnioskodawca może odwołać się od decyzji Komisji do Zarządu Stowarzyszenia w ciągu 7 dni licząc od dnia jej otrzymania.
- Odwołanie od decyzji składa się w formie elektronicznej za pośrednictwem wiadomości e-mail wysyłanej na adres: zarzad
 wikimedia.pl.
§ 13.
Postępowanie odwoławcze
- Zarząd Stowarzyszenia rozpatruje odwołanie od decyzji Komisji na najbliższym spotkaniu następującym po otrzymaniu odwołania.
- Decyzję o utrzymaniu w mocy lub uchyleniu decyzji Komisji Zarząd Stowarzyszenia podejmuje bezwzględną większością głosów w obecności co najmniej połowy swoich członków.
- Decyzja Zarządu Stowarzyszenia podjęta na skutek odwołania jest ostateczna.
§ 14
- W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się postanowienia Statutu Stowarzyszenia Wikimedia Polska.
|
