Audyt organizacyjny/Przebieg

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Przejdź do nawigacji Przejdź do wyszukiwania
O audycie WMPL Przebieg audytu Rezultaty (2018) Strategia 2019-2022

Rozpiska czasowa[edytuj | edytuj kod]

  • sierpień-wrzesień - rozsyłka zapytań, pozyskanie ofert
  • 1-15 września - Zarząd wybiera ofertę, podpisuje umowę
  • 15 września - 1 października - ekspertka przegląda dokumenty Stowarzyszenia, zarząd wyłania wolontariuszy do wywiadów, umawianie wywiadów
  • październik - wywiady z wolontariuszami, władzami tej i poprzedniej kadencji, pracownikami
  • 17-18 listopada - warsztaty SWOT i misja w modelu Ashridge dla Zarządu
  • 19 listopada - warsztaty SWOT dla pracowników i wolontariuszy
  • grudzień - oddanie raportu wraz z rekomendacjami zarządowi, publikacja na wiki Stowarzyszenia
  • styczeń 2019 - publikacja wersji anglojęzycznej na Meta

Pozyskanie funduszy[edytuj | edytuj kod]

Audyt opłacony jest ze środków Wikimedia Foundation udzielanych w ramach programu grantów celowych dla organizacji (Simple APG). W maju 2018 roku Stowarzyszenie złożyło wniosek grantowy, w którym aplikowało o środki na przeprowadzenie audytu oraz na wydatki organizacyjne z nim związane. 29 maja zapadła decyzja o przyjęciu wniosku i udzieleniu Stowarzyszenia funduszy na drugą połowę 2018 roku. Stowarzyszenie zobowiązało się, że raport powstały w ramach audytu zostanie przetłumaczony na język angielski i udostępniony międzynarodowej społeczności Wikimedia.

Wybór oferty[edytuj | edytuj kod]

W sierpniu 2018 Zarząd rozesłał zapytanie ofertowe do podmiotów świadczących usługi doradcze. Zapytanie obejmowało opis aktualnej sytuacji Stowarzyszenia i oczekiwań związanych z audytem. Następnie w toku dyskusji wyłonił ofertę, która była najlepsza jakościowo i najpełniej odpowiadała na potrzeby organizacji. 18 września Zarząd podpisał umowę z panią Renatą Muszyńską, doradcą gospodarczym i trenerem biznesowym.

Zarząd ustanowił komitet sterujący audytem, w skład którego wchodzą Michał Buczyński, Marek Stelmasik oraz (wspierająco) Natalia Szafran-Kozakowska.

Przebieg[edytuj | edytuj kod]

Wrzesień[edytuj | edytuj kod]

Udostępnienie dokumentacji[edytuj | edytuj kod]

Stowarzyszenie udostępniło dokumentację [do uzupełnienia]

Wyłonienie osób do audytu[edytuj | edytuj kod]

Zarząd Stowarzyszenia w toku dyskusji wyłonił osoby, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady. Oprócz członków Zarządu obecnej i poprzedniej kadencji, członków Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Koleżeńskiego i pracowników, mają to być również „szeregowi” członkowie Stowarzyszenia. Zarząd wyłonił grupę osób zaangażowanych w działalność Stowarzyszenia, posiadających dużą merytoryczną wiedzę o jego funkcjonowaniu.

(Na poniższej liście znajdują się tylko osoby, które potwierdziły udział w audycie - nieobecność danej osoby nie znaczy, że nie bierze udziału.)

Osoba Funkcja Wywiad przeprowadzony
Zarząd Stowarzyszenia (kadencja VII)
Michał Buczyński Prezes Zarządu Zrobione 19 października
Wojciech Pędzich Sekretarz Zarządu Zrobione 6 października
Marek Stelmasik Skarbnik Zrobione 5 października
Piotr Gackowski Wiceprezes Zrobione 6 października
Paweł Marynowski Wiceprezes Zrobione 29 października
Małgorzata Wilk Wiceprezeska Zrobione 3 października
Jacek Fink-Finowicki Członek zarządu Zrobione 20 października
Zarząd Stowarzyszenia (kadencja VI)
Tomasz Ganicz Wieloletni prezes Zarządu, obecnie członek Sądu Koleżeńskiego Zrobione 26 października
Jarosław Błaszczak Członek Zarządu VI kadencji Zrobione 27 października
Elfhelm Członek Zarządu VI kadencji, przewodniczący Komisji Wikigrantów Zrobione 11 października
Komisja Rewizyjna
Juliusz Zieliński Przewodniczący Komisji Rewizyjnej Zrobione 13 października
Karol Głąb Członek Komisji Rewizyjnej, sekretarz Zarządu poprzednich kadencji Zrobione 3 października
Maciej Król Członek Komisji Rewizyjnej, członek Zarządu poprzednich kadencji Zrobione 19 października
Sąd koleżeński
Julia Maria Koszewska Członkini Sądu Koleżeńskiego Zrobione 5 października
Gytha Członkini Sądu Koleżeńskiego, wikipedystka-rezydentka Zrobione 5 października
Wolontariusze i wolontariuszki
Ankry Wolontariusz, członek Komisji Wikigrantów Zrobione 13 października
Ewa Caban Wolontariuszka Zrobione 18 października
Ency Wolontariusz odwołane ze względu na stan zdrowia
Borys Kozielski Wolontariusz Zrobione 27 października
Ludmiła Pilecka Wolontariuszka Zrobione 27 października
TR Wolontariusz Zrobione 26 października
Szymon Grabarczuk Wolontariusz, członek Komisji Wikigrantów Zrobione 20 października
Gdarin Wolontariusz Zrobione 5 października
Nostrix Wolontariusz Zrobione 27 października
Pracownice
Agnieszka Marszał rzeczniczka prasowa Zrobione 19 października
Anna Matusiak Koordynator ds. administracyjnych Zrobione 26 października
Marta Moraczewska Koordynatorka GLAM Zrobione 26 października
Celina Strzelecka Specjalistka ds. GLAM Zrobione 18 października
Natalia Szafran-Kozakowska Specjalistka ds. wspierania społeczności Zrobione 19 października

Październik[edytuj | edytuj kod]

Zmiany na liście osób udzielających wywiadu[edytuj | edytuj kod]

Z powodów zdrowotnych wywiadu nie będzie mógł udzielić Ency. Mamy nadzieję, że swoją wiedzą podzieli się z nami na etapie konsultacji końcowego raportu ze społecznością i członkami. Na liście osób, z którymi przeprowadzone zostaną rozmowy zastąpi go wolontariusz Nostrix.

Wywiady[edytuj | edytuj kod]

Zakończyło się ustalanie kalendarza wywiadów. Odbyły się spotkania:

  • 3 października w Krakowie
  • 5-6 października w Warszawie
  • 11 października zdalnie
  • 13 października na żywo w Krakowie i zdalnie
  • 18 października w Krakowie
  • 19-20 października w Warszawie
  • 26-27 października w Łodzi
  • 29 października

Raportowanie[edytuj | edytuj kod]

Opublikowaliśmy na Meta raport połówkowy, podsumowujący dotychczasowe działania w ramach audytu.

Listopad[edytuj | edytuj kod]

Warsztaty[edytuj | edytuj kod]

W dniach 17-18 listopada w Warszawie odbyły się warsztaty SWOT/TOWS i misji w modelu Ashridge dla członków zarządu, a dzień później - warsztat SWOT/TOWS dla pracownic i wolontariuszy. W obydwu spotkaniach wzięło udział po 8 [do sprawdzenia] osób:

  • w spotkaniu zarządu uczestniczyli: Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski, Karol Głab.
  • w spotkaniu pracownic i wolontariuszy uczestniczyli: Szymon Grabarczuk, Agnieszka Marszał, Anna Matusiak, Marta M. Moraczewska, Tadeusz Rudzki, Tomasz Skibiński, Celina Strzelecka i kol. Gdarin.

Zakończył się etap zbierania informacji potrzebnych do sformułowania raportu wraz z rekomendacjami.

Grudzień[edytuj | edytuj kod]

15 grudnia zarząd odebrał od audytorki wstępną wersję raportu wraz z rekomendacjami i omówił z nią zawartość dokumentu. Ostateczna wersja dokumentu została przekazana do tłumaczenia na język angielski i do publikacji.