Rozliczenie kosztów wyjazdu

Wikimedia Polska, polski partner Fundacji Wikimedia.
Skocz do: nawigacja, szukaj
Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie: Rozliczenie kosztów wyjazdu

Rozliczenie kosztów wyjazdu dotyczy sytuacji, gdy Zarząd Stowarzyszenia Wikimedia Polska decyduje się pokryć komuś koszt podróży i pobytu w związku z przyznanym stypendium, jako element wikigrantu lub w związku z realizacją innego zadania w ramach statutowych działań Stowarzyszenia takich jak wikiwarsztaty czy poprowadzenie wykładu o projektach Wikimedia na jakiejś konferencji.

Refundacji podlegają koszty podróży i noclegi. Inne wydatki (koszty akredytacji, wejściówki, itp.) wyłącznie na podstawie upoważnienia w uchwale Zarządu.

Wydatki powinny być udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawionymi na Stowarzyszenie. Dane do faktury:

Stowarzyszenie Wikimedia Polska
ul. Tuwima 95, pok. 15
90-031 Łódź, Polska
NIP: 728-25-97-388

Osobą odpowiedzialną za rozliczenie się ze Stowarzyszeniem jest ten kto korzysta z refundacji, chyba że odpowiednia uchwała zarządu głosi co innego.

Osoba odpowiedzialna jest zobowiązana w terminie do miesiąca od odbycia podróży rozliczyć jej koszty. W rozliczeniu musi podać swoje dane osobowe, pseudonim używany w projektach Wikimedia oraz numer uchwały zarządu lub komisji wikigrantów na podstawie której zostało jej przyznana refundacja. Dokumenty bez tych danych nie będą uznawane.

Zwrot za nocleg, podróż i wyżywienie należy się tylko wtedy, jeśli organizatorzy imprezy, która jest celem wyjazdu, nie zapewniają tych usług w ramach ogólnej opłaty. Koszty wyżywienia można rozliczać bądź rachunkami (w kwocie nie wyższej niż kwota diety dzienniej na osobę), bądź w formie diety. Preferowaną formą rozliczenia wyżywienia jest dieta.

Wydatki związane z podróżą (delegacją) mogą być rozliczone, jeśli delegowany jest członkiem Stowarzyszenia lub została podpisana umowa wolontariacka.

Sposób rozliczenia kosztów wyjazdu jest zależny od tego, czy jest to wyjazd zagraniczny czy krajowy.

Instrukcja rozliczania kosztów podróży krajowej

Podstawą rozliczenia jest przedłożenie oryginalnych dokumentów oraz wypełnionego druku rozliczenia krajowego.

Koszty rozliczane dokumentami

  • Faktury za noclegi.
  • Bilety komunikacji publicznej: samolot, kolej, autobus.
  • Inne faktury.

Wszystkie dokumenty muszą być opisane na odwrocie. Opis musi zawierać:

  • Czego dotyczy wydatek: miasto, i cel np. Konferencja…, Zjazd…, itp.
  • Kogo dotyczy: Imię i nazwisko osoby rozliczającej. W przypadku rachunku zbiorowego należy wypisać wszystkie osoby, których dokument dotyczy.
  • Datę rozliczenia
  • Podpis
  • W przypadku gdy rozliczane są koszty więcej niż jednego uczestnika wyjazdu, a dokument (bilet czy faktura) są wspólne, jeden z uczestników załącza oryginały, zaś pozostali kopie z adnotacją: Oryginał załączony do rozliczenia kosztów wyjazdu przez [tu: nazwisko i imię].

Diety i ryczałty

Diety na wyżywienie krajowe (wysokości obowiązujące od 1.03.2013):

  • 8-12 godzin: 15,00 zł;
  • powyżej 12 godzin: 30,00 zł;
  • powyżej 24 godzin: za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin 15,00 zł, powyżej 8 godzin: 30,00 zł;
  • ryczałt za nocleg wynosi: 45,00 zł (150% diety dobowej);
  • zwrot kosztów podróży środkami publicznej komunikacji miejskiej na podstawie biletów lub paragonów, bądź ryczałtowo w wysokości 20% diety dobowej: 6,00 zł.

W przypadku gdy organizator zapewnia wyżywienie lub w koszcie noclegu zawarte jest śniadanie od diety odlicza się:

  • śniadanie – 25% diety
  • obiad – 50% diety
  • kolację – 25% diety

W przypadku zamiaru rozliczania noclegu ryczałtowo należy:

  1. Przed rozpoczęciem podróży - poinformować o tym fakcie skarbnika Stowarzyszenia i uzyskać jego zgodę na taką formę rozliczenia noclegu
  2. Wyjaśnić szczegółowo dlaczego nocleg nie może być rozliczony rachunkiem/fakturą
  3. Przedstawić dokładną informację o miejscu noclegu (adres i czas przebywania), tak aby była możliwość weryfikacji, czy nocleg miał miejsce.

W przypadku zamiaru rozliczania podróży publicznymi środkami komunikacji miejskiej w formie ryczałtowej należy:

  1. Poinformować o tym fakcie zawczasu skarbnika Stowarzyszenia i uzyskać jego zgodę na taką formę rozliczenia
  2. Przedstawić dokładną informację o odbytych podróżach (skąd, dokąd, kiedy i po co)
  3. Rozliczenie ryczałtowe podróży w obrębie jednego miasta dotyczy wyłącznie publicznych środków komunikacji, nie obejmuje zatem podróży taksówką, piechotą ani prywatnymi środkami komunikacji.

Rozliczenie przejazdu własnym samochodem

Rozliczenie przejazdu własnym samochodem lub motocyklem możliwe jest wyłącznie po uzyskaniu zgody skarbnika Stowarzyszenia. Rozliczenie następuje według przyjętej na dany rok stawki kilometrowej (aktualnie jest to 0,74 PLN za km zgodnie z Uchwałą zarządu nr 17 z 2011).
Aby prawidłowo rozliczyć przejazd własnym samochodem, należy zapisać stan licznika przed i po podróży. Skarbnik pozostawia sobie prawo zakwestionowania rozliczenia kilometrów, gdy te będą rażąco odbiegać od tych wyliczonych na podstawie map elektronicznych. Gdy kilka osób jedzie jednym samochodem, zwrot kosztów podróży otrzymuje osoba dysponująca samochodem – najlepiej właściciel samochodu. Pozostałe w takim przypadku nie otrzymują zwrotu za podróż.

Druk rozliczenia

Do dokumentów podlegających rozliczeniu należy dołączyć wypełniony i podpisany druk Rozliczenie kosztów podróży. Wersje elektroniczne dostępne są tu: format odt (Open Office i jego klony), format MS doc, pdf do ręcznego wypełnienia.

W rozliczeniu umieszczamy wyłącznie te pozycje, które mają pokrycie w załączonych dokumentach – to jest biletach, rachunkach, fakturach – oraz sumy wynikające z obliczenia diet i ryczałtów. W druku podajemy swoje nazwisko oraz nick. Podajemy numer konta bankowego, adres i nazwę jego właściciela, na który ma nastąpić zwrot kosztów podróży. Rozliczenie podpisujemy. Jeżeli została wypłacona zaliczka, uwidaczniamy to na rozliczeniu. W przypadku powstania różnicy na plus, należy zwrócić pieniądze na konto Stowarzyszenia, z którego nastąpiło przelanie zaliczki. W przypadku różnicy na minus, Stowarzyszenie przeleje różnicę na wskazane konto.

Wysyłka

Oryginał kompletu dokumentów do rozliczenia należy wysłać na adres siedziby Stowarzyszenia:

Stowarzyszenie Wikimedia Polska,
ul. Tuwima 95, pok. 15,
90-031 Łódź, Polska

Instrukcja rozliczania zwrotu kosztów wyjazdu zagranicznego

Podstawą rozliczenia jest przedłożenie oryginalnych dokumentów oraz wypełnionego druku rozliczenia zagranicznego.

Rozliczenie i zwrot kosztów lub wypłacane zaliczki następuje w złotych polskich (PLN).

W przypadku wyjazdu zagranicznego koszty wyżywienia pokrywane są wyłącznie dietami.

Diety i ryczałty

Diety za wyżywienie wypłacane są w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 nr 0 poz. 167)

  • 8-12 godzin: 50%;
  • powyżej 12 godzin: 100%;
  • powyżej 24 godzin: za każdą rozpoczętą dobę do 8 godzin 50%, powyżej 8 godzin: 100%;
  • ryczałt za nocleg wynosi: 150% diety dobowej;
  • zwrot kosztów podróży środkami komunikacji miejskiej na podstawie biletów lub paragonów, bądź w wysokości 10% diety dobowej.
W przypadku gdy organizator zapewnia wyżywienie lub w koszcie noclegu zawarte jest śniadanie, od diety odlicza się:
  • śniadanie – 15% diety
  • obiad – 30% diety
  • kolację – 30% diety

W przypadku zamiaru rozliczania noclegu ryczałtowo należy:

  1. Przed rozpoczęciem podróży - poinformować o tym fakcie skarbnika Stowarzyszenia i uzyskać jego zgodę na taką formę rozliczenia noclegu
  2. Wyjaśnić szczegółowo dlaczego nocleg nie może być rozliczony rachunkiem/fakturą
  3. Przedstawić dokładną informację o miejscu noclegu (adres i czas przebywania), tak aby była możliwość weryfikacji, czy nocleg miał miejsce.

W przypadku zamiaru rozliczania podróży publicznymi środkami komunikacji miejskiej w formie ryczałtowej należy:

  1. Przed rozpoczęciem podróży - poinformować o tym fakcie skarbnika Stowarzyszenia i uzyskać jego zgodę na taką formę rozliczenia
  2. Przedstawić dokładną informację o odbytych podróżach (skąd, dokąd, kiedy i po co)
  3. Rozliczenie ryczałtowe podróży w obrębie jednego miasta dotyczy wyłącznie publicznych środków komunikacji, nie obejmuje zatem podróży taksówką, piechotą ani prywatnymi środkami komunikacji.

Dokumenty

  1. Wydatki poniesione na noclegi, przejazdy koleją, autobusem czy samolotem, opłaty parkingowe czy autostradowe udokumentowane muszą być fakturami, rachunkami lub biletami.
  2. Przejazd własnym samochodem rozliczamy nie na podstawie rachunków za benzynę, lecz na podstawie przejechanych kilometrów, wg stawki 0,74 PLN za km. W takim przypadku należy zapisać stan licznika przed i po podróży, lub wyliczyć odległość na podstawie dowolnej mapy elektronicznej np. Google Maps. Gdy kilka osób jedzie jednym samochodem – koszt podróży bierze na siebie jedna osoba - najlepiej właściciel samochodu.
  3. Opłaty konferencyjne dokumentujemy dokumentem wpłaty opatrzonym imieniem i nazwiskiem lub wystawionym na Stowarzyszenie Wikimedia Polska.
  4. Rozliczenia dokonujemy wyłącznie na podstawie oryginalnych dokumentów. W przypadku gdy faktura lub bilet dotyczy paru osób, dopuszczalne jest dołączenie do rozliczenia kserokopii. W tym przypadku zaznaczamy do czyjego rozliczenia załączony jest oryginał
  5. Wszystkie dokumenty przypinamy do kartki formatu A4 zszywaczem. Dokładnie je opisujemy na tej kartce. W przypadku gdy faktura lub bilet wydrukowany z Internetu ma format A4, możemy, jeżeli jest miejsce, opisać go na tym dokumencie lub na jego odwrocie.

Przeliczenie walut

Przeliczenia na PLN wydatków w walutach obcych należy dokonać w następujący sposób:
  1. Na podstawie kursu wymiany na pokwitowaniu z kantoru, przy czym wymiana musi być dokonana przed wyjazdem.
  2. Na podstawie kursu wymiany na bankowym dokumencie wymiany np. wyciąg z operacji kartowych.
  3. Jeżeli nie posiadamy dokumentów wymienionych w pkt. 1 i 2, rozliczenia dokonujemy wg średniego kursu NBP na dzień poniesienia wydatku. W tym przypadku przyjmujemy, że jest to ostatni dzień wyjazdu spędzony, w całości lub części, za granicą. Średnie kursy NBP są do znalezienia na stronie: NBP (Tabela kursów A lub B)
  4. Jeżeli ktoś nie potrafi dokonać przeliczeń waluty, to wypełnia odpowiednie rubryki w walutach, w jakich poniesiono wydatek, a podczas weryfikacji dokona się przeliczenia na złotówki i rozliczy koszt wyjazdu.

Druk rozliczenia

Do dokumentów należy dołączyć wypełniony druk: Rozliczenia kosztów podróży zagranicznej. Wzór druku można znaleźć tutaj: format odt (OpenOffice i jego klony),format MS doc, pdf. W rozliczeniu umieszczamy wyłącznie te pozycje, które mają pokrycie w załączonych dokumentach – to jest biletach, rachunkach, fakturach – oraz sumy wynikające z obliczenia diet. W druku podajemy swoje nazwisko oraz nick. Podajemy numer konta bankowego, adres i nazwę jego właściciela, na który ma nastąpić zwrot kosztów podróży. Rozliczenie podpisujemy. Jeżeli została wypłacona zaliczka, uwidaczniamy to na rozliczeniu. W przypadku powstania różnicy na plus, należy zwrócić tę różnicę na konto Stowarzyszenia, z którego nastąpiło przelanie zaliczki. W przypadku różnicy na minus, Stowarzyszenie przeleje różnicę na wskazane konto.

Wysyłka

Całość należy zeskanować i wysyłać mailem na adres skarbnika Stowarzyszenia oraz równolegle w formie zwykłego listu na adres siedziby Stowarzyszenia:
Stowarzyszenie Wikimedia Polska,
ul. Tuwima 95, pok. 15,
90-031 Łódź, Polska