Audyt organizacyjny/Przebieg

O audycie WMPL

Przebieg audytu

Rezultaty (2018)

Strategia 2019-2022

Rozpiska czasowa

• sierpień-wrzesień - rozsyłka zapytań, pozyskanie ofert
• 1-15 września - Zarząd wybiera ofertę, podpisuje umowę
• 15 września - 1 października - ekspertka przegląda dokumenty Stowarzyszenia, zarząd wyłania wolontariuszy do wywiadów, umawianie wywiadów
• październik - wywiady z wolontariuszami, władzami tej i poprzedniej kadencji, pracownikami
• 17-18 listopada - warsztaty SWOT i misja w modelu Ashridge dla Zarządu
• 19 listopada - warsztaty SWOT dla pracowników i wolontariuszy
• grudzień - oddanie raportu wraz z rekomendacjami zarządowi, publikacja na wiki Stowarzyszenia
• styczeń 2019 - publikacja wersji anglojęzycznej na Meta

Pozyskanie funduszy

Audyt opłacony jest ze środków Wikimedia Foundation udzielanych w ramach programu grantów celowych dla organizacji (Simple APG). W maju 2018 roku Stowarzyszenie złożyło wniosek grantowy, w którym aplikowało o środki na przeprowadzenie audytu oraz na wydatki organizacyjne z nim związane. 29 maja zapadła decyzja o przyjęciu wniosku i udzieleniu Stowarzyszenia funduszy na drugą połowę 2018 roku. Stowarzyszenie zobowiązało się, że raport powstały w ramach audytu zostanie przetłumaczony na język angielski i udostępniony międzynarodowej społeczności Wikimedia.

Wybór oferty

W sierpniu 2018 Zarząd rozesłał zapytanie ofertowe do podmiotów świadczących usługi doradcze. Zapytanie obejmowało opis aktualnej sytuacji Stowarzyszenia i oczekiwań związanych z audytem. Następnie w toku dyskusji wyłonił ofertę, która była najlepsza jakościowo i najpełniej odpowiadała na potrzeby organizacji. 18 września Zarząd podpisał umowę z panią Renatą Muszyńską, doradcą gospodarczym i trenerem biznesowym.

Zarząd ustanowił komitet sterujący audytem, w skład którego wchodzą Michał Buczyński, Marek Stelmasik oraz (wspierająco) Natalia Szafran-Kozakowska.

Przebieg

Wrzesień

Udostępnienie dokumentacji

Stowarzyszenie udostępniło dokumentację [do uzupełnienia]

Wyłonienie osób do audytu

Zarząd Stowarzyszenia w toku dyskusji wyłonił osoby, z którymi przeprowadzone zostaną wywiady. Oprócz członków Zarządu obecnej i poprzedniej kadencji, członków Komisji Rewizyjnej oraz Sądu Koleżeńskiego i pracowników, mają to być również „szeregowi” członkowie Stowarzyszenia. Zarząd wyłonił grupę osób zaangażowanych w działalność Stowarzyszenia, posiadających dużą merytoryczną wiedzę o jego funkcjonowaniu.

(Na poniższej liście znajdują się tylko osoby, które potwierdziły udział w audycie - nieobecność danej osoby nie znaczy, że nie bierze udziału.)

Osoba	Funkcja	Wywiad przeprowadzony
Zarząd Stowarzyszenia (kadencja VII)
Michał Buczyński	Prezes Zarządu	Zrobione 19 października
Wojciech Pędzich	Sekretarz Zarządu	Zrobione 6 października
Marek Stelmasik	Skarbnik	Zrobione 5 października
Piotr Gackowski	Wiceprezes	Zrobione 6 października
Paweł Marynowski	Wiceprezes	Zrobione 29 października
Małgorzata Wilk	Wiceprezeska	Zrobione 3 października
Jacek Fink-Finowicki	Członek zarządu	Zrobione 20 października
Zarząd Stowarzyszenia (kadencja VI)
Tomasz Ganicz	Wieloletni prezes Zarządu, obecnie członek Sądu Koleżeńskiego	Zrobione 26 października
Jarosław Błaszczak	Członek Zarządu VI kadencji	Zrobione 27 października
Elfhelm	Członek Zarządu VI kadencji, przewodniczący Komisji Wikigrantów	Zrobione 11 października
Komisja Rewizyjna
Juliusz Zieliński	Przewodniczący Komisji Rewizyjnej	Zrobione 13 października
Karol Głąb	Członek Komisji Rewizyjnej, sekretarz Zarządu poprzednich kadencji	Zrobione 3 października
Maciej Król	Członek Komisji Rewizyjnej, członek Zarządu poprzednich kadencji	Zrobione 19 października
Sąd koleżeński
Julia Maria Koszewska	Członkini Sądu Koleżeńskiego	Zrobione 5 października
Gytha	Członkini Sądu Koleżeńskiego, wikipedystka-rezydentka	Zrobione 5 października
Wolontariusze i wolontariuszki
Ankry	Wolontariusz, członek Komisji Wikigrantów	Zrobione 13 października
Ewa Caban	Wolontariuszka	Zrobione 18 października
Ency	Wolontariusz	odwołane ze względu na stan zdrowia
Borys Kozielski	Wolontariusz	Zrobione 27 października
Ludmiła Pilecka	Wolontariuszka	Zrobione 27 października
TR	Wolontariusz	Zrobione 26 października
Szymon Grabarczuk	Wolontariusz, członek Komisji Wikigrantów	Zrobione 20 października
Gdarin	Wolontariusz	Zrobione 5 października
Nostrix	Wolontariusz	Zrobione 27 października
Pracownice
Agnieszka Marszał	rzeczniczka prasowa	Zrobione 19 października
Anna Matusiak	Koordynator ds. administracyjnych	Zrobione 26 października
Marta Moraczewska	Koordynatorka GLAM	Zrobione 26 października
Celina Strzelecka	Specjalistka ds. GLAM	Zrobione 18 października
Natalia Szafran-Kozakowska	Specjalistka ds. wspierania społeczności	Zrobione 19 października

Październik

Zmiany na liście osób udzielających wywiadu

Z powodów zdrowotnych wywiadu nie będzie mógł udzielić Ency. Mamy nadzieję, że swoją wiedzą podzieli się z nami na etapie konsultacji końcowego raportu ze społecznością i członkami. Na liście osób, z którymi przeprowadzone zostaną rozmowy zastąpi go wolontariusz Nostrix.

Wywiady

Zakończyło się ustalanie kalendarza wywiadów. Odbyły się spotkania:

• 3 października w Krakowie
• 5-6 października w Warszawie
• 11 października zdalnie
• 13 października na żywo w Krakowie i zdalnie
• 18 października w Krakowie
• 19-20 października w Warszawie
• 26-27 października w Łodzi
• 29 października

Raportowanie

Opublikowaliśmy na Meta raport połówkowy, podsumowujący dotychczasowe działania w ramach audytu.

Listopad

Warsztaty

W dniach 17-18 listopada w Warszawie odbyły się warsztaty SWOT/TOWS i misji w modelu Ashridge dla członków zarządu, a dzień później - warsztat SWOT/TOWS dla pracownic i wolontariuszy. W obydwu spotkaniach wzięło udział po 8 [do sprawdzenia] osób:

• w spotkaniu zarządu uczestniczyli: Michał Buczyński, Jacek Fink-Finowicki, Marek Stelmasik, Wojciech Pędzich, Małgorzata Wilk, Piotr Gackowski, Paweł Marynowski, Karol Głab.
• w spotkaniu pracownic i wolontariuszy uczestniczyli: Szymon Grabarczuk, Agnieszka Marszał, Anna Matusiak, Marta M. Moraczewska, Tadeusz Rudzki, Tomasz Skibiński, Celina Strzelecka i kol. Gdarin.

Zakończył się etap zbierania informacji potrzebnych do sformułowania raportu wraz z rekomendacjami.

Grudzień

15 grudnia zarząd odebrał od audytorki wstępną wersję raportu wraz z rekomendacjami i omówił z nią zawartość dokumentu. Ostateczna wersja dokumentu została przekazana do tłumaczenia na język angielski i do publikacji.