Plan działań 2022/Administracja

Administracja dla wolontariuszy

Gdzie jesteśmy?

Dla członków wywodzących się z projektów Wikimedia ta część może być myląca. Chodzi tutaj o wolontariuszy Stowarzyszenia. Skąd ta kategoria? Wikimedia Polska znajduje się na przecięciu ruchu Wikimedia i świata organizacji pożytku publicznego (OPP). Rzecz w tym, że OPP inaczej definiują wolontariat niż ruch Wikimedia.

W świetle prawa polskiego wolontariuszami mogą być członkowie oraz inne osoby związane ze Stowarzyszeniem, jeżeli działają na rzecz Wikimedia Polska. Przysługują im prawa, których nie mają wszyscy internauci edytujący projekty Wikimedia. Stowarzyszenie ma obowiązek respektować te prawa. Chodzi między innymi o rozliczenia, umowy, zaświadczenia czy ubezpieczenia. Działania w tym obszarze są realizacją decyzji zarządu, który w 2020 przyjął uchwałę o Zasadach wolontariatu.

W minionym roku usprawniliśmy kilka procesów, dzięki czemu wolontariusze mniej czasu poświęcali sprawom formalnym i rozliczeniom. Wzięliśmy na siebie zakupy grantów, transportu, noclegów i narzędzi niezbędnych do realizacji misji. Zdigitalizowaliśmy podpisywanie umów.

Do czego dążymy?

Wolontariusze znają prawa, które przysługują im na podstawie ustawy i polityki zarządu.
Wolontariusze łatwo załatwiają formalności.
Utrzymujemy sprawność załatwiania spraw przy zwiększającej się liczbie wolontariuszy.

Programy

Program	Opis
Ochrona ubezpieczeniowa wolontariuszy	Zgodnie z ustawą i Zasadami wolontariatu obejmiemy wolontariuszy ubezpieczeniem od następstw nieszczęśliwych wypadków.
Obsługa prawna wolontariuszy	Będziemy sprawniej podpisywali umowy. Dodamy dokumentację dla wolontariuszy, gdzie zawrzemy informacje, w jakich sytuacjach zawarcie umowy jest wymagane. Stworzymy krótki poradnik prawny dla wolontariuszy.
Wikiprzestrzeń dla społeczności	Omówimy zasady korzystania, wyznaczymy kluczników, ustalimy zapotrzebowanie na wyposażenie i wyposażymy wikiprzestrzenie. Warunkowo: otworzymy wikiprzestrzeń na Śląsku. Działanie zależne od wyniku rozmów z potencjalnymi partnerami.

Administracja dla członków

Gdzie jesteśmy?

Ma miejsce ciągły monitoring finansów WMPL. Stworzyliśmy przejrzysty, na bieżąco aktualizowany arkusz wszystkich operacji finansowych i cyfrową teczkę z dokumentami finansowymi Stowarzyszenia. Oprócz kierownika biura i zarządu dostęp do niej mają członkowie Komisji Rewizyjnej i biuro księgowe.

Na Walnym Zebraniu Członków we wrześniu 2021 członkowie wyrazili zainteresowanie szczegółowymi informacjami zawartymi w sprawozdaniu finansowym. Zgłosili też problem – sprawozdania te nie są przystępne i nie wyjaśniają w pełni działalności finansowej Stowarzyszenia.

Dywersyfikujemy grono członkowskie. Do grona członków możemy przyjmować osoby, które wnoszą wkład w Wikimedia inaczej niż edytując wiki. Jest to konsekwencją zmian statutu uchwalonych na początku 2020 w Iławie, przyjętych w grudniu 2020. Wprowadzamy do Stowarzyszenia różne perspektywy, przyciągamy osoby o ciekawym doświadczeniu.

Do czego dążymy?

Prostsza komunikacja w sprawach finansowych z obecnymi i nowymi członkami.
Sprawozdanie finansowe tłumaczące działalność finansową Stowarzyszenia.
Wśród członków rośnie odsetek osób doświadczonych w organizowaniu pracy instytucji kultury, edukacji, szkolnictwa wyższego, czy mających doświadczenia lub powiązania przydatne dla Stowarzyszenia.

Programy

Program	Opis
Nowe sprawozdanie finansowe	Do sprawozdania przygotowywanego przez biuro księgowe i analizowanego przez biegłego rewidenta dodamy informacje, które znajdowały się w innych dokumentach, takich jak sprawozdanie do NIW. Dodamy np. dane o płacach i to w formie lepiej oddającej rzeczywiste wydatki, niż podaje sprawozdanie NIW.
Bezpieczne dane członków	W 2022 skończymy wdrażanie RODO w WMPL w odniesieniu do danych członków.
Proces przyjmowania członków	Usprawnimy proces komunikacji z potencjalnymi i nowymi członkami oraz podejmowania decyzji o dołączeniu nowych członków do Stowarzyszenia.
Dywersyfikacja grona członków	Przyjmiemy do grona członkowskiego co najmniej pięć osób, które działają na rzecz realizacji celów statutowych w sposób inny niż edytowanie wiki.

WMPL przyjaznym miejscem pracy

Gdzie jesteśmy?

Wdrożyliśmy rekomendacje dotyczące organizacji systemu pracy, przedstawione w audycie organizacyjnym (2018) i planie strategicznym (2019). Stworzyliśmy zintegrowany zespół specjalistów, poświęcający się realizacji celów i misji Stowarzyszenia. Pracownicy szkolą się nawzajem i korzystają z umiejętności koleżanek i kolegów. Jednak nie wszystkie te zagadnienia zostały sformalizowane.

Do czego dążymy?

Stworzenie bezpiecznego środowiska pracy, które sprzyja kreatywności oraz realizacji misji. Pracownik utożsamiający się z misją Stowarzyszenia.

Posiadamy dokumentację potwierdzającą, że pracownicy rozumieją swoje miejsce w Stowarzyszeniu i w ruchu Wikimedia, są poinformowani na temat procedur mobbingowych i antydyskryminacyjnych.
Zagadnienia te są ujęte m.in. w poszerzonych umowach o pracę.
Sprawniejsza obsługa spraw kadrowych.
Łatwiejsze wejście nowego pracownika do zespołu i w swoje obowiązki.
Pracownik biegły w posługiwaniu się cyfrowymi narzędziami pracy, rozwijający kompetencje miękkie, dające swobodę w kontaktach z wolontariuszami.

Programy

Program	Opis
Pracownik w WMPL i ruchu Wikimedia	Sformalizujemy umiejscowienie pracowników względem ruchu Wikimedia i jego zasad, w tym warunków użytkowania, zasad projektów Wikimedia i Powszechnych Zasad Postępowania.
Wdrożenie procedur antydyskryminacyjnych	Zapoznamy pracowników z poradnikiem antydyskryminacyjnym (dokument jest gotowy), odbędziemy konsultacje, przyjmiemy zasady postępowania.
Wdrożenie procedur antymobbingowych	Stworzymy poradnik antymobbingowy, przeprowadzimy konsultacje pracownicze, przyjmiemy zasady i procedury.
Mapa szkoleń	Stworzymy kalendarz szkoleń cyklicznych (RODO, BHP, zasad Wikipedii, antydyskryminacyjne, antymobbingowe i inne) oraz zaplanujemy szkolenia rozwijające kompetencje pracowników.
Sprawniejszy onboarding nowych pracowników	Ulepszymy proces wprowadzania nowego pracownika do zespołu. Zapoznamy go sprawniej z koleżankami i kolegami oraz z narzędziami pracy.
Spotkania pracowników na żywo	Jeżeli sytuacja pandemiczna pozwoli, zorganizujemy spotkanie integracyjne dla wszystkich pracowników na żywo.

Usprawnienie pracy zespołu

Gdzie jesteśmy?

Uporządkowaliśmy obieg dokumentów. Usprawniliśmy zarządzanie finansami Stowarzyszenia. Każdy pracownik ma wgląd w aktualne saldo swojego projektu. Mamy opracowane schematy regularnych wydatków.

Korzystamy z Asany (programu do zarządzania zadaniami) i Salesforce’a (programu do zarządzania relacjami z wolontariuszami, członkami, darczyńcami i współpracownikami WMPL). Wspomagają one wykonywanie zadań oraz pozwalają monitorować pracę zespołu.

Dalszej poprawy wymaga zaplecze IT (domeny, serwery). Sprawami czysto informatycznymi zajmują się dwaj nasi członkowie, a za płatności odpowiadają pracownicy. Z uwagi na specyfikę problemom trzeba zaradzać z góry, a te, które zaistnieją, muszą być usuwane natychmiast. Nie ma jasnych zasad, u kogo interweniować w takich sytuacjach.

Do czego dążymy?

Zwiększenie wydajności poprzez uproszczenie procesów, uporządkowanie kolejnych obszarów, łatwiejszy monitoring pracy i zasobów.
Mniej energii na formalności i procesy poboczne, więcej na pomysły i ich realizację. Podtrzymanie poczucia swobody działania w ramach realizowanego celu.

Programy

Program	Opis
Wdrożenie programu magazynowego	Wprowadzimy do użytku program magazynowy. Przeprowadzimy inwentaryzację zasobów gadżetowych Stowarzyszenia.
Uproszczenie procesu zakupowego	Przeniesiemy na pracowników możliwość zrobienia drobnych zakupów (np. minigrantów, materiałów biurowych). Zachowamy nadzór nad tymi wydatkami (skarbnik, zarząd, komisja rewizyjna).
Pełniejsze wykorzystanie CRM Salesforce	Przeprowadzimy szkolenie pracowników z obsługi programu. Przeniesiemy do Salesforce procesy dotychczas realizowane inną drogą (głównie komunikacyjne na linii Stowarzyszenie - członkowie, wolontariusze, darczyńcy i inni).
Usprawnienie zaplecza IT	Ustalimy, spiszemy i opublikujemy zasady współpracy między wolontariuszami a zarządem i pracownikami Stowarzyszenia w zakresie utrzymywania usług IT.
Mapa cyfrowego archiwum WMPL	Stworzymy przejrzysty system nawigacji po dysku Stowarzyszenia, z linkami do tematycznych folderów, dostępny dla każdego pracownika. Będziemy kontynuować proces digitalizacji stowarzyszeniowej dokumentacji.

Sprawozdawczość

Gdzie jesteśmy?

Zarząd i pracownicy co roku produkują co najmniej cztery – sześć sprawozdań o powtarzalnej strukturze (sprawozdanie "ogólne" dla Walnego, dla Narodowego Instutu Wolności (NIW), finansowe, dla Głównego Urzędu Statystycznego (GUS), "ogólne" dla Wikimedia Foundation oraz z realizacji grantu od Wikimedia Foundation). Uporządkowaliśmy sposób zbierania danych potrzebnych do sporządzenia tych sprawozdań. Uzupełniamy je na bieżąco w odpowiednich rejestrach.

Do czego dążymy?

Dane do rocznych sprawozdań dostępne pod ręką.
Zamknięcie sprawozdań rocznych w pierwszych miesiącach kolejnego roku.
Praca nad tworzeniem sprawozdań przebiega bez przeciągania, oczekiwania na dane i dokumenty.

Programy

Program	Opis
Sprawozdanie finansowe za 2021	Do końca stycznia chcemy zamknąć z biurem księgowym rok 2021, przekazując wszystkie dokumenty. Sprawozdanie będzie gotowe na przełomie marca i kwietnia.
Sprawozdania dla GUS i NIW za 2021	Sprawozdanie dla GUS gotowe w marcu, sprawozdanie dla NIW gotowe tuż po sprawozdaniu finansowym (które jest częścią dokumentacji dla NIW).
Sprawozdania dla Fundacji	Gotowe w terminach określonych przez Fundację.

Komisja Rewizyjna i Walne Zebrania Członków

Gdzie jesteśmy?

Zgodnie z planem na 2021 Zarząd spotykał się z Komisją Rewizyjną i przekazywał informacje o stanie zarządzania Stowarzyszeniem. Ponadto, jak co roku od lat, przekazywał Komisji opinię biegłego rewidenta dotyczącą sprawozdania finansowego.

Zgodnie z zobowiązaniem z 2019, Zarząd zwołuje co najmniej dwa Walne Zebrania Członków:

nadzwyczajne na początku roku, by zatwierdziło plan i budżet na rozpoczynający się rok,
zwyczajne bliżej połowy roku, by rozpatrzyło sprawozdania za rok poprzedni.

Do czego dążymy?

Co najmniej trzy spotkania Zarządu i Komisji Rewizyjnej w ciągu roku.
Co najmniej jeden członek Komisji Rewizyjnej ma bieżący wgląd we wszystkie operacje na rachunku bankowym Stowarzyszenia.
Co najmniej dwa Walne Zebrania Członków w ciągu roku.

⇐ Poprzednia strona

Następna strona ⇒