Zespół Zarządczy

Ta strona ma charakter historyczny bądź archiwalny. Prosimy nie modyfikować tej strony.

Zobacz naszą stronę wikimedia.pl.

Wikimedia Polska

.

Walne Zebranie Członków

Projekty uchwał

Regulamin Zarządu

Dotychczas zarząd musiał zajmować się różnymi sprawami, od decydowania o współpracach GLAM czy konkursach edycyjnych przez rozważania o akcjach komunikacyjnych i fundraisingowych, do pilnowania zgodności z prawem, zarządzania pracownikami, przyjmowania sprawozdań. To był zbyt szeroki zestaw zadań.

Nie każda osoba, która chce decydować o wsparciu społeczności czy projektach edukacyjnych ma być zobowiązana do zatwierdzania spraw typu RODO lub sprawozdania. Nie jest to potrzebne dla dobrej współpracy. Nie każdy jest też przygotowany do prowadzenia wewnętrznych spraw. Angażowanie 7 osób (dotychczas zarząd był 7-osobowy) jest nieefektywne.

Stąd decyzja o rozdziale: tworzymy Zespół Zarządczy (ZZ), który nie jest zarządem. Każdy jego członek jest samodzielnym szefem "merytorycznym". Ma luksus zajmowania się swoim własnym "działem" czy "tematem". Co ważne, nieprzypadkowo użyliśmy nazwy "zespół", ponieważ chcemy, żeby członkowie ZZ mogli wspierać się nawzajem.

Żeby działy merytoryczne działały, niezbędna jest organizacja: administracja, finanse. Formalna, namacalna struktura, pisząca wnioski grantowe i sprawozdania, odbierająca kontrole z urzędów, koordynująca zadania i członków ZZ oraz ponosząca prawną odpowiedzialność za całość. To na tym skupi się zarząd.

Chcesz dołączyć? Kontakt: zarzadwikimedia.pl

Niezależnie od ZZ zwiększy się liczba grup wolontariuszy, takich jak komisja Wikigrantów czy grupa wikirezydentów. Z reguły będą one bardziej skierowane na wymianę opinii, dyskusję i współpracę. Grupy te będą przeznaczone dla osób, które chciałyby "po prostu pomóc" w drobnych sprawach, zostawiając komuś innemu decyzyjność i odpowiedzialność za cały obszar.

Cały ZZ a zarząd

Większość dziedzin, w których działa Stowarzyszenie, potrzebuje regularnej opieki:

opieka powinna być sprawowana przez wyznaczoną osobę, która będzie czuła odpowiedzialność za swoją dziedzinę,
z doświadczeń innych organizacji Wikimedia wynika, że powinien być to wolontariusz, a nie płatny dyrektor do spraw (na przykład) edukacji,
ta osoba może mieć do dyspozycji duży budżet, pracowników i pomocnych wolontariuszy.

Zarząd zachowa koordynowanie całości oraz bezpośredni wpływ na:

współpracę międzynarodową z organizacjami Wikimedia,
współpracę z podobnymi organizacjami w kraju,
zarządzanie finansami,
zgodność z prawem,
wsparcie osób zaangażowanych w organizację,
koordynowanie zadaniami.

ZZ jest gronem pozastatutowym, tak jak komisja Wikigrantów. Czym różni się od zarządu?
Zarząd	Wolontariusze-członkowie Zespołu Zarządczego niewchodzący w skład zarządu
Działa na podstawie ustaw (przede wszystkim: o stowarzyszeniach i o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie) oraz statutu	Działa na podstawie uchwały zarządu podjętej na podstawie prawa zarządu do prowadzenia spraw WMPL (art. 29 ust. 9 Statutu)
Kierowanie całokształtem działalności WMPL	Kierowanie swoją dziedziną
Odpowiedzialność przed Walnym Zebraniem Członków	Odpowiedzialność przed zarządem
Nadzór nad innymi członkami zarządu i pracownikami	Część opieki nad pracownikami działającymi w danej dziedzinie
Odpowiedzialność prawna za własne i cudze działania	Odpowiedzialność prawna za własne działania
Odpowiedzialność całym swoim majątkiem	Odpowiedzialność ustalana indywidualnie
Głos stanowiący przy podejmowaniu uchwał	Głos doradczy przy podejmowaniu uchwał
Kadencyjność	Brak ograniczeń czasowych
Imię, nazwisko i PESEL publicznie dostępne w Krajowym Rejestrze Sądowym, banki i inne instytucje także wymagają podania danych osobowych	Możliwość zachowania prywatności

Zadania członków ZZ (członków zarządu i wolontariuszy spoza zarządu)

Zadania podstawowe (priorytetowe)

Członkowie ZZ:

na bieżąco, z intensywnością według woli (aktywność co ok. 2 tygodnie zazwyczaj wystarcza):
1. powinni kierować wykonaniem planu 3-letniego – głównie poprzez przyjmowanie lub odrzucanie przedstawianych im projektów w swoich obszarach (funkcja sponsora projektu),
2. mogą mentorować pracownikom i przekazywać im opinie, w szczególności wspierać rozwój pracowników w ich specjalizacji (funkcja „trenera”),
raz na kwartał: powinni uczestniczyć w sesji prezentacji dyrektora i pracowników o stanie wykonania planu rocznego,
raz na pół roku: powinni przedstawiać ZZ informacje o podległych obszarach (monitorowanie połówkowe i podsumowanie roczne),
raz w roku:
1. na koniec roku: powinni przygotować (z pomocą dyrektora i zarządu) projekt planu i budżetu rocznego w swoich obszarach, dbając, by plan i budżet były spójne, realistyczne i ułożone gospodarnie,
2. powinni weryfikować projekty sprawozdań z działalności merytorycznej WMPL w przypisanych im zakresach (dla Walnego czy WMF),
3. powinni proponować rozwój planu 3-letniego – w trakcie corocznego spotkania strategicznego ZZ powinni zgłaszać pomysły działań wieloletnich. Te pomysły mogą być związane z wydatkami rzędu kilkudziesięciu – kilkuset tysięcy złotych.

W ramach pełnienia swoich obowiązków dyrektor:

zarządza pracownikami na co dzień, w tym ustala priorytetowe zadania (na bieżąco) i wykonuje bieżące czynności z zakresu prawa pracy,
rekrutuje i szkoli pracowników i wolontariuszy,
ocenia pracę pracowników,
informuje ZZ o postępie spraw, pracy pracowników oraz o innych istotnych kwestiach, szczególnie wymagających podjęcia decyzji.

Zadania o niższym priorytecie

W ramach kierowania przypisanymi obszarami działalności WMPL członkowie ZZ:

mogą rekrutować pomocnych wolontariuszy,
kierują rozpoznawaniem potrzeb, grup odbiorców oraz odpowiadają za skuteczność działań,
zwracają uwagę na ważne informacje związane z przypisanymi im obszarami, przekazują ZZ informacje, które mogą być interesujące z perspektywy innych obszarów i pytają o takie informacje,
dbają o przekazywanie ważnych informacji grupom odbiorców pod kierunkiem członka ds. komunikacji,
informują:
1. sekretarza na bieżąco, a jeśli to możliwe, to z wyprzedzeniem o absencji i niedyspozycjach,
2. dyrektora o ew. problemach w pracy pracowników wymagających rozmów lub interwencji – nie prowadzą sami interwencji bez wiedzy dyrektora,
3. dyrektora, w jakie projekty są zaangażowani w innym charakterze niż sponsora i w jakich rolach (starają się odróżniać swoją rolę liderską od pomocniczej).

Wykonanie decyzji zasadniczo nie należy do roli członka ZZ. Do wykonania decyzji staramy się angażować osoby spoza ZZ (wolontariuszy, pracowników, podmioty zewnętrzne). Dołączenie do ZZ nie ma być zatem prostą kontynuacją roli „szeregowego członka” WMPL.

Co zapewniamy członkom ZZ?

Chcemy angażować wolontariuszy. Nie chcemy ich przeciążać ani zbytnio stresować. Zamiast „satysfakcjonującej płacy” oferujemy coś innego:

wiedzę i kompetencje:
1. wprowadzenie w rolę: przedstawienie stanu Stowarzyszenia, sposobu i stylu współpracy, planów,
2. wsparcie wiedzą co do długoterminowego kierunku rozwoju Stowarzyszenia,
3. rozwój kompetencji (w tym szkolenia według indywidualnych potrzeb),
4. raporty, dokumentację, archiwa potrzebne do podejmowania decyzji;
adekwatny do roli dostęp do środowiska Wikimediów (w tym ew. wprowadzenie w struktury międzynarodowe) oraz publiczne uznanie dla pracy dla Stowarzyszenia;
wsparcie współpracowników:
1. (idealnie) dwóch zastępców i „druga para oczu”, która konsultuje w razie potrzeby,
2. spotkanie roboczo-wypoczynkowe (strategiczne – o którym mowa w spisie zadań priorytetowych), coroczne (w okolicach sezonu letniego), najlepiej z dala od dużych miejscowości;
oprogramowanie:
1. dostęp i szkolenie z narzędzi do zdalnej pracy zespołowej, w tym: Slack, Asana, skrzynka e-mail, prywatny dysk w chmurze, kalendarz,
2. uprawnienia techniczne: uprawnienia na wiki Stowarzyszenia, w razie potrzeby także na innych stronach i kanałach komunikacji;
budżet na realizację pomysłów;
w razie potrzeby:
1. sprzęt (laptop, telefon, drukarka/skaner, sprzęt do telekonferencji, kwalifikowany podpis elektroniczny),
2. pełnomocnictwo,
3. budżet wyjazdowy;
osobisty komfort pracy:
1. prawo do odpoczynku, w tym dłuższych nieobecności;
2. planowanie z dogodnym wyprzedzeniem,
3. w planach: przestrzeń do współpracy (fizyczna przestrzeń spotkań w biurze Stowarzyszenia, logistyczne ułatwienia dojazdu, dostęp do serwisów telekonferencji i pracy zdalnej).

Role obsadzone

Nadzik, członek ZZ ds. szkolnictwa wyższego – jest wiceprezesem Fundacji na rzecz Polskiej Młodzieży im. Ludwika Rajchmana wspierającej utalentowaną młodzież. Piastował też szereg funkcji w samorządzie studentów Uniwersytetu Warszawskiego (przewodniczący komisji rewizyjnej, poseł na Parlament Studentów) i organach macierzystego wydziału (Rada Wydziału, Rada Dydaktyczna). Sam wciąż należy do grona młodszych wikimedian.

Yarl, członek ZZ ds. GLAM (pozyskiwania zasobów i współpracy z instytucjami kultury i dziedzictwa) – koordynował Wiki Lubi Zabytki i podobne konkursy. Jeździł na wiele konferencji międzynarodowych, na których dowiedział się, jak funkcjonuje współpraca GLAM-wiki. Stworzył oprogramowanie służące do masowego uploadu, używane przez… może setki GLAM-owiczów z całego świata.

Nadzik (2020)
Yarl (2019)

Kalendarium

2018 – rozmowy zarządu o potrzebie powołania "pełnomocników zarządu" do określonych spraw
od listopada 2019 do lutego 2020 – tworzenie spójnej wizji Zespołu Zarządczego w czasie spotkań zarządu w Warszawie
czerwiec 2020 – przyjęcie Zasad prowadzenia spraw WMPL (określających zadania ZZ) uchwałą 14/2020
czerwiec, lipiec 2020 – przedstawienie ZZ na Walnych Zebraniach Członków, zmniejszenie liczby członków zarządu do 3, początek rekrutacji do ZZ
wrzesień 2020 – przyjęcie pierwszych wolontariuszy do ZZ uchwałą 19/2020, powierzenie im opieki nad wsparciem społeczności, GLAM i szkolnictwem wyższym
grudzień 2020, styczeń 2021 – pierwsze planowanie roku w poszerzonym gronie